BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

19 

Loading.... (view fulltext now)

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

32

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Koperasi merupakan suatu perkumpulan orang-orang yang berusaha untuk

memperbaiki taraf hidup dan meningkatkan kesejahteraan anggotanya karena pada

umumnya anggota koperasi adalah orang-orang di golongan ekonomi lemah untuk itu

sangatlah penting dalam meningkatkan pelayanan pada anggotanya di butuhkan suatu

sistem yang baik.

Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur adalah koperasi

yang melayani simpan pinjam pokok,wajib,khusus,sukarela,pinjaman elektronik dan

motor.dalam pelaksanaan kegiatan simpan pinjam ini kegiatannya masih secara

manual mulai dari pendataan anggota,proses simpan pinjam,dan arsip-arsipnya hal ini

dapat menyebabkan terjadinya human error atau kesalahan manusia .meski sudah

mengunakan komputer tapi Koperasi Pedagang Pasar Pademangan ini sendiri belum

memiliki sistem yang secara khusus untuk melakukan pencatatan transaksi simpan

pinjamnya.

Dengan menggunakan sistem secara komputerisasi, penggunaan kertas bisa

lebih dihemat dan pemrosesan data dapat dilakukan dengan cepat,teliti dan akurat,

namun untuk menjalankan sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi membutuhkan

(2)

Dalam hal ini, penulis menganalisa sistem simpan pinjam yang ada pada

Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur yaitu Prosedur Simpanan, Prosedur

Pengajuan Pinjaman ,Prosedur Pencairan Pijaman,Prosedur Anggsuran dan

Pembuatan Laporan, agar dapat diketahui kelemahan dan permasalahan yang terjadi

pada sistem simpan pinjam serta dapat memberikan solusi yang bisa membantu

mengatasi masalah yang terjadi pada Koperasi Pedagang Pasar Pademangan ini.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur dipimpin oleh

seorang Ketua Umum dan dibantu oleh karyawan dari beberapa bagian. berlokasi di

Jl.Pademangan III Gg. 26 NO.22.Jakarta Utara.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur adalah koperasi

yang bergerak dibidang unit simpan pinjam,bisnis sosial yang menyediakan jasa

keuangan kepada masyarakat miskin sehingga mereka dapat mencapai kehidupan

yang sejahtera.Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur ini menjunjung tinggi

azas Perkoperasian Indonesia yaitu membantu anggotanya mencapai kemakmuran.

Koperasi Pasar Pademangan didirikan pada tahun 1979 yang bermula dari

Bapak Haji Bakar Umar dan beberapa temannya yang semangat hidupnya sama

dimana mereka sama-sama memiliki kepedulian terhadap lingkungan sosial ekonomi

dan masyarakat mereka sepakat untuk mendirikan sebuah koperasi simpan pinjam

(3)

Dalam pendirian dan operasionalnya Koperasi Pedagang Pasar ini didukung

oleh 5 orang pendiri dan 3 orang pengawas dengan beranggotakan warga pasar

pademangan dengan badan hukum No 1330/BH/I. TGL 6-12-1979 .pada tahun 2016

anggota KOPPAS mencapai 109 orang dan 6 orang karyawan.pada awalnya koperasi

pasar pademangan hanya melayani simpan pinjam yaitu simpanan pokok,simpanan

wajib,simpanan khusus dan simpanan sukarela bagi warga pasar pademangan namun

seiring berkembangnya koperasi ini maka pelayanan koperasi ini selain melayani

simpan pinjam ia juga melayani pinjaman elektronik dan pinjamam motor.

Layaknya Koperasi lain, Koperasi Pedagang pasar (KOPPAS) pademangan

juga memiliki visi dan misi.Adapun visi dan misinya adalah Meningkatkan dan

mensejaterakan kebutuhan anggota dan masyarakat luas disekitar anggota koperasi

baik akan kebutuhan barang dagang maupun kebutuhan modal usaha.

