18
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan berisikan data-data tentang perusahaan yang dibagi menjadi sejarah perusahaan, serta struktur organisasi dan fungsinya.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Surya Wira Abadi Tribuana (SWAT Security) adalah sebuah perusahaan jasa keamanan yang lahir karena banyaknya permintaan jasa pengamanan dari klien sejak tahun 2009 secara tim telah mengelola jasa keamanan pada unit-unit kecil, pengawalan pribadi dan pengamanan VIP secara perorangan pada event – event khusus.
Tahun 2013 akhirnya melembaga menjadi perseroan terbatas atau PT yang mempunyai legilitas izin operasional resmi dari MABER POLRI dan berada dibawah naungan ABUJAPI (Asosiasi Badan Usaha Jasa Pengamanan Indonesia). PT. Surya Wira Abadi Tribuana sekarang sudah memiliki sertifikat ISO 9001 dan OHSAS, telah mampu dan dapat dipercaya oleh perusahaan-perusahaan ternama karena komitmen dan pelayanan kami yang terasa nyaman dan aman dimata klien.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi bermanfaat bagi seluruh pegawai untuk mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab. Adapun bagian struktur dan fungsi dari masing – masing bagian sesuai uraian tugasnya sebagai berikut :
Sumber : PT. Surya Wira Abadi Tribuana (2019) Gambar III.1
Berikut ini fungsi dari masing - masing bagian dalam kedudukan paling tinggi yaitu :
1. Komisaris : Mengawasi jalannya perusahaan secara berkala, serta mempunyai kewajiban untuk mengevaluasi tentang hasil yang diperoleh perusahaan
2. Penasehat : Memberikan arah kebijakan, masukan, nasehat dan pertimbangan-pertimbangan dalam suatu ide dan program dalam pengembangan organisasi sesuai dengan AD/ART dan Visi Misi organisasi. Sebagai penampung aspirasi didalam usaha-usaha pengembangan organisasi sesuai dengan AD/ART dan Visi Misi organisasi.
3. Direktur Utama : Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
4. Direktur Umum : Mempunyai tanggung jawab menyusun rencana kerjabaik jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang. Selain itu mengarahkan dan mengelola pengembangan dan penerapan rencana kerja sekaligus mengawasi, mengevaluasi kerja secara menyeluruh
5. Direktur Finance : Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansidi perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dantepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusanyang mendukung pencapaian target financial perusahaan. 6. Manager HRD & GA : Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan
Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan (Peraturan perusahaan).
7. Manager Marketing : Selalu harus dapat menganalisiss kesempatan kedepan, membuat rumusan dan melaksanakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai sasaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
8. Direktur Operasional : Bertanggung jawab untuk memastikan organisasi berjalan dengan sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan dan memenuhi para kliendengan cara efektif dan efisien.
A. VISI :
“ Menjadi Perusahaan Security Yang Komitmen, Handal, dan Terdepan Dalam Bidangnya. “
B. MISI :
1. Memberikan Jasa Pelayanan Keamanan Profesional dan Handal.
2. Memberdayakan Potensi Masyarakat Sekitar Sebagai Sumber Utama Kekuatan Dalam Pelaksanaan Pengamanan.
3. Menjaga dan Mengembangkan Hubungan Baik dan Erat Pada Setiap Klien dan Memberi Solusi.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Dalam prosedur sistem berjalan terdapat 4 tahap yang harus dilalui calon karyawan yaitu: prosedur pendaftaran, prosedur penyeleksian berkas, prosedur ujian seleksi, prosedur penempatan kerja, adapun rinciannya sebagai berikut :
1. Prosedur Pendaftaran
Calon karyawan yang ingin mendaftar datang langsung ke perusahaan, sebelum melakukan pendaftaran calon karyawan akan diukur tinggi badan dan berat badan oleh bagian PKD, apabila tinggi badan dan berat badan sesuai ketentuan calon karyawan selanjutnya mengisi formulir biodata pelamar yang diberikan oleh bagian resepsionis dan melampirkan Surat Lamaran Kerja serta berkas pelengkap yang terdiri dari (Fotocopy KTP, Fotocopy SKCK, Fotocopy NPWP, Fotocopy Ijazah, Pas Foto 3x4 Dua Lembar, Biodata Riwayat Hidup, Fotocopy Disnaker, Fotocopy Kartu keluarga). Setelah itu calon karyawan memberikan kembali berkas lamaran ke bagian resepsionis dan mengisi buku tamu serta nomor telepon yang bisa dihubungi. Lalu calon karyawan tinggal menunggu panggilan untuk menjalankan test.
