27
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT Agapelogistic merupakan perusahaan forwarding yang bergerak dibidang jasa export, import, custom clearance dan trucking. Tracking adalah sebuah cara untuk mendapat suatu informasi barang menggunakan jasa pelayaran ataupun yang lainnya.
Dengan berkembangnya dan banyaknya customer yang menggunakan jasa tersebut dari Negara terpencil sampai berbagai Negara belahan dunia sehingga PT Agapelogistic menghadapi masalah terhadap kepuasaan pelanggan.
Sistem tracking PT. Agapelogistic dengan mendatangi negara yang akan menjadi target perusahaan, terutama negara yang lebih terpencil. PT. Agapelogistic merupakan perusahaan yang bergerak dalam pasar internasioal, dan dalam sistem pengirimannya menggunakan jasa pelayaran.
Dibutuhkan rasa kepercayaan yang sangat besar bagi member untuk perusahaan karena begitu tidak mengenalnya mereka kepada perusahaan dan yang sangat terpenting dikarenakan jarak antar negara yang sangat jauh. Setiap member
pasti mempunyai rasa tidak percaya terhadap perasaan disaat mereka ingin pertama kali melakukan kerjasama terhadap perusahaan. Tetapi semua rasa tidak percaya akan di pertanggung jawabkan oleh perusahaan untuk kepuasan member. Salah satunya dengan monitoring barang itu hal terpenting yang ingin diketahui oleh member setelah melakukan pemesanan, transaksi dan proses pengiriman.
Monitoring saat ini dalam perusahaan masih melakukan manual dan sangat merepotkan untuk para karyawan yang menanganinya. Salah satunya adalah negara Afrika yang kita ambil untuk pemesaran adalah daerah terpencil yang sangat masih sulit untuk melakukan monitoring.
3.2 Sejarah Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT Anugerah Ganda Perdana berdiri pada tahun 2000 di jakarta, PT Agapelogistic telah diperluas dan menjadi salah satu dari Penyedia Jasa Logistik yang menangani berbagai merek terkenal dengan baik produk dari seluruh dunia. Kami membawa berbagai produk seperti printer, dapur mewah dan peralatan, aksesoris kamar mandi dan banyak lainnya.
Di Indonesia, Jakarta tepatnya merupakan kantor pusat untuk melakukan semua proses dokumentasi, marketing, pengiriman dan monitoring. PT Agapelogistic memiliki perwakilan di setiap negara seperti USA, Europe, Asia, Australia dan Afrika.
Perusahaan awal mulainya tidak bergerak di bidang pengiriman barang atau jasa eksport imrort, akan tetapi bergerak dibidang penjualan baja, paku dan kain kulit sintetis, dengan berjalannya waktu yang semangkin mengetahui siklus penjualan ataupun marketing terhadap barang yang diperjualkan mengalami kenaikan dan keturunan tetapi lebih dominan ke menurun.
Awal tahun 2002 perusahaan mengubah strategi penjualan dengan mengganti produk yang diperjualkan. Sebelum beralih produk perusahaan belum mempunyai cabang di negara USA, pabrik pakupun masih di Indonesia yaitu
beralamat di Pulogadung. Setelah berganti alih produk hanya ke baja perusahaan lebih ingin mengembangkan produk dengan membuka cabang di USA dan berbagai negara lainnya.
Siklus penjualan lebih mengarah ke ekspor dibandingkan impor, benua yang menjadi penjualan terbesar sampai akhir tahun lalu adalah Benua Africa. Negara yang menjadi tujuan marketing adalah bagian negara yang Africa yang lebih terpencil, salah satunya Ghana, Maputo, Malawi dll. Akan tetapi semakin perusahaan berkembang dibagian ekspor banyak yang harus dikerjakan oleh perusahaan lebih keras agar member percaya akan perusahaan yang benar-benar mengutamakan kepuasan member terhadap produk yang kita perjualan, itu merupakan visi perusahaan.
3.2.2. Struktur Perusahaan
Berikut tampilan dari Struktur Organisasi Divisi Ekspor pada PT Agapelogistic:
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Divisi Ekspor pada PT Agapelogistic A. Adapun fungsi dari bagian-bagian tersebut adalah
1. Manager Ekpor
a. Berkoordinasi dengan Asisten Manager, Supervisor, Administrasi terkait dengan hambatan-hambatan dalam kelancaran proses penjualan ekspor, dokumen ekspor, dll yang masih berhubungan dengan ekspor. b. Melakukan pemantauan terhadap semua aktivitas dalam divisi ekspor. c. Mewakili perusahaan dari divisi ekspor.
d. Menganalisa terhadap hasil semua yang berkaitan dengan penjualan yang telah dilaporkan oleh administrasi.
e. Memverifikasi terhadap pengajuan Purchase Order, Invoice, Payment.
f. Bertanggung jawab penuh atas semua pengiriman dari proses dokumen, pembayaran hingga selesai pengiriman.
