28 3.1.Tinjauan Klinik
Dalam rangka memenuhi kebutuhan layanan masyarakat Kutajaya khususnya dibidang kesehatan maka didirikan pelayanan kesehatan yang diberi nama Klinik Silva Aqsa yang dapat melayani masyarakat dilingkungan Kutajaya dan sekitarnya, dengan jadwal praktek setiap hari 24 jam dengan harapan agar masyarakat bisa mendapatkan pelayanan kesehatan yang memadai.
Klinik Silva Aqsa diberi nama berdasarkan nama singkatan dari Silvi Irvan Aqli dan Sakira dimaknai Silva artinya Perasaan dan Aqsa artinya Dalam, Silva Aqsa adalah methode pelayanan kesehatan yang bermakna Perasaan yang Dalam, dalam teknik melayani pengobatan.
3.1.1. Sejarah Klinik
Klinik Silva Aqsa yang saat ini berlokasi di Jalan Karang Anyar No.27 RT. 02/01 Dusun Krajan Desa Kutajaya Kec. Kutawaluya Kab. Karawang berdiri sejak tahun 2012 dengan Surat Izin Praktek No. 503/PPI/77-BPM/X/2012 dan luasnya ± 20 ha. Adapun Visi Klinik Silva Aqsa adalah mewujudkan pelayanan kesehatan desa yang paripurna. Sedangkan Misinya adalah membantu mewujudkan pelayanan kesehatan pemerintah pada masyarakat desa, memberikan rujukan pada masyarakat desa dalam keadaan darurat/emergency dan ikut serta berperan pembinaan bimbingan kesehatan pada masyarakat desa.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: Data Struktur Organisasi Klinik Silva Aqsa
Gambar III.1. Struktur Organisasi Klinik Silva Aqsa
Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi yang ada di Klinik Silva Aqsa antara lain:
1. Pemilik:
a. Mengawasi jalannya klinik secara umum.
b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan pelayanan pasien pada Klinik Silva Aqsa.
c. Memeriksa laporan yang dibuat oleh bagian Administrasi 2. Dokter:
a. Memeriksa dan mendiagnosa pasien yang berobat.
b. Memberikan resep obat sesuai dengan penyakit pasien.
Pemilik
Dokter
Administrasi Perawat Apoteker
Gudang
c. Melakukan tindakan medis 3. Administrasi:
a. Mencatat data pasien yang berobat.
b. Mengatur kearsipan klinik.
c. Membuat laporan untuk diserahkan kepada pemilik.
4. Perawat:
a. Membantu dokter dalam pelayanan pasien.
5. Apoteker:
a. Meracik obat yang akan diberikan kepada pasien.
b. Memeriksa setiap obat masuk dan keluar atau persedian obat.
6. Bagian Gudang:
a. Memeriksa setiap obat masuk dan keluar atau persediaan obat pada gudang.
b. Membuat laporan obat untuk diserahkan kepada pemilik klinik.
3.2.Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem Rawat Jalan pada Klinik Silva Aqsa sebagai berikut:
1. Prosedur Pendaftaran
Setiap pasien yang datang untuk berobat harus mendaftar terlebih dahulu dibagian administrasi. Untuk pasien baru saat mendaftar pasien ditanyakan identitasnya untuk dicatat dibuku data pasien, kemudian bagian administrasi membuatkan kartu berobat yang digunakan pasien untuk berobat kembali.
Sedangkan untuk pasien lama cukup memberikan kartu berobat untuk dicatat dibuku data pasien yang nantinya akan diarsipkan, kemudian bagian
administrasi mengembalikan kartu berobat kepada pasien dan bagian administrasi menyiapkan kartu kontrol pasien untuk diserahkan kepada perawat.
2. Prosedur Pemeriksaan
Setelah pasien dari bagian administrasi dan bagian administrasi menyerahkan kartu kontrol pasien kepada perawat, pasien menunggu namanya dipanggil oleh perawat, kemudian perawat memberikan kartu kontrol pasien kepada dokter. Setelah perawat memanggil nama pasien dokter melalukan pemeriksaan, kemudian dokter mencatat hasil pemeriksaannya didalam kartu kontrol pasien dan menuliskan resep obat dikartu resep. Lalu kartu kontrol pasien yang sudah diisi diberikan kepada perawat untuk dikembalikan kepada bagian administrasi untuk diarsipkan dan kartu resep diberikan kepada pasien untuk diserahkan ke bagian apoteker.
