23
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT. Fuji Seat Indonesia adalah salah satu perusahaan manufacture otomotif part asal jepang (PMA), yang bergerak dibidang pembuatan kursi mobil (produsen jok mobil) terkemuka di indonesia yaitu PT. Astra Daihatsu Indonesia. Dan telah membuka 4 pabrik manufacture di indonesia (Sunter Jakarta, Karawang Barat dan Karawang Timur). untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang sangat besar PT.
Fuji Seat Indonesia masih menerima karyawan baru sampai saat ini.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Sejarah berdirinya PT. Fuji Seat Indonesia, dulu pada bulan november tahun 2015 PT. Fuji Meiwa yang terletak di Depok untuk memproduksi kursi mobil Xenia dan Avanza, dan pada bulan november tahun 2016 PT. Fuji Meiwa mass production D99B yaitu kursi mobil untuk mobil Terrios dan Rush. Karena perkembangan industri otomotif berkembang pesat maka pada bulan maret tahun 2007 berdirililah PT. Fuji Seat Indonesia yang terletak di sunter plant jakarta, pada bulan november tahun 2008 PT. Fuji Seat Indonesia mass production untuk kursi mobil Gran max dan Luxio, pada bulan agustus 2009 PT. Fuji Seat Indonesia merger dengan PT. Fuji Meiwa untuk mass production D14N, pada bulan januari tahun 2011 PT. Fuji Seat Indonesia Membuka Plant Baru di daerah Karawang Barat dan pada bulan juni melakukan pembangunan pada plant Karawang International
Industrial City (KIIC), pesatnya perkembangn dunia otomotif PT. Fuji Seat Indonesia kembali mendirikan PT. Fuji Seat Indonesia plant Suryacipta pada bulan februari 2015 dan pada bulan januari 2016 selesai pembangunan Suryacipta Plant.
A. Visi
Visi dari PT. Fuji Seat Indonesia yaitu menjadi perusahaan yang dicintai masyarakat di seluruh dunia dan kami PT. Fuji Seat Indonesia sebagai anggota Daihatsu Group bertujuan menjadikan perusahaan yang dicintai masyarakat di seluruh dunia, melalui produk Seet yang inovatif dan interior kendaraan.
B. Misi
Misi PT. Fuji Seat Indonesia yaitu sebagai berikut : a. Memastikan tujuan dan melaksanakan dengan kejujuran b. Selalu mencoba teknologi yang baru
c. Team Work sesama rekan kerja dilapangan adalah dasar
d. Senantiasa menjadi perusahaan yang dapat bertransaksi bisnis menenangkan bagi pelanggan
e. Melakukan Seiri, Seiton dan Seiso secara menyeluruh f. Menepati janji dan tepat waktu dalam hal apapun
3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
President Directur
General Manager
Manager Divisi
Directur
Supervisor
Staff Foreman
Maintenance Personalia HRD
Leader
Quality control Quallity Assurance
Safety
Engineering
Administration Recruitment
Playroll
Sumber : PT. Fuji Seat Indonesia Karawang (2016) Gambar III. 1
Struktur Organisasi PT. Fuji Seat Indonesia
Tugas dan fungsi masing-masing berdasarkan struktur organisasi sebagai berikut:
1. President Directur
a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
b. Mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh kegiatan internal dan ekstrnal perusahaan.
c. Memili, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager).
d. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
e. Terkendalinya seluruh kegiatan perusahaan.
2. Directur
a. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.
b. Mengangkat dan menghentikan karyawan.
c. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien
3. General Manager (GM)
a. Bertanggung jawab atas impletasi kebijsakan perusahaan.
b. Memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh.
4. Manager Divisi
a. Memimpin perusahaan.
b. Mengatur dan mengendalikan perusahaan.
c. Mengevsaluasi pencapaian perusahaan.
d. Mengatasi masalah perusahaan.
5. Personalia HRD
a. Melakukan kegiatan seleksi, promosi, mutasi atau demosi karyawan.
Merencanakan, melakukan serta mengembangkan dan mengimplementasikan strategi dibidang pengelolaan dan pengembangan Sumber daya manusia.
6. Quality Assurance (QA) Manager
a. Mengidentifikasikan masalah-masalah yang berkenan dengan kualitas.
b. Merekomendasikan atau memberi solusi atas masalah kualitas.
c. Mengontrol dan menjaga kualitas vendor.
7. Supervisor
a. Membuat jadwal kegiatan untuk staff dibawahnya.
b. Menentukan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang
c. Bertanggung jawab atas hasil kerja karyawan.