2. Prosedur Penyeleksian Berkas
Berkas calon karyawan yang sudah diterima bagian resepsionis akan diberikan ke HRD untuk pengecekan berkas dan seleksi berkas lamaran kerja, apabila lolos pemeriksaan berkas HRD akan memberikan berkas lamaran ke Bidang Recruitment untuk menelpon calon karyawan sesuai nomor yang telah diberikan calon karyawan saat pendaftaran, apabila selama 2 kali pemanggilan tidak ada respon maka dianggap gagal.
3. Prosedur Ujian Seleksi
Test dilakukan setelah calon karyawan datang sesuai jadwal yang telah ditentukan dan calon karyawan wajib datang ke perusahaan serta menggunakan pakaian training saat datang, sebelum melakukan test trainer akan memberikan arahan terhadap calon karyawan tentang test yang akan dilakukan, adapun test yang dilakukan antara lain:
a. Test Tertulis/Phsycotest yaitu tes dimana calon karyawan akan diuji kemampuan olah pikirnya untuk memecahkan soal.
b. Test Pantuhir yaitu test cek anggota tubuh dan badan, dicek apakah ada tato, cacat, kelainan, buta warna.
c. Test Fisik yaitu melakukan aktivitas fisik seperti pushup, situp, lari, sprint. Test pertama yaitu test tertulis/phsycotest apabila lulus akan lanjut ke test kedua yaitu test Pantuhir dan apabila tidak lulus akan gagal, setelah test kedua selesai apabila lulus akan lanjut ke test terakhir yaitu test fisik sedangkan apabila tidak lulus akan dianggap gagal, test terakhir yaitu test fisik apabila lulus akan lanjut di beritahukan untuk mengikuti DIKLAT unutk mendapatkan Sertifikat Security sedangkan apabila tidak lulus akan gagal.
4. Prosedur Penempatan Kerja
Klien akan datang ke perusahaan untuk mendapatkan anggota security yang diinginkan, HRD akan melampirkan company profile untuk memberitahu klien tentang visi misi perusahaan dan apa saja yang dibutuhkan klien, setelah itu klien akan melampirkan SPK (Surat Penunjukan Kerja) dan menentukan jumlah anggota security yang diingikan dan sesuai dengan keperluan perusahaannya, HRD akan menyiapkan anggota, anggota berasal dari hasil test terakhir dan diklat yang diberikan oleh trainer,
setelah itu HRD akan memanggil anggota untuk melakukan wawancara singkat ke anggota mengenai tempat kerja yang sesuai domisili tinggal anggota atau kesanggupannya anggota untuk kerja di perusahaan klien. Apabila tidak mau anggota akan tetep menunggu dan masih menjadi bagian PT. Surya Wira Abadi Tribuana dan apabila mau dan sesuai anggota akan melakukan tanda tangan kontrak perjanjian kerja waktu tertentu dan menjadi anggota bagian klien juga.
