SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PANTI

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA

PANTI ASUHAN PUTRA BORNEO SAMPIT

BERBASIS DESKTOP

N

i’

mah, Depi Ruda, Catur Hermawan

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Darwan Ali. Sampit, 74322

Email : nixmahjr@gmail.com

Abstraksi-

Pengolahan data administrasi pada panti asuhan putra borneo merupakan salah satu jenis pekerjaan yang senantiasa dikerjakan dalam melakukan pendaataan administrasi. Dengan banyaknya penyumbang, pengadopsi, tersebut pihak panti asuhan khususnya pengurus mengalami kesulitan dalam mengolah data-data tersebut. Hal ini disebabkan karena media pengolahan datanya tidak efesien. Sehinggga dalam setiap prosesnya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Untuk menanggulangi masalah tersebut, dirancanglah sebuah sistem baru berbasis komputer (terprogram) yang difungsikan sebagai media pengolahan data, baik data penyumbang maupun data administrasi dan data transaksi. Dengan dibuatnya program pengolahan data ini, maka kesulitan-kesulitan yang sering terjadi dapat ditangani. Adapun langkah-langkah utama dalam perancangan sistem tersebut adalah sebgai berikut :

Dalam pembangunan program aplikasinya, digunakan perangkat lunak Borland® Delphi 7 sebagai media pemrograman dan sebagai basis data digunakan SQL Server 2005, sedangkan sistem operasinya adalah Windows 7. Adapun pertimbangan dalam memilih perangkat lunak ini didasarkan pada :

- Dengan sistem operasi Windows 7, maka pihak panti asuhan bisa lebih mudah dalam pengoperasianya dengan sistem operasi yang sudah lama dikenal.

- Dengan bahasa pemrograman Borland® Delphi 7, maka interaksi antara pemakai dengan program aplikasi akan lebih komunikatif dan lebih terkontrol

- Dengan basis data SQL Server 2005, karena koneksi

database SQL Server 2005 lebih mudah dilakukan dalam Delphi.

Kelebihan yang dimiliki oleh sistem dan program aplikasi ini adalah selain dapat mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat, juga dapat proses penyusunan laporan dari setiap transaksi, dapat kapan saja dilihat (Preview) dan disajikan, baik dalam bentuk visual maupun secara fisik dalam sebuah media output (di layar monitor atau kertas).

(Kata Kunci : Administrasi, Borland® Delphi 7, SQL Server 2005)

I. PENDAHULUAN

Panti Asuhan Putra Borneo merupakan salah satu lembaga yayasan yang berada di kelurahan Ketepang Kecamatan Mentawa Baru Ketapang Kabupaten Kotawaringin Timur Provinsi Kalimantan Tengah. Pada sekarang ini sistem pengolahan data administrasinya masih menggunakan aplikasi perkantoran sebagai media pengolahan datanya. Memproses data seperti ini tentulah akan menyulitkan dalam hal pengolahan data dan penyajian laporan, hal ini juga

menyebabkan masih dibutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam proses pencarian data, serta kesulitan dalam pembuatan laporan untuk jangka waktu yang singkat, sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan dan keterlambatan dalam penyajian laporan.

Berdasarkan latar belakang dan pentingnya fungsi-fungsi administrasi tersebut, maka dirancang sebuah program yang berfungsi melakukan pencatatan administrasi pada Panti Asuhan Putra Borneao. Dan mengimplementsikannya kedalam sebuah program aplikasi berbasis GUI (Grafihc User Interface) serta akan dijadikan sebagai suatu topik penulisan tugas akhir, serta membantu pihak panti asuhan agar dapat mengatasi permasalahan yang ada sehingga memberikan hasil yang maksimal.

I. TINJAUAN PUSTAKA

A. Profil Panti Asuhan

Yayasan Yatim Piatu Putra Borneo Kabupaten Kotawaringin Timur dalam perjalanan sejarahnya mengalami pertumbuhan beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Yayasan Yatim Piatu Putra Borneo Kabupaten Kotawaringin Timur didirikan oleh KH. Muhammad Yusuf Al-Hudromy, MA pada hari Kamis Tanggal 16 Februari 1998 di kelurahan Ketepang Kecematan Mentawa Baru Ketapang Kabupaten Kotawaringin Timur Provinsi Kalimantan Tengah.

