32
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Koperasi merupakan suatu perkumpulan orang-orang yang berusaha untuk
memperbaiki taraf hidup dan meningkatkan kesejahteraan anggotanya karena pada
umumnya anggota koperasi adalah orang-orang di golongan ekonomi lemah untuk itu
sangatlah penting dalam meningkatkan pelayanan pada anggotanya di butuhkan suatu
sistem yang baik.
Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur adalah koperasi
yang melayani simpan pinjam pokok,wajib,khusus,sukarela,pinjaman elektronik dan
motor.dalam pelaksanaan kegiatan simpan pinjam ini kegiatannya masih secara
manual mulai dari pendataan anggota,proses simpan pinjam,dan arsip-arsipnya hal ini
dapat menyebabkan terjadinya human error atau kesalahan manusia .meski sudah
mengunakan komputer tapi Koperasi Pedagang Pasar Pademangan ini sendiri belum
memiliki sistem yang secara khusus untuk melakukan pencatatan transaksi simpan
pinjamnya.
Dengan menggunakan sistem secara komputerisasi, penggunaan kertas bisa
lebih dihemat dan pemrosesan data dapat dilakukan dengan cepat,teliti dan akurat,
namun untuk menjalankan sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi membutuhkan
Dalam hal ini, penulis menganalisa sistem simpan pinjam yang ada pada
Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur yaitu Prosedur Simpanan, Prosedur
Pengajuan Pinjaman ,Prosedur Pencairan Pijaman,Prosedur Anggsuran dan
Pembuatan Laporan, agar dapat diketahui kelemahan dan permasalahan yang terjadi
pada sistem simpan pinjam serta dapat memberikan solusi yang bisa membantu
mengatasi masalah yang terjadi pada Koperasi Pedagang Pasar Pademangan ini.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur dipimpin oleh
seorang Ketua Umum dan dibantu oleh karyawan dari beberapa bagian. berlokasi di
Jl.Pademangan III Gg. 26 NO.22.Jakarta Utara.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur adalah koperasi
yang bergerak dibidang unit simpan pinjam,bisnis sosial yang menyediakan jasa
keuangan kepada masyarakat miskin sehingga mereka dapat mencapai kehidupan
yang sejahtera.Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur ini menjunjung tinggi
azas Perkoperasian Indonesia yaitu membantu anggotanya mencapai kemakmuran.
Koperasi Pasar Pademangan didirikan pada tahun 1979 yang bermula dari
Bapak Haji Bakar Umar dan beberapa temannya yang semangat hidupnya sama
dimana mereka sama-sama memiliki kepedulian terhadap lingkungan sosial ekonomi
dan masyarakat mereka sepakat untuk mendirikan sebuah koperasi simpan pinjam
Dalam pendirian dan operasionalnya Koperasi Pedagang Pasar ini didukung
oleh 5 orang pendiri dan 3 orang pengawas dengan beranggotakan warga pasar
pademangan dengan badan hukum No 1330/BH/I. TGL 6-12-1979 .pada tahun 2016
anggota KOPPAS mencapai 109 orang dan 6 orang karyawan.pada awalnya koperasi
pasar pademangan hanya melayani simpan pinjam yaitu simpanan pokok,simpanan
wajib,simpanan khusus dan simpanan sukarela bagi warga pasar pademangan namun
seiring berkembangnya koperasi ini maka pelayanan koperasi ini selain melayani
simpan pinjam ia juga melayani pinjaman elektronik dan pinjamam motor.
Layaknya Koperasi lain, Koperasi Pedagang pasar (KOPPAS) pademangan
juga memiliki visi dan misi.Adapun visi dan misinya adalah Meningkatkan dan
mensejaterakan kebutuhan anggota dan masyarakat luas disekitar anggota koperasi
baik akan kebutuhan barang dagang maupun kebutuhan modal usaha.
