24
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT Gajah Tunggal Tbk adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang produsen ban luar dan ban dalam kendaraan roda dua dan roda empat. PT. Gajah Tunggal Tbk berkeinginan sangat besar untuk membuat inovasi dalam pembuatan ban yang lebih inovatip dengan mendirikan Proving Ground yang dikhususkan untuk meriset ban produk baru dengan tahapan tes yang memenuhi standard internasional, riset yang dilakukan melalui sumber daya manusia (SDM) yang sudah berpengalaman dan memiliki sertifikat Tester Tire dari MIRA Technology Park serta didukung oleh teknology canggih yang telah didatangkan dari berbagai negara seperti Jerman, Singapura, dan yang lainnya. Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada didalam perusahaan tersebut, berikut ini adalah tinjauan yang berdasarkan penelitian.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Tahun 1951, PT Gajah Tunggal didirikan untuk memproduksi dan mendistribusikan ban luar dan ban dalam sepeda.
Tahun 1971, Persetujuan bantuan teknik di tandatangani oleh Inoue Rubber Company, Jepang untuk memproduksi ban sepeda motor.
Tahun 1981, Perusahaan mulai memproduksi ban bias untuk kendaraan penumpang dan niaga dengan bantuan teknik dari Yokohama Rubber Company, Jepang.
Tahun 1990, PT Gajah Tunggal Tbk terdaftar di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya.
Tahun 1991, PT Gajah Tunggal Tbk mengakuisisi GT Petrochem Industries, sebuah produsen kain ban ( TC ) dan benang nilon.
Tahun 1993, Perusahaan mulai memproduksi secara komersial ban radial untuk mobil penumpang dan truk ringan.
Tahun 1995, PT Gajah Tunggal Tbk mengakuisisi Langgeng Baja Pratama ( LBP ), produsen kawat baja.
Tahun 1996, PT Gajah Tunggal Tbk, mengakuisisi Meshindo Alloy Wheel Corporation, produsen velg aluminium terbesar kedua di Indonesia. PT GT Petrochem Industries, anak perusahaan PT Gajah Tunggal Tbk, memperluas lingkup oprasinya dengan memproduksi karet sintetis, etilena, glikol, benang poliester dan serat poliester.
Tahun 2001, Perusahaan membuat perjanjian produksi dengan Nokian Tyres Group, sebuah perusahaan manufaktur ban terkemuka yang berbasis di Finlandia, untuk memproduksi beberapa jenis ban mobil penumpang, termasuk ban untuk musim dingin ( Salju ), untuk pasar di luar Indonesia.
Tahun 2002 , PT Gajah Tunggal Tbk, meenyelesaikan restrukturisasinya karena timbulnya krisis keuangan Asia, yang memungkinkan Perusahaan untuk menurunkan beban hutangnya lebih dari 200 juta Dolar AS dan mengkonversi hutang ke FRN.
Tahun 2004, Selesainya restrukturisasi Perusahaan dengan terlaksananya dekonsolidasi laporan keuangan Perusahaan dengan PT GT Petrochem Industries dan pada saat bersamaan mengakuisisi aset TC dan SBR. Divestasi saham Langgeng Bajapratama yang merupakan produsen kawat baja. Dimulainya perjanjian off-take dengan Michelin yang mana Gajah Tunggal akan memproduksi ban untuk Michelin untuk pasar ekspor. Peluncuran gerai – gerai TireZone.
Tahun 2007, Tambahan dana sebesar 95 juta Dolar AS berasal dari penawaran tambahan obligasi global untuk membiayai ekspansi yang sedang berjalan dan untuk pengeluaran modal guna membiayai riset dan pengembangan produk baru. Perusahaan juga kembali memasuki pasar modal dengan melakukan emisi sebesar Rp. 158,4 miliar ( Sekitar 17 juta Dolar As ) untuk memenuhi kebutuhan modal kerja.
Tahun 2008, Perusahaan menerima penghargaan Primaniyarta dari Presiden Republik Indonesia. Michelin Off-take mencapai 2,8 juta ban.
Tahun 2009, Perusahaan berhasil menyelesaikan penawaran pertukaran terhadap obligasi yang belum dibayarkan. Gajah Tunggal merupakan penerima beberapa penghargaan, sebagian besar penghargaan “Anugrah Produk Asli Indonesia‟ tahun 2009 dari Bisnis Indonesia. Perusahaan juga menerima sertifikasi ISO 14001 untuk sistem manajemennya.
Tahun 2010, Peluncuran Champiro Eco, ban Indonesia pertama yang ramah lingkungan, oleh Mentri Perdagangan ibu Mari Pangestu, Penjualan konsolidasi Perusahaan melampaui 1 miliar Dolar AS.
Tahun 2011, Gajah Tunggal Mengekspor lebih dari 10 juta ban radial, dan melampaui RP 10 triliun dalam penjualan bersih, dan mendapat penghargaan
sebagai “Top 10 – best management companies” oleh Finance Asia dan “ Top 10 – best big companies” oleh Forbes Indonesia.
Tahun 2012, Perusahaan menerima berbagai penghargaan seperti “Indonesia’s Best Mid-cap Company” dari Finance Asia, penghargaan Primaniyarta dalam kategori “Global Brand Development” dari departement Perdagangan, dan “Indonesia’s Trusted Companies” dari majalah SWA. Gajah Tunggal membeli bidang tanah di Karawang untuk fasilitas trek pengujian dan ekspansi bisnis masa depan.
Tahun 2013, Perusahaan menerbitkan Senior Secured Notes sebesar 500.000.000 Dolar AS, yang yang jatuh tempo pada tahun 2018 dengan kupon 7,75% per tahun. Dana dari Notes tersebut digunakan sepenuhnya untuk menebus Callable Step-up Guaranteed Secured Bond yang jatuh tempo pada tahun 2014 dengan jumlah prinsipal 412.495.000 Dolar AS. Sisa dana yang diperoleh akan digunakan untuk membiayai belanja modal.
Tahun 2014, Perusahaan memulai pembangunan pabrik baru ban radial untuk truk dan bus, setelah pabrik tersebut selesai dibangun, Perusahaan akan menjadi pointer dalam teknologi TBR di Indonesia
Tahun 2015, Untuk yang kelima kalinya, Perusahaan menerima penghargaan Primaniyarta.
Tanggal 19 Mei 2016 PT Gajah Tunggal Tbk, produsen ban terintegrasi yang terbesar di Asia Tenggara, meresmikan fasilitas pengetesan ban (proving ground) terbarunya yang terletak di Karawang, Jawa Barat. Acara peresmian ini ditandai dengan seremonial penandatanganan prasasti yang dilakukan oleh Menteri Perindustrian Republik Indonesia, Bapak Saleh Husin dan disaksikan oleh Presiden
Direktur PT Gajah Tunggal Tbk, Christopher Chan beserta beberapa direksi dan komisaris dan segenap Muspida Kabupaten Karawang serta para tamu undangan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan kerangka kerja (Frame Work) pembagian tugas atau tanggung jawab fungsional kepada unit – unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kebijakan perusahaan. Adapun struktur organisasi PT Gajah Tunggal Proving Ground dalam diagram dibawah ini :
(Sumber : Dept. PT. Gajah Tunggal Tbk (2017))
Gambar III.1. Struktur Organisasi
Fungsinya:
a. Provingground Head
1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan – kebijakan perusahaan.
2. Memilih, menetapkan, mengawasi, tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager).
3. Menyetujui order sirkuit baik dari internal maupun ekstenal.
4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan. 5. Pengesahaan approval lembur karyawan.
6. Support kebutuhan alat pelindung diri karyawan. b. Operation & PG Management SPV
1. Memberikan instruksi kerja kepada kepala bagian atas suatu projek yang akan dilaksanakan.
2. Membuat perintah lembur dari setiap karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan sesuai dengan job masing-masing karyawan.
3. Mengecek fasilitas yang dibutuhkan oleh perusahaan dan membuat data laporan secara berkala mengenai fasilitas yang terdapat pada perusahaan. 4. Melakukan anual meeting dengan kepala bagian lain membahas pencapaian
kerja bersama dalam melaksanakan suatu project. c. Workshop Coordinator & Bench Aligenment
1. Membagikan tugas kepada Warehouse dan Tire Fitter sesuai dengan Proving Ground Job Order (PGJO).
2. Koordinator lapangan mengenai langkah kerja yang akan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Melakukan Spooring wheel alignment pada Mobil yang akan di pakai untuk pengetesan ban.
d. Warehouse
2. Membuat laporan aktual stok ban dan pelek mobil beserta stasiun lokasinya. 3. Memberikan keterangan pada setiap ban menggunakan marking atas
barcode yang tertera pada setiap bead ban mobil.
4. Menyimpan ban dan pelek pada rak penempatan sesuai dengan stok lokasinya..
5. Mempersiapkan ban dan pelek yang akan dipasang pada area mounting tire. 6. Mengambil data Tire Data Sheet.
e. Tire Fitter
1. Bertugas memasang ban pada rims yang sudah disediakan oleh Warehouse. 2. Memasang ban pada mobil yang akan dipakai pengetesan.
3. Pengecekan air perssure sesuai kebutuhan. 4. Melepaskan ban dari pelek.
f. Technical Ass Manager
1. Penanggung jawab serah terima kontraktor dengan perusahaan antara kesesuaian bangunan dengan gambar teknik yang sudah disiapkan.
2. Membuat laporan pencapaian yang telah diperoleh antara pihak kontraktor dan perusahaan.
3. Pengadaan infrastruktur yangyang dibutuhkan perusahaan dan harus dikerjakan oleh kontraktor.
4. Desainer kebutuhan yang harus dibuat dan akan dikerjakan oleh kontraktor. g. Track Technical SPV
1. Mengawasi keadaan sirkuit yang akan digunakan untuk pengetesan ban. 2. Pengontrolan tingkat kehalusan jalan yang akan dipakai pengetesan sesuai
3. Membuat laporan sirkuit apabila terjadi kerusakan untuk dilakukan perbaikan oleh pihak kontraktor.
h. IT Track Control
1. Bertugas memperbaiki sistem elektronik komputer pada setiap ruangan. 2. Merawat infrastruktur yang menggunakan komponen elektronik.
3. Membat koneksi LAN, Internet, Barrier, Accses card berjalan normal. i. Assistant Track Control
1. Melakukan pengecekan kerusakan sirkuit. 2. Menghidupkan water gun yang ada di sirkuit.
3. Support IT Track Control akan infrastruktur yang berbasis elektronik. j. Building & Engginering
1. Melakukan perbaikan pada gedung dalam sekala ringan. 2. Memperbaiki mesin yang rusak dalam sekala ringan. k. Electrical Enginering / Fuel Operator
1. Mengoprasikan Fuel Station yang tersedia di perusahaan. 2. Membuat laporan input dan output bahan bakar.
3. Seting pngaturan Fuel Station. l. Landscaping
1. Mengelola taman yang terdapat di area perusahaan. 2. Membagi pembagian tugas pada saat pengerjaan taman.
3. Bertanggung jawab atas pengelolaan dan perawatan tanaman di aera perusahaan.
m. Operator Landscaping
2. Penataan taman perusahaan.
3. Menyiram tanaman yang telah ditanam. n. Security Dandru
1. Bertanggung jawab memantau serta menilai kinerja anggota yang ditugaskan di perusahaan.
2. Melatih kedisiplinan dan membagikan tugas kepada kepala chip dan anggota security.
o. Chip Security
1. Mengontrol keluar masuk barang.
2. Koordinator security pada setiap grup sift. p. Security
1. Menjaga pos dari aktivitas mencurigakan. 2. Memeriksa karyawan setiap pulang kerja. 3. Mengecek kendaraan karyawan.
4. Pengamanan perusahaan di semua area perusahaan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai sesuatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem berjalan, sesuai dengan ruang lingkup yang di bahas. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil dari PT Gajah Tunggal Tbk yaitu, Analisa Sistem Penyewaan Sirkuit Pada PT. Gajah Tunggal Tbk.
Prosedur sistem berjalan penyewaan sirkuit pada PT. Gajah Tunggal Tbk Karawang adalah:
1. Prosedur Penyewaan Sirkuit
Requester menyerahkan data penyewaan sirkuit berupa copy form On Vehicle Tire Test (OVT), ke Bagian Operation & PG Management SPV untuk diproses. Pada bagian Operation & PG Management SPV, data-data tersebut di cek kelengkapan dan keaslian pengesahaan dari atasan Requester untuk selanjutnya diarsipkan.
2. Prosedur Pengecekan Sirkuit
Bagian Operation & PG Management SPV selanjutnya mengecek tanggal dan jenis sirkuit yang dipesan apakah masih tersedia atau sudah tersewa oleh requester yang lainnya. Dan mengmberikan konfirmasi penerimaan dan penolakan penyewaan sirkuit, Dimana jadual tersebut diambil dari arsip On Vehicle Tire Test (OVT) dan apabila penyewaan yang di setujui akan diarsipkan..
3. Prosedur Persiapan Order Part
Bagian Operation & PG Management SPV akan melakukan order part yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan requester dan akan menginformasikan kepada requester apabila part sudah tersedia, dimana data part diambil dari rsip On Vehicle Tire Test (OVT) PG.
4. Prosedur Pembuatan Proving Ground Job Order (PGJO)
Bagian Operation & PG Management SPV membuatkan Proving Ground Job Order (PGJO). Dimana Proving Ground Job Order (PGJO) tersebut dibuat berdasarkan arsip On Vehicle Tire Test (OVT) PG yang kemudian diserahkan kepada Requester dan ke Workshop & Coordinator Bench Alignment sedangkan copy Proving Ground Job Order (PGJO) diarsipkan.
5. Prosedur Laporan Penggunaan Sirkuit
Setiap periode pemesanan sirkuit yang sudah diterima, Bagian Operation & PG Management SPV membuat laporan untuk diserahkan ke Proving Ground Head.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data sistem berjalan dari beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan tingkat proses dalam sistem yang digambarkan antara lain, diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang ada, diagram nol menggambar tahapan proses yang ada didalam diagram konteks dan penjabarannya lebih terperinci dan yang akhir diagram detail yang menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.
0 SISTEM PENYEWAAN SIRKUIT PT. GAJAH TUNGGAL Tbk KARAWANG PROVING GROUND HEAD WORKSHOP KOORDINATOR & BENCH ALIGNMENT REQUESTER Data OVT OVT Acc OVT Tolak Part Acc Data PGJO
Laporan Penggunaan sirkuit
Data PGJO
Gambar III.2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan:
- OVT : On Vehicle Tire Test - PGJO : Proving Ground Job Order
1 Penyewaan Sirkuit 5 Pembuatan Laporan 4 Pembuatan PGJO 3 Persiapan Part & Order 2 Pengecekan Sirkuit REQUESTER WORKSHOP KOORDINATOR & BENCH ALIGNMENT PROVING GROUND HEAD Data OVT D1 Data OVT Arsip OVT Data OVT Part Acc D2 Data Ovt Data Ovt Arsip OVT PG D3 Arsip PGJO Data PGJO
Lap Penggunaan Sirkuit OVT Tolak OVT Acc Data Ovt PGJO Data PGJO Data PGJO Data Ovt Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan:
- OVT : On Vehicle Tire Test - PGJO : Proving Ground Job Order
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penyewaan sirkuit pada PT. Gajah Tunggal Tbk Karawang seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen dokumen masukan tersebut sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Formulir Test Request
Nama dokumen : GT R&D ON VEHICLE PC-LT TEST REQUEST Fungsinya : Syarat Pemesanan Sirkuit
Sumber : Requester
Jumlah : Satu Lembar
Media : Komputer PC
Tujuan : Bagian OVT
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Proving Ground Job Order (PGJO)
Nama dokumen : Proving Ground Usage Requesition Form Fungsi : Sebagai bukti pemesanan sirkuit
Sumber : Dep. On Vehicle Tire Test Tujuan : Operation & PG Management
Jumlah : Satu Lembar
Media : Komputer PC
Frekuensi : Setiap ada penyewaan sirkuit
3.5. Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada PT. Gajah Tuunggal Tbk karawang penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem penyewaan yang sedang berjalan, antara lain:
1. Sirkuit hanya bisa digunakan oleh karyawan
2. Proses penyewaan hanya bisa dilakukan di tanggerang karena harus disetujui oleh R&D Testing Head.
3. Proses penyewaan masih manual dengancara print form test request untuk ditandatangani oleh dept R&D Testing kemudian form di scan untuk dikirimkan via email ke Dep. OVT.
4. Customer non karyawan yang akan menyewa sirkuit harus datang langsung ke
PT. Gajah Tunggal Tbk Karawang untuk bernegosiasi dengan Head Proving
Ground.
5. Pemborosan waktu dan biaya survey untuk penyewaan sirkuit oleh customer. 6. Sirkuit belum dikenal oleh masyarakat non karyawan, sehingga produk yang
dijual belum merajai pasar.
3.6. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem penyewaan yang sudah online berbasis web pada PT. Gajah Tunggal Tbk Karawang dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem Penyewaan sirkuit pada PT. Gajah Tunggal tbk Karawang adalah sebagai berikut : 1. Sirkuit bisa digunakan oleh non karyawan untuk kepentingan test drive sebuah kendaraan karena kontur permukaan jalan di perusahaan sama dengan semua kontur jalan yang ada di Indonesia.
2. Proses penyewaan sirkuit bisa dilakukan dimana saja dengan asumsi koneksi internet.
3. Prosedur penyewaan sirkuit dilakukan secara online dan memudahkan customer dalam memilih jenis sirkuit yang akan disewa.
4. Hemat waktu dan biaya karena penyewaan sirkuit tanpa hasus datang terlebih dahulu ke perusahaan.
5. Sirkuit akan menjadikan daya tarik customer yang akan membeli produk ban yang dibuat perusahaan.
6. Sirkuit akan menambah nilai jual pada produk ban yang dipasarkan oleh pihak marketing perusahaan.