2. Ijin Operasional Organisasi Sosial/Lembaga Swakarya Masyarakat diterbitkan oleh kepala Kantor Wilayah Departemen Sosial Provinsi Kalimantan Tengah Nomor 2081/ORSOS.1/7/1999, tanggal 20 November 1999, yang dilanjutkan dengan bukti pendaftaran Organisasi Sosial Nomor :

446.3/445/ORSOS/VII/2008, pada Dinas Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat Kab.Kotim, tanggal 29 Juli 2006.

Sesuai Sk. Tim Formatur Nomor : 01/YPAP-Bahagia/IX/2008, tanggal 18 September 2011. Tentang Penetapan dan Pengangkatan Pengurus Yayasan Yatim Piatu “Putra Borneo” Kabupaten Kotawaringin Timur Periode 2011-2015.

B. Pengertian Sistem

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu [1].

C. Pengertian Informasi

Menurut Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolalaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan [5].

D. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan." [2]

E. Pengertian Panti Asuhan

Panti asuhan adalah suatu lembaga usaha kesejahteraan sosial pada anak terlantar dengan melaksanakan penyantuanan dan pengatasan anak terlantar, memberikan pelayanan pengganti orang tua/wali anak dalam memenuhi kebutuhan fisik, mental dan sosial kepada anak asuh sehingga memperoleh kesempatan yang luas, tepat dan memadai bagi pengembangan kepribadiannya sesuai dengan yang diharapkan sebagai bagian dari generasi penerus cita-cita bangsa dan sebagai insan yang akan turut serta aktif dalam bidang pembanguan nasiaonal. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa panti asuhan merupakan salah satu lembaga perlindungan anak yang berfungsi memberikan perlindungan terhadap hak anak-anak sebagai wakil orang tua dalam memenuhi kebutuhan mental dan sosial pada anak asuh agar mereka memiliki kesempatan untuk mengembangkan diri sampai mencapai tingkat kedewasaan yang matang serta mampu melaksanakan perannya sebagai individu dan warga negara dalam kehidupan bermasyarakat [1].

F. Delphi

Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat lunak pengembangan aplikasi yang sangat populer di lingkungan windows. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk membuat aplikasi apa saja, dari permainan (games) hingga ke aplikasi basis data [12] .

Pada dasarnya Integrated Development Environment (IDE) memiliki Delphi dibagi menjadi enam bagian utama, yaitu Menu, Speed Bar, Component Pallete, Form Disigner, Code Editor, dan Object Inspector [13] :

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut.

1. Main Menu

Menu utama pada Delphi memiliki kegunaan yang sama seperti fungsi program aplikasi Windows lainnya. 2. Toolbar

Delphi memiliki beberapa toolbar yang masing-masing memiliki perbedaan fungsi dan setiap tombol pada toolbar berfungsi sebagai pengganti suatu menu perintah yang sering digunakan.

3. Component Palette

Component Palette berisi kumpulan icon yang melambangkan komponen-komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component Library).

4. Form Designer

Form Designer merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai tempat untuk merancang program aplikasi.

5. Objek Inspector

Objek Inspector digunakan untuk mengubah properti atau karakteristik dari sebuah komponen. Objek Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan Events. 6. Code Editor

Code Editor adalah tempat dimana anda meletakkan atau menuliskan kode program dari program aplikasi yang anda buat, Code Editor dinamakan juga Unit.

7. Code Explorer

Digunakan juga untuk memudahkan pemakai berpindah antar file unit yang terdapat di dalam jendela Code Editor.

8. Object Tree View

Object Tree View menampilkan diagram pohon dari komponen yang bersifat visual maupun non visual yang terdapat dalam form.

G. SQL Server 2005

SQL Server adalah DBMS bertipe relasional yang memiliki rentang dari laptop dan komputer meja (desktop) hingga server perusahaan besar. SQL Server pertama kali dikembangkan lebih lanjut untuk bekerja di sistem operasi windows NT. Sejak 1994 Microsoft mengembangkan rilis SQL Server yang mandiri dari sybase. SQL Server menyediakan sekumpulan perkakas yang bermamfaat untuk pengembangan basis data, permohonan, perbaikan kinerja (tuning), serta administrasi [3].