3.2.2. Struktur Organisasi dan fungsi 1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas
tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan
hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas
digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan
Bentuk struktur organisasi pada Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur
adalah sebagai berikut:
RAPAT ANGGOTA
PENASEHAT PENGAWAS
KETUA UMUM
SEKRETARIS KETUA I KETUA II BENDAHARA
H.M JAHRI SYAFRIYAL WARINTO KURNIAWANIWAN
H.BAKAR UMAR
KETUA :Ir.AFIA YOFNELFI SEKRETARIS :H.E ROHENDI ANGGOTA :H.TAHJUDIN KEPALA KEUANGAN MELITA KEP.PEMBUKUAN SUTIAH KASIM ASS PEMBUKUAN TIAS DRASTANA,SS KARYAWAN WARTEL JUJU JUBAEDAH KARYAWAN SUYANTO
ANGGOTA KOPPAS PADEMANGAN
Sumber : Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur
Adapun fungsi dari masing-masing bagian dari struktur organisasi adalah sebagai
berikut:
a. Rapat Anggota
Rapat Anggota adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan dihadiri para
anggota sebagai bentuk pertanggung jawaban pengurus kepada anggota setiap
akhir periode.Rapat Anggaran Tahunan mempunyai fungsi:
1. Memilih dan memberhentikan Pengurus
2. Memutuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi
3. menentukan besarnya simpanan pokok dan wajib.
b. Penasehat
Tugas dan fungsi badan penasehat adalah :
1. Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun
tidak diminta
2. Berfungsi sebagai penasehat
3. Dapat menghadiri rapat anggota ,rapat gabungan dan rapat pengurus
c. Pengawas
Adapun tugas badan pengawas adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan amanat untuk melaksanakan pengawasan terrhadap
pelaksanakan kebijakan dan pengelolaan koperasi
2. Mengamankan keputusan rapat anggota,ketentuan anggaran dasar atau
anggaran rumah tangga koperasi.
3. Melindungi kepetingan anggota dan koperasi dari kesewenangan dan
d. Ketua Umum
Ketua Umum koperasi memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar
organisasi,dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:
1. Memimpin koperasi dan mengkoordinasi kegiatan seluruh anggota
pengurus
2. Mewakili koperasi di dalam dan diluar pengadilan.melaksanakan
segala perbuatan sesuai dengan keputusan Rapat anggota dan rapat
pengurus,Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota.
e. Sekretaris
Adapun tugas sekretaris adalah :
1. Menyiapkan bahan-bahan rapat
2. Merangkap tugas apabila pengurus lainya berhalangan
3. Mengendalikan,mengawasi dan memgarahkan tugas-tugas manager dan
karyawan yang meliputi:
Disiplin manager dan karyawan Kondite manager dan karyawan
Produkdiktivitas manager dan karyawan
4. Membuat laporan bidang kesektariatan dan ketatalaksaan
5. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bidang organisasi
f. Ketua I
Adapun tugas ketua I adalah :
1. Mengkoordinasi/mengendalikan seluruh kegiatan Koppas Pademangan
2. Memimpin rapat
3. Mewakili kepentingan Koppas Pademangan Timur keluar maupun
kedalam
4. Mendisposisi surat-surat masuk
5. Merangkap tugas ,apabila anggota pengurus lainya berhalangan
6. Bersama bendahara menangani bidang usaha
Pinjaman SP mingguan Pinjaman calang g. Ketua II
Adapun tugas ketua II adalah :
1. Mewakili tugas-tugas ketua I berhalangan
2. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan bidang organisasi,meliputi :
Pembinaan dan pendidikan anggota
Menangani bidang usaha unit komoditi umum Humas,data dan informasi
3. Bersama sekretaris I mengawasi,mengendalikan kegiatan personalia
4. Bersama bendahara mengatur pengelolaan komoditi umum
5. Membuat laporan bidang organisasi
h. Bendahara
Tugas Bendahara adalah:
1. Mengetahui,menandatangani dan mengesankan transaksi keuangan atau
bukti-bukti kas pengeluaran dan pemasukan
3. Menyimpan dan mengamankan surat-surat bergharga
4. Membuat laporan bidang keuangan dan permodalan
5. Melayani simpan pinjam Anggota pada koperasi
i. Kepala Keuangan
Tugas kepala keungan adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan kegiatan administrasi Keuangan
2. Melaksanakan administrasi keuangan
3. Pembagian pelaksanaa tugas administrasi keuangan pada koperasi
4. Mengawas administrasi keuangan koperasi
5. Melaporkan administrasi keuangan pada dinas koperasi
j. Kepala Pembukuan
Tugas kepala pembukuan adalah :
1. Membukukan semua transaksi simpan pinjam yang terjadi pada koperasi
pasar pademnagan
2. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepala keuangan
k. ASS.Pembukuan
Tugas ASS.Pembukuan adalah memposting seluruh voucher dan mencetak
laporan keuangan.