5. Prosedur Pembuatan Laporan
Setelah diterima menjadi karyawan baru di PT. Surya Wira Abadi Tribuana , Bagian Requitment akan membuat laporan data pelamar yang akan di serahkan ke HRD.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Prosedur Pendaftaran
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Pendaftaran
act ACTIVITY PROSEDUR PENDAFTARAN
Bagian Resepsionis Bagian PKD Calon Karyaw an Datang Langsung Keperusahaan, dan membaw a berkas lamaran pekerj aan
Mengecek Tinggi dan Berat Badan Memberikan Formulir Biodata Pelamar Mulai Lolos Gagal
Mengisi Formulir Biodata Pelamar
Melampirkan Surat Lamaran Pekerj aan dan
Berkas Pelengkap
Memberikan Biodata Pelamar, Surat Lamaran
Pekerj aan dan Berkas Pelengkap
Menerima Biodata Pelamar, Surat Lamaran
Pekerj aan dan Berkas Pelengkap
Mengisi Buku Tamu dan Nomor Telepon Yang
Bisa Dihubungi
Menunggu Panggilan Test
2. Activity Diagram Prosedur Penyeleksian Berkas
Gambar III.3
Activity Diagram Prosedur Penyeleksian Berkas
act ACTIVITY PROSEDUR PENYELEKSIAN BERKAS
Recruitment HRD
Resepsionis
Mulai
Memberikan Formulir Biodata Pelamar, Surat Lamaran Pekerj aan dan Berkas Pelengkap
Menerima Formulir Biodata Pelamar, Surat Lamaran Pekerj aan dan Berkas Pelengkap
Penyeleksian Berkas
Menerima Formulir Biodata Pelamar, Surat Lamaran Pekerj aan dan Berkas Pelengkap Yang
Sudah Diseleksi Menelepon Pelamar 2x Pemanggilan Selesai Selesai Lolos Seleksi Gagal
3. Activity Diagram Prosedur Ujian Seleksi act ACTIVITY PROSEDUR UJIAN SELEKSI
Trainer/ Pelatih Calon Karyaw an Mulai Datang Kembali Keperusahaan Memberikan Arahan
Melakukan Test Tertulis/ Phsycotest
Menerima Hasil Test Pertama
Melakukan Test Pantuhir/Tubuh
Selesai
Menerima Hasil Test Kedua
Melakukan Test Fisik
Selesai
Menerima Hasil Test Akhir
Dinyatakan lulus dan akan diberitahuan untuk
diklat Selesai Selesai Lulus Lulus Lulus Gagal Gagal Gagal
Gambar III.4
Activity Diagram Prosedur Ujian Seleksi
4. Activity Diagram Prosedur Penempatan Kerja
Gambar III.5
Activity Diagram Prosedur Penempatan Kerja
act ACTIVITY PROSEDUR PENEMPATAN KERJA
Anggota Security Trainer HRD Klien Mulai Datang Langsung Ke Perusahaan Melampirkan Company Profile Melampirkan SPK ( Surat Penunj ukan Kerj a )
Menerima SPK (Surat Penunj ukan Kerj a)
Menginformasikan trainer untuk menyiapkan
anggota
Menerima Informasi dan menyiapkan anggota berdasarkan hasil test dan diklat security
Menerima data anggota security
Menginformasikan anggota untuk datang ke
perusahaan
Datang dan siap untuk di w aw ancara
Melakukan Waw ancara
Selesai
Melakukan tanda tangan kotrak perj anj ian kerj a
w aktu
Menj adi bagian anggota klien
5. Activity Diagram Laporan Data Pelamar
Gambar III.6
Activity Diagram Laporan Data Pelamar act ACTIVITY DIAGRAM LAPORAN DATA PELAMAR
HRD Bagian Requitment
Mulai
Melaporkan Data Pelamar
Menerima Laporan Data Pelamar
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Berikut bentuk dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penerimaan karyawan baru pada PT. Surya Wira Abadi Tribuana. Bentuk dokumen ini sendiri terbagi menjadi dua bagian yaitu dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
3.4.1 Spesifikasi Dokumen Masukan (Input)
Dokumen masukan (input) adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian digunakan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Lamaran Pekerjaan
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran. Sumber : Calon Karyawan
Tujuan : Resepsionis
Frekuensi : Setiap Pendaftaran Karyawan Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
2. Nama Dokumen : Buku Tamu
Fungsi : Mengetahu daya jumlah banyaknya tamu yang berkunjung Sumber : Tamu atau calon karyawan
Tujuan : Resepsionis
Frekuensi : Informasi kunjungan
Media : Buku
Jumlah : 1 Buah
Bentuk : Lihat lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Berkas Pelengkap
