23
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan berubah setiap saat pengolahannya.Sistem penerimaan siswa baru di dalam pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga laporan yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang disertai dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.
3.2. Tinjauan Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada Paud Qurrotu Ayun terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Tugas Akhir ini sebagai berikut 3.2.1. Sejarah Sekolah
Paud Qurrotu Ayun merupakan salah satu Paud yang terletak di Perumahan Taman Sirnabaya Indah, Kecamatan Teluk Jambe Timur yaitu di Kabupaten Karawang. Kepala Sekolah Paud Qurrotu Ayun ini bernama Ibu Efa Masitoh,S.Pd.I. Awalnya Paud Qurrotu Ayun hanya sebagai yayasan pendidikan Al-Quran yang mulai
beroperasi tahun 2009.Kmudian pada tahun 2010 berganti menjadi tempat pendidikan anak usia dini. Selama lebih dari 8 tahun Paud ini berdiri, sistem pengolahan data penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3.2.2. Visi dan Misi
Adapun Visi dan Misi dari Paud Qurrotu Ayun, adalah sebagai berikut : 1. Visi : Terwujudnya anak-anak yang cerdas,sehat ceria dan berakhlak mulia serta bertakwa.
2. Misi :
a. Memberikan pengasuhan,layanan pendidikan bagi anak usia dini. b.Membentuk karakter dan berkepribadian serta mandiri.
c. Memahami diri sendiri,orang lain dan ligkungannya.
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsinya
1. Struktur OrganisasiStruktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur
organisasi pada Paud Qurrotu Ayun:
Gambar III .1 Struktur Organisasi
Pada tiap-tiap bagian memiliki Fungsi atau Peran masing-masing diantaranya sebagai berikut :
1. Pembina PAUD (Unsur UPTD / Dinas Pendidikan)
Petugas Pembina untuk Program PAUD adalah dari unsur UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan dan lembaga penyelenggara PAUD (Penasehat) yang bersangkutan. Untuk kegiatan pembinaan yang dilakukan oleh petugas Dinas Pendidikan terbatas pada lingkup pembinaan program PAUD.
2. Tugas Komite Sekolah
a. Mengusahakan optimalisasi pengembangan pendidikan dari sisi penyediaan sarana dan prasarana pendidikan termasuk fasilitasnya;
b. Mengusahakan optimalisasi sumber dana dan sumber belajar dengan bekerja sama dengan berbagai pihak;
c. Berkonsultasi dengan Konsultan Pendidikan terutama yang berkaitan dengan peningkatan kualitas pendidikan;
d. Memberikan masukan /nasihat kepada Pengelola terkait hal-hal yang harus dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas pendidikan;
e. Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan Tenaga Pengajar;
f. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang telah disusun dalam Kurikulum Operasional.
3. Tugas Kepala Sekolah
Job description atau tugas-tugas kepala sekolah paud dapat dirinci sebagai berikut:
a. Menyusun rencana strategis dan menyusun rencana pembelajaran yang melibatkan seluruh komponen yang berada di bawah lembaga paud;
b. Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan diktatik dan metodik kepada tenaga-tenaga pengajar, tenaga administrasi, dan seluruh komponen yang berada di bawah lembaga paud;
c. Memberikan pengarahan tentang tumbuh kembang anak, penggunaan prosedur dan dan pelaporan perkembangan anak;
d. Melakukan pembinaan terhadap program dan kegiatan yang diselenggarakan guru, dan asisten guru (guru pendamping);
e. Membina kegiatan administrasi kelembagaan; f. Membuat perencanaan anggaran sekolah; .. g. Melakukan kegiatan supervisi kepala sekolah;
h. Memberikan berbagai alternatif inovasi dan pengembangan pembelajaran; i. Bekerja sama dengan pihak lain terutama pihak Yayasan dan Pemerintah dalam
rangka peningkatan kualitas dan mutu pendidikan;
j. Berperan aktif membantu penerapan program pembelajaran yang telah disusun dalam Kurikulum Operasional;
k. Membuat kegiatan promosional lembaga paud yang dipimpinnya.
4. Tugas Sekretaris
Job description sekretaris dalam lembaga paud adalah sebagai berikut: a. Mengarsip dokumen yang dibutuhkan kepala sekolah.
b. Mengatur dan mengondisikan semua jadwal kegiatan kepala sekolah.
c. Mendokumentasikan siswa yang tidak hadir atau terlambat selama setiap hari setelah menerima laporan dari guru kelas.
d. Mencatat dan mendokumentasikan anggota guru yang tidak hadir di sekolah selama jam kantor.
e. Mengatur waktu pertemuan kepala sekolah dengan staff atau orang tua siswa. f. Membantu setiap orang tua siswa dan guru yang membutuhkan informasi tentang
kegiatan sekolah.
g. Menjawab telepon kepala sekolah jika kepala sekolah tidak bisa hadir di sekolah. h. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang peralatan atau bangunan yang
i. Menangani setiap tamu yang ingin bertemu dengan kepala sekolah jika kepala sekolah tidak masuk.
j. Menghubungi orang tua siswa atas perintah kepala sekolah jika memiliki masalah. k. Menginformasikan kepada kepala sekolah tentang semua informasi yang berkaitan
dengan kegiatan sekolah. l. Membuat daftar nama siswa.
m. Mengetik dan menyiapkan surat kepada dinas pendidikan mengenai siswa baru.