3. Prosedur Pembayaran Obat
Pasien memberikan kartu resep kepada apoteker. Setelah bagian apoteker menerima kartu resep yang berisi resep obat, kemudian bagian apoteker meracik obat yang akan diberikan kepada pasien berdasarkan kartu resep tersebut. Obat-obat yang sudah selesai diracik, kemudian bagian apoteker merinci biaya pembayaran berobat pasien. Setelah selesai merinci biaya pembayaran pasien bagian apoteker memanggil nama pasien untuk mengambil obat tersebut dan pasien melakuan pembayaran. Setelah pasien melakukan pembayaran bagian apoteker akan membuatkan kwitansi sebagai bukti
pembayaran, kemudian bagian apoteker akan mecatat data pembayaran tersebut didalam buku data pembayaran untuk diarsipkan.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Bagian administrasi akan membuat laporan data pasien dari arsip data pasien dan laporan pembayaran dari arsip data pembayaran. Kemudian laporan- laporan tersebut diserahkan kepada pemilik klinik.
3.3.Diagram Alir Data Sistem Berjalan a. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
SISTEM ADMINISTRASI PASIEN RAWAT JALAN PADA KLINIK SILVA
AQSA
0
Perawat
Pemilik
Pasien
Apoteker
Dokter Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol
Lap. Data Pasien
Kartu Resep Kartu Resep Arsip Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Kartu Berobat Kartu berobat Baru
Lap. Data Pembayaran Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Kartu Kontrol
Kwitansi Kartu Resep Kartu Resep
Kartu Berobat Kartu Berobat Baru
ID
Data Pembayaran Kwitansi
Administasi
b. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
PENDAFTARAN Pasien 1.0
PEMERIKSAAN 2.0 Perawat
PEMBAYARAN RAWAT JALAN
3.0
LAPORAN 4.0
Apoteker Dokter
Pemilik
Arsip Data Pembayaran D3
ID Kartu Berobat Baru
Kartu Berobat Kartu Kontrol
Kartu Kontrol Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Acc.
Kartu Resep
Kartu Resep Kwitansi
Lap. Data Pembayaran Lap. Data Pasien
Arsip Data Pasien ID D1
Kartu Berobat Baru Kartu Berobat Kartu Kontrol
Arsip Kartu Kontrol D2
Kartu Kontrol Acc.
Arsip Kartu Kontrol Acc.
Kartu Kontrol Kartu Kontrol Acc.
Kartu Resep
Arsip Kartu Kontrol acc.
Kartu resep Kwitansi Data Pembayaran
Data Pembayaran
Arsip Pembayaran
Arsip Data Pasien Administasi
3.4.Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen yang mempunyai peranan dalam Administrasi Pasien Rawat jalan pada Klinik Silva Aqsa.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Kartu Berobat
Fungsi : Sebagai kartu berobat pasien Sumber : Pasien
Tujuan : Administrasi
Media : kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap datang untuk berobat Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Kartu Kontrol Pasien
Fungsi : Sebagai catatan hasil pemeriksaan pasien Sumber : Dokter
Tujuan : Perawat dan Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pemeriksaan pasien Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Kartu Resep
Fungsi : Untuk mengetahui jenis obat yang akan diberikan kepada pasien
Sumber : Dokter
Tujuan : Pasien dan Apoteker
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap selesai melakukan pemeriksaan pasien Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Buku Data Pasien Fungsi : Sebagai data pasien Sumber : Administrasi Tujuan : Sebagai arsip
Media : Buku
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap pasien yang datang untuk berobat Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama Dokumen : Buku Data Pembayaran Fungsi : Sebagai data pembayaran Sumber : Apoteker
Tujuan : Sebagai arsip
Media : Buku
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap pasien melakukan pembayaran
Bentuk : Lampiran A-5
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Sumber : Apoteker
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Laporan Data Pasien Fungsi : Sebagai laporan data pasien Sumber : Administrasi
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan laporan Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Laporan Data Pembayaran Fungsi : Sebagai laporan data pembayaran Sumber : Administrasi
Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap terjadi pembuatan laporan Bentuk : Lampiran B-3
3.5.Permasalahan Pokok
Dari hasil analisa diatas penulis mengemukakan beberapa masalah yang ada pada Sistem Administrasi Pasien Rawat Jalan pada Klinik Silva Aqsa yang sedang berjalan diantaranya:
1. Dalam mencatat data pasien masih menggunakan manual, sehingga apabila pasien yang berobat cukup banyak akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencatatnya ke dalam buku data pasien.
2. Dalam meracik obat dan bagian pembayaran dilakukan oleh satu orang petugas yang sama sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk meracik obat.
3.6.Pemecahan Masalah
Dari permasalahan sistem yang ada diatas, maka penulis akan memberikan alternative pemecahan masalah dengan cara sebagai berikut:
1. Proses pendaftaran yang masih menggunakan sistem manual beralih ke sistem komputerisasi dengan menggunakan aplikasi Java NetBeans IDE 8.1, yang nantinya data-data tersebut akan tersimpan dalam database sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan dan penyimpanan keamanan datanya pun lebih terjamin.
2. Menambah petugas sebagai kasir untuk melakukan pembayaran dan pembuatan laporan data pembayaran.
