BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

33

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Menurut Undang-Undang No 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berlandaskan asas kekeluargaan dan bertujuan untuk mensejahterahkan anggotanya.

Koperasi Makmur Mandiri merupakan jenis dari Koperasi Simpan Pinjam (KSP). Secara umum ruang lingkup kegiatan usaha koperasi simpan pinjam adalah penghimpunan dan penyaluran dana yang berbentuk penyaluran pinjaman terutama dari dan untuk anggota. Pada perkembangannya memang koperasi simpan pinjam melayani tidak hanya anggota tetapi juga masyarakat luas.

Kegiatan simpan pinjam dilihat dari aspek passiva melakukan penghimpunan dana baik dari anggota ataupun masyarakat umum. Bentuk penghimpunan bisa berupa tabungan atau simpanan dan pinjaman modal.

Sedangkan dilihat dari aspek aktiva, koperasi simpan pinjam merupakan upaya untuk memperoleh laba dengan cara mengalokasikan dari hasil penghimpunan yang disalurkan kepada anggota dalam bentuk pinjaman.

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Koperasi Makmur Mandiri didirikan atas gagasan dan ide dari Drs.

Tumbur Naibaho, MM. Setelah bekerja lebih dari 20 tahun di perusahaaan asuransi yang cukup terkenal dan melihat keadaan perusahaan sebelumnya yang

(2)

sudah mulai tidak sehat serta banyaknya anggota keluarga khususnya dan masyarakat pada umumnya yang belum mempunyai pekerjaan sehingga timbul keinginan untuk membuat suatu lapangan pekerjaan. Pada Tahun 2005 mencoba membuka kantor cabang Koperasi Bersama Mandiri (KBM) yang berkantor dirumah sendiri di Perumahan Griya Asri 1 Tambun dan pada tahun 2008 memindahkan kantor ke Ruko Niaga Kali mas Bekasi Timur. Koperasi Bersama Mandiri adalah koperasi yang dimiliki oleh sesama karyawan kantor perusahaan terdahulu.

Dengan pengalaman yang dimiliki di bidang asuransi, pasar modal, dana pensiun, BPR dan koperasi maka pada 22 Juni 2009 timbul ide untuk mendirikan koperasi terpisah dari Koperasi Bersama Mandiri yang disepakati namanya menjadi Koperasi Makmur Mandiri dengan kantor pusat di Ruko Plaza Metropolitan Blok A 3 No 26 Tambun. Pada Desember 2014, kantor pusat pindah ke gedung sendiri di Ruko SUNCITY SQUARE Blok A No 8 Jl. M. Hasibuan Bekasi Barat hingga saat ini.

Koperasi Makmur Mandiri memiliki jaringan kantor cabang dan salah satu jaringan kantor cabang Jawa Barat khususnya Kabupaten Karawang beralamat di Jln. Wirasaba depan PT. Pindodeli I Karawang Barat dengan Ijin Badan Usaha Nomor 18/SK/KOPERASI & UMKM.518/VI/2009 dari Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Bekasi 22 Juni 2009.

Adapun visi, misi, motto, tujuan dan semboyan Koperasi Makmur Mandiri sebagai berikut:

VISI:

Menjadi salah satu koperasi terbaik di Indonesia.

(3)

MISI:

1. Menciptakan kesejahteraan bagi para anggota yang berkesinambungan 2. Berdaya guna sebagai mitra strategis dan terpercaya bagi anggota 3. Berkontribusi dalam perkembangan perkoperasian di Indonesia

4. Mengelola koperasi dan unit usaha secara professional dengan menerapkan “Good Corporate Governance”.

MOTTO:

Maju dan Tumbuh Bersama Anggota.

TUJUAN:

KSP Makmur Mandiri bertujuan untuk memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan.

SEMBOYAN:

Bekerja dengan ramah, senyum dan bersahabat.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Memahami pengertian organisasi sangat penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Secara umum organisasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari kelompok individu yang melalui suatu hierarki sistematis dalam pembagian kerja. Untuk mengorganisasikan kegiatan perusahaan yang baik diperlukan adanya suatu struktur organisasi yang baik dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut dapat dilihat hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung di dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.

