Diaju
Progr
JUR
FAKULT
UNIVE
jukan untuk M
gram Strata Sa
Fakultas Te
Universit
RED
RUSAN TE
TAS TEKN
ERSITAS
B
SKRIPSI
Menempuh U
Satu Jurusan T
Teknik dan Ilm
itas Kompute
DI SETIAB
10105212
EKNIK IN
NIK DAN
S KOMPUT
BANDUN
2011
SI
Ujian Akhir S
n Teknik Infor
Ilmu Kompute
ter Indonesia
ABUDI
12
INFORMA
N ILMU KO
UTER INDO
NG
r Sarjana
formatika
ter
ATIKA
OMPUTE
DONESIA
CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Oleh
REDI SETIABUDI
10105212
PT Frisian Flag Indonesia adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang produsen susu terbesar di Indonesia bahkan didunia yang memproduksi
produk-produk bernutrisi yang dijamin kualitasnya, serta mempunyai komitmen
untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh pelanggan di
Indonesia.
Untuk mewujudkan semua itu PT Frisian Flag Indonesia membuat terobosan
baru yaitu dengan membuka departement DFC yang berfungsi untuk memperluas
jaringan pemasaran yang selama ini belum terjangkau. Selain itu juga PT Frisian
Flag Indonesia ingin menjaga hubungan baik dengan pelanggan yang sudah
terjalin selama ini yaitu dengan cara meningkatkan kualitas pelayanan terhadap
pelanggan sampai dengan lapisan pelanggan terbawah.
Dimana aplikasi Sistem Informasi Penjualan ini juga dapat memudahkan
user dalam melakukan pengolahan data barang dan pengolahan transaksi
DEPARTEMENT DFC CONCEPT APPLIES
CRM ( CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)
By
REDI SETIABUDI
10105212
PT Frisian Flag Indonesia is one of peripatetic company is area [by] the biggest milk producer in Indonesia even is a world of producing nutrition products guaranteed by its(the quality, and has commitment to give best service to all cutomer?client in Indonesia.
To realize it all PT Frisian Flag Indonesia makes new breakthrough that is with opening departement DFC functioning to extend marketing network which during the time has not been reached. Besides also PT Frisian Flag Indonesia wish to take care of good relationship with cutomer?client which has intertwined till now that is by the way of increasing quality of service to cutomer?client up to cutomer?client layer under.
Where system application of this Informasi Penjualan also can facilitate user in doing goods data processing and processing of sales transaction of goods.
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas
rahmat serta hidayahNya yang selalu terpancar kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini dengan judul “SISTEM INFORMASI PEMASARAN
BARANG DI PT FRISIAN FLAG INDONESIA CABANG BANDUNG DEPARTEMEN DFC MENGGUNAKAN KONSEP CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) ”. Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh ujian akhir program Strata Satu Jurusan Teknik
Informatika pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
Adapun maksud dan tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah untuk
membangun aplikasi system informasi penjualan barang dengan tujuan agar
memberi kemudahan bagi departemen DFC dalam pengolahan data barang,
supplier, pelanggan, dan dalam hal transaksi serta untuk bisa menjalankan
program promosi yang tepat dan akurat.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih
terdapat kekurangan, yang dikarenakan oleh keterbatasan pengetahuan,
kemampuan, dan pengalaman yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis
senantiasa akan menerima masukan baik berupa kritik maupun saran-saran yang
ditujukan demi kesempurnaan skripsi ini dimasa yang akan datang.
Dengan segala kerendahan hati perkenankanlah penulis untuk
menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
penulis sehingga skripsi ini selesai, terutama kepada :
1. Bapak Irfan Maliki,ST selaku dosen pembimbing, terima kasih atas ilmu serta
arahannya dalam penyusunan skripsi ini.
2. Tri Mardi Yono selaku RSM SO3 PT Frisian Flag Indonesia Cabang Bandung,
tidak ternilai.
5. Istri “Bunda” dan anakku Muhamad Virgi Fay tercinta yang setia menunggu
dan tak henti-hentinya mendo’akan agar skripsi ini bisa berjalan lancar tepat
pada waktunya.
6. Hapip, Komarudin, Pak Rolando, dan anak-anak kelas IF 4 yang tidak bisa
penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan serta bantuannya
yang tidak mungkin penulis bisa lupakan.
Semoga Allah SWT dapat membalas semua kebaikan dan ketulusan hati
yang telah diberikan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. Akhir kata,
penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
v LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR SIMBOL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Identifikasi Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan ... 2
1.4. Batasan Masalah ... 3
1.5. Metodologi Penelitian ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Umum ... 7
2.1.1.Sejarah PT Frisian Flag ... 7
vi
2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem……….10
2.2.2.2Bentuk Umum Sistem...12
2.2.2.3Karakteristik Sistem………12
2.2.2.4Analisis Sistem………14
2.2.3.Konsep Dasar Informasi………..14
2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi………...15
2.2.3.2 Siklus Informasi……….15
2.2.3.3 Kualitas Informasi………..16
2.2.3.4 Nilai Informasi………...17
2.2.3.5 Komponen Sistem Informasi……….17
2.2.4. Flow Map………....17
2.2.5. Pemodelan Sistem………...18
2.2.6. Pendekatan Analisis Sistem………18
2.2.6.1. Diagram Kontek………18
2.2.6.2. ERD……….. 18
2.2.6.3. DFD……….. 20
2.2.6.4 Kamus Data………... 20
2.2.7. Basis Data………...21
2.2.7.1. Pengertian Basis Data………...21
vii
2.2.7.6. Tujuan Basis Data……….22
2.2.7.7. Pengguna Basis Data……… 23
2.2.7.8. DBMS………...23
2.2.8. Borland Delphi………24
2.2.9. Mysql….………..25
2.2.10 Crm……….25
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis sistem ... 29
3.1.1 Analisis Masalah ... 29
3.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang Berjalan ... 30
3.1.2.1 Prosedur Pemesanan ... 30
3.1.2.2 Prosedur Penjualan ... 33
3.1.2.3 Prosedur Pelaporan………...35
3.1.3. Analisis Kebutuhan Non Fungsional………. 35
3.1.3.1. Analisis Perangkat Lunak……… 35
3.1.3.2. Analisis Perangkat Keras………. 36
3.1.3.3. Analisis Pengguna………37
3.1.4. Analisis Kebutuhan Fungsional………...38
3.1.4.1. Perancangan Kode………38
viii
3.1.5.4. Kamus Data……….……… 59
3.1.5.5. Perancangan Relasi Tabel……….65
3.1.5.5. Relasi Tabel………..56
3.1.5.6. Perancangan Antar Muka……….69
3.1.5.7. Struktur Menu………..79
3.1.5.8. Perencanaan Pesan………...80
3.1.5.9. Jaringan Simantik……….81
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Implementasi ... 83
4.1.1 Perangkat Lunak Pembangun ... 83
4.1.2 Perangkat Keras Pembangun ... 84
4.1.3 Implementasi Basis Data (Database) ... 84
4.1.4 Implementasi User Interface ... 87
4.1.4.1 Tampilan Login ... 87
4.1.4.2 Tampilan Daftar User ... 88
4.1.4.3 Tampilan Menu Utaman ... 89
4.2 Pengujian ... 90
4.2.1 Rencana Pengujian ... 90
ix
4.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 98
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 99
5.2 Saran ... 99
DAFTAR PUSTAKA ... 100
Janner Simarmata dan Iman Paryudi. 2006. Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Nugroho, Bunafit, 2004.MYSQL. Yogyakarta : Gafa Media
Pressman, R . S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi Sutabri, Tata, 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Sutabri, Tata, 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
1
Perkembangan dan kebutuhan akan teknologi yang pesat pada saat sekarang
ini, terutama dalam dunia bisnis, menciptakan peluang serta ancaman bagi
perusahaan untuk terus berkembang. Oleh karena itu, suatu sistem komputerisasi
yang bisa menawarkan kecepatan dan ketepatan dalam penyajian, penyimpanan,
serta manipulasi data dan informasi yang akan mendukung dalam meningkatkan
pelayanan terhadap pelanggan.
