BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Bidan Praktek Mandiri (BPM), merupakan pelayanan penyedia layanan kesehatan, yang memilik kontribusi cukup besar dalam memberikan pelayanan khususnya dalam meningkatkan kesejahteraan ibu dan anak masyarakat pengguna jasa layanan Bidan memperoleh akses pelayanan yang bermutu dan pelayanan bidan, perlu adanya regulasi pelayanan praktek bidan secara jelas, persiapan sebelum bidan melaksanakan pelayanan praktek, seperti perijinan, tempat, ruangan, peralatan preaktek, dan kelengkapan adminitrasi semuanya harus sesuai dengan standar, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan di pimpin oleh seorang tenaga medis. BPM bertanggung jawab menyelengarakan pembangunan kesehatan khususnya di bidang perbidanan dalam suatu wilayah kerja, BPM hanya bertanggujng jawab untuk sebagian upaya pembangunan kesehatan, secara nasional, standar wilayah kerja BPM.
Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Bidan Praktek Mandiri (BPM) Hj. Iis Farida M,kes adalah sebagai temapat pelayanan kesehatan masyarakat dan kebidanan yang aman dan profesonal demi terwujdnya indonesia sehat, kecamatan sehat khususnya di kecamatan Tirtamulya, kecamatan sehat adalah gambaran masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup didalam lingkungan dengan prilaku sehat.
Misi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan BPM adalah mendukung tercapainya misi pembanguan kesehatan nasional, yaitu:
1. Menggerakan pembangun berwawasan kesehatan diwilayah kerjanya.
2. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat diwilayah kerjanya.
3. Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan khusunya dalam bidang kebidanan.
4. Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga dan masyarakat, serta lingkungan.
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah BPM
Bidan Praktek mandiri (BPM) Hj.Iis Farida M.kes adalah Rumah bersalin yang di dirikan sejak awal tahun 1993 tetapi saat itu BPM belum mempunyai tempat khusus praktek sendiri, seiring berjalannya tahun ketahun Bidan Hj. Iis Farida M.kes membuka klinik praktek sendiri tepatnya pada bulan Oktober 1993 di kampung Bakan serang Rt 01/01 desa Karang jaya kecamatan Tirtamulya Cikampek kab. Karawang.
Bidan Praktek Mandiri (BPM) adalah intansi yang bergerak pada bidang pelayanan kesehatan yang berperan sebagai rumah bersalin yang sangat berkembang untuk menolong masyarakat kalangan menengah kebawah. Penduduk yang datang ke rumah bersalin Hj. Iis Farida M.kes mayoritas kalangan menengah kebawah tetapi tidak menutup kemungkinan mereka yang datang dilayani dengan baik.
Bidan Praktek Mandiri (BPM) ini mampu memberikan konsultasi dan penanganan yang dapat memberikan hasil yang baik menuju produktivitas proses yang maksimal. Pada saat pertama berisi Bidan Praktek Mandiri (BPM) didirikan untuk melayani kebutuhan warga sekitar terutama kesehatan. Struktur organisasi BPM terdiri dari pemilik BPM, bidan pembantu, apoteker, admin, Bidan Praktek Mandiri (BPM) juga mempunyai lima tempat terdiri
dari kamar inap untuk pasien bersalin, ruang pemeriksaan, ruang apoteker atau administrasi dan ruang persalinan.
Pada tahun berdirinya BPM menempatkan bidan pembantu dan apoteker bertujuan untuk memudahkan pelayanan, disini BPM juga membuka praktek pengobatan umum, pemeriksaan bayi, konsultasi KB, serta proses persalinan umum maupun BPJS. Jumlah rata- rata pasien yang datang ke BPM ini terhitung satu bulan mencapai 500-1.000 orang, jumlah pasien tersebut tidak hanya ibu melahirkan saja namun ada juga pasien umum, pasien konsultasi kehamilan, USG dan KB.
3.2.2. Struktur Organisasi dan fungsi
Organisasi merupakan suatu bentuk dari hubungan yang mempunyai file dinamis, dapat menyesuaikan diri pada perusahaan serta diciptakan oleh manusia untuk mencapai suatu yang diperhitungkan. Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing bagian, peranan dari struktur organisasi menunjukan bentuk organisasi yang dipergunakan. Adapun struktur organisasi dan fungsi pada BPM bidan Hj. Iis farida M.kes dapat dijelaskan sebagai berikut :
KEPALA BIDAN PRAKTEK MANDIRI
BIDAN
ADMINISTRASI APOTEK
Gambar III.1
Struktur Organisasi Bidan Praktek Mandiri Hj. Iis Farida M. Kes
Berikut ini adalah fungsi dari setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi BPM antara lain :
1. Kepala BPM
Merupakan bidan serta pemilik BPM (bidan prakter mandiri) berfungsi dan bertanggung jawab sebagai pengawas serta pelaksanaan pelayanan kesehatan di BPM itu sendiri.
2. Bidan
Berfungsi dan bertanggung jawab sebagai pelaksana kesehatan ibu dan anak pelaksanaan pelayanan KB, pelaksanaan balai pengobatan umum, serta membantu jalannya persalinan.
3. Adminitrasi
Berfungsi dan bertanggung jawab mencatat daftar pasien, serta membantu jalannya arus kas masuk BPM.