(4)

Struktur organisasi dan fungsi Koperasi Makmur Mandiri cabang Karawang alamat Jln. Wirasaba depan PT. Pindodeli I Karawang dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

RAPAT ANGGOTA

PENGURUS:

KETUA : Drs. Tumbur Naibaho, MM SEKRETARIS : Mellyda Simbolon, S.Sos BENDAHARA : Tumpulina Sitanggang

PENGAWAS:

KETUA : Ir. Rimmi Butar-Butar ANGGOTA : Agus Harlen, SE, MM ANGGOTA : Candra Ego Naibaho,SE INTERNAL ANGGOTA : Romaulup Harahap INTERNAL ANGGOTA : Marolop Habeahan

KOPERASI MAKMUR MANDIRI Jln. Wirasaba depan PT. Pindodeli 1 Karawang

MANAGER : Asep Saipudin WAKIL MANAGER : Sardi Manurung KASIR : Melisa Samosir ADMINISTRASI : Astri Turnip MARKETING : Hamson Sitanggang MARKETING : Angga Lumbantobing MARKETING : Irvan Manurung MARKETING : Taufan Indrawan:

Sumber : Koperasi Makmur Mandiri (2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi Koperasi Makmur Mandiri

(5)

Adapun tugas dan fungsi dari struktur organisasi pada Koperasi Makmur Mandiri sebagai berikut:

1. Rapat Anggota

Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi yang merupakan pertemuan para pemilik koperasi yang diselenggarakan secara demokratis. Rapat anggota berfungsi dalam membahas dan memutuskan seperti rancangan program kerja, rancangan anggaran belanja koperasi, peraturan-peraturan, masa depan koperasi, laporan pertanggungjawaban pengurus dan pengawas, pemilihan pengurus dan pengawas, serta peraturan khusus lainnya. Rapat anggota dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun.

2. Pengawas

Adanya fungsi pengawasan dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengawas bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan seluruh keputusan Rapat Anggota yang dilakukan oleh pengurus. Pengawas bertanggung jawab kepada Rapat Anggota. Pengawas dipilih dalam rapat anggota.

3. Pengurus

Pengurus dipilih dari dan oleh koperasi dan berperan mewakili anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun koperasi. Pengurus dapat menunjuk manager dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan

(6)

fungsi usaha sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan bertanggung bertanggung jawab kepada Rapat Anggota. Unsur-unsur pengurus Koperasi Makmur Mandiri terdiri atas Ketua, Wakil ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Internal Audit.

4. Manager

Manager bertugas dan diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggota. Manajer diangkat oleh pengurus dan bertanggung jawab kepada pengurus. Untuk menjalankan usaha koperasi, manajer dapat mengangkat karyawan atas dasar persetujuan pengurus dalam menangani kegiatan operasional dan usaha koperasi.

5. Wakil Manager

Wakil manager merupakan perpanjangan tangan seorang manager. Dalam menjalankan tugasnya wakil manager memiliki tugas yang hampir sama dengan manager dan bertanggung jawab kepada manager.

6. Staff Kasir

Staff kasir bertugas dalam mengelola keuangan koperasi. Kasir akan menerima dan mencatat setiap setoran yang masuk dari anggota dan memberikan pinjaman kepada anggota yang berkas-berkasnya sudah memenuhi syarat. Staff kasir akan membuat laporan keuangan dan mempertanggung jawabkannya kepada manager.

(7)

7. Staff Admin

Staff admin bertugas menginput dan mengolah data-data dari setiap anggota atau nasabah koperasi. Admin juga bertugas melayani para anggota yang datang berkunjung ke kantor koperasi.

8. Marketing

Marketing bertugas untuk melakukan survey terhadap calon anggota yang akan menjadi penentu diterima atau tidaknya anggota tersebut., melakukan penarikan setoran anggota via ATM dan promosi produk koperasi.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan yang terdapat pada Koperasi Makmur Mandiri sebagai berikut:

1. Prosedur Pendaftaran Anggota

Sebelum mengajukan pinjaman pada koperasi makmur mandiri, calon anggota harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran sebagai anggota koperasi dengan membawa berkas berupa surat-surat jaminan yang terdiri dari Surat Karyawan (SK) baik berupa Surat Pengangkatan Kerja (SPK), Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Surat Keterangan Aktif Bekerja (SKAB), kartu Jamsostek atau BPJS Ketenagakerjaan dan saldonya, buku tabungan, kartu Anjungan Tunai Mandiri (ATM), slip gaji, ijazah terakhir, fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), fotokopi kartu keluarga dan pas foto berwarna 4x6 cm dua lembar. Surat-surat jaminan ini kemudian

(8)

diserahkan kepada bagian administrasi untuk dicek oleh staff admin. Untuk proses pengecekannya, admin mengisi dan melakukan check list satu persatu kelengkapan dari setiap surat-surat jaminan calon anggota tersebut pada formulir tanda terima surat-surat jaminan berupa kertas karbon rangkap dua.

Setelah semua surat-surat dinyatakan lengkap, kemudian admin menyerahkan kertas karbon kepada calon anggota sebagai bukti surat jaminan yang sudah diserahkan ke koperasi dan kertas asli disimpan sebagai arsip. Setelah itu admin menyerahkan formulir calon anggota untuk diisi oleh calon anggota. Adapun tujuan formulir ini adalah untuk mengetahui data diri dan data pekerjaan dari calon anggota. Formulir yang telah diisi dan ditandatangani calon anggota kemudian diserahkan kembali kepada admin untuk dicatat menjadi anggota atau nasabah koperasi Makmur Mandiri.