3.2.2. Struktur Organisasi dan fungsi 1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan

bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas

tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan

hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas

digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan

(4)

Bentuk struktur organisasi pada Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur

adalah sebagai berikut:

RAPAT ANGGOTA

PENASEHAT PENGAWAS

KETUA UMUM

SEKRETARIS KETUA I KETUA II BENDAHARA

H.M JAHRI SYAFRIYAL WARINTO KURNIAWANIWAN

H.BAKAR UMAR

KETUA :Ir.AFIA YOFNELFI SEKRETARIS :H.E ROHENDI ANGGOTA :H.TAHJUDIN KEPALA KEUANGAN MELITA KEP.PEMBUKUAN SUTIAH KASIM ASS PEMBUKUAN TIAS DRASTANA,SS KARYAWAN WARTEL JUJU JUBAEDAH KARYAWAN SUYANTO

ANGGOTA KOPPAS PADEMANGAN

Sumber : Koperasi Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur

(5)

Adapun fungsi dari masing-masing bagian dari struktur organisasi adalah sebagai

berikut:

a. Rapat Anggota

Rapat Anggota adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan dihadiri para

anggota sebagai bentuk pertanggung jawaban pengurus kepada anggota setiap

akhir periode.Rapat Anggaran Tahunan mempunyai fungsi:

1. Memilih dan memberhentikan Pengurus

2. Memutuskan hal-hal yang menyangkut dengan koperasi

3. menentukan besarnya simpanan pokok dan wajib.

b. Penasehat

Tugas dan fungsi badan penasehat adalah :

1. Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun

tidak diminta

2. Berfungsi sebagai penasehat

3. Dapat menghadiri rapat anggota ,rapat gabungan dan rapat pengurus

c. Pengawas

Adapun tugas badan pengawas adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan amanat untuk melaksanakan pengawasan terrhadap

pelaksanakan kebijakan dan pengelolaan koperasi

2. Mengamankan keputusan rapat anggota,ketentuan anggaran dasar atau

anggaran rumah tangga koperasi.

3. Melindungi kepetingan anggota dan koperasi dari kesewenangan dan

(6)

d. Ketua Umum

Ketua Umum koperasi memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar

organisasi,dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:

1. Memimpin koperasi dan mengkoordinasi kegiatan seluruh anggota

pengurus

2. Mewakili koperasi di dalam dan diluar pengadilan.melaksanakan

segala perbuatan sesuai dengan keputusan Rapat anggota dan rapat

pengurus,Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota.

e. Sekretaris

Adapun tugas sekretaris adalah :

1. Menyiapkan bahan-bahan rapat

2. Merangkap tugas apabila pengurus lainya berhalangan

3. Mengendalikan,mengawasi dan memgarahkan tugas-tugas manager dan

karyawan yang meliputi:

 Disiplin manager dan karyawan  Kondite manager dan karyawan

 Produkdiktivitas manager dan karyawan

4. Membuat laporan bidang kesektariatan dan ketatalaksaan

5. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bidang organisasi

f. Ketua I

Adapun tugas ketua I adalah :

1. Mengkoordinasi/mengendalikan seluruh kegiatan Koppas Pademangan

(7)

2. Memimpin rapat

3. Mewakili kepentingan Koppas Pademangan Timur keluar maupun

kedalam

4. Mendisposisi surat-surat masuk

5. Merangkap tugas ,apabila anggota pengurus lainya berhalangan

6. Bersama bendahara menangani bidang usaha

 Pinjaman SP mingguan  Pinjaman calang g. Ketua II

Adapun tugas ketua II adalah :

1. Mewakili tugas-tugas ketua I berhalangan

2. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan bidang organisasi,meliputi :

 Pembinaan dan pendidikan anggota

 Menangani bidang usaha unit komoditi umum  Humas,data dan informasi

3. Bersama sekretaris I mengawasi,mengendalikan kegiatan personalia

4. Bersama bendahara mengatur pengelolaan komoditi umum

5. Membuat laporan bidang organisasi

h. Bendahara

Tugas Bendahara adalah:

1. Mengetahui,menandatangani dan mengesankan transaksi keuangan atau

bukti-bukti kas pengeluaran dan pemasukan

(8)

3. Menyimpan dan mengamankan surat-surat bergharga

4. Membuat laporan bidang keuangan dan permodalan

5. Melayani simpan pinjam Anggota pada koperasi

i. Kepala Keuangan

Tugas kepala keungan adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan kegiatan administrasi Keuangan

2. Melaksanakan administrasi keuangan

3. Pembagian pelaksanaa tugas administrasi keuangan pada koperasi

4. Mengawas administrasi keuangan koperasi

5. Melaporkan administrasi keuangan pada dinas koperasi

j. Kepala Pembukuan

Tugas kepala pembukuan adalah :

1. Membukukan semua transaksi simpan pinjam yang terjadi pada koperasi

pasar pademnagan

2. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepala keuangan

k. ASS.Pembukuan

Tugas ASS.Pembukuan adalah memposting seluruh voucher dan mencetak

laporan keuangan.

l. Karyawan Wartel

1. Melayani konsumen untuk menyerahkan barang yang dibeli

2. Menerima uang pembayaran dan memberikan kekepala keuangan setiap

hari

(9)

4. Membuat laporan jenis barang yang terjual setiap hari

5. Melakukan stok opnam barang setiap akhir bulan

m. Karyawan

bekerja dalam kegiatan Koperasi Berdasarkan Pengangkatan Ketua Pengurus

n. Anggota KOPPAS Pademangan.

Dalam melaksanakan tugas Ketua dan Sekretaris dibantu oleh seorang

Anggota dan bertanggung jawab terhadap terlaksananya kegiatan Koperasi,

antara lain :

1. Bersama Ketua dan Sekretaris menyusun kebijakan dan Rencana Kerja,

Anggaran Pendapatan dan Biaya (RAKPB)

2. Melakukan pengawasan atas kegiatan koperasi mulai dari perencanaan,

pelaksanaan dan pelaporan sesuai dengan Anggaran Dasar, Anggaran

Rumah Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan

3. Memberikan saran dan pendapat atas pelaksanaan kegiatan koperasi

kepada Ketua Pengawas

4. Mengikuti rapat pengawas dan pengurus

5. Mewakili ketua/ Sekretaris apabila berhalangan

6. Membantu ketua membuat laporan pertanggung jawaban untuk acara RAT

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun sistem berjalan di Koperasi Pedagang Pasar Pademangan, adalah

(10)

a. Prosedur Pendaftaran Anggota

Untuk calon anggota baru yang ingin menjadi anggota koperasi datang

kekoperasi untuk mendaftarkan diri menjadi anggota dengan membawa

fotokopy Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha.dengan surat ijin pemakaian

tempat usaha tersebut kemudian bendahara akan membuat buku simpan pinjam

anggota dua rangkap yang satu diberikan kepada anggota dan yang satu lagi

akan diarsipkan beserta fotocopy Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha oleh

bendahara

b. Prosedur Simpanan

Setiap anggota koperasi adalah para pedagang pasar pademangan.Anggota yang

melakukan simpanan menyerahkan buku simpan pinjam anggota dan

menyerahkan uang sebesar Rp.1.000.000 sebagai simpanan pokok ,kemudian

bendahara akan melakukan pendataan jumlah simpanan kedalam buku simpan

pinjam anggota dan kedalam Arsip copy buku simpan pinjam

anggota.kemudian buku simpan pinjam anggota diserahkan kembali kepada

anggota .

a. Prosedur Pengajuan Pinjaman

Anggota yang boleh meminjam harus mempunyai simpanan pada koperasi.