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran. Sumber : Calon Karyawan
Tujuan : Resepsionis
Frekuensi : Setiap Pendaftaran Karyawan Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
4. Nama Dokumen : Formulir Biodata Pelamar
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran. Sumber : Calon Karyawan
Tujuan : Resepsionis
Frekuensi : Setiap Pendaftaran Karyawan Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Bentuk : Lihat lampiran A.4
5. Nama Dokumen : SPK (Surat Penunjukan Kerja)
Fungsi : Sebagai lampiran permintaan anggota security Sumber : Klien
Tujuan : HRD
Frekuensi : Setiap permintaan anggota security Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
3.4.2 Spesifikasi Dukumen Keluaran (Output)
Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Company Profile
Fungsi : Informasi Tentang Perusahaan Sumber : HRD
Tujuan : Calon Klien Frekuensi : Data Informasi Media : Kertas
Jumlah : 7 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Hasil Test 1
Fungsi : Melihat Hasil Test Phsycotest Calon Karyawan Sumber : Trainer
Tujuan : Calon Karyawan Frekuensi : Data Informasi Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
3. Nama Dokumen : Laporan Hasil Test 2
Fungsi : Melihat Hasil Test Pantuhir Calon Karyawan Sumber : Trainer
Tujuan : Calon Karyawan Frekuensi : Data Informasi Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Bentuk : Lihat Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Laporan Hasil Test akhir
Fungsi : Melihat Hasil Test Fisik Calon Karyawan Sumber : Trainer
Tujuan : Calon Karyawan Frekuensi : Data Informasi Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
5. Nama Dokumen : Form Hasil Wawancara
Fungsi : Sebagai Keluaran hasil wawancara anggota security Sumber : HRD
Tujuan : Manajer Operasional
Frekuensi : Setiap melakukan wawancara anggota security Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Bentuk : Lihat Lampiran B.5
6. Nama Dokumen : PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) Fungsi : Sebagai bukti kontrak kerja
Sumber : HRD
Tujuan : Anggota security
Frekuensi : Setiap adanya keputusan penempatan kerja Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
7. Nama Dokumen : Laporan Data Pelamar Fungsi : Bahan Evaluasi Perusahaan Sumber : Bagias Requitment
Tujuan : HRD
Frekuensi : Setiap pembuatan laporan Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Bentuk : Lihat Lampiran B.7
3.5 Permasalahan Pokok
Berdasarkan beberapa hasil analisis dirangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek permasalahan yang terjadi seperti berikut:
1. Pada saat proses pemberitahuan lowongan kerja masih menggunakan cara yang tidak efektif dimana penyebarannya melalui hubungan internal dengan para karyawan atau memasang stand lowongan kerja di perguruan tinggi sehingga info lowongan kerja tidak menyebar dengan luas.
2. Proses penyeleksian berkas yang tidak efisien dan memakan waktu, karena seleksi berkas hanya dilakukan oleh 1 orang HRD rentan terjadinya kesalahan memilah kualifikasi calon karyawan dan ditakutkan berkas yang diterima berhamburan dan rusak.
3. Hilang atau rusaknya berkas calon karyawan karna terlalu banyak berkas yang menumpuk.
3.6 Pemecahan Masalah
Berdasarkan Permasalahan pokok diatas penulis menyimpulkan beberapa pemecahan masalah antara lain :
1. Membuat website lowongan pekerjaan untuk penerimaan karyawan baru yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga mempermudah bagi calon karyawan mendaftar dan mengunggah surat lamaran kerja lengkap.
2. Pemberkasan pendaftaran bisa diubah menjadi lebih komputerisasi agar tidak berhamburan, terselip ataupun rusak.
3. Membuat perancangan sistem informasi penerimaan karyawan yang berbasis komputer agar memudahkan dalam pemberkasan ataupun tes.