5. Tugas Bendahara (Kepala Urusan Keuangan)
Job description bendahara adalah bertugas untuk mengelola kegiatan keuangan .sekolah pendidikan anak usia dini dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dengan uraian tugas berikut ini:
a. Membukukan, mengkoordinir dan melaksanakan pengumpulan sumbangan dari orang tua/wali siswa.
b. Mempersiapkan rapat dengan orangtua/wali siswa dalam upaya dukungan pengumpulan dana pendidikan.
c. Mencarikan biaya operasional paud untuk keperluan yang sangat mendesak dan penting.
d. Membukukan dan mengkoordinir guru dan staf paud yang lain dalam peningkatan kesejahteraan.
e. Bertugas menyerahkan gaji bulanan untuk pegawai secara rutin setiap tanggal 21 setiap bulan.
f. Mendayagunakan uang secara rutin sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan peruntukannya.
g. Membuat dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana lembaga paud secara rutin ke Dinas Pendidikan tingkat kabupaten / kota.
h. Membuat pertanggungjawaban laporan keuangan sekolah dengan sebaik-baiknya.
7. Tugas Pendidik atau Guru PAUD
Seorang guru paud maupun guru pendamping (asisten) wajib memiliki empat kompetensi dasar yaitu kompetensi pedagogis, kepribadian, profesional, dan sosial (sesuai lampiran 2 permendikbud 137 tahun 2014). Apa saja uraian tugas guru paud,TK, kelompok bermain dapat dicontohkan berikut ini:
a. Mengidentifikasi kepribadian anak secara mendalam untuk dapat melihat karakternya.
b. Menguasai profil perkembangan anak yang terdiri dari enam aspek sesuai dengan kurikulum paud yang berlaku.
c. Membimbing kreativitas yang menumbuhkan potensi secara sabar, bijak, menyenangkan, ceria, santai dan penuh kasih sayang.
d. Kreatif dalam merancang dan menciptakan berbagai permainan untuk anak, dalam konteks pendekatan belajar yang lebih memotivasi anak.
e. Mampu menjalin komunikasi dengan orangtua anak secara bijaksana.
f. Mengidentifikasi tiap-tiap anak sebagai individu yang memiliki kebutuhan unik dalam pengalaman hidup, kepribadian anak, minat anak, dan gaya belajar anak. g. Menyelenggarakan kegiatan bermain yang memicu tumbuh kembang anak
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1. Proses Pendaftaran
Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang ke Paud Qurrotu Ayun untuk mengambil formulir pendaftaran.Admin memberikan formulir pendaftaran beserta nomor pendaftaran kepada calon siswa.Admin meminta orang tua atau wali dari calon siswa untuk mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratan sebagai calon siswa. Apabila formulir telah di isi, maka orang tua calon siswa dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum batas waktu yang di tentukan oleh sekolah.
2. Proses Pengetesan
Dalam Proses ini Admin mengadakan tes untuk melihat kemampuan calon siswa baru agar guru dapat menyesuaikan metode pengajaran yang nantinya akan diterima setelah siswa baru tersebur diterima.tes tersebut yaitu tes membaca dan tes menulis.
3. Proses Penyeleksian
Setelah proses pengetesan Admin menyeleksi setiap formulir dan data yang telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa. Setelah menyeleksi formulir dan data tentang calon siswa,Admin harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa yang diterima setelah proses tes yang telah dilakukan calon siswa untuk di simpan sebagai arsip pelaporan.
4. Prosedur Pengumuman
Kepala sekolah mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru yang dilakukan setelah beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan. Guru akan menelpon satu-persatu para wali murid untuk memberitahukan bahwa siswa telah diterima. 5. Proses Daftar Ulang
Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus seleksi diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru akan dikenakan biaya seragam sekolah dan kostum olah raga,uang pembangunan dan uang sekolah yang totalnya Rp. 1.800.000 percalon siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan proses daftar ulang, maka calon siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di Paud Qurrotu Ayun Karawang.
3.4. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decission yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity dagram juga dapat menggambarkan proses pararel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi Sistem Berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Paud Qurrotu Ayun Karawang. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen Masukan : Formulir Pendaftran Siswa/i Baru Fungsi : Untuk mengisi data siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Kepala sekolah Jumlah : 1 Lembar Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran Bentuk : Lampiran A.1
3.7. Spesifikasi Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen Masukan : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran daftar ulang Sumber : Kepala sekolah
Tujuan : Orang Tua Siswa Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran Bentuk : Lampiran A.2
3.7. Permasalahan
Dari hasil Riset selama di Paud Qurrotu Ayun, yang dapat dilihat bahwa Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga kurang efektif dan kurang efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan bisa dikatakan kurang optimal.
3.8. Pemecahan Masalah
Disarankan dalam pengolahan data penerimaan siswa baru sebaiknya menggunakan sistem yang baru yaitu dengan pemanfaatan sistem terkomputerisasi.Karena dengan pengolahan data-data sumber daya manusia secara terkomputasi akan lebih mudah untuk diproses untuk menghasilkan data secara cepat dan akurat serta mempermudah guru untuk mencari data siswa di komputer tanpa harus Menyimpan berkas-berkas berupa kertas yang akan membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyimpan berkas tersebut.
