15
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Berdasarkan dari tinjauan perusahaan, penulis menguraikan menjadi 2 kriteria yaitu :
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia berubah menjadi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2015 tentang Kementerian Agraria yang berfungsi Tata Ruang dan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional yang ditetapkan pada 21 Januari 2015. Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai Fungsi:
a. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan dibidang tata ruang, infrastruktur keagrariaan/pertanahan hukum keagrariaan/pertanahan, penataan agraria/pertanahan, pengadaan tanah, pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah, serta penanganan masalah agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan tanah.
b. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
c. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
d. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;
e. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Agraria dan Tata Ruang di daerah; dan
f. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.
Badan Pertanahan Nasional mempunyai Fungsi:
a. Penyusunan dan penetapan kebijakan di bidang pertanahan;
b. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang survei, pengukuran, dan pemetaan;
c. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak tanah, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat;
d. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan, penataan dan pengendalian kebijakan pertanahan;
e. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengadaan tanah;
f. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengendalian dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan;
g. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPN;
h. Pelaksanaan koordinasi tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BPN;
i. Pelaksanaan pengelolaan data informasi lahan pertanian pangan berkelanjutan dan informasi di bidang pertanahan;
j. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang pertanahan; dan k. Pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang pertanahan.
Arti Lambang Dan Warna Logo :
Gambar Keterangan Makna Penjelasan
4 Butir Padi
Kemakmuran dan Kesejahteraan
Memaknai atau melambangkan 4 tujuan penataan pertanahan yang telah dilakukan BPN RI yaitu: 1. Kemakmuran 2. Keadilan 3. Keberlanjutan, dan 4. Harmoni Sosial Lingkaran Sumber kehidupan manusia
Melambangkan wadah atau area untuk berkarya bagi BPN RI yang berhubungan langsung dengan unsur-unsur yang ada di dalam bumi yang meliputi Tanah, Air dan Udara
Sumbu
Poros keseimbangan
3 Garis Lintang dan 3 Garis Bujur
memaknai atau melambangkan pasal 33 ayat 3 Undang Undang Dasar 1945 yang mendasari lahirnya Undang-undang Pokok Agraria (UUPA) No. 5 Tahun 1960 11 Bidang Grafis Bumi 11 agenda yang akan dan telah dilakukan BPN RI
11 bidang bumi memaknai atau melambangkan
1. Warna Coklat melambangkan bumi, alam raya dan cerminan dapat dipercaya dan teguh.
2. Warna Kuning Emas melambangkan kehangatan, pencerahan, intelektual dan kemakmuran.
3. Warna Abu-abu
melambangkan kebijaksanaan, kedewasaan serta keseimbangan.
Sumber : Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Gambar III.1.
Arti lambang dan warna logo Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah pedoman pokok sebagai kerangka dalam melaksanakan suatu organisasi, yang berguna untuk mengetahui status dan kedudukan pegawai serta tata kerja pegawai sehingga kelancaran jalannya pekerjaan dapat terkoordinasi dan terkontrol serta masing- masing karyawan dapat benar-benar mengetahui tugas-tugas yang dibebankan atau tanggung jawabnya. (Damian Farrow, Joseph Baker, 2015).
Sumber : Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Gambar III.2.
Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Tugas dan Fungsi Pokok Tiap Seksi Pada Struktur Organisasi 1. Sub Bagian Tata Usaha
Sub bagian tata usaha mempunyai tugas melakukan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi Kantor Pertanahan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 33, Sub bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan;
b. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program strategis pertanahan;
c. Pelaksanaan urusan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian;
d. Pengkoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi kantor pertanahan;
e. Pelaksanaan urusan keuangan dan administrasi barang milik negara;
f. Pelaksanaan urusan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi, advokasi hukum, peraturan perundang-undangan, dan penanganan pengaduan masyarakat.
