20
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan A. Sejarah Singkat
Syabaabul Fikri adalah Lembaga Kursus dan Pelatihan Kerja di Cikalong Kabupaten Tasikmalaya-Jawa Barat yang memiliki izin lengkap dan berkualitas.
Dengan semangat berbagi ilmu dan kecintaan pada dunia pendidikan, Kak Ismail, S.Kom dkk mendirikan lembaga kursus dan pelatihan kerja di Cikalong Kabupaten Tasikmalaya yang resmi dibuka programnya pada tanggal 04 april 2013.
Lembaga pendidikan masyarakat (Dikmas) yang bergerak dalam pelatihan komputer dan bahasa inggris dalam waktu yang singkat (short course) ini selanjutnya diberikan nama SYABAABUL FIKRI. Perlu diketahui, lembaga ini mendapatkan izin penyelenggaraan kursus dan pelatihan dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tasikmalaya, dengan Nomor: 421.9/Kep.148- Disdik/2013, NILEK: 02117.1.0092, NPSP: K5660216 sudah dinilai kinerjanya dengan Nomor: 216/C/PK-LKP/2016 dan Terakreditasi “B” dari BAN PNF dengan Nomor: LKP/21200/0035/10/2019. Selain itu SYABAABUL FIKRI memiliki izin pendirian dari Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Tasikmalaya dengan Nomor: KEP.563/639/III/SOSNAKERTRANS/2015, VIN:
1810327801 dan sudah Terakreditasi LA-LPK dengan Nomor: 346/LALPK/I/2017.
Selain Kelengkapan perizinan, secara hukum SYABAABUL FIKRI memiliki Akta Notaris dengan Nomor 11, Tanggal 04 februari 2013 terdaftar di Pengadilan Negeri Tasikmalaya No. 13/AN 11/2013/PN.Tsm dan terdaftar di OSS dengan NIB: 0220000362324.
B. Visi dan Misi
Visi
Terwujudnya Lembaga Pendidikan Vokasi yang menjadi wahana layanan pendidikan bagi masyarakat untuk meningkatkan Kompetensi khususnya dibidang IT dan Bahasa sehingga mampu menciptakan lapangan kerja baru.
Misi
1. Menyediakan materi pembelajaran yang dapat dipahami dengan mudah dan diaplikasikan sesuai dengan kebutuhannya.
2. Menggunakan metode pembelajaran studi kasus untuk memudahkan peserta didik memiliki kompetensi yang digunakan di dunia kerja.
3. Menyediakan tenaga pendidik yang berpengalaman agar menghasilkan para lulusan yang kompeten.
4. Melayani masyarakat melalui program beasiswa bagi mereka yang kurang mampu.
5. Berkolaborasi dengan berbagai pihak dalam menciptakan tenaga ahli dibidang komputer dan Bahasa Inggris.
C. Peta Wilayah LPK Syabaabul Fikri
Sumber: Google Maps
Gambar II.1 Peta Wilayah LPK Syabaabul Fikri 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur Organisasi Syabaabul Fikri
Sumber: Syabaabul Fikri
Gambar II.2 Struktur Organisasi Syabaabul Fikri Adapun uraian dari tugas masing-masing bagian, sebagai berikut:
1. Direktur
1) Memimpin rapat bulanan, 2) Bimbingan pengelola (soft skill), 3) Pelatihan instruktur (metodologi), 4) Supervisi pengelola dan instruktur,
5) Rencana tindak lanjut dan supervisi PTK dan kinerja Lembaga, 6) Membimbing dan mengevaluasi kinerja PTK,
7) Membimbing dan mengevaluasi peserta didik,
8) Mengontrol dan mengevaluasi program Lembaga secara berkala, 9) Mengevaluasi pelaksanaan program kursus dan pelatihan,
10) Mengecek keberadaan sarana dan prasarana lembaga,
11) Observasi kepuasan masyarakat terhadap pelayanan lembaga, 12) Telusur alumni sebagai wadah pengembangan Lembaga,
13) Membersihkan semua lingkungan wilayah Lembaga secara berkala.
2. Bendahara dan Unit Usaha
1) Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga (RAPBL) tahunan,
2) Pembuatan pembukuan keuangan lembaga minimal 5 jenis (buku neraca, buku cas flow, laporan laba rugi, buku kas, buku kendali pembayaran, buku perubahan modal),
3) Pembuatan laporan status asset barang lembaga, 4) Pembuatan aset barang tiap ruangan di lembaga,
5) Mengecek sarana dan prasarana yang ada di lembaga,
6) Menindak lanjuti jika ada kerusakan atau permasalahan mengenai sarana dan prasarana lembaga,
7) Merencanakan dan melaksanakan mengembangkan unit usaha lembaga,
8) Mengontrol dan mengevaluasi unit usaha SFGroup yang sudah berjalan,
9) Mengelola koperasi (kantin Syabaabul Fikri),
10) Membersihkan semua lingkungan wilayah lembaga secara berkala.
3. Academic dan Teknisi
1) Pembuatan kalender pendidikan,
2) Pembuatan jadwal pembelajaran warga belajar, 3) Pembuatan jadwal mengajar instruktur,
4) Pembuatan daftar hadir warga belajar, pengelola dan intruktur, 5) Pembuatan buku penghubung warga belajar,
6) Pembuatan daftar nilai WB dan pelaporan kepemimpinan, ortu dan dinas,
7) Pembuatan sertifikat warga belajar,
8) Rekap warga belajar kursus pertriwulan dan semester, 9) Bank soal/modul pembelajaran,
10) Supervisi instruktur/tutor,
11) Pembuatan jurnal belajar untuk instruktur,
12) Pembuatan SK pengangkatan pengelola dan instruktur tiap tahun,
13) Pembuatan draf kontrak kerja pengelola dan instruktur, 14) Pengelolaan Dapodik online secara berkala,
15) Pengelolaan kelembagaan Kemenaker.go.id, 16) Pengelolaan website lembaga/medsos (ig,fb,wa), 17) Pengelolaan kursus daring,
18) Mengelola web hillsinergi.org,
19) Instalasi pc/laptop/indihome/listrik jika ada permasalahan di lembaga,
20) Membersihkan semua lingkungan wilayah lembaga secara berkala.