PT Frisian Flag Indonesia adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang produsen susu terbesar di Indonesia bahkan didunia yang memproduksi
produk-produk bernutrisi yang dijamin kualitasnya, serta mempunyai komitmen
untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh pelanggan di
Indonesia.
Untuk mewujudkan semua itu PT Frisian Flag Indonesia membuat terobosan
baru yaitu dengan membuka departement DFC yang berfungsi untuk memperluas
jaringan pemasaran yang selama ini belum terjangkau. Selain itu juga PT Frisian
Flag Indonesia ingin menjaga hubungan baik dengan pelanggan yang sudah
terjalin selama ini yaitu dengan cara meningkatkan kualitas pelayanan terhadap
pelanggan sampai dengan lapisan pelanggan terbawah.
Tetapi setelah berjalannya department DFC ini muncul masalah-masalah baru
seperti dalam pengolahan data barang, data suplier, data pelanggan, penjualan
barang, pemesanan barang, pembayaran, serta dalam pengolahan update program
promo masih dilakukan secara manual. Untuk mengetahui pencapaian penjualan
yang sudah dicapai dalam skala harian, bulanan maupun tahunan masih kesulitan
karena harus melihat data transaksi dalam catatan transaksi penjualan manual.
Apalagi dalam mengetahui pelanggan yang belum melakukan pembayaran saja
masih kesulitan karena harus membuka data penjualan yang sudah terjadi dengan
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka identifikasi
masalah yang dihadapi departement DFC yaitu :
(1). Dalam pengolahan data barang, data suplier, data pelanggan, data
penjualan barang, pemesanan barang, dan pembayaran, departement DFC
memerlukan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.
(2). Untuk mengupdate program promosi masih dilakukan secara manual,
sehingga suka terjadi kesalahan dalam penghitungan pemotongan harga
dan waktu periode programnya.
(3). Dalam mengetahui pelanggan yang belum melakukan pembayaran masih
kesulitan.
(4). Belum bisa melihat pencapaian penjualan yang sudah terjadi baik dalam
skala harian, bulanan maupun tahunan.
(5). Tidak dapat mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran pelanggan.
1.3. Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas
akhir ini adalah
. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai
adalah sebagai berikut :
1. Untuk memberikan kemudahan pada bagian penjualan barang dalam
mengolah data agar rapi terstruktur dan tersimpan dengan baik.
2. Membantu perusahaan dalam meningkatkan pelayanan yang dapat
diberikan kepada pelanggan yaitu dengan cara menjalankan
program-program promosi yang merupakan penerapan dari konsep CRM.
3. Dapat menampilkan informasi data pelanggan yang belum melakukan
pembayaran.
4. Dapat menampilkan informasi status pelanggan yang belum melakukan
5. Dapat melihat pencapaian jumlah transaksi dan jumlah rupiah pada skala
harian, bulanan maupun tahunan.
6. Bisa menampilkan data stok barang yang kritis, sehingga bisa membantu
pihak DFC untuk melakukan pemesanan barang dengan tepat agar tidak
terjadi kekurangan barang digudang.
7. Menambah pengetahuan dalam mengembangkan dan menerapkan ilmu
yang pernah didapat dibangku kuliah serta menambah wawasan.
1.4. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas,
diantaranya adalah sebagai berikut :
1) Sumber data berasal dari pihak Frisian Flag.
2) Pengolahan data hanya meliputi data barang, data suplier, data
pelanggan, data penjualan barang, data pemesanan barang dan
pembayaran.
3)Adapun untuk konsep CRM nya terbatas pada pengolahan potongan
harga, bonus pelanggan, hadiah pelanggan, reward transaksi.
4) Sistem informasi ini tidak menyangkut pembayaran secara online.
5) Pemodelan data yang digunakan adalah pemodelan terstruktur dimana
tools yang digunakan yaitu diagram konteks, data flow diagram (DFD),
kamus data, serta entity relationship diagram (ERD) menggunakan
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai
berikut:
1. Tahap pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
a. Studi Literatur.
Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan jurnal, paper dan
bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan
langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c. Interview
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara
langsung yang ada kaitannya dengan topik yang diambil.
2. Tahap pembuatan perangkat lunak.
Metode yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak ini yaitu
metode waterfall, yang meliputi beberapa tahapan diantaranya:
a. System Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu
proyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua
elemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam
pembentukan perangkat lunak.
b. Analysis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang
keadalam bahasa pemrograman tertentu.
e. Testing
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat
mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan
permintaan user.
Gambar waterfall bisa di lihat dari gambar berikut :
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran
umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikan tentang latar belakang permasalahan, mencoba merumuskan inti
permasalahan yang dihadapi, menentukan tujuan dan kegunaan penelitian, yang
kemudian diikuti dengan pembatasan masalah serta sistematika penulisan.
BAB II. LANDASAN TEORI
Membahas berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan topik
penelitian yang dilakukan dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis
permasalahan serta tinjauan terhadap penelitian-penelitian serupa yang telah
pernah dilakukan sebelumnya termasuk sintesisnya.
BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Menganalisis masalah dari penelitian yang telah dilakukan untuk menemukan
kekurangan-kekurangan sistem yang sedang berjalan di perusahaan dan
menjelaskan tentang solusi dari permasalahan yaitu perancangan sistem informasi
yang akan dibangun, perancangan itu meliputi perancangan basis data,
perancangan antarmuka dan perancangan menu.
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Merupakan tahapan yang dilakukan dalam mengimplementasikan dari hasil
penelitian, analisis, dan perancangan yang telah diidentifikasi untuk
mengimplementasikan serta menguji sistem. Baik pengujian secara alpha atau pun
betha dan memaparkan hasil pengujian dari kedua metode tersebut.
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan yang sudah diperoleh dari hasil penulisan tugas akhir serta
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Tinjauan Umum
2.1.1. Sejarah Singkat PT. Frisian Flag Indonesia
PT Frisian Flag Indonesia adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang produsen susu terbesar di Indonesia bahkan didunia yang memproduksi
produk-produk bernutrisi yang dijamin kualitasnya, serta mempunyai komitmen
untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh pelanggan di
Indonesia.
PT Frisian Flag Indonesia mulai beroperasi di Indonesia pada tahun 1971
dengan susu kental manis sebagai produk pertamanya. PT Frisian Flag Indonesia
memiliki dua buah pabrik berteknologi canggih yaitu di Pasar Rebo dan di
Ciracas, Jakarta. PT Frisian Flag Indonesia juga mempunyai 1700 karyawan yang
bekerja di seluruh Indonesia.
PT Frisian Flag Indonesia berkomitmen untuk senantiasa menghasilkan
produk-produk susu bergizi yang dapat terjangkau oleh semua kalangan
masyarakat. Selain itu PT Frisian Flag Indonesia juga ingin meningkatkan kualitas
pelayanan terhadap pelanggan dengan cara membina hubungan baik dengan
pelanggan yaitu dengan mewujudkan visi dan misi perusahaan sebagai berikut :
Visi
untuk menjadi merk pemimpin dalam bidang nutrisi berbahan dasar susu
dengan produk-produk dan format produk yang terjangkau untuk pelanggan
diseluruh di Indonesia.
Misi
1. Menjadi nomor 1 dalam pasar susu secara keseluruhan.
2. Menstimulasi konsumsi produk susu secara aktif dan mencapai
pertumbuhan yang lebih cepat di bidang-bidang penting pada pasar produk
3. Memperkuat posisi “merk yang disukai”, dipikirkan para pelanggan susu di
seluruh Indonesia.
4. Mempunyai karyawan yang berkompetisi dan berdedikasi di semua tingkat
dan memiliki succession planning untuk memastikan agar perusahaan
dapat terus berkembang.
2.1.2. Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi
diperlukan adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara
fungsi–fungsi, bagian–bagian atau posisi–posisi, maupun orang–orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang
berbeda dalam organisasi. Adapun unsur–unsur organisasi diantaranya kelompok
orang dan tujuan bersama.
PT Frisian Flag Indonesia memiliki struktur organisasi yang terdiri dari
tiap personil dalam kegiatan sehari–hari yang bekerjasama dan membuat segala
aktivitas berjalan dengan baik dan teratur.
Adapun bagan dan struktur organisasi PT Frisian Flag Indonesia adalah
sebagai berikut :
Gambar 2.1 Struktur organisasi ” PT Frisian Flag Indonesia”
RTM ASM
ASS
SM
SA DF
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak memiliki pengertian menunjuk pada program dan alat
bantu lain yang bersifat menambah kemampuan komputer sebagai alat untuk
melaksanakan tugas atau operasi tertentu. Program aplikasi dapat dibuat secara
khusus untuk memenuhi kebutuhan khusus pula (tailor-made) atau berupa paket
yang mempunyai aplikasi umum.
Perangkat lunak merupakan kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi
oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat lunak ini
merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun
dokumen serta arsip lainnya.
Merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer
itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan
dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer
untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya
tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui
perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang
diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem menurut Jogiyanto H.M yang dalam bukunya menyatakan :
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan“
Sistem dapat didefinisikan juga sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan. Sistem adalah kumpulan dari bagian apapun baik fisik maupun non fisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa didalam sistem
terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Masing-masing subsistem dapat
terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem ini saling berinteraksi dan
saling berhubungan membentuk satu kesatuan (terintegrasi) sehingga tujuan
sistem tersebut dapat tercapai.
2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem
Definisi sistem menurut Jog HM adalah sebagai berikut :
Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari
kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan
yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
organisasi. Menurut Jogiyanto “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, nerkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sistem itu sendiri mempunyai tujuan yang sama untuk menghasilkan
sesuatu yang lebih bermanfaat ada yang menyebut mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (object). Jadi dapat disimpulkan pengertian sistem adalah kumpulan dari berbagai macam elemen
yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama untuk mencapai sasaran atau
1. Mengarah Pada Tujuan
Cara kerja sistem ini adalah merangkai dan mengkoordinasikan
fakta-fakta untuk mencapai tujuan dengan menggunakan aturan-aturan
tertentu.
2. Merupakan Suatu Keseluruhan
Sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh, dimana
tujuan masing-masing dari bagian yang membentuk sistem akan saling
menunjang dan mencapai tujuan dari sistem secara keseluruhan, dan
ini berarti bahwa pencapaian tujuan dari salah satu bagian tidak dapat
dilakukan dengan mengabaikan pencapaian tujuan dengan bagian yang
lainnya.
3. Adanya Keterbatasan
Sistem memiliki sifat yang terbuka, dimana suatu sistem dapat
berinteraksi dengan sistem lainnya yang lebih besar.
4. Adanya Proses Transformasi
Suatu sistem mempunyai atau melakukan proses transformasi kegiatan
yang mengubah suatu input atau masukan menjadi suatu output untuk mencapai suatu tujuan.
5. Saling Berkaitan
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan satu elemen
2.2.2.2 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umun dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan
keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih
masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya.
Gambar 2.2 Bentuk Umum Sistem
2.2.2.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan meupakan energi dari sistem dan
harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran
(output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
didapatkan keluaran.
6. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
7. Pengolahan (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem.
2.2.2.4 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.” Analisis dan Desain : Jogiyanto
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang memakai di dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi
pengolahan data dari bentuk tidak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.
Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan stategis dari suatu organisasi dan menyediakan
informasi untuk pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suau organisasi yang
2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
Sumber dari Informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan saat tertentu.
Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang lebih
berarti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat
itu atau keputusan mendatang.
