21
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Koperasi adalah badan hukum yang berdasarkan atas asas kekeluargaan yang anggotanya terdiri dari orang perorangan atau badan hukum dengan tujuan untuk mensejahterakan anggotanya. Pada umumnya koperasi dikendalikan bersama-sama oleh seluruh anggotanya, dimana setiap anggota koperasi memliki hak suara yang sama dalam setiap keputusan yang diambil koperasi.
Menurut UU No.25 1992 koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berasazkan kekeluargaan. Prinsip-prinsip koperasi merupakan landasan pokok koperasi dalam menjalankan usahanya sebagai badan usaha dan gerakan ekonomi rakyat, prinsip tersebut diantaranya kemandirian, keanggotaan bersifat terbuka pengolahan dilakukan secara demokratis, pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding jasa usaha masing-msing anggota.
Karakteristik koperasi yang membedakan dengan badan usaha lain adalah bahwa anggota koperasi memiliki identitas ganda, yaitu sebagai pemilik sekaligus pengguna jasa koperasi. Dengan semakin berkembangnya kegiatan usaha koperasi, tuntutan agar pengolahan koperasi dilakukan secara profesional akan sangat berpengaruh besar, salah satu upaya tersebut adalah pengembangan dan sistem informasi untuk mrembutuhkan koperasi melalui akuntansi, khususnya digunakan untuk penyusunan laporan kegiatan dan keuangan dalam koperasi.
Untuk mempermudah pemahaman sistem berjalan pada KOPPAS Mede maka akan dijelaskan secara gais besarnya tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, beserta fungsi dari masing-masing bagian.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam melaksanaan kegiatan usahanya KOPPAS Mede terdapat aturan yag telah ditentukan dalam hal ini struktur torganisasi yang menggambarkan garis perintah serta fungsi-fungsi pelaksana tentang semua kegiatan dalam koperasi sehingga koperasi dapat berjalan dengan baik. Penulis akan menjelaskan tugas masing-masing bagian.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi sebagai organisasi ekonomi yang berwatak sosial harus bisa dikembangkan dan tumbuh subur ditengah-tengah masyarakat Indonesia, dan merupakan salah satu urat nadi perekonomian bangsa. Mengingat pentingnya koperasi didalam lingkungan pasar dan juga sesuai dengan anjuran pemerintah dengan SK Kepala Kantor Wilayah Koperasi Daerah Khusus Ibukota No.427 agar tiap-tiap pasar mempunyai satu badan usaha ekonomi, yaitu Koperasi. Atas dasar tesebut diatas bebeapa orang dari pedagang Pasar Mede berkeinginan mendirikan koperasi dan usulan tersebut disambut baik oleh seluruh pedagang. Sebab sejak berdirinya Pasar Mede, wadah yang mempersatukan dikalangan pedagang belum ada dalam bentuk apapun. Pada pertengahan bulan januari 1980 seluruh pedagang diundang untuk menghadiri rapat dalam rangka pembentukan koperasi.
Pada tanggal 21 April 1981 secara resmi Koperasi Pasar Mede yang disingkat KOPPAMED, yang diresmikan oleh Kepala Kantor Koperasi (KAKANKOP) Jakarta Selatan dengan Badan Hukum No. 1423/BH/1980. Koperasi berkedudukan di Pasar Mede Lt.4, Jl.RS.FATMAWATI RT.002/005 CILANDAK JAKARTA SELATAN.
Koperasi ini mempunyai kegiatan yang mengusahakan kebutuhan anggotanya yang bergerak dibidang simpan pinjam dan pengadaan dan penyaluran barang. Seiring dengan berjalannya waktu koperasi ini pun mengalami perkembangan, sehingga pada saat ini KOPPAS Mede ini mempunyai usaha baru, yaitu:
1. Usaha jasa meliputi penerimaan jasa pengurusan Surat Ijin Tertulis, seperti: a. NPWP
b. Surat Perpanjangan Usaha c. Pembuatan Akta
2. Usaha Komoditi Umum seperti bahan-bahan sembako.
3. Bidang Penjualan Elektronik seperti : Kredit Tv, Radio, Mesin Cuci, dll.
3.2.2. Struktur Organisasi
Dalam menjalankan koperasi sangatlah diperlukan kerjasama yang baik antara pimpinan pengurus koperasi, anggota dan karyawan-karyawannya, demi terciptanya tujuan dari pada koperasi itu sendiri. Organisasi dan struktur merupakan wadah yang senantasa mencari penyelesaian untuk menghadapi perkembangan eksternal dan internal organisasi. Adapun struktur organisasi pada Koperasi Pasar Mede adalah sebagai berikut:
Sumber: Koperasi Pedagang Pasar Mede
Gambar III.1. Struktur Organisasi KOPPAS Mede
Dari struktur organisasi diatas dapat dijelaskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab masig-masing personil, pembagian tugasnya antara lain sebagai berikut :
1. RAT (Rapat Anggota Tahunan)
Anggaran dasar koperasi menyebutkan:
a. Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. b. Tiap anggota mempunyai satu suara dalam rapat anggota.
c. Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya dalam setahun atas kehendak Pejabat, Permintaan tertulis dari 1/10 (sepersepuluh) dari jumlah anggota, serta atas kehendak pengurus.