2. Prosedur Peminjaman

Setelah calon anggota terdaftar menjadi anggota atau nasabah koperasi makmur mandiri dan hendak mengajukan pinjaman, maka proses selanjutnya staff admin menyerahkan formulir permohonan pengajuan pinjaman kepada anggota untuk diisi dan ditandatangani. Adapun tujuan pengisian formulir ini adalah sebagai permohonan anggota atas jumlah uang yang hendak dipinjam. Setelah formulir permohonan pengajuan pinjaman sudah diisi dan ditandatangi anggota, formulir tersebut kemudian diserahkan kembali kepada admin. Selanjutnya admin menyerahkan kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh kasir dan manager, surat pengakuan hutang yang ditandatangani oleh manager, kartu angsuran pinjaman anggota

(9)

yang ditandatangani oleh petugas dan manager kepada anggota dan surat kuasa pencairan jamsostek/bpjs dan surat kuasa pengambilan gaji yang ditandatangani oleh anggota. Adapun tujuan surat kuasa pencairan jamsostek adalah untuk memberikan kuasa kepada Koperasi Makmur Mandiri untuk mencairkan dari saldo jamsostek/bpjs apabila angsuran pinjaman menunggak selama dua bulan. Sedangkan surat kuasa pengambilan gaji adalah memberi kuasa kepada koperasi untuk mengambil gaji dan seluruh saldo di rekening anggota setelah dipotong kewajiban di koperasi dan menyisakan saldo minimal saja pada kartu. Masing-masing kwitansi, surat dan kartu tersebut diserahkan rangkap dua yang berupa kertas asli dan karbon. Setelah anggota setuju dan sudah menandatangani surat, kartu dan perjanjian tersebut, selanjutnya admin mengambil kertas yang asli untuk disimpan dan dijadikan arsip dan menyerahkan kertas karbon sebagai pertinggal dan bukti permohonan dan perjanjian kedua belah pihak untuk anggota atau nasabah. Selanjutnya bagian marketing mendatangi dan melakukan survey kempat tinggal anggota tersebut. Jika survey melihat data anggota tersebut adalah benar maka marketing menyerahkan uang tersebut kepada anggota secara tunai untuk dipinjam.

Pada akhir bulan admin membuat laporan pinjaman yang diserahkan kepada manager.

3. Prosedur Pembayaran Pinjaman

Setelah tiba jangka waktu untuk pembayaran angsuran pinjaman sesuai yang disepakati bersama dalam Surat Pengakuan Hutang, anggota kemudian mendatangi kantor Koperasi Makmur Mandiri utk proses pembayaran.

(10)

Adapun proses pembayaran yang dimaksud dalam hal ini adalah transfer uang angsuran pinjaman dari kartu ATM anggota ke rekening koperasi.

Admin menyerahkan kartu ATM anggota kepada marketing. Marketing melakukan transfer dari ATM anggota ke rekening koperasi dan seluruh sisa gaji anggota ditarik tunai oleh marketing. Jadi secara langsung anggota tidak melakukan pembayaran, karena dipotong langsung oleh bagian marketing dari saldo yang terdapat pada kartu ATM anggota yang sebelumnya disimpan oleh koperasi sebagai syarat perjanjian. Selanjutnya oleh marketing, struk bukti transfer diserahkan kepada kasir sedangkan sisa gaji anggota dan kartu ATM anggota dikembalikan kepada admin. Kasir mencatat pembayaran angsuran anggota. Kasir menyerahkan sisa gaji dan struk bukti transfer kepada anggota. Pada akhir bulan kasir membuat laporan pembayaran pinjaman yang diserahkan kepada manager.

3.3. Diagram Alir Data

Diagram alir data merupakan simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dan menunjukkan arus data atau dokumen-dokumen masukan dan dokumen keluaran.

Berikut adalah gambaran diagram alir data sistem berjalan pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang :

(11)

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Calon Anggota

0 SISTEM PEMINJAMAN PADA KOPERASI

MAKMUR MANDIRI KARAWANG

Manager FCA acc

TTSJ acc Fotokopi KK

FCA

Anggota Marketing

Slip Gaji Kartu ATM Buku Tabungan

Kartu BPJS

KAPA KTTU acc SPH acc KAPA acc

SKPJ & SKPG Surat Karyawan

FPPP FPPP acc

SPH acc KTTU acc SBT acc KAPA acc

SKPJ & SKPG acc

Kartu ATM

Kartu ATM acc KAPA

KAPA acc SBT SPH KTTU Fotokopi KTP

Ijazah Terakhir

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga FCA : Formulir Calon Anggota TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

SPH : Surat Pengakuan Hutang

KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang SBT : Struk Bukti Transfer

