29
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Tescom merupakan usaha yang bergerak dibidang perdagangan, salah satu kegiatan yang ada pada Tescom pembelian Alat Tulis Kantor, Tescom ini melakukan pembelian barang dalam jumlah yang cukup besar, sehingga untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat Tescom memerlukan sistem yang baik dalam pengolahan datanya.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan usaha perdagangan, penulis akan menjelaskan secara rinci tentang usaha perdagangan dan sistem yang digunakan dalam Tescom, pendiri perusahaan, karyawan, lokasi atau tempat, serta ruang lingkup kegiatan pada Tescom.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Tescom adalah sebuah usaha perdagangan mulai dari penjualan alat tulis kantor, melayani costomer, membuat nota pembelian, juga packing barang. Usaha yang dirintis sejak 7 mei 1999, bertempat di Gedung ITC Mangga Dua Lantai 1 Blok E.1 NO.112 No 01933-02/pk/1.824.271/ di jalan Mangga Dua Raya Jakarta Utara. Dengan modal yang sangat umum usaha perdagangan ini hanya membuka penjualan alat tulis kantor, dengan 3 karyawan. Setelah beberapa bulan kemudian usaha perdagangan ini mengalami peningkatan dari mulai menambah karyawan,
dan pembelian Alat Tulis Kantor dengan jumlah yang banyak, karena banyaknya pesanan dari klien.
Satu tahun kemudian usaha perdagangan ini mulai membuka cabang lain bertempat di jalan Pasar Segar Cinere, Tescom Cinere didirikan pada tahun 2011,samapi saat ini usaha perdaganganya terus mengalami peningkatan, samapi saat ini karyawanya sudah mencapai 7 orang dan semakin banyak orderan dari klien.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi suatu usaha perdagangan ini suatu bentuk nyata dan persyaratan utama yang harus dimiliki usaha perdagangan ini, karena dapat menunjukkan fungsi garis wewenang serta kewajiban-kewajiban dari setiap personil yang menyandang.
Struktur organisasi pada Tescom dapat digambarkan sebagai berikut:
Sumber : Tescom
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Tescom Pemilik
Administrasi
Gudang Karyawan
Tugas dan fungsi dari struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Pemilik
a. Sebagai pemilik tertinggi yang bertugas mengatur dan membuat kebijaksanaan usaha
b. Menerima laporan atas berbagai kegiatan operasional Tescom c. Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi pada Tescom 2. Administrasi
a. Sebagai mengatur keuangan yang terjadi di Tescom b. Sebagai penerima laporan pemesanan barang
c. Sebagai pencetak dokumen atau berkas-berkas Tescom d. Menyimpan dokumen atau berkas-berkas Tescom 3. Gudang
a. Bertanggung jawab atas kelancaran keluar masuknya barang.
b. b.Memberikan informasi kepada pihak yang berkepentingan atas Persediaan barang, melakukan pengecakan barang digudang.
4. Karyawan
a. Sebagai melayani costomer yang dibutuhkan.
b. Bertanggung jawab mengirim barang kepada costomer yang memesan Alat Tulis Kantor.
c. Memberikan infromasi produk yang berkualitas kepada costomer.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan 1. Prosedur Pemesanan Barang
Pada proses ini bagian Gudang mengecek stok barang untuk Mengetahui Persediaan barang, ketika barang menunjukkan batas minimal,yang artinya
bagian gudang harus segera menginformasikan kepada bagian Administrasi untuk segera melakukan proses permintaan barang. Kemudian bagian Administrasi mengirim info untuk pemesanan barang kepada supplier.
2. Proses Penerimaan Barang
Pada proses ini supplier akan mengirim barang pemesanan kepada administrasi, kemudian Supplier memberikan invoice, delivery order,surat pesanan dan surat jalan. Masing-masing 2 lembar,lembar pertama dari invoice, delivery order,surat pesanan dan surat jalan dibeikan dijadikan Arsip Tescom, dan lembar invoice, delivery order,surat pesanan dan surat jalan dikembalikan kepada supplier dan supplier menerima invoice dsb.
3. Prosedur Pembayaran
Berdasarkan invoice dan surat pesanan maka bagian administrasi Melakukakan pembayaran kepada supplier melalui kas dan bukti transfer dengan jumlah tertera di invoice dijadikan Arsip Tescom. Kemudian bagian administrasi memberikan bukti pembayaran asli kepada supplier dan supplier menerima bukti pembayaran dari administrasi.
4. Pembuatan Laporan
Pada proses ini bagian administrasi membuat laporan pembelian Berdasarkan arsip invoice, arsip surat pesanan dan bukti transfer. Kemudian laporan telah diserahkan kepada Pemilik.