8. Payroll
a. Privare slip gaji karyawan setiap bulan.
b. Membuat laporan bulanan gajih karyawan.
c. Kontrol absensi karyawan seluruh departement.
9. Quality Control
a. Memeriksa dan memastikan bahwa setiap barang yang diproduksi dalam keadaan baik atau ok.
10. Foreman
a. Melakukan pengawasan terhadap semua karyawan b. bertanggung jawab mencapai tingkat kuantitas.
c. Bertanggung jawab atas keselamatan kerja karyawan.
11. Recrutment
a. Mengatur dan mengontrol rencana tenaga kerja.
b. Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan.
c. Mengontrol dan mengatur iklan lowongan.
d. Mendesain iklan lowongan.
12. Engineering
a. Membuat, merencanakan dan melakukan pengawasan terhadap fasilitas serta perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses-proses relasi produk.
13. Leader
a. Membuat jadwal kegiatan pekerjaan.
b. Memantau proses pekerjaan yang dilakukan tenaga ahli.
c. Bertanggung jawab dalam mencapai target.
14. Administration
a. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan dokumen, surat menyurat offline atau online .
b. membuat agenda kantor.
c. memesan persediaan alat tulis kantor.
15. Maintenance
a. Melakukan pemeriksaan mesin
b. melakukan pemeliharaan kerusakan atau perbaikan.
16. Staff
a. Melakukan rekap data b. Melakukan penjadwalan c. Menjawab telepon masuk
17. Safety
a. Menyusun rencana program keselamatan dan kesehatan kerja bertujuan untuk mengurangi kecelakaan kerja.
b. Mengevaluasi insiden kecelakaan yang terjadi serta menganalisis masalah kecelakaan kerja.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Proses penerimaan karyawan baru pada PT. Fuji Seat Indonesia sekarang ini adalah:
1. Prosedur permohonan karyawan
Pimpinan divisi meminta karyawan baru pada HRD dengan memberikan laporan permohonan tenaga kerja baru, setelah pimpinan divisi memberi laporan permohonan tenaga kerja secara lengkap pada HRD selanjutnya bagian HRD menyampaikan laporan permohonan tersebut pada Direktur.
2. Prosedur pencarian karyawan
HRD melakukan proses pencarian karyawan baru dengan memuat iklan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan kantor pos dengan menyertakan syarat- syarat pelamar seperti :
a. Laki-laki atau perempuan b. Usia maksimal 25 tahun c. Tinggi badan minimal 165cm d. Pendidikan minimal SMA sederajat e. Sehat jasmani dan rohani
Selanjutnya pelamar akan melihat iklan tersebut dan bagi pelamar yang berminat bisa mengirim surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, surat keterangan dokter, surat keterangan catatan kepolisian, ijasah, surat keterangan hasil ujian, kartu keluarga, kartu tanda penduduk, foto ukuran 2x3 sebanyak 4 lembar, dan cv (curicullume vitae) ke Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan mengirim via kantor pos.
3. Proses Seleksi Karyawan
Dari data pelamar yang masuk bagian HRD menjadwalkan tes tertulis berupa formulir soal recrutment, hasil tes tertulis diseleksi oleh HRD. Bagi calon karyawan yang memenuhi syarat akan mendapatkan informasi dari HRD . 4. Proses interview
Bagi pelamar yang lulus seleksi tes tertulis maka proses selanjutnya adalah proses interview, proses interview ini dilakukan oleh HRD.
5. Proses medical chek up
Selanjutnya calon karyawan yang lulus tes tertulis dan interview akan mendapatkan informasi untuk melakukan tes kesehatan yaitu medical chek up, pelamar melakukan medical chek up di rumah sakit yang ditunjuk perusahaan.
6. Proses Tranning
Bagi calon karyawan yang lulus seleksi medical chek up akan di informasikan kembali oleh HRD untuk datang keperusahaan untuk melakukan tranning 40 jam oleh HRD.
7. Proses Tanda Tangan Kontrak
Hari pertama kerja bagi calon karyawan yang lulus akan dilakukan administrasi kelengkapan kerja berupa seragam, pembuatan buku tabungan Bank, setelah
proses tersebut selesai maka HRD menginformasikan beberapa hal terkait dengan penempatan kerja, gajih, serta fasilitas yang didapat selama bekerja di perusahaan, selanjutnya HRD melakukan kesepakatan dengan calon karyawan berupa tanda tangan kontrak selama 3 bulan.