l. Karyawan Wartel
1. Melayani konsumen untuk menyerahkan barang yang dibeli
2. Menerima uang pembayaran dan memberikan kekepala keuangan setiap
hari
4. Membuat laporan jenis barang yang terjual setiap hari
5. Melakukan stok opnam barang setiap akhir bulan
m. Karyawan
bekerja dalam kegiatan Koperasi Berdasarkan Pengangkatan Ketua Pengurus
n. Anggota KOPPAS Pademangan.
Dalam melaksanakan tugas Ketua dan Sekretaris dibantu oleh seorang
Anggota dan bertanggung jawab terhadap terlaksananya kegiatan Koperasi,
antara lain :
1. Bersama Ketua dan Sekretaris menyusun kebijakan dan Rencana Kerja,
Anggaran Pendapatan dan Biaya (RAKPB)
2. Melakukan pengawasan atas kegiatan koperasi mulai dari perencanaan,
pelaksanaan dan pelaporan sesuai dengan Anggaran Dasar, Anggaran
Rumah Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan
3. Memberikan saran dan pendapat atas pelaksanaan kegiatan koperasi
kepada Ketua Pengawas
4. Mengikuti rapat pengawas dan pengurus
5. Mewakili ketua/ Sekretaris apabila berhalangan
6. Membantu ketua membuat laporan pertanggung jawaban untuk acara RAT
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Adapun sistem berjalan di Koperasi Pedagang Pasar Pademangan, adalah
a. Prosedur Pendaftaran Anggota
Untuk calon anggota baru yang ingin menjadi anggota koperasi datang
kekoperasi untuk mendaftarkan diri menjadi anggota dengan membawa
fotokopy Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha.dengan surat ijin pemakaian
tempat usaha tersebut kemudian bendahara akan membuat buku simpan pinjam
anggota dua rangkap yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu lagi
akan diarsipkan beserta fotocopy Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha oleh
bendahara
b. Prosedur Simpanan
Setiap anggota koperasi adalah para pedagang pasar pademangan.Anggota yang
melakukan simpanan menyerahkan buku simpan pinjam anggota dan
menyerahkan uang sebesar Rp.1.000.000 sebagai simpanan pokok ,kemudian
bendahara akan melakukan pendataan jumlah simpanan kedalam buku simpan
pinjam anggota dan kedalam Arsip copy buku simpan pinjam
anggota.kemudian buku simpan pinjam anggota diserahkan kembali kepada
anggota .
a. Prosedur Pengajuan Pinjaman
Anggota yang boleh meminjam harus mempunyai simpanan pada koperasi.