Ketua RAT Pengurus Pengawas Pengurus RAT Sekertaris Bendahara
2. Pengurus
Pengurus mempunyai tugas sebagai berikut: a. Mengelola koperasi dan usahanya.
b. Mewakili koperasi dihadapan dan diluar pengadilan.
c. Menyelenggarakan dan memelihara buku daftar anggota, buku daftar pengurus, dan buku-buku lainnya yang diperlukan.
d. Menyelenggaraka rapat anggota.
e. Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi. 3. Pengawas
Pengawas memliki tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan kepengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanan dan pengolahan koperasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali.
b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya dan disampaikan kepada pengurus dengan tembusan kepada pemerintah.
4. Ketua Koperasi
Ketua mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengadakan hubungan dengan pihak-pihak lain dalam upaya satu usaha memajukan KOPPAS (Koperasi Pasar) untuk meningkatkan kesejahteraan anggota.
b. Memimpin rapat anggota, rapat kerja anggota, rapat koordinasi, rapat pengurus serta rapat lainnya.
c. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap jalannya usaha koperasi.
d. Mengesahkan surat-surat yang berisi ksgiatan organisasi baik kedalam maupun kaluar lingkungan koperasi.
5. Manager
Manager mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan tugas pengurus dalam memimpin perusahaan koperasi, agar koperasi dapat berjalan dengan lancar, efisien, dan efektif.
b. Mendatangani surat persetujuan/perjanjian pinjaman.
c. Dalam penentuan pinjaman pengurus bersama pelaksana meentukan kebujaksanaan berdasarkan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. 6. Sekretaris
Sekretaris mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Memelihara semua arsip dengan retensi yang memenuhi persyaratan demi menjaga kelengkapan organisasi usaha.
b. Membuat catatan-catatan penting, notulen rapat, baik rapat pengurus maupun anggota.
c. Menandatangani surat keluar bersama ketua segala sesuatu yang berkaitan dengan organisasi.
d. Mengajukan dan menyusun laporan baik untuk pejabat maupun persiapan rapat anggota tahunan.
7. Bendahara
Bendahara mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengatur serta memelihara pengguanaan harta atau modal koperasi agar dapat diguankan secara efektif dan efisien.
b. Bertanggung jawab atas keamanan keuangan dan kas koperasi. c. Mencatat dan membuat laporan keuangan.
d. Mengadakan kontrolatau penelitian keadaan keuangan pada setiap saat masuk atau kelua uang pada pembukuan yag dikerjakan pada pengelola.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Koperasi Pasar Mede adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Simpanan Anggota
Setiap melakukan transaksi simpanan, anggota membawa buku tanda anggota (BTA) ke bendahara, kemudian bendahara mencatat di buku tanda anggota (BTA) sesuai jumlah uang yang diterima dari anggota. Simpanan tersebut terdiri dari:
a. Simpanan Wajib
Simpanan wajib adalah simpanan yang harus dibayar anggota setiap bulannya. Setiap anggota membayar 100.000/bulan. Simpanan wajib tidak dapat diambil kembali selama yang besangkutan masih menjadi anggota koperasi.
b. Simapan Pokok
Simpanan pokok adalah simpanan yang harus disetor pada saat seorang calon anggota masuk menjadi anggota koperasi.
c. Simpanan Wajib Khusus
Simpanan wajib khusus adalah simpanan yang besarnya tidak ditentukan, tetapi bergantung kepada kemampuan anggota. Simpanan yang dapat diambil kapan aja.
d. Simpanan Sukarela
Simpanan sukarela bersifat sukarela artinya setiap anggota tidak di wajibkan untuk membayar simpanan ini. Besar jumlah simpanan ini tidak ditentukan oleh koperasi.
Kemudian bendahara mencatat simpanan tersebut ke data simpanan anggota, mencatat dibuku anggota dan mencatat di bukti penerimaan dua rangkap. Satu rangkap diberikan ke anggota dan satu rangkap disimpan bendahara untuk diarsipkan.