4. Marketing dan Humas
1) Pembuatan jadwal dan target promosi lembaga, 2) Mengembangkan strategi pemasaran lembaga,
3) Pembuatan kalender lembaga, baner promosi, flayer dsb, 4) Pembuatan dokumenter kegiatan lembaga secara digital, 5) Pengelolaan medsos berupa facebook, instagram, dan youtobe, 6) Kunjungan industri/studi banding program ke lembaga lain,
7) Membangun kemitraan dengan DUDI, intansi pemerintah atau swasta,
8) Telusur alumni dan bekerjasama untuk pengembangan lembaga, 9) Observasi (kusioner) kebutuhan masyarakat masa kini,
10) Membersihkan semua lingkungan wilayah lembaga secara berkala.
5. Customer Service
1) Melayani registrasi warga belajar,
2) Melayani kebutuhan warga belajar, 3) Melayani kebutuhan perlengkapan KBM, 4) Melayani pembayaran kursus,
5) Membantu tugas pengelola dan instruktur, 6) Melayani tamu dan memberi buku tamu,
7) Mengarsipkan dan mencatat surat masuk dan surat keluar, 8) Mencatat inventaris barang lembaga,
9) Membantu unit usaha lembaga,
10) Memberitahu jadwal pembelajaran WB baik via sms, fb dan wa secara berkala,
11) Mengecek kesiapan ruangan pembelajaran teori dan praktek, 12) Mengarsipkan dan mencatat pengambilan sertifikat kursus, 13) Pendataan berkas-berkas pengelola dan instruktur,
14) Memberitahu jadwal instruktur jika lupa, jika berhalangan cari penggantinya,
15) Bertanggungjawab terhadap kerapihan arsip yang ada di front offices,
16) Membersihkan semua lingkungan wilayah lembaga secara berkala.
6. Instruktur
1) Membuat pembelajaran berbasis kompetensi (PBK),
2) Membuat sekenario pembelajaran sesuai bidang kursus masing- masing,
3) Membuat materi pembelajaran (video, modul dan ppt),
4) Mengembangkan metode/strategi pembelajaran, 5) Membuat penilaian (formatif, sumatif dan ujikom), 6) Membuat/mengisi jurnal belajar tiap pertemuan,
7) Melaporkan perkembangan WB, laporan akhir kepada pimpinan dan orang tua,
8) Mengisi buku penghubung,
9) Mengisi daftar hadir instruktur dan siswanya, 10) Selalu berkomunikasi dengan orang tua siswa, 11) Merapihkan tempat pembelajaran setelah selesai, 12) Mengecek dan membersihkan pc secara berkala, 13) Ikut serta membantu promosi lembaga,
14) Membersihkan semua lingkungan wilayah lembaga secara berkala.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk proses pendaftaran, terdiri dari:
1. Proses penerimaan formulir pendaftaran
Pada proses ini calon peserta datang langsung ke lembaga, mengisi formulir pendaftaran, lalu memberikannya kepada customer service. Customer service meneliti kelengkapan dari formulir pendaftaran tersebut.
2. Pemberian kwitansi pembayaran
Pada proses ini customer service akan mengembalikan formulir pendaftaran apabila data belum lengkap, apabila data sudah lengkap calon peserta melakukan pembayaran. Lalu customer service memberikan kwitansi kepada calon peserta sebagai bukti pembayaran. Setelah itu, customer service memberikan data calon peserta ke academic.
3. Pembuatan laporan
Academic menginput data calon peserta ke Data Pokok Pendidik (DAPODIK).
3.3. Activity Diagram
Gambar III.3 Activity Diagram 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Formulir Pendaftaran
Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran
Fungsi : Untuk memberikan data pribadi secara lengkap
Sumber : Calon peserta
Tujuan : Customer Service
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada calon peserta yang mendaftar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Excel
Nama Dokumen : Excel
Fungsi : Untuk menyimpan arsip data peserta
Sumber : Calon peserta
Tujuan : Customer Service
Media : Laptop/Komputer
Jumlah : 1 file
Frekuensi : Setiap ada calon peserta yang mendaftar
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti konfirmasi pembayaran
Sumber : Customer Service
Tujuan : Calon Peserta
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pembayaran pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
3.6. Permasalahan Pokok
Dari hasil observasi pada LPK Syabaabul Fikri, penulis menyimpulkan permasalahan yang terjadi diantaranya:
1. Pemrosesan pendaftaran, dimana peserta harus datang langsung ke lembaga untuk melakukan pendaftaran.
2. Proses arsip data peserta pada excel dan buku manual yang memenuhi laci lemari, sehingga dokumen bisa saja hilang, rusak, terhapus dan terbuang.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk menanggulangi permasalahan yang sering terjadi pada pendaftaran pada LPK Syabaabul Fikri, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk mempermudah calon peserta dalam proses pendaftaran tanpa harus datang ke lembaga, dan bisa melakukan pendaftaran dimana saja.
2. Mengurangi resiko terjadinya kehilangan dan kerusakan beberapa arsip data, karena sudah dimasukkan dalam database.