Informasi yang bersumber dari proses data harus merupakan informasi
yang terstruktur. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.3.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah untuk
proses lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses
tetentu agar dapat lebih berguna dalam bentuk informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kamudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan dan menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui
Siklus informasi dapat dilihat seperti pada gambar 2.3 berikut :
Dasar Data
2.2.3.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi yang diharapkan tergantung tiga hal pokok, yaitu :
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya
terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya sehingga
output/keluaran biasa dipertanggung jawabkan. 2. Tepat Waktu
Informasi yang dihasilkan atau dibuthkan tidajk boleh terlambat
(usang) informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai yang baik,
sehingga jika digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan
akan bersifat fatal atau mengalami kesalahan dalam pengambilan
keputusan dan tindakan.
3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang
diterima si pemakai dan pemakai lainya bisa berbeda-beda. Gambar 2. 3 Siklus Informasi
2.2.3.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
2.2.3.5 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputeryang secara fisik dapat diliah dan diraba dengn jelas, seperti: keyboard, harddisk, monitor, alat printer, mouse, dan lain-lain.
2. Perangkat lunak (Software) yatitu semua pengakat komputer yang dapat mebuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan
fungsinya.
3. Manusia (Brainware) yaitu orang yang mengoperasikan komputer.
2.2.4 Flow Map
Bagan alir atau flow map adalah bagan yang menunjukan alir didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk
alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
Bagan alir dokumen atau sering disebut juga Flow Map merupakan bagan
2.2.5 Pemodelan Sistem
Pemodelan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem
itu sendiri. Pemodelan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektifitas sistem
dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem.Pemodelan sistem dapat berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Pemodelan sistem yang digunakan antara lain :
1. Diagram Konteks.
2. Entity Relationship Diagram (ERD) 3. Data Flow Diagram (DFD).
4. Kamus Data (Data Dictionary).
2.2.6 Pendekatan Analisis Sistem
Untuk melangkah ke tahap berikutnya yaitu tahap desain, maka
sebelumnya akan melakukan tahap-tahap sebagai berikut :
2.2.6.1 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan aplikasi dalam satu lingkaran dan
hubungan dengan entitas luar. Dimana lingkaran tersebut menggambarkan
keseluruhan proses dalam aplikasi. Dalam penggambaran ini, sistem dianggap
sebagai sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci, karena yang ditekankan
adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang mengaksesnya.
2.2.6.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah salah satu model atau teknik pendekatan yang dapat menyatakan atau mengambarkan hubungan antara entity di
dalam sebuah sistem di mana sebuah hubungan tersebut dinyatakan sebagai one
Entity Relationship Diagram memiliki komponen-komponen utama, yaitu: 1. Entitas (Entity)
Entitas adalah sebuah barang atau objek yang dapat dibedakan dari
objek lain. Entitas direpresentasikan dengan empat persegi panjang.
2. Atribut (Attribute)
Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari
himpunan entitas. Atribut direpresentasikan dengan bentuk elips.
3. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan
himpunan entitas yang lainnya. Relasi direpresentasikan dengan jajaran
genjang. Relasi antar tabel dikategorikan menjadi tiga macam, yaitu :
4. Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas adalah angka yang menunjukkan banyaknya kemunculan
suatu objek terkait dengan kemunculan objek lainnya pada suatu relasi.
Jenis-jenis kardinalitas yaitu sebagai berikut :
a. One to One
Hubungan one to one adalah antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding satu.
b. One to Many
Hubungan one to many adalah sebuah relasi merupakan tahap dimana hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding banyak.
c. Many to One
Hubungan many to one adalah sebuah relasi merupakan tahap dimana hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak banding satu.
Hubungan many to many adalah sebuah relasi antara suatu file satu
dengan file yang kedua memepunyai relasi banyak berbanding banyak.
2.2.6.3 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram adalah diagram sistem yang menggambarkan cara
kerja aplikasi secara logic. Mulai dari tingkat paling tinggi sampai dengan tingkat
paling rendah. Pada perancangan ini terdiri dari perancangan awal (preliminary
design) dan perancangan rinci (detailed design) sesuai dengan tahap-tahap rekayasa perangkat lunak. Adapun penjelasan dari perancangan awal adalah
perancangan sistem yang menggambarkan tentang hubungan antara sistem dengan
lingkungan luar sistem.
Hubungan ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram konteks.
Sedangkan perancangan rinci adalah perancangan sistem yang menggambarkan
tentang proses yang terjadi pada sistem serta arus data yang mengalir antar
proses. DFD merupakan alat yang digunakan pada metode pengembangan sistem
yang terstruktur, DFD ini menggambarkan arus data di dalam sistem yang
terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi sistem yang baik.
2.2.6.4 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data
yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan pada
tahap analisa dan perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus
data digunakan untuk merancang masukan, merancang laporan-laporan dan
database. [7]
Dengan adanya kamus data, didapat definisi-definisi dari bentuk-bentuk
yang tidak dimengerti dalam DFD yaitu aliran data, file, proses dan elemen-elemen data. Arus data pada DFD bersifat global, hanyaditujukan nama arus
datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data, secara lebih
2.2.7 Basis Data 2.2.7.1 Pengertian Data
Data merupakan ”fakta atau keterangan yang belum mempunyai arti atau
nilai, serta data dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan. Data biasanya
terdiri dari beberapa elemen data (data item). Elemen data adalah unit terkecil dari
data yang ada artinya bagi pengguna (user).
2.2.7.2 Pengolahan Data
Pengolahan data dengan komputer terkenal dengan nama pengolahan data
elektronik. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan.
Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau
gabungan darinya. Pengolahan data adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.
2.2.7.3 Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle) yaitu input, processing dan
output.
1. Input, tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (input device).
2. Process, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing data), yang
dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
2.2.7.4 Konsep Dasar Basis Data
Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip
yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan
kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai
dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data
dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).
2.2.7.5Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan gudang
atau tempat bersarang dan data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya
yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang
(arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa
dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
2.2.7.6 Tujuan Basis Data
Basis Data (Database) pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data
agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini
terdapat beberapa tujuan dari Basis Data diantaranya yaitu :
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
3. Keakuratan (Accuracy)
4. Ketersediaan (Avaibility)
6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan (Sharability)
2.2.7.7 Pengguna Basis Data
Pengguna basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi
terhadap sistem diantaranya yaitu :
1. Programmer Aplikasi (Application Programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman.
2. User Mahir (Casual User)
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program.
3. User Umum (Naïve User)
Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau
disediakan oleh sistem.
4. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu
atau khusus.
2.2.7.8 Database Management System (DBMS)
Diperlukan suatu sistem untuk diintegrasikan data file ke dalam suatu file
sehingga bisa melayani berbagai user yang berbeda. Perangkat keras dan lunak serta prosedur yang mengelola database manajemen sistem.