yang ingin melakukan pinjaman akan menyerahkan permohonan pinjaman dan
buku simpan pinjam kepada bendahara kemudian bendahara mengecek data
simpanan anggota dalam arsip copy buku simpan pinjam anggota ,berdasarkan
rekap jumlah simpanan anggota pada arsip copy buku simpan pinjam anggota
kepada ketua untuk di setujui dan di Acc setelah di setujui dan di Acc oleh
ketua Permohonan Pinjaman tersebut diserahkan kembali kepada bendahara
untuk diarsipkan dan bendahara akan mencatat jumlah pinjaman anggota
kedalam buku simpan pinjam anggota dan kedalam arsip buku simpan pinjam
anggota kemudian buku simpan pinjam anggota dikembalikan lagi kepada
anggota.
b. Prosedur Pencairan Pinjaman
Berdasarkan data arsip permohonan pinjaman bendahara akan mencairkan
jumlah pinjaman anggota serta berdasarkan data formulir permohonan tersebut
juga bendahara akan membuat surat Perjanjian Pembiayaan Konsumen dan
Pengakuan Hutang diatas materai yang nantinya akan ditandatangani oleh
anggota dan di arsipkan oleh bendahara kemudian bendahara akan membuat
kwitansi peminjaman yang akan diberikan kepada anggota beserta jumlah
pinjamannya.
c. Prosedur Angsuran Pinjaman
Anggota yang melakukan angsuran pinjaman datang dengan membawa buku
simpan pinjam anggota. dan berdasarkan arsip perjanjian pembiayaan
konsumen dan pengakuan hutang bendahara akan melihat besarnya jumlah
angsuran perbulan kemudian bendahara mencatat jumlah angsuran kedalam
buku simpan pinjam anggota dan kedalam arsip copy buku simpan pinjam
anggota kemudian bendahara akan membuat kwitansi Angsuran yang akan
d. Laporan
Berdasarkan arsip copy buku simpan pinjam anggota, bendahara akan membuat
laporan simpan pinjam yang nantinya akan diserahkan kepada ketua
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi
Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur Jakarta SIPTU BSPA BSPA BSPA BSPA PPKDPH PPKDPH Acc BSPA Kwitansi Pinjaman BSPA BSPA FPP Acc FPP
Laporan Simpan Pinjam
Kwitansi Angsuran 0.0 FPP Ketua Anggota Keterangan :
FPP : Formulir Permohonan Pinjaman SIPTU : Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha
PPKDPH : Penjanjian Pembiayaan Konsument Dan Pengakuan Hutang BSPA : Buku Simpan Pinjam Anggota
Prosedur Pendaftaran Anggota Anggota SIPTU SIPTU BSPA Arsip SIPTU Prosedur Simpanan BSPA Arsip Copy BSPA Data Simpanan Prosedur Pengajuan Pinjaman BSPA Ketua FPP FPP Acc FPP Acc Arsip FPP Acc BSPA Arsip PPKDPH Acc Data Pinjaman Prosedur Pencairan Pinjaman Data FPP PPKDPH PPKDPH Acc PPKDPH Acc Kwitansi Pinjaman Prosedur Angsuran Pinjaman BSPA BSPA Data Angsuran Data Angsuran Prosedur Pembuatan Laporan Ketua Laporan Simpan Pinjam
Data Arsip Copy BSPA BSPA D1 D2 D3 D4 BSPA 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 FPP Kwitansi Angsuran Data Simpanan
Prosedur Persetujuan Pinjaman 3.0 Prosedur Pengajuan Formulir Pinjaman FPP PPKDPH Kwitansi Pinjaman 3.1 FPP Prosedur Pencairan Pinjaman FPP FPP Acc FPP Acc
FPP Acc D4 Arsip FPP Acc 3.2
Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Perincian dari bentuk dokumen masuk atau keluar yang diterima untuk
kemudian diproses sebagai data. Dokumen masukan adalah dokumen dasar yag akan
mengalami proses di dalam sistem tersebut, dokumen inilah yang akan
mempengaruhi hasil laporan yang akan diproses sebagai dokumen masukan sistem
berjalan. Dokumen keluaran adalah dokumen yang merupakan laporan perincian
Dibawah ini akan diuraikan bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen
keluaran yang ada di Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur.