4. Apoteker
Bertanggung jawab sebagai pelaksana layanan obat atau apotek.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Prosedur pada Bidan Praktek Mandiri yang selama ini telah melewati beberapa proses akan
dijelaskan sebaga berikut:
1. Prosedur Pendaftaran
Pada prosedur pertama pasien datang ke Bidan Praktek Mandiri (BPM), selanjutnya mendaftar kebagian administrasi kemudian dibagian administrasi mencatat data pasien dalam buku pasien setelah itu bagian administrasi menyerahkan kartu pemeriksaan kepada bidan.
2. Prosedur Pemeriksaan
Setelah menunggu antrian, pasien akan di panggil dan bidan melakukan pemeriksaan kepada pasien setelah selesai di periksa bidan menyerahkan resep obat kepada pasien.
3. Prosedur Pembayaran
Pasien datang kebagian administrasi untuk menyerahkan resep obat kemudian resep obat diserahkan kepada bagian apotek, setelah itu bagian apotek menyerahkan data obat dan resep obat kepada bagian admistrasi. Kemudian pasien melakukan pembayaran, lalu bagian administrasi membuatkan kwitansi 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada pasien dan
rangkap 2 di arsipkan dibagian pembayaran. Sedangkan resep obat diarsipkan dalam arsip obat.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Administrasi membuat laporan pendapatan berdasarkan arsip data pasien dan arsip data pembayaran dan di serahkan kepada pemilik BPM.
3.4. Unified Modelling Lauguage 3.4.1. Activity Diagram
Gambar 3.1
Activity Diagram Proses Sistem Berjalan
act Requirements Model
Apoteker Bidan
Petugas(Admin) pasien
ActivityInitial
pendaftaran menerima
pendaftaran
mengisi data pasien
periksa
memberi resep obat menerima resp
obat
menyerahkan resp
menebus obat
ActivityFinal
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem Pendapatan pasien rawat jalan seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan.
Adapun dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Masukan a. Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk Fungsinya : Syarat Pendaftaran Berobat Sumber : Pasien
Jumlah : Satu lembar Media : Kertas
Tujuan : Bagian Administrasi Frekuensi : Setiap terjadi pendaftaran Bentuk : Lihat Lampiran A.1.
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa dokumen- dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakandokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen sebagai berikut.
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran a. Resep Obat
Nama dokumen : Resep Obat
Fungsinya : Untuk Pengambilan Obat Sumber : Bidan
Jumlah : Satu lembar Media : Kertas
Tujuan : Bagian Apotek
Frekuensi : Setiap terjadi pemeriksaan Bentuk : Lihat Lampiran B.1.
b. Kartu Pemeriksaan
Nama dokumen : Kartu Pemeriksaan Fungsinya : Untuk Pemeriksaan Pasien Sumber : Administrasi
Jumlah : Satu lembar Media : Kertas Tujuan : Bidan
Frekuensi : Setiap terjadi pemeriksaan Bentuk : Lihat Lampiran B.2.
c. Kwitansi
Nama dokumen : Kwitansi
Fungsinya : Untuk Bukti Pembayaran Sumber : Administrasi
Jumlah : Satu lembar Media : Kertas Tujuan : Pasien
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran Bentuk : Lihat Lampiran B.3.
3.6. Permasalahan Pokok
Dari hasil analisa dan pengamatan pada Bidan Praktek Mandiri Hj. Iis Farda M. Kes maka penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem penjualan yang sedang berjalan, antara lain:
1. Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi pembayaran masih ditulis tangan oleh bagian penjualan.
2. Terlalu banyak arsip data yang tidak diperlukan tetapi masuk dalam persyaratan pemesanan barang. Sehingga membuat tumpukan arsip yang kurang bermanfaat.
3. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkanarsip data yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan.
4. Penyimpanan arsip manual membuat riskan jika terjadi permasalahan yang tidak terduga seperti kebakaran, kehilangan atau terjadinya salah penyimpanan.
5. Tidak ada laporan harian sehingga data tidak dapat terkontrol dengan baik.
6. Kurangnya pemanfaatan tekhnologi pada zaman yang sangat modern ini. Sehingga membuat sistem akuntansi penjualan menjadi terhambat.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankanbahwa sudah saatnya dibuat sistem yang sudah terkomputerisasi pada dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasidengan baik. Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu untuk sistem informasi pendapatan pasien rawat jalan pada Bidan Praktek Mandiri Hj. Iis Farda M. Kes adalah sebagai berikut :
1. Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan akurat.
Menggunakan otomatisasi komputer sangat efektif dan efisien.
2. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip, karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
3. Penyimpanan data jika sudah terkomputerisasi seharusnya menggunakan database Microsoft Acces Database sehingga tidak ada kekhawatiran data rusak atau hilang, karena proses back updata sangat mudah.
4. Membuat laporan harian sehingga penjualan dapat terkontrol dengan baik. Bagaimana barang masuk dan keluar, serta semua transaksi.
5. Membuat kartu pemeriksaan yang sudah terkomputerisasi dengan komputer, sehingga setiap pasien cukup membawa kartu tersebut.
6. Membuat sebuah program aplikasi yang dapat membantu proses pendaftaran, transaksi pembayaran serta pengelolaan data pasien.
