BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

12 

Loading.... (view fulltext now)

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

26

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

Showroom HIKMAH MOTOR berdiri tepatnya pertengahan tahun 2003,berawal dari seorang wiraswasta yang bernama Bpa.Hj Didin yang akrab disapa warga dengan panggilan pa didin,beliau adalah seorang pedagang sendal keliling yang bekerja di ibu kota Jakarta. Saat itu pa didin mengalami kemerosotan usaha yang ia lakoni selama bertahun-tahun hingga akhirnya pa didin berinisiatif untuk membeli sepeda motor vespa yang sudah usang dengan harga yang sangat murah,setelah itu kendaraan motor itu di perbaiki oleh pa didin sedikit demi sedikit di poles dan di bersihkan setiap hari lalu suatu ketika ada tamu yang berkunjung ke rumahnya pa didin dan melihat sepeda motor tersebut dan tertarik membelinya namun pa didin menolak untuk menjualnya,setelah banyak berbincang mengenai motor tersebut tamu itu langsung memberikan tawaran dengan harga 3x lipat dari harga yang pa didin beli.maka pa didin setuju untuk menjualnya.

Setelah itu pa didin dengan tekad yang kuat hasil dari menjual motor tersebut ia belikan lagi dua unit sepeda motor alih-alih untuk ia jual kembali setelah dia perbaiki dan ia bersihkan. Setelah kurang lebih lima bulan lamanya memang benar alhamdulillah pa didin mempunyai lebih dari sepuluh unit motor dari hasil ia jual beli kan kendaraan dari yang tadinya hanya satu unit motor lalu bertambah menjadi banyak,karna mulai

(2)

banyaknya sepeda motor yang ia miliki ia beralih pekerjaan menjadi penjual sepeda motor dan mulai mengontrak salah satu ruko yang ada di jalan raya Indihiang untuk ia gunakan sebagai showroom motor pada tahun 2003.

Setelah dua tahun lamanya pa didin menggeluti bidangnya pada jual beli kendaraan,setiap bulannya ia mampu menjual kendaraan motor lebih dari 120 unit kendaraan motor setiap bulan dan jika sepi pa didin hanya mampu menjual 80 unit motor.karna dengan antusias pa didin ingin mengembangkan usahanya di bidang jual beli kendaraan maka di awal tahun 2006 pa didin memulai dengan jual beli kendaraan roda empat.

Awal dari usahanya mengembangkan nama HIKMAH MOTOR tentu saja tidak semudah yang di bayangkan banyak orang,karna beliau harus melewati banyaknya ujian hambatan dan penipuan.tetapi beliau mampu melewati semua itu dan dijadikannya sebagai pembelajaran untuk lebih berhati hati dalam membeli dan menjual mau pun dalam bisnis apapun karna semua usaha itu mempunyai resiko yang seimbang dengan hasil keuntungan yang di terima.

Dari tahun 2003 hingga sekarang tahun 2019 Pa Hj Didin memiliki dua cabang showroom yaitu Showroom hikmah motor (khusus motor) di jln.Raya Indihiang dan Showroom hikmah motor (khusus mobil) di jln.Raya Cikoneng dan sekarang ia memiliki asset kendaraan lebih dari 300 unit motor dan 55 unit mobil.

Profil owner/pemilik Showroom Hikmah Motor : Nama : Didin Jaenudin

Umur : 45 Tahun

(3)

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Setiap instansi pada umumnya mempunyai struktur organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Adapun bentuk struktur organisasi pada Hikmah Motor adalah:

Sumber : Pegawai Hikmah Motor(2019)

Gambar III.1 Struktur Organisasi Hikmah Motor Fungsi dari struktur organisasi diatas sebagai berikut:

1. Owner/ Direksi

a. Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan. b. Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap

pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

c. Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

(4)

d. Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.

e. Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

f. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

g. Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya. h. Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

i. Sebagai pimpinan dari perusahaan 2. SPV Finance

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi (Pemasukan perusahaan melalui pemasaran)

b. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang

c. Bertanggung jawab membuat faktur penjualan, penagihan, dan laporan unit penjualan Cabang

d. Mengelola stok unit opname dan pelaporan. e. Mengendalikan SPK (Pemesanan Penjualan) 3. Bagian Accounting

a. Bertanggung jawab dalam segala pembukuan, asset, dan data-data SHOWROOM HIKMAH MOTOR, dan KOPRASI HIKMAH

b. Membuat pembukuan setiap transaksi yang dilakukan antar perusahaan dan kolega

c. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang.

(5)

d. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada konsumen dengan benar dan tepat waktu.

e. Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.

f. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.

g. Menginput penerimaan pembayaran dari konsumen, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran.

h. Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar. i. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan

memudahkan penelusuran dokumen.

j. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan.