DBMS memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file,
memilih, mendatakan dan menyortir data, dan untuk menghasilkan
laporan-laporan.
Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan sistem akses cepat.
2. Mengurangi kerangkapan data atau redundancy data.
4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan
database.
5. Memberikan perlindungan dari pihak pemakai tidak berhak.
2.2.8 Borland Delphi
Delphi adalah paket bahasa pemrograman yang bekerja dalam sistem
operasi Windows. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai
cakupan kemampuan yang luas dan sangat canggih.
Kelebihan-kelebihan yang dapat diambil ketika seorang pengembang
perangkat lunak menggunakan Borland Delphi adalah :
1. Delphi mendukung Pemrograman Berorientasi Objek (Object Oriented
Programming).
2. Hasil dari proses kompilasi berupa sebuah file yang dapat dieksekusi
(executable file) sehingga mempermudah dalam pendistribusian
program dan mengurangi banyaknya file pendukung.
3. Delphi menyediakan banyak sekali komponen yang dapat digunakan.
Selain itu banyak juga komponen yang bersumber dari pihak ketiga
yang biasanya disertai dengan dokumentasi, source code dan lain-lain.
Komponen dari pihak ketiga bisa yang komersil atau free.
4. Mendukung banyak database server (MySQL, SQL Server, Interbase,
Oracle dll) sehingga dapat mempermudah dalam membuat aplikasi database.
5. Borland Delphi menyediakan fasilitas yang luas mulai dari fungsi
membuat form hingga untuk menggunakan format file berbasis data yang popular seperti Dbase dan Paradoks.
2.2.9 MySQL
MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database Management system atau RDBMS), seperti halnya ORACLE, Postgresql, MSSQL dan sebagainya. Jangan disalah-artikan dengan SQL. SQL (Structured Query
Language) sendiri didefinisikan sebagai suatu sintaks perintah-perintah tertentu atau bahasa (program) yang digunakan untuk mengelola suatu database.
Kepopuleran MySQL dimungkinkan karena kemudahannya untuk digunkaan, cepat secara kinerja query, dan mencukupi untuk kebutuhan database
perusahaan perusahaan skala menengah-kecil. Database MySQL merupakan database yang menjanjikan sebagai alternative pilihan database yang dapat digunakan untuk sistem database personal atau organisasi.
2.2.10 CRM
CRM merupakan suatu model bisnis yang memiliki tujuan utama
mengidentifikasikan, mengantisipasi, memahami kebutuhan pelanggan baik
pelanggan saat ini, maupun pihak yang berpotensial untuk menjadi pelanggan
dengan cara mengumpulkan informasi tentang customer, sales, keefektifan
pemasaran, dan trend pasar.
Prinsip CRM terletak pada kemauan bisnis untuk meningkatkan loyalitas
dan kepuasan customer tanpa menambah beban biaya dan waktu. CRM
merupakan suatu solusi yang tetap relevan untuk investasi IT zaman sekarang.
Karena jika kita tidak memahami siapa customer kita, dan apa yang mereka
butuhkan, maka kita tidak dapat mempertahankan mereka sebagai pelanggan yang
setia. Jika kita tidak mampu mempertahankan pelanggan, maka kita tidak akan
bisa bertahan dan memenangkan persaingan bisnis.
CRM adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori
mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan
tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Atau CRM
adalah suatu filosofi manajemen yang menggambarkan suatu strategi yang fokus
Kecakapan memahami dan memenuhi harapan-harapan pelanggan harus
menjadi filsafat bisnis setiap perusahaan dan manajemen. Pertama-tama kita nilai
terlebih dahulu pelanggan yang kita miliki, lalu cari tahu apa yang memotivasi
pelanggan dalam membeli dan tentukan segmen pelanggan yang kita miliki.
Berbagai model matematis telah disusun untuk memprediksi perilaku pelanggan,
yaitu:
1. Pelanggan pasif, mudah dipengaruhi oleh promosi penjualan seperti diskon
atau penawaran hadiah tertentu.
2. Pelanggan emosional, bergantung pada suasana hati (mood) atau emosi
dalam membeli.
3. Pelanggan ekonomis, sering terlalu lama dalam menganalisa semua
informasi tentang suatu produk.
4. Pelanggan kognitif, tidak mau beresiko, akan membuat keputusan yang
sulit dan cepat berdasarkan alasan-alasan waktu yang telah digunakan,
ekonomi, kebutuhan fisiologis dan psikologis.
Melalui saluran interface semacam ini, maka perusahaan dapat meningkatkan
dan memperkuat kesetiaan pelanggan. Dengan memastikan kepuasan dan rasa
senang pelanggan, perusahaan-perusahaan akan dapat membawa proses, mitra dan
saluran bisnis secara bersama-sama untuk mendapatkan pelanggan baru dan
2.2.11 Sekilas Tentang Power Designer
Power Designer 6 merupakan tool pemodelan yang dikeluarkan oleh Sybase untuk membangun sebuah sistem informasi yang cepat, terstruktur dan efektif.
Power Designer 6 mendukung beberapa pemodelan sebagai berikut :
• Requirement Management
• Business Process
• Data Modelling
• XML Modelling
• Application Modelling dengan UML
• Information Liquidity Modelling
• Integrated Modelling
Pada tutorial ini kita akan mencoba menggunakan Power Designer untuk
melakukan pemodelan data (data modeling) untuk kemudian akan kita gunakan
untuk melakukan perancangan basis data. Secara sederhana, untuk melakukan
pemodelan data pada Power Designer, kita harus memulainya pada level
Conceptual Data Model, dimana pemodelan data dilakukan dengan menggunakan metode Entity Relationship Diagram. Pada CDM, tipe data yang dipergunakan bersifat general, dan tidak spesifik terhadap suatu database tertentu. Tahap kedua
adalah membuat Physical Data Model (PDM), PDM merupakan bentuk spesifik dari CDM yang telah kita bangun. Power Designer memiliki banyak dukungan
target database, sehingga kita tidak perlu bingung mengenai tipe – tipe data yang
dipergunakan, karena Power Designer akan menyesuaikan seperti pada tipe data
yang kita definisikan sebelumnya pada tahap CDM. Tahap terakhir adalah
mengenerate script Data Definition Language (DDL) dari PDM yang telah
dibuat. Melalui DDL inilah kita dapat mengenerate objek – objek database (table,
Berdasarkan desain sistem di atas, dilakukan perancangan database yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan data. Model diagram yang dipakai
BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah uraian keseluruhan bagaimana sistem yang berjalan
saat ini baik dilihat dari analisis fungsional dan analisis nonfungsional yang terdiri
dari analisis perangkat lunak dan analisis perangkat keras serta analisis user yang terlibat.