KAPA : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota

SKPJ dan SKPG : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa

Pengambilan Gaji

(12)

2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Calon Anggota

1

PENDAFTARAN ANGGOTA

D1 Arsip surat-surat jaminan

D2 Arsip FCA acc

D3 Data Pinjaman Anggota

2

PEMINJAMAN Manager

KAPA 2 KTTU acc

3

PEMBAYARAN PINJAMAN

Anggota

SPH acc Surat Karyawan

Kartu BPJS Buku Tabungan

Kartu ATM Slip Gaji Ijazah Terakhir

Fotokopi KTP Fotokopi KK

FCA acc FCA TTSJ acc

Surat Karyawan Kartu BPJS Buku Tabungan

Kartu ATM Slip Gaji

Ijazah Terakhir Fotokopi KTP Fotokopi KK

TTSJ

FCA acc FCA acc

KTTU KTTU acc

SPH SPH acc KAPA 1 KAPA 1 acc

FPPP acc

Kartu ATM Kartu ATM acc

SBT FPPP

FPPP acc SPH

Marketing

SPH acc SKPJ & SKPG acc

SKPJ & SKPG acc

KAPA 2 KAPA 2 acc

SBT acc SKPJ & SKPG

KTTU acc Data Pinjaman

Kartu ATM Kartu ATM acc

KAPA 1 acc KAPA 1 acc

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga FCA : Formulir Calon Anggota TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

SPH : Surat Pengakuan Hutang

(13)

KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang SBT : Struk Bukti Transfer

KAPA 1 : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota bukti angsuran untuk koperasi

KAPA 2 : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota bukti angsuran untuk Anggota.

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan pada koperasi makmur mandiri karawang dibagi menjadi spesifikasi bentuk dokumen masukan dan spesifikasi bentuk dokumen keluaran.

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan meliputi parameter-parameter sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota

Sumber : Calon anggota

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap kali ada calon anggota baru

Format : Lihat lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Kartu BPJS Ketenagakerjaan

Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota Sumber : Calon anggota

Tujuan : Admin

(14)

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

3. Nama Dokumen : Buku Tabungan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu buah buku

4. Nama Dokumen : Kartu ATM

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

5. Nama Dokumen : Slip gaji

Tujuan : Admin

(15)

Media : Kertas

6. Nama Dokumen : Ijazah terakhir (SMA)

Tujuan : Admin

Media : Kertas

7. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Tujuan : Admin

Media : Kertas

8. Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Tujuan : Admin

(16)

Media : Kertas

9. Nama Dokumen : Formulir calon anggota Fungsi : Pengisian data calon anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Calon anggota, admin

Media : Kertas

10. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman Fungsi : Pengisian data pinjaman anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Anggota, admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran A-10

11. Nama Dokumen : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Fungsi : Bukti untuk pemotongan gaji dan saldo jamsostek apabila pembayaran menunggak.

(17)

Sumber : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran A-11

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat tanda terima surat-surat jaminan Fungsi : Bukti penyerahan surat-surat jaminan calon

anggota kepada admin

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Format : Lihat lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Tanda Terima Uang

Fungsi : Bukti pembayaran uang oleh koperasi

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota

(18)

3. Nama Dokumen : Surat Pengakuan Hutang

Fungsi : Sebagai perjanjian atas peminjaman uang

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota

4. Nama Dokumen : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota Fungsi : pencatatan pembayaran angsuran anggota

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada pembayaran angsuran oleh anggota

5. Nama Dokumen : Struk Bukti Transfer

Fungsi : bukti penarikan saldo pembayaran angsuran

Sumber : marketing

Tujuan : Anggota, kasir

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada penarikan angsuran oleh marketing

(19)

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan pengamatan ke kantor Koperasi Makmur Mandiri dan wawancara dengan karyawan koperasi, penulis memperoleh beberapa permasalahan yang dihadapi dalam proses peminjaman yaitu belum ada sistem otomatis komputer sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengolahan data karena proses pencatatan, penyimpanan berkas masih dilakukan manual. Data anggota juga rentan akan kehilangan, tercecer, atau menjadi menumpuk. Ketelitian dalam proses pencatatan pembayaran kurang akurat sehingga bisa mengakibatkan salah perhitungan dan kerugian untuk koperasi maupun anggota.

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada sistem berjalan Koperasi Makmur Mandiri, penulis mengajukan beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Dengan membuat program berbasis komputerisasi sistem untuk proses pengolahan data proses peminjaman. Dalam hal ini penulis mengajukan untuk menggunakan program visual basic untuk pengolahan data sehingga kinerja karyawan menjadi efektif, lebih cepat dalam pencarian data dan akurat.

2. Penggunaan komputer untuk menyimpan data-data peminjaman dari bentuk arsip menjadi file master agar keamanan data nya terjamin.