3.4. Unifed Modelling Language (UML)
Unifed Modelling Language adalah bahasa permodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Permodelan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan
yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Metode kolaborasi antara metode-metode Booch, OMT (Oject Modelling Technique), serta OOSE (Object Oriented Software Enggineering) dan beberapa
metode lainnya, merupakan metodologi yang paling sering digunakan saat ini untuk analisa dan perancangan sistem dengan metodologi berorientasi objek mengadaptasi naraknya penggunaan bahasa pemrograman berorientasi objek.
Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karen ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram konikasi, diagram urutan dan diagram perwaktuan digabung diagram interaksi.
3.4.1. Use Case Diagram
Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor- aktor (Suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
3.4.2. Activity Diagram
1. Activity Diagram Pemesanan Barang
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Pemesanan Barang
2. Activity Diagram Peneimaan Barang
Gambar III.3
Activity Diagram Proses Penerimaan Barang
3. Activity Diagram Pembayaran Invoice
Gambar III.4
Activity Diagram Proses Pembayaran Invoice
4. Activty Diagram Laporan Pembelian
Gambar III.5
Activity Diagram Proses Laporan Pembelian
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan yang mendukung terhadap jalan nya proses untuk mengasilkan dokumen keluaran. Dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan sebagai berikut :
3.5.1. Spesifikasi File Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah segala bentuk dokumen masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen yang digunakan pada Tescom yaitu :
1. Nama Dokumen : Permintaan Pemesanan
Fungsi : Digunakan mengaukan pemesanan barang Sumber : Gudang
Tujuan : Administrasi Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akan mengajukan Pembelian barang Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Diadakan sebagai dasar untuk membayar tagihan kepada supplier
Sumber : Supplier Tujuan : Administrasi Media : Cetakan Komputer
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan barang dari supplier Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Delivery order
Fungsi : Digunakan untuk memesn barang Sumber : Supplier
Tujuan : Administrasi Media : Cetakan Komputer Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap akan memesan barang kepada supplier Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Surat Pesanan
Fungsi : Diadakan sebagai dasar untuk membayar tagihan kepada supplier
Sumber : Supplier Tujuan : Administrsi
Media : Cetakan Komputer Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan barang kepada supplier Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Digunakan pada saat pengiriman barang Sumber : Supplier
Tujuan : Administrasi
Media : Cetakan Komputer Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan barang dari supplier Bentuk : Lampiran A-5
3.5.2. Spesifikasi File Dokumen Keluran 1. Nama Dokumen : Bukti transfer
Fungsi : Digunakan sebagai dasar bukti pembayaran kepada supplier
Sumber : Adiministrasi Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Digunakan sebagai bukti pembayaran kepada supplier Sumber : Administrasi
Tujuan : Suplier
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap setelah memesan barang kepada supplier Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Setiap bukti pencatatan pembelian
Sumber : Administrasi Tujuan : Pemilik
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali Bentuk : Lampiran B-3
3.6. Permasalahan Pokok
Dalam proses pengiriman barang Tescom, penulis menemukan beberapa permasalahan yang timbul dimana menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam penyajin infromasi yang tidak diharapkan leh bagian Administrasi. Adapun keterbatasan tenaga manusia menjadi pemicu permasalahan, sementara kegiatan perusahaan harus teteap berjalan, dengan melihat keadaan dalam proses ini, kiranya proses suatu sistem pengolahan data yang lebih baik sangat diperlukan.Permasalahan yang dapat dikemukakan adalah :
1. Kurir yang mengirim barang tidak sebanyak yang diperkirakan, sehingga memicu keterlambatan Dalam proses pengiriman.
2. Setiap pembuatan Laporan Pembelian, proses perhitungan menggunakan kalkulator, sehingga membuat Administrasi semakin lambat.
3. Penyimpanan bukti Pembayaran tidak tersusun rapih, sehingga pada saat pembuatan laporan kurang akurat.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan yang dijabarkan diatas maka penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan cara melakukan komputerisasi
sistem. Banyak sekali masalah yang dihadapi akibat sistem pembelian Aalat Tulis Kantor yang dilakukan secara manual. Serta hal ini sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada pada saat ini. Dengan hal ini hanya diperlukan waktu untuk mempelajari sistem yang diusulkan serta diharapkan mampu menerapkan. Secara garis besar yaitu sebagai berikut :
1. Meminimalkan resiko kesalahan dan kerangkapan data dalam pengolahan data.
2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi pada pembuatan Laporan dapat memudahkan bagian keuangan dalam pembuatan laporan, sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu.
3. Dapat menyajikan informasi yang lebih akurat, tepat waktu, efisien dan efektif sehingga dapat menggambil keputusan yang baik.
