Penerapan Sistem Informasi Administrasi Keuangan pada Panti
Asuhan ‘Aisyiyah Pariaman
Sularno1, Faradika2,Idwar3
1,2,3Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Dharma Andalas Email: 1soelarno@unidha.ac.id, 2faradika@unidha.com, 3idwar68@yahoo.com
Abstrak
Penulis menggunakan metode Field Research yaitu dengan mengadakan penelitian langsung ke lapangan, dalam hal ini penulis langsung terjun ke Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. Dari hasil data yang dikumpulkan, selanjutnya penulis menggunakan metode laboratorium research yaitu mengolah hasil data penelitian di laboratorium komputer. Dari hasil penelitian ini di rancang suatu sistem pengolahan data administrasi keuangan, dimana dalam perancangan data tersebut dilakukan pengembangan terhadap informasi yang dihasilkan dari sistem lama dan terdapat cara kerja dari sistem itu sendiri dengan memanfaatkan sarana komputer sebagai alat bantu dan mengganti software yang digunakan dalam pengolahan data. Diharapkan sistem baru yang penulis rancang ini dapat menggantikan sistem lama, agar mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Sehingga rancangan tersebut dapat bermanfaat bagi Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman untuk mendapatkan informasi dalam proses Administrasi keuangan yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan Pimpinan.
Kata Kunci: Metode field research, metode laboratorium resear ch, administrasi keuangan
Abstract
In this study the authors use the method Field Research is to conduct research directly into the field, in this case the authors plunge into Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman. From the results of the data collected, the next writer using laboratory methods research that process the results of the research data in a computer laboratory. From this research we designed a data processing system of financial administration, which in the design of such data made the development of the information generated from the old system and there is the workings of the system itself by utilizing the computer system as a tool and replace the software used in data processing , It is expected that the new system design writer can replace the old system, in order to achieve the level of effectiveness and efficiency higher. So that the draft could be beneficial to Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman to obtain financial information in the administrative processes that are necessary in the decision making Leaders.
Keyword: Metode field research, metode laboratorium research, financial administration
1. PENDAHULUAN
Kemajuan Teknologi Informasi banyak membawa pengaruh terhadap penanganan informasi yang salah satunya adalah komputer. Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk memproses data, mengolah data dengan terlebih dahulu memberikan perintah yang logis padanya dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti komputer. Sehingga tercapai produktivitas pada suatu badan usaha yaitu dapat menciptakan suatu sistem informasi yang sempurna dan tepat guna, baik dalam segi pengolahan data maupun penyajian informasi yang dibolehkan.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak guna menjadi berguna bagi yang menerimanya [1]. Sedangkan sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [2].
Perkembangan teknologi yang begitu pesat, dijadikan motivator bagi para programmer untuk menciptakan alat bantu guna memberikan kemudahan dalam memecahkan berbagai permasalahan yang ada. Perencanaan sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu organisasi untuk menentukan kebutuhan sistem informasi dalam kurun 3 hingga 5 tahun mendatang dan menuangkan ke dalam rencana pengembangan sistem informasi [3].
Akan tetapi faktanya masih ada pihak-pihak yang belum mengoptimalkan pemanfaatan komputer tersebut. Salah satunya yaitu Panti Asuhan „Aisyiyah yang merupakan suatu Organisasi yang bergerak dibidang sosial yang telah mengunakan computer namun masih ada permasalahan dalam melakukan pengolahan data karena system yang digunakan dipanti asuhan ini belum menggunakan database sehingga membutuhkan waktu yang panjang untuk pengolahan data.
Semakin bertambah orang yang jadi donatur maka semakin bertambah pula data yang digunakan maka kebutuhan suatu pengembangan yang akurat untuk memudahkannya, supaya data tersebut tidak berserakan karena banyaknya selebaran kertas memakan tempat dan kurang efektif membuat data tersebut tidak akurat dan tidak efisien. Oleh sebab itu untuk mengatasi hal tersebut dikembangkanlah suatu sistem dengan menggunakan program dan database untuk masukan data.
Masalah yang terjadi di Panti Asuhan „Aisyiyah diantaranya masih menggunakan proses pengolahan data dan informasi secara manual. Pengolahan data dan informasi yang masih dilakukan secara manual menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala diantaranya yaitu pengolahan data yang memakan banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan, tingkat kesulitannya cukup tinggi dan tidak tersusun rapi informasi yang ada. Selebaran kertas memakan tempat untuk menyimpan data dalam bentuk dokumen, sehingga hal itu mempersulit ketika suatu informasi dibutuhkan. Dalam penerapan pengolahan data dan informasi untuk Panti Asuhan ‟Aisyiyah ini tidak dapat menunjang terhadap proses yang berjalan didalamnya.
Permasalahan lain juga muncul dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah sulitnya pengumpulan data sehingga terjadinya human error sehingga diharapkan dengan adanya pengembangan sistem informasi ini dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja khususnya pada Administrasi Keuangan pada Panti Asuhan „Aisyiyah ini.