Sub bagian Tata Usaha terdiri dari :
a. Urusan Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Urusan Umum dan Kepegawaian
2. Seksi Infrastruktur Pertanahan
Seksi Infrastruktur pertanahan mempunyai tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan pengukuran dan pemetaan tematik. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 37, Seksi Infrastruktur Pertanahan menyelenggrakan fungsi :
a. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar;
b. Pelaksanaan pengukuran batas administrasi, kawasan dan wilayah tertentu; c. Pelaksanaan pembinaan tenaga teknis, surveyor dan pemetaan tematik; d. Pelaksanaan pengelolaan dan pemutakhiran peralatan dan teknis serta
teknologi pengukuran dan pemetaan;
e. Pelaksanaan pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional di wilayahnya; f. Pelaksanaan dan pengelolaan basis data geospasial pertanahan dan
komputerisasi kegiatan pertnahan berbasis data special;
g. Pelaksanaan pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah, ruang dan perairan;
h. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi infrastruktur pertanahan.
Seksi Infrastruktur Pertanahan terdiri atas:
a. Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Tematik. b. Subseksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral.
3. Seksi Hubungan Hukum Pertanahan
Seksi Hubungan Hukum Pertanahan mempunyai tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 41, seksi hubungan hukum pertanahan menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pemberian penetapan, perpanjangan dan penetapan kembali hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta hak atas ruang dan hak komunal;
b. Penyiapan bahan pemberian izin dan penetapan hak atas tanah badan social/ keagamaan serta penegasan sebagai tanah wakaf, tanah bekas milik belanda dan bekas tanah asing lainnya;
c. Penyiapan bahan penunjukan badan hukum tertentu yang dapat mempunyai hak milik;
d. Pelaksanaan inventarisasi dan identifikasi tanah hak perseorangan dan badan hukum swasta, serta ha katas ruang;
e. Pelaksanaan pemberdayaan ha katas tanah masyarakat;
f. Penyiapan kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah dalam rangka pemberdayaan hak atas tanah masyarakat;
g. Pelaksanaan pengembangan dan diseminasi model pemberdayaan ha katas tanah masyarakat;
h. Pelaksanaan pendaftaran ha katas tanah, ha katas ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, hak tanggungan, tanah wakaf, hak
atas tanah badan social/keagamaan dan pencatatan pembatalan hak serta hapusnya hak;
i. Pemeliharaan data pendaftaran tanah dan ruang, hak milik atas satuan rumah susun, hak pengelolaan, tanah wakaf, dan pemberian izin peralihan hak, pelepasan hak, perubahan penggunaan dan perubahan pemanfaatan/komoditas, peralihan saham, pengembangan dan pembinaan PPAT;
j. Pengelolaan informasi dan komputerisasi kegiatan pertanahan berbasis data yuridis; dan
k. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi hubungan hukum pertanahan.
Seksi Hubungan Hukum Pertanahan terdiri atas :
a. Subseksi Penetapan Hak Tanah dan Pemberdayaan Hak Tanah Masyarakat. b. Subseksi Pendaftaran Hak Tanah.
c. Subseksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT. 4. Seksi Penataan Pertanahan
Seksi Penataan Pertanahan mempunyai tugas melakukan pengoordinasian dan pelaksanaan penatagunaan tanah dan kawasan tertentu, landerform dan konsolidasi tanah.