H. Mengenal ODBC

Open Database Conectivity (ODBC)merupakan Aplication Programming Inteterface (API) database yang khusus digunakan untuk mengakses database relasional. ODBC terdapat dalam setiap komputer yang menggunakan Windows sebagai Sistem Operasinya karena ODBC merupakan bagian dari Windows Open System Architecture (WOSA) [14].

Gambar 1 IDE Delphi 7 Gambar 2 Diagram Aplikasi Database Client/Server

Penyumbang

Penyumbang _{Anak AsuhAnak Asuh}

0

Data keperluan rumah tangga

Laporan data anak asuh, Laporan data adobsi, Laporan data penyumbang, Laporan data pegawai, Laporan data sumbangan uang, Laporan data sumbangan barang, Laporan keperluan anak asuh, Laporan keperluan rumah tangga,

Data anak asuh, Data Keperluan anak,

Data pegawai Data pengadopsi

Data Anak Dalam ODBC disediakan berbagai Aplication

Programming Inteterface (API) yang berguna untuk menyederhanakan dan memberikan standar bagi berbagai kegiatan pemrograman. Keuntungan utama mempergunakan ODBC ini adalah fleksibilitas. Fleksibel disini artinya mengubah jenis database yang dipergunakan oleh sebuah aplikasi tidak akan mempengaruhi kode program aplikasi tersebut. Selain itu prosesnya cepat namun kompleks dan memiliki sebuah kurva belajar yang tajam.

ODBC terdapat dalam Control Panel Windows, yang ditunjukkan dengan icon Data Sources (ODBC). Hanya saja tempat tampilan ODBC dari menu taskbar tidak sama untuk beberapa system operasi Windows. Hal ini tergantung dari versi Windows itu sendiri.

Pada ODBC terdapat 2 hal penting yang berkaitan dengan koneksi ke database yaitu :

a) Database Driver

Yang sesuai dengan driver tersebut. Setiap database memiliki driver spesifik, sehingga dalam sebuah ODBC dapat berisi lebih dari 1 database driver.

b) Data Source Name (DSN)

Data Source Name (DSN) adalah nama/alias dari database yang digunakan oleh program, yang koneksinya melalui ODBC.

Dalam ODBC terdapat beberapa jenis Data Source Name yang akan menentukan otoritas pemakai database.

c) User DSN

User DSN bersifat Private bagi user pembuatnya, artinya DSN jenis ini hanya dapat di pergunakan/tampak oleh user yang membuatnya (atau user logi dengan user name pembuat DSN tersebut)

Catatan : sifat User DSN diatas hanya berjalan pada Windows NT.

d) System DSN

System DSN bersifat Publik dalam sebuah komputer, artinya semua user yang mempergunakan komputer dimana system DSN diinstall dapat mempergunakannya walaupun bukan pembuatnya.

e) File DSN

File DSN adalah satu-satunya DSN yang bias di share dan dapat dipergunakan komputer lain yang memiliki driver database yang sama, dengan demikian setting untuk koneksi ke database cukup dilakukan pada satu komputer saja dan komputer yang lain cukup me-load-nya saja. File DSN umumnya dipergunakan untuk aplikasi multi user pada suatu LAN. Setting Data Saurce Name pada setiap jenis database senantiasa berbeda. Setting koneksi ODBC,

II. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Hasil dari analisa sistem adalah laporan yang

dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahanya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.

A. Diagram Konteks

Gambar 3 Diagram Konteks

B. Diagram Berjenjang

C. Data Flow Diagram

Gambar 5 DFD Sistem Informasi Administrasi

III.IMPLEMENTASI

Implementasi Sistem merupakan cara menerapkan sistem dan menjalankan sistem agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Implementasi sistem dilengkapi dengan penjelasan-penjelasan agar pemakai mudah dalam memahami bagaimana program aplikasi dijalankan.