8. Proses seleksi pengangkatan karyawan tetap
Seleksi pengangkatan karyawan tetap dilihat dari kinerja karyawan, etika karyawan, dan kehadiran karyawan selama 3 bulan. Bagi karyawan yang memenuhi syarat maka akan diangkat menjadi karyawan tetap dan bagi karyawan yang tidak memenuhi syarat maka akan diputus masa kerja sesuai perjanjian kontrak.
3.3. Use Case Diagram
Diagram yang menggambarkan aktivitas dari proses permohonan karyawan baru di PT. Puji Seat Indonesia. Oleh karena itu dibuatkan diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.
Berikut adalah use case diagram proses penerimaan karywan baru di PT. Fuji Seat Indonesia.
manajer divisi HRD
Pelamar
Permohonan karyawan
pencarian karyawan
seleksi karyawan
interview
medical chek up
traning
TTD kontrak
Seleksi karyawan tetap
System penerimaan karyawan baru
include
include include
include include include include
include
include inclu
de include
include include
include
Gambar III.2
Diagram Use Case Proses Penerimaan Karyawan
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Permohonan Karyawan Use Case Name Permohonan karyawan
Requirements Surat permohonan
Goal HRD menyetujui permohonan
Pre- Conditions Sesuai permintaan Post- Conditions Sesuai kebutuhan Failed end Condition Tidak sesuai permintaan
Actor Manajer divisi
Main Flow/Basic Path 1.Membuat laporan
2.Menyetujui laporan
Alternate Flow/Invarian A A1. Memasang iklan Alternate Flow/Invarian B B2. Banyak calon pelamar
Tabel III.2.
Diagram Use Case Proses Pencarian Karyawan Use Case Name Pencarian karyawan
Requirements Sesuai Persyaratan
Goal Lulus seleksi
Pre- Conditions Sesuai ketentuan dan persyaratan Post- Conditions Sesuai lowongan pekerjaan Failed end Condition Tidak lulus seleksi
Actor Direktur
Main Flow/Basic Path 1.Memasang iklan
2.proses tes
3. proses interview Alternate Flow/Invarian A B1.Menerima karyawan Alternate Flow/Invarian B B2. Menempatkan karyawan
Tabel III.3.
Diagram Use Case Proses Seleksi karyawan Use Case Name Seleksi Karyawan
Requirements Sesuai Persyaratan
Goal Lulus seleksi
Pre- Conditions Sesuai ketentuan dan persyaratan Post- Conditions Sesuai lowongan pekerjaan Failed end Condition Tidak lulus seleksi
Actor Direktur
Main Flow/Basic Path 1.Memasang iklan
2.proses tes
3. proses interview Alternate Flow/Invarian A B1.Menerima karyawan Alternate Flow/Invarian B B2. Menempatkan karyawan
Tabel III.4.
Diagram Use Case Interview Use Case Name Interview
Requirements Mendapat panggilan
Goal Lulus interview
Pre- Conditions Berpakaian rapi
Post- Conditions -
Failed end Condition Tidak lulus
Actor Pelamar
Main Flow/Basic Path 1. pelamar mendapat panggilan
2. pelamar mempersiapkan diri
Alternate Flow/Invarian A A1. Pelamar menunggu hasil interview
Alternate Flow/Invarian B B2. Pelamar mendapat pengumuman kelulusan
Tabel III.5.
Diagram Use Case Tes Medical chek up Use Case Name Melakukan tes medical chek up Requirements Mendapat panggilan
Goal Dinyatakan lulus
Pre- Conditions Dengan keadaan sehat
Post- Conditions -
Failed end Condition Tidak lulus
Actor Pelamar
Main Flow/Basic Path 1. pelamar mendapat panggilan
2. pelamar mempersiapkan diri
Alternate Flow/Invarian A A1. Pelamar menunggu hasil chek up Alternate Flow/Invarian B B2. Pelamar mendapat pengumuman
kelulusan
Tabel III.6.
Diagram Use Case Tranning Use Case Name Pelaksanaan tranning
Requirements Membawa perlengkapan alat tulis
Goal Lulus traning
Pre- Conditions Persiapan diri Post- Conditions Persiapan materi Failed end Condition Kurang pengetahuan
Actor Pelamar
Main Flow/Basic Path 1. pelamar mempersiapkan diri
2. pelamar mengkuti traning
Alternate Flow/Invarian A A1. Pelamar menunggu hasil
Alternate Flow/Invarian B B2. Pelamar mendapat pengumuman kelulusan traning
Tabel III.7.