Dalam melakukan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 45, seksi penataan pertanahan menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan persediaan tanah, penetapan penggunaan dan pemanfaatan tanah, neraca penatagunaan tanah, bimbingan dan penerbitan pertimbangan teknis pertanahan dan penatagunaan tanah, pemantauan dan
evaluasi perubahan penggunaan tanah, pengelolaan basis data dan sistem informasi geografi;
b. Pelaksanaan inventaris dan pengelolaan basis data potensi dan data lahan pertanian pangan berkelaanjutan;
c. Pelaksanaan inventarisasi dan pengelolaan basis data tanah obyek landerform, pengusulan penetapan/penegasan tanah obyek land-reform, pengeluaran tanah dari obyek landerform, pendayagunaan tanah obyek landerform dang anti kerugian tanah obyek landerform;
d. Pelaksanaan redistribusi tanah dan pemanfaatan bersama atas tanah;
e. Pelaksanaan penyusunan potensi obyek konsolidasi tanah, pelaksanaan sosialisasi, perencanaan, pengembangan desain, promosi, koordinasi, dan kerjasama konsolidasi tanah serta bimbingan partisipasi masyarakat;
f. Pelaksanaan Pemantauan dan Pengelolaan Data, evaluasi, penanganan permasalahan dan pelaporan potensi obyek konsolidasi tanah dan konsolidasi tanah;
g. Pelaksanaan Penataan Pemanfaatan Kawasan, melaksanakan inventarisasi, penyesuaian penataan, penngendalian, zonasi, kerjasama dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah, penyusunan pertimbangan teknis pertanahan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan basis data pemanfaatan kawasan diwilayah pesisir, pulau kecil, perbatasan dan kawasan tertentu; dan
h. Pelaksanaaan Bimbingan Teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di seksi penataan pertanahan;
Seksi Penataan Pertanahan terdiri atas :
b. Subseksi Landerform dan Konsolidasi Tanah.
5. Seksi Pengadaan Tanah
Seksi pengadaan tanah mempunyai tugas melakukan pengkoordinasian dan pelaksanaan pemanfaatan tanah pemerintah dan penilaian tanah, serta fasilitasi pengadaan dan penetapan tanah pemerintah.
Dalam melaksanakan tugas seagaimana yang dimaksud dalam pasal 49, seksi pengaadan tanah menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan pemberian perizinan kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, perpanjangan perizinan kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, pemberian rekomendasi pencatatan peralihan dan penghapusan tanah peerintah serta pemberian rekomendasi penertiban pelanggaran perjanjian kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah;
b. Fasilitasi Perencanaan dan Persiapan Pengadaan Tanah, dan penyerahan hasil pengadaan tanah
c. Pelaksanaan penetapan ha katas tanah, izin peralihan haka tau izin pelepasan hak dan kerjasama pemanfaatan asset instansi pemerintah, badan hukum pemerintah dan badan usaha pemerintah;
d. Pelaksanaan penilaian tanah, bidang tanah dan property;
e. Pelaksanaan pengadaan pemuktakhiran dan kerjasama pembuatan peta zona nilai tanah kabupaten/kota, peta zona nilai ekonomi kawasan dan potensi sumber daya agraria;
f. Pengelolaan informasi dan komputerisasi kegiatan pertanahan berbasis data zona nilai tanah dan zona nilai ekonomi kawasan; dan
g. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi pengadaan tanah;
Seksi Pengadaan Tanah terdiri atas:
a. Subseksi Pemanfaatan Tanah Pemerintah dan Penilaian Tanah. b. Subseksi Fasilitasi Pengadaan dan Penetapan tanah Pemerintah. 6. Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan
Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan mempunyai tugas melakukan pengkoordinasian dan pelaksanaan penanganan sengketa, konflik dan perkara pertanahan serta pengendalian pertanahan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 53, Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan (PMPP) menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan pencegahan, penanganan dan penyelesaian sengketa/konflik pertanahan, serta analisis dan penyiapan usulan pembatalan ha katas tanah; b. Pelaksanaan penanganan dan penyelesaian perkara pertanahan, analisis dan
penyiapan usulan pembatalan ha katas tanah berdasarkan putusan pengadilan atau hasil perdamaian;
c. Pelaksanaan pengendalian dan pemantauan pemanfaatan pertanahan;
d. Pelaksanaan penelitian data dan penyiapan usulan serta rekomendasi penertiban dan pendayagunaan tanah terlantar; dan
e. Pelaksanaan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan di seksi penanganan masalah dan pengendalian pertanhan.