3.1.1 Analisis Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran
dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus
dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-
masalah yang terjadi (identify).
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak PT. Frisian Flag
Indonesia, didapat kesimpulan permasalahan dalam sistem pengolahan data
pemesanan, data stok barang, transaksi barang, update program promo yang
nantinya akan dijadikan landasan perancangan sistem yang akan dibangun untuk
meningkatkan pelayanan terhadap kepuasan pelanggan. Adapun permasalahan
tersebut adalah:
1. Untuk mengupdate program promosi masih dilakukan secara manual,
sehingga sering terjadi kesalahan dalam penghitungan pemotongan diskon.
Pada penjualan barang dalam pengerjaanya masih belum optimal dikarenakan
untuk media penyimpanan datanya belum terstruktur dengan baik.
2. Pada proses transaksi penjualan barang departement DFC belum
terkomputerisasi.
3. Dalam pencarian dan pengecekkan data stok barang umumnya membutuhkan
4. Sering tidak dapat mengetahui dengan tepat dan akurat mengenai status
persediaan barang.
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, dalam pengolahan
data transaksi barang perlu adanya sistem yang menyediakan fungsi dan tools
yang mampu melakukan penyimpanan data secara terkomputerisasi dan sistem
yang akan dibangun diharapkan mampu menyajikan informasi yang
bermanfaat bagi pihak perusahaan.
3.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melakukan pengamatan dan wawancara di PT. Frisian Flag
Indonesia tentang sistem informasi maka dapat dilakukan analisis bagaimana
sistem yang ada saat ini. Sistem yang ada saat ini masih bersifat pencatatan data
transaksi dalam bentuk pembukuan dimana setiap melakukan transaksi pemesanan
dan penjualan masih menggunakan dokumen-dokumen.
3.1.2.1. Prosedur Pemesanan
Pemesanan barang adalah kegiatan permintaan barang baik pelanggan
ataupun perusahaan atas dasar kebutuhan yang memiliki jumlah barang tertentu
dalam proses pemesanannya.
Prosedur yang ada pada pemesanan yaitu sebagai berikut :
1. Bagian gudang melakukan pengecekkan stok barang dari daftar barang,
apabila barang tidak mengalami kekurangan, maka bagian gudang tidak
akan melakukan proses pemesanan, namun apabila barang mengalami
kekurangan bagian gudang akan mencatat daftar pemesanan barang
dilihat dari data stok barang kritis.
2. Daftar pemesanan barang dibagian gudang akan diberikan kepada bagian
supervisor untuk dibuatkan surat pemesanan kepada supplier dan
3. Dari surat pemesanan akan dibuatkan faktur pemesanan oleh supplier
untuk diberikan kepada supervisor, dari faktur pemesanan akan dilakukan
pengecekkan sesuai atau tidak dengan daftar pemesanan barang.
4. Apabila faktur pemesanan dan barang tidak sesuai dengan daftar
pemesanan , maka faktur dan barang akan dikembalikan kepada supplier.
5. Apabila faktur pemesanan dan barang sesuai maka fatur pemesanan di
Gambar 3.1. Flowmap Pemesanan
F lo w M a p P ro se s P e m e sa n a n B a ra n g
S u p p lie r S u p e rviso r S ta f G u d a n g
P e n g e ce ka n S to k B a ra n g
D a fta r S to k B a ra n g K ritis D a fta r S to k
B a ra n g K ritis
M e la ku ka n P e m e sa n a n B a ra n g
D a fta r P e sa n a n B a ra n g D a fta r P e sa n a n
B a ra n g
P e m b u a ta n F a ktu r P e m e sa n a n
B a ra n g In p u t P e sa n a n
B a ra n g
F a ktu r P e m e sa n a n
F a ktu r P e m e sa n a n
S e su a i? P e n g e ce ka n
F a ktu r P e m e sa n a n
F a ktu r P e m e sa n a n
A rsip P e m e sa n a n tid a k
3.1.2.2. Prosedur Penjualan
Penjualan barang adalah kegiatan jual barang kepada pelanggan, dengan
catatan barang yang dijual dapat langsung dibeli oleh pelanggan sesuai dengan
persediaan barang yang ada.
Prosedur yang ada pada penjualan yaitu sebagai berikut :
1. Pelanggan memberikan daftar pesanan barang ke bagian sales, daftar
barang tersebut diberikan ke bagian gudang untuk dilakukan
pengecekkan barang, apakah barang tersedia atau tidak.
2. Apabila barang tidak tersedia, maka daftar pesanan barang akan
diberikan kembali kepada pelanggan oleh sales, apabila barang tersedia
selanjutnya akan dibuatkan faktur penjualan rangkap dua oleh bagian
admin.
3. Setelah dibuatktan faktur penjualan oleh admin, maka daftar pesanan
barang dan faktur penjualan akan diberikan kepada sales untuk
dilakukan pengecekkan faktur penjualan, apakah faktur penjualan
sesuai dengan daftar pesanan barang.
4. Apabila faktur penjualan tidak sesuai dengan daftar pesanan barang,
maka akan dikembalikan kebagian admin untuk dibuatkan kembali
faktur penjualan yang baru.
5. Apabila faktur penjualan sesuai dengan daftar pesanan barang, maka
sales akan mengirimkan barang kepelanggan yang sudah pasti sesuai
Gambar 3.2 Flowmap Penjualan
Flow Map Proses Penjualan Barang
Admnin Gudang Sales Konsumen Daftar Barang/ Katalog Daftar Barang/ Katalog Memilih Barang Barang Yang Ingin
Dibeli
Barang Yang Ingin Dibeli
Cek Stok Barang Yang Ingin Dibeli Pembuatan Faktur Penjualan Faktur BON Penjualan Faktur BON Penjualan Pembayaran Pembayaran Pembuatan Nota Pembayaran Lunas Mencukupi Nota Pembayaran Lunas Nota Pembayaran Lunas Faktur BON Penjualan Pembayaran Arsip Pemesana Barang Tidak Mencukupi
3.1.2.3. Prosedur Pembuatan Laporan
1. Bagian transaksi (pemesanan dan penjualan) akan membuatkan laporan
sebanyak tiga rangkap yang dilihat dari buku besar pemesanan dan
penjualan barang.
2. Laporan yang telah dibuat oleh bagian transaksi kemudian diserahkan
ke bagian keuangan untuk proses pengesahan laporan.