2. Asisten Manager
a. Melakukan koordinasi kepada Manager Eskpor dan rekan-rekan satu divisi.
b. Merupakan tangan kanan terhadap Manager ekspor.
c. Mampu menggantikan posisi disaat Manager jika sedang berhalangan hadir dalam jam kerja.
g. Melakukan pengecekan terhadap pengajuan Purchase Order, Invoice, Payment sebelum dilakukan verifikasi oleh manager.
h. Menangani semua pengiriman dari proses dokumen, pembayaran hingga selesai pengiriman.
3. Administrasi
a. Mengatur semua administrasi pada divisi ekspor.
b. Membuat Commercial Invoice, Packing List dan dokumen yang lainnya untuk final dokumen penjualan maupun pengiriman. c. Membuat laporan penjualan setiap bulan terhadap devisi ekspor. d. Mengurus semua pengiriman dengan agent pelayaran.
4. Supervisor
a. Membantu proses berjalannya devisi ekspor. b. Melakukan pengecekan terhadap penjualan.
c. Membantu bagian marketing jika terdapat masalah dalam melakukan penjualan.
d. Melakukan pemantauan di bagian marketing. 5. Accounting
a. Melakukan laporan penjualan.
b. Mengetahui atau menerima informasi nilai invoice untuk melakukan pengecekan terhadap pemasukan.
c. Mengurus semua pembayaran yang berhubungan langsung dengan pihak bank.
6. Marketing
a. Administrasi Marekting
1. Melakukan laporan penjualan kepada administrasi.
2. Melakukan laporan data-data pemesanan barang, jika terdapat pemesanan barang baru ataupun update barang yang sedang diproses kepada administrasi.
3. Melakukan entry data terhadap penjualan via telepon dan email. 4. Membantu merespon email dari pelanggan.
b. Customer Servise
1. Menerima telepon terhadap pelanggan.
2. Merespon semua email yang masuk dari pelanggan. 3. Menerima keluhan dan saran dari pelanggan.
3.3. Proses Bisnis
PT Agapelogistic adalah perusahaan ekspor/impor yang bergerak dibidang jasa export, import, custom clearance dan trucking. Berjalannya proses penjualan dalam devisi ekspor merupakan kekuatan pendapatan perusahaan, yang hingga saat ini selalu dikembangkan. Namun karena banyaknya member perusahaan dari negara pelosok Africa yang masih awam. Banyak keluhan dari member menganai tentang monitoring barang mereka yang sedang dalam proses pengiriman, karena rasa takutnya member jika tertipu, dikarenakan jarak antar negara.
Proses pengiriman barang dimulai dari cutomer datang membawa barang kepada bagian administrasi dengan mencetak data barang yang akan dikirim lalu kemudian data tersebut diproses oleh pihak administrasi hingga menghasilkan proses laporan pengiriman berupa Bill Of Lading (BOL).
Setelah selesai melakukan proses pengiriman barang, lalu tahap selanjutnya adalah proses pengecekan barang bagi customer yang ingin melihat barang yang sudah dikirim. Pihak administrasi memberikan no BOL melalui telephone dan email dengan mengikutsertakan username dan password bagi customer.
Setelah itu administrator akan memberikan username dan password untuk customer bila ingin melihat barang yang dikirim. Proses tracking (pencarian) bisa berdasarkan BL (Bill of Lading) atau HBL (house of Bill Lading) Yaitu suatu nomor yang unik dalam proses pengiriman barang dari sisi customer.
Bila customer sudah melihat posisi barang yang dikirim, customer dapat memprediksi kapan barang tersebut tiba sampai ke tujuan.
Gambar III. 2 Activity Diagram Member
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Spesifikasi rancangan berbentuk dokumen
a. Nama dokumen : Bukti Pemesanan melalui email Fungsi : Sebagai bukti pemesanan Sumber : Administrasi marketing Tujuan : Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pengajuan Proforma Invoice Format : Lampiran A – 1
b. Nama Dokumen : Proforma Invoice
Fungsi : Sebagai pengajuan kontrak kerjasama pembelian Sumber : Administrasi
Tujuan : Pembeli
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan Format : Lampiran A – 2
c. Nama Dokumen : Commercial Invoice
Fungsi : Sebagai bukti penagihan pembelian, sebagai bukti Pelanggan telah melunasi pembayaran
Sumber : Administrasi Tujuan : Pembeli
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terdapat informasi pelunasan pembayaran Format : Lampiran A – 3
d. Nama Dokumen : Packing List
Fungsi : Sebagai rincian barang Sumber : Administrasi
Tujuan : Pembeli
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terdapat informasi pelunasan pembayaran Format : Lampiran A – 4
e. Nama Dokumen : Bill Of Lading
Fungsi : Sebagai bukti pengambilan barang oleh pelanggan Di pelabuhan
Sumber : Administrasi Tujuan : Pembeli
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pengiriman kargo atau barang melalui laut Format : Lampiran A – 5