Seksi Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan terdiri atas; a. Subseksi Penanganan Sengketa, Konflik dan Perkara Pertanahan b. Subseksi Pengendalian Pertanahan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Pada sistem berjalan ini, ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk proses pembuatan daftar pesanan ATK yaitu :
1. Proses Pembuatan daftar pesanan ATK
Bendahara pengeluaran membuat daftar pesanan alat tulis kantor kemudian diserahkan kepada pejabat pelaksana teknis untuk disahkan.
2. Proses Pengesahan
Pejabat pelaksana teknis melakukan pegesahan terhadap pesanan alat tulis kantor dan menyerahkan kembali ke bendahara pengeluaran.
3. Proses pemesanan
Bendahara pengeluaran melakukan pemesanan dengan menyerahkan pesanan alat tulis kantor yang sudah disahkan oleh pejabat pelaksana teknis ke supplier. 4. Proses Perincian Harga
Supplier mengkonfirmasi pesanan alat tulis kantor kemudian membuat daftar rincian kalkulasi harga untuk diserahkan kepada bendahara pengeluaran.
5. Bendahara Pengeluaran membuat kwitansi sebagai bukti pembayaran 6. Proses pembuatan laporan
3.3. Activity Diagram
Activity Diagram Berjalan
Pejabat Pelaksana Teknis Bendahara START Membuat Daftar Pesanan Menyerahkan Daftar Pesanan Menerima Daftar Pesanan Melakukan Proses Pemesanan Acc END Tidak Acc Menyerahkan Kembali Daftar Pesanan Melakukan Pembayaran Membuat Kwitansi Membuat Laporan Gambar III.3.
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan yaitu semua dokumen yang digunakan sebagai
dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya diolah dan akan proses sehingga menghasilkan suatu keluaran atau output yang diinginkan. 30 Adapun spesifikasi dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Pesanan Alat Tulis Kantor
Fungsi : Data ATK
Sumber : Bendahara Pengeluaran Tujuan : supplier
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : No, Jenis barang, Banyak, Satuan Bentuk : Lampiran A.1
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses spesifikasi dokumen masukan.
Adapun spesifikasi dokumen keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Nama : Kwitansi
Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran Sumber : Bendahara Pengeluaran
Tujuan : Diserahkan Kepada Pengguna Anggaran Rangkap : 2 (Dua)
Atribut : No, Telah terima dari, Uang sejumlah, Untuk pembayaran, nominal, Yang menyerahkan, yang menerima.
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama : Daftar Rincian Kalkulasi Harga
Fungsi : Sebagai perincian harga pesanan ATK Sumber : Supplier
Rangkap : 2 (Dua)
Atribut : Jenis barang, banyaknya, satuan, Harga satuan, jumlah harga
Bentuk : Lampiran B.2
3.6. Permasalahan Pokok
Masalah yang terjadi pada sistem pengadaan alat tulis kantor pada
Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Nasional Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang sebagai berikut :
1. Pengolahan pembuatan laporan belanja ATK pertahun sedikit lama karena harus melihat kembali laporan belanja ATK pertriwulan dan begitu pula dalam pembuatan Surat Pertanggung jawaban (SPJ) terkadang kurang teliti.
2. Keamanan data tidak terjaga dikarenakan penyimpanannya masih berbentuk pengarsipan yang disimpan di dalam map ini tentu sangat rawan terjadi kerusakan maupun kehilangan data tersebut.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada pengadaan alat tulis
kantor Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang adalah :
1. Dibuat sebuah sistem yang terkomputerisasi karena dengan program tersebut dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien. Dengan demikian dapat mempermudah dalam pembuatan laporan.
2. Merancang sebuah sistem yang terkomputerisasi. Membuat database agar semua data dapat tersimpan dengan baik, mempermudah dalam pengecekan data, data menampung lebih banyak data dan informasi, proses pemasukan dan penyimpanan data dapat cepat dan dapat diakses dengan cepat dan mudah.