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : SIPTU
Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota koperasi
Media : Kertas
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Jumlah : Satu lembar
Bentuk Lampiran : A-1
Frekuensi : Setiap pendaftaran calon anggota
2. Nama Dokumen : BSPA
Fungsi : Sebagai media pencatatan transaksi simpan pinjam anggota
Media : Kertas
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Jumlah : Satu lembar
Bentuk Lampiran : A-2
Frekuensi : Setiap pendaftaran calon anggota
3. Nama Dokumen : FPP
Fungsi : Untuk permohonan pinjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Jumlah : Satu lembar
Bentuk Lampiran : A-3
Frekuensi : Setiap anggota ingin meminjam
4. Nama Dokumen : PPKDPH
Fungsi : Sebagai bukti adanya utang anggota ke koperasi
Media :Kertas
Sumber :Anggota
Tujuan : Bendahara
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk Lampiran : A-4
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pinjaman
Fungsi : Sebagai Bukti Pemberian pinjaman
Media : Kertas
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota
Jumlah : Satu lembar
Bentuk Lampiran : B-1
2. Nama Dokumen : Kwitansi Angsuran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran angsuran
Media : Kertas
Sumber :Anggota
Tujuan : Bendahara
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk Lampiran : B-2
3. Nama Dokumen : Laporan simpan pinjam
Fungsi : untuk laporan simpan pinjam bulanan kepada ketua koperasi
Media : kertas
Sumber : bagian bendahara
Tujuan : ketua koperasi
Jumlah : satu lembar
Bentuk Lampiran : B-3
Frekuensi : setiap bulan
3.6 Permasalahan Pokok
Permasalahan adalah sesuatu yang membutuhkan jalan keluar dan kesulitan
yang ada. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, maka perlu adanya perubahan sistem
yang sangat mendasar mengingat sistem yang sekarang berjalan di Koperasi
Pedagang Pasar (KOPPAS)Pademangan Timur masih sederhana.
a. Banyak data yang menumpuk sehingga memerlukan media penyimpanan yang
lebih besar dan kesulitan dalam hal pencarian data karena terlalu banyak data,
dan backup data masih kurang memadai.
b. Sering terjadi kehilangan data-data Anggota KOPPAS karena pengarsipannya
masih dilakukan dengan cara disimpan dalam map dan kotak file.
c. Pencatatan yang masih menggunakan media seperti kertas dan lainnya dapat
menimbulkan kerusakan karena tidak tersusun dengan rapi
d. Pada sistem yang masih manual ini mengakibatkan keterlambatan dalam
membuat laporan simpan pinjam karna banyaknya arsip yang digunakan untuk
membuat laporan.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah memahami sistem berjalan serta permasalahan yang ada dan telah
melakukan wawacara serta observasi dari permasalahan yang ada maka,penulis
memberikan alternatif pemecahan masalah yang timbul dengan mengusulkan aplikasi
sistem simpan pinjam yang mengunakan bahasa program Visual Basic 6.0 yang dapat
memudahkan bagian pengguna Komputer yaitu :
a. Pengunaan aplikasi pengolahan data simpan pinjam dengan mengunakan sistem
komputerisasi semua data yang dimiliki hanya cukup disimpan dalam bentuk file
pada hardisk.
b. Apabila pengarsipan data dilakukan dengan terkomputerisasi, maka kehilangan
c. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi tidak perlu lagi melakukan
pencatatan dengan mengunakan media kertas serta data-data simpan pinjamnya
tersusun rapi dalam file-file sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan data.
d. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi maka pembuatan laporan
simpan pinjam dengan perhitungan secara terkomputerisasi hal ini akan lebih
mudah dan cepat karna tidak perlu lagi membuka banyak arsip untuk
menyediakan laporan