4. SPV Marketing

a. Membuat daftar konsumen prospek sesuai dengan segmentasi yang diinginkan Perusahaan.

b. Melakukan proses penjualan sesuai daftar target yang sudah ditentukan dan disepakati bersama dengan koordinator.

c. Menyiapkan materi/tools yang akan digunakan dalam proses penjualan ke konsumen dan melalukan presentasi.

d. Melakukan proses penjualan mulai dari awal perkenalan, negosiasi sampai dengan pembuatan kontrak dengan konsumen. Mengkoordinir tim penjualan,

(6)

agar dapat meningkatkan tingkat penjualan dan apakah penjualan sesuai dengan target.

e. Membantu tim sales dan memberikan pelatihan dalam mencari dan melayani konsumen.

f. Membantu mengatasi permasalahan tim sales dan ikut melakukan atau mendampingi presentasi tim sales jika diperlukan.

g. Membuat strategi-strategi penjualan dan mensosialisasikan kepada tim sales. h. Memberikan laporan penjualan tim sales baik itu mingguan, bulanan atau

tahunan.

i. Memonitoring aktivitas tim sales.

j. Memonitoring penjualan dan pembayaran customer dari tim sales.

k. Mensosialisasikan dan memberitahu informasi mengenai penjualan yang baru kepada tim sales.

l. Bertanggung jawab atas outstanding pembayaran KOPRASI HIKMAH dalam bentuk penagihan ke debitur

5. Driver

a. Bertanggung jawab atas dokumen/ mobil yang termasuk dalam proses leasing b. Memelihara dalam setiap perbaikan/ kebersihan mobil

6. CS

a. Memelihara dalam setiap perbaikan/ kebersihan mobil

b. Bertanggung jawab atas kebersihan SHOWROOM HIKMAH dan setiap mobil c. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop,

(7)

d. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)

e. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan untuk Sistem Informasi Pengajuan Kredit Mobil pada Showroom Hikmah Motor Ciamis adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemilihan Mobil

Konsumen yang akan membeli mobil melihat-lihat mobil dengan datang langsung ke Showroom Hikmah Motor Ciamis. Disana tersedia mobil baru maupun mobil bekas. Konsumen bisa bertanya kepada marketing disana mengenai mobil-mobil tersebut. Kemudian konsumen memilih mobil yang akan dibeli. Marketing disana akan menghitungkan simulasi kredit untuk mobil yang akan dibeli. Konsumen mendapatkan simulasi kredit

2. Prosedur Pengajuan Kredit

Konsumen memilih leasing untuk mengajukan pengajuan kredit mobil. Marketing menerima aplikasi permohonan kredit dari konsumen melalui showroom tersebut. Marketing memberikan dan membantu konsumen mengisi Form Aplikasi Permohonan Pembiayaan (FAPP). Konsumen melengkapi persyaratan seperti KTP suami istri, Kartu keluarga, PBB. Setelah itu melakukan pengecekan fisik kendaraan dengan STNK & BPKB asli. Marketing melaporkan kepada SPV Marketing. SPV Marketing memproses pengajuan kredit apabila disetujui maka leasing melakukan pencairan dana ke showrom sesuai dengan nilai harga yang disepakati

(8)

3. Prosedur Pengelolaan Laporan

SPV Marketing merekap semua laporan pengajuan kredit. SPV Marketing membuat laporan pengajuan kredit. Laporan pengajuan kredit tersebut dilaporkan kepada owner.

3.3. Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

Berikut ini adalah diagram aktivitas untuk pengajuan kredit:

(9)

Gambar III.3 Diagram aktivitas pengajuan kredit

(10)

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukkan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat berupa:

1. Nama Dokumen : Formulir pengajuan

Fungsi : Sebagai formulir pengajuan kredit

Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan kredit Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : KTP

Fungsi : Sebagai persyaratan pengajuan kredit

Sumber : Konsumen

Tujuan : Marketing

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan kredit Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Kartu keluarga

Fungsi : Sebagai persyaratan pengajuan kredit

Sumber : Konsumen

(11)

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan kredit Bentuk : Lampiran A.3

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah: 1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembelian

Fungsi : Sebagai bukti pembelian

Sumber : Showroom

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan kredit Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Kuasa

Fungsi : sebagai pengambilan BPKB

Sumber : konsumen

Tujuan : Leasing

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pengajuan diacc Bentuk : Lampiran B.2

(12)

3.6. Permasalahan Pokok

Proses yang sedang berjalan sekarang memiliki beberapa permasalahan pokok. Permasalahan pokok dari penelitian ini diantaranya adalah:

1. Sistem pengajuan kredit mobil yang kurang efisien.

2. Terkadang muncul perbedaan simulasi kredit antara showroom dengan marketing 3. Proses bisnis pengajuan kredit memakan waktu yang lama

4. Pembuatan Laporan yang memakan waktu yang lama karena harus melihat dari catatan-catatan dan rentan untuk hilang ataupun rusak.

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan pokok diatas maka pemecahan masalahnya adalah: 1. Dibuatlah sistem informasi pengajuan kredit mobil dengan menggunakan metode

Extreme Programming (XP) karena XP merupakan metode pengembangan software yang cepat dan efisien.

2. Dibuatlah Sistem informasi pengajuan kredit mobil agar tidak ada lagi perbedaan simulasi kredit mobil tersebut

3. Dibuatlah Sistem informasi pengajuan kredit mobil agar proses pengajuan menjadi lebih cepat

4. Dibuatlah Sistem informasi pengajuan kredit mobil agar memudahkan dalam pembuatan laporan.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :