14
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Institusi/Perusahaan 3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
Inter Club Indonesia (ICI) sesuai dengan AD/ART didirikan dengan tujuan untuk menjadi wadah tunggal dan ajang silaturahmi bagi para pendukung setia FC Internazionale yang ada di wilayah Indonesia. Sejarah organisasi Inter Club Indonesia bermula dari mailing list [email protected] pada 30 Juli 2001. Selanjutnya pada hari Sabtu, 2 Agustus 2003, bertempat di Jakarta, diadakanlah rapat pertama pembentukan pengurus yang antara lain dihadiri oleh Samgar, Sukowo, Luis Anthony, Andri, Alva dan Dani. Rapat tersebut bersifat informal dan bertujuan untuk membicarakan pembentukan organisasi Interisti Indonesia. Kemudian tanggal 24 Agustus 2003 kembali diadakan rapat pembentukan pengurus di sebuah Mal di Jakarta, yang antara lain dihadiri oleh 10 orang Interista. Melalui rapat ini para anggota sepakat untuk memberi nama fans klub yang akan dibentuk tersebut sebagai Internazionale Indonesia Fans Club (I2FC) dan juga penetapan nama-nama calon pengurus, sumber pendanaan dan rencana program jangka pendek.
Tanggal 25 Oktober 2003, terbentuklah organisasi Internazionale Indonesia Fans Club (I2FC) dengan Ketua Luis Anthony. Pada akhir 2006 tepatnya tanggal 10 September 2006, para anggota Internazionale Indonesia Fans Club (I2FC) kembali berkumpul sekaligus mengadakan
rapat pembentukan pengurus untuk menghidupkan roda organisasi yang sempat vakum karena kesibukan p ara pengurus sebelumnya. Hasil rapat tersebut antara lain memutuskan dibentuknya kepengurusan baru dengan nama Inter Club Indonesia (ICI) dan sekaligus menyatakan berakhirnya kepengurusan Internazionale Indonesia Fans Club (I2FC) yang lama.
Dipa Aulia terpilih sebagai Ketua untuk periode 2006-2008.
Kemudian berdasarkan Gathering Nasional Pertama ICI pada Minggu 12 Oktober 2008 di Jakarta, kepengurusan ICI periode 2008 -2011 dilanjutkan dengan pimpinan Entong Nursanto sebagai Ketua Umum dan Sekjen yang dijabat oleh Rudolf Maurits. Kepengurusan berlanjut hingga periode 2011-2014. Selain aktif di dunia maya, ICI juga mempunyai banyak kegiatan di dunia nyata. Kegiatan rutin yang dilaksanakan adalah nonton bareng dan penjualan merchandise, futsal, rekreasi bersam a dan kegiatan sosial. Tahun 2009 menjadi tahun bersejarah karena ICI akhirnya resmi menjadi official fans club yang diakui oleh FC Internazionale dan tercatat dalam buku sejarah Treble Winners dari La Beneamata.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Berikut adalah Struktur organisasi yang berjalan pada komunitas ICI Jakarta:
KORDA
BANSUS
ULAR12 INTERNONA
SEKERTARIS
BENDAHARA
DIVISI NOBAR Div. EKONOMI KREATIF
DIV. EVENT
DIV.
MEMBERSHIP
HUMAS DIV. OLAHRAGA
Sumber; ICI Regional Jakarta
Gambar III.1
Struktur Organisasi ICI Regional Jakarta Adapun fungsi dari setiap bagian struktur organisasi:
1. Korda: Kordinator daerah memiliki fungsi sebagai penghubung antara regional dan pusat serta sebagai penanggung jawab regional
2. Bansus:
a. Internona berfungsi sebagai kordinator untuk para interisti wanita dalam suatu acara.
b. Ular12 berfungsi mengkordinir para interisti sejakarta yang ingin memeriahkan setiap acara ICI Jakarta seperti persiapan koreograf dan mengatur para interisti dalam suatu cara.
3. Sekretaris: Sekretaris bertanggung jawab sebagai pengurus surat menyurat dan arsip data serta sekertariatan.
4. Bendahara: Bendahara berfungsi sebagai pemegang kas pemasukan keuangan dari penjualan merchandise, futsal, dan nobar (nonton bareng) dan pengeluaran untuk acara-acara yang dilakukan.
5. Div. Nobar (nonton bareng): Divisi nobar sebagai pengurus yang bertanggung jawab atas event nonton bareng.
6. Div. Ekonomi Kreatif: Divisi ekonomi kreatif bertanggung jawab dalam mengeluarkan ide-ide dalam setiap acara.
7. Div. Event: Divisi Event berfungsi mengatur serta mempersiapkan segala yang dibutuhkan serta disiapkan untuk setiap acara atau event ICI Jakarta
8. Div. Membership: Divisi membership bertugas sebagai pengurus yang melakukan perekrutan anggota baru dan pendataan dari anggota ICI Jakarta.
9. Humas: Humas berfungsi memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai ICI Jakarta serta menghubungkan antara organisasi olahraga dengan komunitas penggemar maupun masyarakat dimana organisasi tersebut berada. 10. Div. Olahraga: Divisi olahraga berfungsi mengatur serta memper siapkan
kegiatan olahraga berupa kegiatan fun futsal, fun football, lomba futsal serta kegiatan-kegiatan lainnya yang menyangut olahraga.
3.1.3 Visi dan Misi 1. Visi
Menjadikan Inter Club Indonesia regional Jakarta sebagai pusat wadah organisasi bagi pencinta klub F.C Internazionale Milano khususnya wilayah Jakarta 2. Misi
a. Untuk mendukung segala sesuatu kegiatan yang berhubungan dengan klub F.C Internazuionale Milano.
b. Mengakui Inter Club Indonesia sebagai sebuah organisasi resmi dari klub F.C Internazuionale Milano.
c. Mengakomodir kebutuhan fans klub F.C Internazuionale Milano.di Jakarta
3.2 Proses Bisnis Sistem
Proses bisnis dari komunitas ini adalah dimulai para member baru datang di salah satu acara ICI Regional Jakarta. Member baru mendatangi langsung kebagian divisi membership untuk mendaftarkan diri, kemudian bagian divisi membership akan memberikan formulir pendaftaran member baru, para member baru mengisi formulir yang diberikan oleh divisi membership berupa formulir data diri calon member, jika sudah mengisi formulir serta memilih paket memberkit, calon member mengembalikan formulir kepada divisi membership sekaligus membayar administrasi sesuai paket member yang di ambil, setelah itu bagian divisi membership memberikan kwitansi pembayaran kepada calon member, divisi membership merekap data yang diterima dari member dan mengirimkannya ke Inter Club Indonesia agar diproses selama waktu yang ditentukan, setelah diproses oleh bagian Inter Club Indonesia selanjutnya dikirim ke divisi membership regional
Jakarta, setelah itu divisi membership mengirimkan paket memberkit kepada para member baru yang sudah terdaftar sesuai data yang diterima melalui jasa pengiriman, setelah itu para member yang sudah mendaftar akan menerima paket memberkit Inter Club Indonesia berupa kartu member dll, sekaligus dinyatakan sah menjadi member Inter Club Indonesia.
a. Activity Diagram Pendaftaran Member Baru
Member Baru Divisi Membership ICI regional Jakarta Divisi Membership Inter Club Indonesia
Datang ke acara ICI Jakarta
Menuju bagian divisi membership Memberikan formulir pendaftaran
Mengisi Formulir pendaftaran
Mengembalikan formulir serta melakukan pembayaran
Menerima formulir serta pembayaran
Memberikan kwitansi pembayaran Menerima bukti pembayaran
berupa kwitansi pembayaran
Merekap data para pendaftar
Mengirimkan semua data pendaftar ke bagian Membership Inter Club
Indonesia Pusat
Menerima data para pendaftar
Merekap data serta melakukan proses pembuatan paket memberkit
berupa id card, atribut dll untuk para member baru
Mengirim memberkit para member baru kebagian divisi membership
ICI Regional Jakarta Menerima dan menyortir paket
memberkit
Mengirim paket memberkit kepada para member Menerima paket memberkit dan
telah dinyatakan sah sebagai member ICI Regional Jakarta
End Start
Sumber: Hasil Pengolahan (2017)
Gambar III.2
Activity diagram pendaftaran member baru
3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem berjalan
Dokumen sistem berjalan adalah segala dokumen perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan menajemen serta merupakan dokumen yang diolah sesuai kebutuhan.
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran member
Fungsi : Sebagai dokumen untuk mencatat data diri yang berhubungan dengan member berupa nama, tanggal lahir, alamat tempat tinggal, no telepon, alamat gmail, dll.
Sumber : Bagian Divisi Membership ICI regional Jakarta Tujuan : Pengurus Divisi Membership Inter Club Indonesia
Media : Kertas
Frekuensi : Calon member
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Kwitansi pembayaran memberkit
Fungsi : Sebagai bukti calon member telah membayar administrasi pendaftaran member baru
Sumber : Bagian Divisi Membership ICI regional Jakarta
Tujuan : Bagian Bendahara
Media : Kertas
Frekuensi : Calon member
Bentuk : Lampiran A.2