Proses pertama saat program ini dijalankan akan tampil sebuah form seperti pada gambar berikut ini :

A. Tampilan Menu Utama

Gambar 6 Menu Utama

Pada form terdapat beberapa menu yang berfungsi untuk mengendalikan program aplikasi sesuai dengan keinginan user, Menu dan submenu tersebut adalah sebagai berikut :

1.

Akses : Login, Logout, dan Exit.

2.

Menu Master submenu : Data Penyumbang, Data

Anak Asuh, Data Pegawai, Data Admin.

3.

Menu Transaksi submenu : Tranksaksi Adopsi

Anak, Transaksi Sumbangan Uang, Transaksi Sumbangan Barang, Transaksi Keperluan Anak, Transaksi Keperluan Rumah Tangga.

4.

Menu Laporan submenu : Laporan Sumbangan

Uang, Laporan Sumbangan Barang, Laporan Data Pegawai, Laporan Data Anak Asuh, Laporan Data Penyumbang, Laporan Keperluan Rumah Tangga, Laporan Keperluan Anak Asuh, Laporan Data Adopsi.

B. Menu Master

Pada menu master terdapat beberapa submenu, yaitu data penyumbang, data anak asuh, data pegawai, data admin seperti gambar berikut ini :

Gambar 7 Menu Master

C. Submenu Master Anak Asuh

Submenu ini akan menampilkan form master anak asuh seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 8 Form Master Anak Asuh

Form input ini data anak asuh ini digunakan untuk menginput data anak asuh, adapun form ini berisi sebagai berikut :

1. Nama anak, tempat lahir anak, tanggal lahir anak, jenis kelamin anak, tanggal masuk anak, status anak, keadaan orang tua, pengsuh utama, alasan penitipan, nama ayah, alamat orang tua

2. Tombol Simpan untuk proses penyimpanan data 3. Tombol Rubah untuk proses perubahan data apabila

terjadi kesalahan dalam pengisian data 1

1

Data Master

Anak Asuh Anak Asuh

3 3

Laporan

2 2

Data Transaksi

Penyumbang Penyumbang Pegawai

Pegawai Yayasan Yayasan

Data anak asuh Data keperluan anak

Daftar pegawai, Daftar anak asuh, Daftar adobsi anak, Daftar penyumbang, Daftar sumbangan uang, Daftar sumbangan barang, Daftar keperluan anak, Daftar Keperluan rumah tangga,

Data keperluan rumah tangga

Data sumbangan uang

Data sumbangan barang Data penyumbang

Data pegawai

Pengadobsi Pengadobsi

Data pengadobsi Kwitansi sumbangan uang

Kwitansi sumbangan barang

Data anak asuh Data akses pegawai

4. Tombol Hapus untuk proses penghapusan data yang sudah disimpan

5. Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form

D. Menu Transaksi

Pada menu transaksi terdapat beberapa submenu, yaitu transaksi sumbangan uang, transaksi sumbangan barang, transaksi keperluan anak asuh, tranksaksi keperluan rumah tangga, transaksi adopsi anak asuh seperti gambar berikut ini :

Gambar 9 Form Transaksi

E. Submenu Tranksaksi Data Sumbangan Uang

Submenu ini akan menampilkan form transaksi data sumbangan uang seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 10 Form Transaksi Sumbangan Uang

Form transaksi sumbangan uang digunakan untuk bertransaksi atau melakukan donasi sumbangan, adapun form ini berisi sebagai berikut :

1. Nama penyumbang diambil dari tabel penyumbang, tanggal sumbangan uang, jumlah sumbangan uang 2. Tombol untuk menambahkan kode penyumbang

yang diambil dari tabel penyumbang

3. Tombol Print Nota untuk mencetak kwitansi sumbangan uang

4. Tombol Simpan untuk proses penyimpanan data

5. Tombol Rubah untuk proses perubahan data apabila terjadi kesalahan dalam pengisian data transaksi sumbangan uang

6. Tombol Hapus untuk proses penghapusan data yang sudah disimpan

7. Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi sumbangan uang

Gambar 11 Menu Laporan

H. Laporan Submenu Daftar Anak Asuh

Submenu ini menampilkan semua daftar anak asuh dan mencetak data yang sudah diinput.