2. METODE
Peneliti mengunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi di Panti Asuhan Aisyiyah Pariaman. Dalam pengambilan data peneliti melakukan dengan cara observasi secara langsung terhadap bagian administrasi dan keuangan dan dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dengan bagian keuangan dan administrasi Panti Asuhan Aisyiyah Pariaman. Alat analisis yang digunakan adalah Flowchart (bagan alir) merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami secara logika, terstruktur dan jelas. Implementasi program menggunakan bahasa Visual Basic 6.0 dengan database MySQL.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Sistem Informasi yang sedang Berjalan
Analisis mengenai sistem informasi pada umumnya dimulai dengan deskripsi mengenai apa itu data, informasi dan sistem berikut diskusi mengenai keterkaitan keduanya. Pemahaman mengenai hal ini juga didukung oleh pemisah antara terminalogi informasi formal dan nonformal, diskusi mengenai atribut yang mencerminkan nilai suatu informasi, dan analisis bagaimana informasi dapat dihasilkan dari data [4].
Pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman terutama pada bagian Administrasi Keuangan saat ini sudah
menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan tiap periodenya, tetapi belum optimal dalam pengolahan data sehari-hari. Dalam pembuatan laporan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel, sehingga ada kemungkinan informasi yang dihasilkan tidak akurat dan waktu yang cukup lama dan tidak efisiennya pekerjaan yang dilakukan.
Aliran Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan
Jika dilihat sistem yang sedang berjalan pada Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman dapat dilihat dalam aliran
informasi yang sedang berjalan sebagai berikut:
dan data pemasukan sehingga menghasilkan tiga rangkap kwitansi pemasukan, satu rangkap untuk diarsipkan, satu diserahkan ke bagian bendahara dan satu lagi diserahkan ke donatur.
2. Dari kwitansi pemasukan tersebut bagian bendahara membuat dan mencetak laporan pemasukan dan laporan donatur sebanyak dua rangkap yang kemudian akan diserahkan ke bagian pimpinan untuk di accepted (acc), dan laporan pemasukan dan laporan donatur yang telah di acc tersebut diserahkan kembali ke bagian bendahara sebanyak satu rangkap dan satu lagi diarsipkan di bagian pimpinan.
3. Bagian administrasi membuat permohonan pengeluaran kemudian diserahkan ke bagian bendahara untuk memasukkan data pengeluaran dan cetak kwitansi pengeluaran sehingga menghasilkan kwitansi pengeluaran sebanyak 2 rangkap, satu akan diserahkan ke bagian administrasi dan satu lagi dipergunakan untuk membuat dan mencetak laporan pengeluaran sebanyak dua rangkap, kemudian diserahkan ke bagian pimpinan untuk di acc.
4. Laporan pengeluaran yang telah di acc pimpinan tersebut satu rangkap akan di arsipkan di bagian pimpinan dan satu rangkap lagi akan dikembalikan kebagian bendahara.
5. Dari laporan pengeluaran acc tersebut bendahara membuat dan mencetak laporan posisi kas sebanyak dua rangkap, yang mana satu rangkap untuk diarsipkan dan satu lagi akan diserahkan ke bagian pimpinan.
Pada Gambar 1 menampilkan Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Sistem Data Administrasi Keuangan
Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman yang sedang berjalan.
Gambar 1. Aliran sistem informasi (ASI) lama
Dari gambaran tersebut penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada saat ini di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman.
a. Karena semakin banyaknya data Donatur yang akan dimasukkan setiap harinya di Panti Asuhan
„Aisyiyah Pariaman yang sedang mengalami perkembangan saat ini mengalami kesulitan dalam
pembuatan laporan data keuangan dan data donatur.
b. Banyaknya pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh karyawan, sehingga pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dan informasi yang diinginkan tidak akurat.
c. Terjadinya kesalahan informasi data donatur, sehingga akan menyulitkan dalam proses memasukkan data donatur maupun data keuangan.
Desain Input
Desain input merupakan suatu alat masukan data yang mana input dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan-laporan yang diinginkan, dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai sistem yang dimaksud dengan desain input disini adalah input yang langsung dihubungkan dengan proses komputer yaitu input yang melalui pengentrian dengan keyboa rd.
Adapun bentuk dari desain input yang dirancang pada sistem pengolahan data Administrasi keuangan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman diantaranya adalah Entry data donatur yang ditunjukan pada Gambar 2, Entry data jenis pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 3, Entry data pemasukan yang ditunjukan pada Gambar 4, dan Entry data pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 5.
Gambar 2. Entry data donatur
Gambar 4. Entry data pemasukan
Gambar 5. Entry data pengeluaran
4. SIMPULAN
Pembangunan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Panti Asuhan „Aisyiyah Pariaman ini merupakan pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk ditangani dengan sistem yang baru dibuat, dengan orientasi penggunaan hanya pada bagian Administrasi saja. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Proses pengolahan data Administrasi Keuangan yang tadinya dilakukan dengan manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan penyimpanan data yang masih berbentuk arsip-arsip berkas, sekarang sudah dilakukan secara komputerisasi dengan media penyimpanan data yang teratur dan aplikasi yang memiliki kepraktisan dan otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif. Dengan proses pengolahan yang dilakukan secara komputerisasi seperti input dan update data dapat meminimalisir kesalahan pada pencatatan dan penambahan data. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database, maka kemungkinan hilangnya data keuangan dapat diminimalisir dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, sehingga penyerahan laporan kepada pimpinan tidak lagi terlambat.
5. REFERENSI
[1] Sutabri, T. 2012. Analis Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta.
[2] Tantra, R. 2012. Manajemen Proyek Sistem Informasi. CV Andi Offse, Yogyakarta. [3] Kadir, A. 2014. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