3. Setelah laporan disahkan selanjutnya akan diarsipkan dibagian
keuangan, kemudian diserahkan kepada pemilik perusahaan dan
diarsipkan serta untuk arsip dibagian transaksi.
3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan sistem non fungsional adalah suatu analisis untuk
mengetahui elemen-elemen apa saja yang berhubungan dengan sistem yang
sedang berjalan.
3.1.3.1 Analisis Perangkat Lunak
Perusahaan ini dalam sehari-harinya menggunakan sistem operasi
WindowsXP dan untuk aplikasi bantuan pengolahan data menggunakan Microsoft Excel dan untuk aplikasi pengolahan kata menggunakan Microsoft Word.
Kemungkinan kesalahan dalam pencatatan pemesanan dan penjualan
cukup besar karena banyak pengerjaan yang sama dilakukan berulang-ulang oleh
pekerja sehingga ketelitiannya diragukan dan dapat mempengaruhi pada proses
laporan yang dibuat.
Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan pada aplikasi yang akan
dibangun di PT. Frisian Flag Indonesia yaitu sebagai berikut :
a. Perangkat Lunak
1. Sistem Operasi Windows XP
2. Borland Delphi 7.0
3.1.3.2 Analisis Perangkat Keras
Adapun spesifikasi perangkat keras (hardware) pada sistem yang sedang berjalan terdapat satu unit komputer yang berada dibagian transaksi dengan
spesifikasi yaitu sebagai berikut :
a. Processor Intel Pentium IV 2,6 Ghz
b. Monitor 14“
c. Hardisk Drive 80 Gb
d. Memory/RAM 1 Gb
e. VGA Card 256 Mb
f. CD ROM drive
g. Keyboard
h. Mouse
3.1.3.3 Analisis Pengguna
Tabel 3.1 Karakteristik pengguna aplikasi Sistem Informasi Pemasaran
Barang di PT. Frisian Flag Indonesia :
Pengguna Administrator User (Biasa)
Tanggung Jawab
Mentukan user (biasa) dalam pengaksesan, mengecek data master,
crm dan transaksi
Melakukan pengecekan data master, crm dan
transaksi
Hak Akses
Memanipulasi data user (update, tambah,
hapus) dan memanipulasi data Master, Transaksi, CRM dan laporan update, tambah, hapus,
cetak faktur)
Memanipulasi data Master, Transaksi, CRM dan laporan (update, tambah, hapus, cetak faktur)
Tingkat
Pendidikan Lulus S1 Lulus D3
Tingkat Keterampilan
Mengerti kinerja komputer dan internet
Mengerti kinerja komputer dan
internet
Pengalaman Pelatihan Komputer Pelatihan Komputer
[image:48.612.161.478.182.566.2]Penggunayang akan menggunakan aplikasi yang akan dibangun ini terdiri
dari dua bagian, dengan asumsi pengguna yang sudah terbiasa menggunakan
sistem barbasis windows, dua bagian pengguna sistem ini yaitu : 1. Administrator
Administrator adalah bagian pengguna sistem yang dapat menentukan siapa saja yang dapat memakai system ini. (Mempunyai seluruh akses data)
2. User
User (Biasa) adalah bagian pengguna sistem yang memiliki akses hanya dapat memanipulasi data seperti data master, transaksi, crm dan pembuatan laporan.
3.1.4. Analisis Kebutuhan Fungsional 3.1.4.1. Perancangan Kode
Berikut ini adalah perancangan kode yang dibuat pada sistem informasi
yang akan dibangun :
1. Kode Barang
Format kode yang akan digunakan pada sistem disesuaikan berdasarkan
nama barang, type kemasan dan ukuran kemasan. Dimana string pertama menunjukan sebagai nama barang, angka menunjukan ukuran dari kemasan
barang dan string kedua menunjukan type kemasan barang. Format kode tersebut
dapat digambarkan seperti di bawah ini :
Yes! FR GR 90 bt
90 : Ukuran kemasan dari barang {90 mili liter}
Bt : Type kemasan barang {Botol}
Yes! FR GR : Kependekan darai nama barang
3.1.5. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian dari metodologi penelitian
pengembangan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahap analisis.
Perancangan bertujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci.
Perancangan sistem diharapkan dapat memecahkan permasalahan yang ada.
Tahapan ini menyangkut mengkonfirmasi dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi
dari sistem akan benar-benar memuaskan dari rancang bangun yang telah
ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
[image:50.612.123.538.335.670.2]3.1.5.1.Perancangan Data
3.1.5.2. Perancangan proses
Pada perancangan proses ini bertujuan untuk menghasilkan perancangan
sistem informasi yang berbasis komputer. Perancangan proses sistem ini meliputi
Diagram Konteks, Data Flow Diagram, dan Spesifikasi proses yang berfungsi untuk menjelaskan aliran data yang diproses sehingga dapat menghasilkan
informasi yang diharapkan.