Gambar 12 Form Laporan Daftar Anak Asuh

Dengan mengklik tombol Lihat maka akan menampilkan semua daftar anak asuh untuk menampilkan print out yang siap dicetak ke mesin percetakan (priter). Dengan mengklik tombol Print, media tersebut sudah diatur sedemikian rupa, sehingga bentuk dan ukurannya disesuaikan dengan bentuk dan ukuran media keluarannya (Output). Bentuk form laporan daftar anak asuh seperti gambar berikut ini :

Gambar 12 Print Out Laporan Daftar Anak Asuh

A. KESIMPULAN

2. Dalam penyusunan data master data penyubang, data anak asuh, data pegawai, sudah dapat terdata dengan baik.

3. Dalam proses transaksi keperluan anak asuh dan keperluan rumah tangga sudah dapat dibuat dengan baik dan otomatis tetapi dalam pencatatan realisasinya masih belum terbuat.

4. Dalam proses transaksi sumbangan barang sudah dapat dilakukan secara otomatis tetapi dalam proses penyaluaran sumbangan barang kepada anak asuh masih belum terealisasi.

5. Dalam proses transaksi adopsi anak asuh sudah dapat dibuat dengan baik, sehingga dalam pengolahan data laporan dari setiap transaksi menjadi cepat dan akurat. 6. Dalam proses penyusunan laporan dari setiap

transaksi, dapat kapan saja dilihat (Preview) dan disajikan, baik dalam bentuk visual maupun secara fisik dalam sebuah media output (di layar monitor atau kertas).

7. perusahaan, sehingga kapan pun laporan-laporan tersebut dapat disajikan secara cepat.

B. SARAN

Dengan melihat hasil dari kesimpulan diatas, maka dapat diberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Transaksi keperluan anak asuh dan transaksi keperluan rumah tangga hanya mencatat permintaan keperluan anak asuh dan keperluan rumah tangga, diharapkan bagi peneliti selanjutnya dapat mencatat realisasi permintaan keperluan tersebut.

2. Transaksi sumbangan barang juga hanya mencatat sumbangan barang diharapkan kedepannya dapat melakukan pencatatan penyaluran sumbangan barang kepada anak asuh serta melihat stok dan sisa sumbangan barang.

3. Laporan keuangan yang dibuat sekarang masih dalam bentuk yang sangat standar atau sederhana, kedepannya agar laporan keuangannya dapat dibuat lebih rinci lagi.

4. Diharapkan untuk kedepannya, sistem informasi administrasi pada panti asuhan ini agar bisa dibuat berbasis web, untuk lebih mudah dalam melakukan transaksi penyumbangan dan melihat kegiatan seputar panti asuhan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] [Online]. Available:

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-2-00163-DI%20Bab2001.pdf. [Diakses 18 Desember 2015].

[2] [Online]. Available: http://www.almuzakki.com/pengertian-anak-yatim-dan-kedudukannya-dalam-islam.html .

[Diakses Selasa Januari 2016].

[3] [Online]. Available:

http://www.republika.co.id/berita/nasional/umum/15/06/13/ npup9u-ini-tata-cara-mengadopsi-anak-sesuai-undangundang. [Diakses Rabu Oktober 2015].

[4] [Online]. Available: httpdigilib.uin-

suka.ac.id31391BAB%20I%2C%20IV%2C%20DAFTAR% 20PUSTAKA.pdf. [Diakses Jumat Januari 2016].

[5] H. Jogiyanto, Analisis & Desain Informasi, Yogyakarta: Andi, 1999.

[6] J. HM, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005.

[7] K. &. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi Kelima-Jilid 1 penyunt., Jakarta: PT Indeks, 2010.

[8] Indrijani, Perancangan Basis Data dalam Allin1, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2011.

[9] K. E. Kendall dan J. E. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Jakarta: PT Indeks, 2006.

[10] Kristanto, Konsep dan Perancangan Database, Yogyakarta: ANDI, 2004.

[11] A. Nugroho, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, 2011.

[12] A. Kadir, Dasar Aplikasi Database MySql Delphi, Yogyakarta: Andi, 2004.

[13] P. Antony, Pemrograman Borland Delphi, Edisi 3 penyunt., Yogyakarta: Andi, 2000.