Diagram Use Case TTD Kontrak Use Case Name Melakukan TTD kontrak Requirements Pelamar yang sudah bekerja
Goal Karyawan tetap
Pre- Conditions Aktif
Post- Conditions Data pelamar yang baik Failed end Condition Data pelamar kurang baik
Actor Pelamar / karyawan
Main Flow/Basic Path 1. Sesuai kriteria yang dibutuhkan
2. berkelakuan baik
Alternate Flow/Invarian A A1. Karyawan dinyatakan lulus Alternate Flow/Invarian B B2. Minimum karyawan
Tabel III.8.
Diagram Use Case Seleksi Karyawan Tetap Use Case Name Melakukan seleksi karyawan tetap Requirements Pelamar Memenuhi ketentuan
Goal Sebagai karyawan tetap
Pre- Conditions Memenuhi persyaratan Post- Conditions Surat karyawan
Failed end Condition Tidak sesuai ketentuan diputus kontrak
Actor Pelamar
Main Flow/Basic Path 1. pelamar beretika baik
2. pelamar tidak memiliki absen Alternate Flow/Invarian A A1. Pelamar jadi karyawan tetap Alternate Flow/Invarian B -
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai dalam sistem berjalan.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan meliputi parameter- parameter sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Surat Lamaran
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Ijasah
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Dokter
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Surat Keterangan Catatan Kepolisian Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.4
5. Nama Dokumen : CV (Curicullum Vitae)
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.5
6. Nama Dokumen : Surat Keterangan Hasil Ujian
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.6
7. Nama Dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.7
8. Nama Dokumen : Akta Kelahiran
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.8
9. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.9
10. Nama Dokumen : Foto ukuran 2x3
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan pekerjaan
Sumber : Pelamar
Tujuan : HRD Perusahaan
Media : Dokumen
Jumlah : 4 lembar
Frekuensi : Setiap lamaran masuk Bentuk : Lampiran A.10
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk output atau keluaran yang berfungsi untuk mengetahui dokumen yang keluar sistem berjalan meliputi parameter- parameter dokumen sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kontrak
Fungsi : Sebagai bukti perjanjian masa kerja
Sumber : HRD Perusahaan
Tujuan : Karyawan Baru
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Surat formulir rekening bank
Fungsi : Sebagai penerimaan gajih karyawan
Sumber : HRD Perusahaan
Tujuan : Karyawan Baru
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Id Card
Fungsi : Sebagai tanda pengenal
Sumber : HRD Perusahaan
Tujuan : Karyawan Baru
Media : Dokumen
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial Fungsi : Sebagai jaminan kesehatan karyawan
Sumber : HRD Perusahaan
Tujuan : Karyawan Baru
Media : Dokumen
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Soal tes recrutmen
Fungsi : Untuk menentukan layak atau tidaknya pelamar
Sumber : HRD Perusahaan
Tujuan : Karyawan Baru
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan Bentuk : Lampiran B.5
3.5. Permasalahan Pokok
Suatu sistem yang baik di perusahaan besar, menengah maupun kecil merupakan suatu proses dimana proses itu membentuk satu kesatuan dan saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Masalah yang dihadapi menghambat kinerja dalam sebuah perusahaan. Permasalahan yang dihadapi pada sistem Penerimaan Karyawan Baru pada PT. Fuji Seat Indonesia adalah:
1. Pada proses pencarian karyawan masih menggunakan iklan berupa selembar kertas mengakibatkan terjadinya waktu yang dibutuhkan terlalu lama sehingga proses pencarian karyawan tidak efisien.
2. Data pelamar yang masuk berupa kertas mengakibatkan menumpuknya data pelamar sehingga membutuhkan waktu lama untuk diseleksi oleh HRD.
3. Penginputan proses karyawan baru pada PT. Fuji Seat Indonesia masih menggunakan microsoft word, dan microsoft excel. Sehingga mengakibatkan data pelamar tidak tertata dengan rapih dan beresiko hilangnya data.
3.6. Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah tersebut dengan program aplikasi sistem komputer berbasis web (internet) dengan bahasa pemograman java dan database mysql. Dengan adanya sistem yang penulis buat dapat membantu mempermudah dalam proses penerimaan karyawan baru dan dapat meminimalisir data yang menumpuk dan data yang sulit ditemukan serta dapat mengurangi waktu yang terpakai.
1. Dengan alternatif program aplikasi berbasis web (internet) dengan bahasa script php dan database mysql, pihak HRD dapat membuat iklan secara online dan efisien dalam proses pencarian karyawan.
2. Dengan alternatif ini data pelamar yang masuk tidak lagi menumpuk tersimpan rapih dan aman sehingga lebih efektif dan efisien untuk diseleksi oleh HRD.
3. Dengan alternatif ini data karyawan baru menjadi tertata rapih dan data tersimpan aman.