2. Prosedur Pinjaman Rutin
Setiap anggota yang akan melakukan pinjaman diwajibkan tidak memiliki hutang pinjaman dan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Anggota dapat mengajukan permohonan pinjaman dengan cara mengisi formulir pinjaman dan di serahkan ke bendahara untuk dicek. Kemudian bendahara menyerahkan ke manager untuk diacc. Setelah itu bendahara mencatat di piutang pinjaman.
3. Prosedur Angsuran Pinjaman
Anggota diwajibkan membayar angsuran pinjaman setiap lima bulan atau sepuluh bulan selama batas waktu yang telah ditentukan. Anggota membawa BTA (Buku Tanda Anggota) dan uang diberikan ke bendahara, kemudian bendahara mencatat di piutang pinjaman dan mencatat di BTA, dan mencatat di bukti penerimaan. Satu rangkap diberikan anggota, satu rangkap di simpan bendahara untuk diarsipkan. Setelah itu BTA dikembalikan ke anggota. 4. Prosedur Laporan
Bendahara membuat laporan simpanan dan laporan pinjaman untuk diserahkan ke manager setiap sebulan sekali untuk diacc.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa pemodelan untuk
sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Pemodelan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk menederhanakan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dan dipahami. Tujuan dari Unified Modelling Language adalah sebagai berikut:
1. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.
2. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.
3. Memberikan model yang siap dipakai bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembnagkan dan saling menukar model dengan dan dimengerti secara umum.
4. UML bisa berfungsi sebagai cetak biru (blue print) karena sangat lengkap dan detail. Dengan cetak biru ini maka akan bisa diketahui informasi secara detail tentang coding program atau bahkan membaca program dan mengiterpretasikan kembali kedalam bentuk diagram (reserve enginering).
3.4.1. Use Case Diagram (*) 3.4.2. Activity Diagram
1. Activity Diagram Simpanan Anggota
Gambar III.3. Activity Diagram Simpanan Anggota Keterangan
2. Activity Diagram Pendaftaran Pinjaman Rutin
3. Activity Diagram Pembayaran Angsuran
4. Activity Diagram Laporan
Gambar III.6. Activity Diagram Laporan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Pada spesifikasi sistem berjalan, penulis telah mendapatkan dokumen yang dipergunakan pada sistem simpan pinjam pada Koperasi Pasar Mede, yaitu diantaranya sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Data Anggota
Fungsi file : Sebagai bukti data-data anggota koperasi
Sumber : Anggota
Media : Kertas
Format : Lampiran A–1
Jumlah : Satu Lembar
2. Nama Dokumen : Simpanan Anggota
Fungsi file : Sebagai data simpanan anggota
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A–2
Jumlah : Satu Lembar
3. Nama Dokumen : Formulir Pinjaman Rutin
Fungsi file : Formulir untuk mengajukan permohonan pinjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A–3
Jumlah : Satu Lembar
4. Nama Dokumen : Piutang Pinjaman
Fungsi file : Sebagai data piutang pinjaman anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A–4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Buku Tanda Anggota
Fungsi file : Sebagai buku tabungan anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota Koperasi
Media : Kertas
Format : Lampiran B–1
Jumlah : Satu Lembar
2. Nama Dokumen : Bukti Peneriman Kas
Fungsi file : Sebagai bukti penerimaan kas
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota Koperasi
Media : Kertas
Format : Lampiran B–2
Jumlah : Satu Lembar
3. Nama Dokumen : Laporan Simpanan
Fungsi file : Sebagai data total seluruh simpanan anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Format : Lampiran B–3 Jumlah : Satu Lembar
4. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman
Fungsi file : Sebagai data total seluruh pinjaman anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Format : Lampiran B–4 Jumlah : Satu Lembar
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem simpan pinjam yang telah berjalan di Koperasi Pedagang Pasar Mede Cilandak umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam prosedur permohonan anggota, prosedur simpanan anggota, prosedur permohonan pinjaman, prosedur angsuran pinjaman sampai proses laporan, tetapi penulis melihat adanya permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut. Adapun permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengecekan data dan pembuatan laporan dalam melakukan transaksi simpan pinjam.
2. Dokumen masih dalam bentuk arsip, sehingga mudah hilang, sobek dan rusak.
3. Besarnya kemungkinan terjadi kesalahan oleh petugas dalam pencatatan data. 4. Tidak adanya bukti angsuran pinjaman yang diberikan ke anggota.
3.7. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang timbul dalam proses simpan pinjam pada Koperasi Pasar Mede Jakarta Selatan adalah :
1. Membuat database untuk menyimpan data. 2. Merubah sistem manual menjadi tekomputerisasi.
3. Membuat validasi pada program yang akan dibuat dalam sistem simpan pinjam.