3.1.5.3.Diagram Konteks
Untuk membatasi sistem yang menunjukan adanya interaksi sistem dengan
komponen luar sistem maka perlu dibuat diagram konteks yang merupakan suatu
diagram yang menggambarkan sistem dalam satu lingkungan dan hubungan
[image:51.612.78.536.382.629.2]dengan entitas luar. Diagram konteks dari sistem yang diusulkan yaitu :
Gambar 3.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Pemasaran Barang
Informasi Pemesanan barang Informasi Lihat penjualan barang
Lihat Data pelanggan
Informasi Login invalid
Informasi lihat pembayaran Informasi Penjualan barang Informasi Data pelanggan Informasi Data suplier Informasi Data barang Informasi Data user
Pembayaran Pemesanan barang Penjualan barang Data pelanggan Data suplier Data barang Pengolahan Data user
Login
Informasi Login invalid Informasi Data barang Lihat Pembayaran pelanggan
Informasi lihat pembayaran pelanggan Informasi lihat pemesanan
Informasi Data pelanggan Informasi lihat data suplier Lihat Pemesanan barang
Penjualan barang
Liha Data suplier Data barang
Login
0
Sistem Informasi Pemasaran Barng di PT Frisian Flag Indonesia Cabang Bandung
+
User
Gambar 3.5. DFD Level 1
Data pelanggan Lihat Data barang
Data barang Data user
Data suplier
[Informasi Lihat penjualan barang] [Lihat Data pelanggan]
[Informasi Pemesanan barang]
Detail penjualan Detail penjualan Daftar user
Daftar user
Lihat data hadiah lihat data hadiah pelanggan
lihat pot_dua lihat Pot_dua
lihat pot_satu lihat pot_satu
Informasi lihat hadiah pelanggan Informasi Bonus pelanggan Lihat Hadiah pelanggan Bonus Pelanggan
Informasi lihat bonus pelanggan Informasi lihat hadiah
Lihat Bonus pelanggan Lihat Hadiah Informasi lihat potongan
Melihat Potongan
Lihat Potongan harga
Informasi lihat potongan harga lihat Pembayaran
lihat pembayaran
lihat penjualan Penjualan Pemesanan Barang
Pemesanan Barang
Data Pelanggan
Data Pelanggan lihat data suplier Lihat data Suplier
[Informasi Login invalid]
[Informasi Data barang] [Informasi Data suplier] [Informasi Data pelanggan]
[Informasi lihat pembayaran] [Informasi Penjualan barang] [Pemesanan barang]
[Pembayaran] [Penjualan barang]
[Informasi Data user]
[Data suplier] [Data barang] [Data pelanggan]
[Pengolahan Data user] [Login]
[Informasi Data barang] [Informasi Login invalid]
[Lihat Pembayaran pelanggan]
[Informasi lihat pembayaran pelanggan] [Informasi lihat pemesanan] [Informasi Data pelanggan]
[Informasi lihat data suplier]
[Lihat Pemesanan barang] [Penjualan barang] [Liha Data suplier]
Gambar 3.6 DFD Level 2 dari proses Login
Gambar 3.7. DFD Level 2 Dari Proses Data User [Data user]
[Informasi Login invalid] [Login]
[Informasi Login invalid] [Login]
User Admin
1.1 Verifikasi Level User
Data level user
[Daftar user]
[Daftar user]
Hapus data user Hapus data user Edit data user
Edit data user
Informasi Hapus user Hapus user
Edit user Edit user [Informasi Data user]
[Pengolahan Data user]
Admin
2.1 Tambah
user
2.2 Edit user
2.3
Hapus user
Gambar 3.8 DFD Level 2 Dari Proses Master
Gambar 3.9 DFD Level 3 Dari Proses Barang
[Data barang] [Lihat Data barang]
[Lihat Data pelanggan]
[Data Pelanggan] [Data Pelanggan]
[lihat data suplier] [Lihat data Suplier]
[Informasi Data pelanggan] [Informasi Data suplier]
[Informasi Data barang]
[Data pelanggan] [Data suplier]
[Data barang] [Informasi Data barang]
[Informasi Data pelanggan]
[Informasi lihat data suplier] [Liha Data suplier] [Data barang] User Admin Supplier Pelanggan 3.1 Data barang + 3.2 Data suplier + 3.3 Data pelanggan + Barang
[Lihat Data barang] [Data barang]
hapus data barang Hapus data barang Edit barang Edit barang
Tambah barang
Informasi Hapus barang Hapus barang Informasi Edit data barang Edit data barang Informasi Tambah data barang
Tambah data barang
Informasi Data barang dihapus Data barang dihapus
Informasi Data barang diedit Data barang diedit Informasi Data barang ditambah Data barang ditambah
[Informasi Data barang] [Data barang] [Informasi Data barang]
Gambar 3.10 DFD Level 3 Dari Proses Supplier
Gambar 3.11. DFD Level 3 Dari Proses Pelanggan
Edit suplier Edit suplier Tambah suplier
Tambah suplier
[lihat data suplier] [Lihat data Suplier]
Menghapus data suplier Informasi Hapus data suplier Mengedit data suplier Informasi Edit data suplier Menambah data suplier
Informasi tambah data suplier
Informasi Menghapus data suplier Hapus data suplier Informasi Mengedit data user
Edit data suplier
Informasi Menambah data suplier Tambah data suplier
[Informasi Data suplier] [Data suplier] [Liha Data suplier]
[Informasi lihat data suplier]
User Supplier Admin 3.2.1 Lihat data suplier 3.2.2 Tambah data suplier 3.2.3 Edit data suplier 3.2.4 Hapus data suplier
[Lihat Data pelanggan]
Hapus pelanggan Hapus pelanggan Edit pealnggan Edit pelanggan Tambah pelanggan Tambah pelanggan [Data Pelanggan]
[Informasi Data pelanggan] [Data pelanggan] [Data Pelanggan]
Hapus data pelanggan Informasi Hapus data pelanggan
Edit data pelanggan Informasi Edit data pelanggan
Tambah data pelanggan Informasi Tambah data pelanggan
Informasi Data pelanggan dihapus Data pelanggan dihapus
Informasi Data pelanggan diedit Data pelanggan diedit Informasi Data pelanggan ditambah Data pealnggan ditambah
[Informasi Data pelanggan]
Gambar 3.12. DFD Level 2 Dari Proses Transaksi
Status penjualan [Penjualan]
status penjualan
Lihat Pelanggan
[Data pelanggan] [Data suplier] [Informasi Lihat penjualan barang]
[Informasi Pemesanan barang] [Detail penjualan]
[Detail penjualan]
[Informasi Penjualan barang]
[Informasi lihat pembayaran]
[Pembayaran] [Pemesanan barang]
[Penjualan barang]
[lihat penjualan]
[Pemesanan Barang] [Pemesanan Barang]
[lihat Pembayaran] [lihat pembayaran]
[Lihat Pembayaran pelanggan] [Informasi lihat pembayaran pelanggan]
[Informasi lihat pemesanan] [Lihat Pemesanan barang]
[Penjualan barang]
User
Admin
data_pemesanan data_penjualan
Pembayaran 4.1
Penjualan barang
+
4.2 Pemesanan
barang
+
4.3
Pembayaran
+
Detail penjualan
Supplier
Gambar 3.13. DFD Level 3 Dari Proses Penjualan Barang
Gambar 3.14. DFD Level 3 Dari Proses Pemesanan Barang
[Penjualan] [Lihat Pelanggan] [Informasi Lihat penjualan barang]
Histori penjualan Histori penjualan
Lihat Data Histori penjualan Informasi lihat data histori penjualan Informasi Histori
Melihat histori penjualan
Deatil penjualan barang Detail penjualan barang [Detail penjualan] [Detail penjualan] Tambah penjualan lihat Penjualan [lihat penjualan] Tambah penjualan Informasi Menambah penjualan
[Informasi Penjualan barang] [Penjualan barang]
Informasi Data penjualan Tambah data penjualan [Penjualan barang] User Admin data_penjualan 4.1.1 Lihat penjualan + 4.1.2 Tambah penjualan Detail penjualan 4.1.3 Lihat histori penjualan Pelanggan [Data suplier]
[Informasi Pemesanan barang]
Edit data pemesanan Edit data pemesanan
Tambah data pemesanan Tambah data pemesanan
[Pemesanan Barang]
[Pemesanan barang]
Edit pemesanan Informasi Edit pemesanan Menambah data pemesanan I