yang ingin melakukan pinjaman akan menyerahkan permohonan pinjaman dan

buku simpan pinjam kepada bendahara kemudian bendahara mengecek data

simpanan anggota dalam arsip copy buku simpan pinjam anggota ,berdasarkan

rekap jumlah simpanan anggota pada arsip copy buku simpan pinjam anggota

(11)

kepada ketua untuk di setujui dan di Acc setelah di setujui dan di Acc oleh

ketua Permohonan Pinjaman tersebut diserahkan kembali kepada bendahara

untuk diarsipkan dan bendahara akan mencatat jumlah pinjaman anggota

kedalam buku simpan pinjam anggota dan kedalam arsip buku simpan pinjam

anggota kemudian buku simpan pinjam anggota dikembalikan lagi kepada

anggota.

b. Prosedur Pencairan Pinjaman

Berdasarkan data arsip permohonan pinjaman bendahara akan mencairkan

jumlah pinjaman anggota serta berdasarkan data formulir permohonan tersebut

juga bendahara akan membuat surat Perjanjian Pembiayaan Konsumen dan

Pengakuan Hutang diatas materai yang nantinya akan ditandatangani oleh

anggota dan di arsipkan oleh bendahara kemudian bendahara akan membuat

kwitansi peminjaman yang akan diberikan kepada anggota beserta jumlah

pinjamannya.

c. Prosedur Angsuran Pinjaman

Anggota yang melakukan angsuran pinjaman datang dengan membawa buku

simpan pinjam anggota. dan berdasarkan arsip perjanjian pembiayaan

konsumen dan pengakuan hutang bendahara akan melihat besarnya jumlah

angsuran perbulan kemudian bendahara mencatat jumlah angsuran kedalam

buku simpan pinjam anggota dan kedalam arsip copy buku simpan pinjam

anggota kemudian bendahara akan membuat kwitansi Angsuran yang akan

(12)

d. Laporan

Berdasarkan arsip copy buku simpan pinjam anggota, bendahara akan membuat

laporan simpan pinjam yang nantinya akan diserahkan kepada ketua

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada Koperasi

Pedagang Pasar (KOPPAS) Pademangan Timur Jakarta SIPTU BSPA BSPA BSPA BSPA PPKDPH PPKDPH Acc BSPA Kwitansi Pinjaman BSPA BSPA FPP Acc FPP

Laporan Simpan Pinjam

Kwitansi Angsuran 0.0 FPP Ketua Anggota Keterangan :

FPP : Formulir Permohonan Pinjaman SIPTU : Surat Ijin Pemakaian Tempat Usaha

PPKDPH : Penjanjian Pembiayaan Konsument Dan Pengakuan Hutang BSPA : Buku Simpan Pinjam Anggota

(13)

Prosedur Pendaftaran Anggota Anggota SIPTU SIPTU BSPA Arsip SIPTU Prosedur Simpanan BSPA Arsip Copy BSPA Data Simpanan Prosedur Pengajuan Pinjaman BSPA Ketua FPP FPP Acc FPP Acc Arsip FPP Acc BSPA Arsip PPKDPH Acc Data Pinjaman Prosedur Pencairan Pinjaman Data FPP PPKDPH PPKDPH Acc PPKDPH Acc Kwitansi Pinjaman Prosedur Angsuran Pinjaman BSPA BSPA Data Angsuran Data Angsuran Prosedur Pembuatan Laporan Ketua Laporan Simpan Pinjam

Data Arsip Copy BSPA BSPA D1 D2 D3 D4 BSPA 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 FPP Kwitansi Angsuran Data Simpanan

(14)

Prosedur Persetujuan Pinjaman 3.0 Prosedur Pengajuan Formulir Pinjaman FPP PPKDPH Kwitansi Pinjaman 3.1 FPP Prosedur Pencairan Pinjaman FPP FPP Acc FPP Acc

FPP Acc D4 Arsip FPP Acc 3.2

Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Perincian dari bentuk dokumen masuk atau keluar yang diterima untuk

kemudian diproses sebagai data. Dokumen masukan adalah dokumen dasar yag akan

mengalami proses di dalam sistem tersebut, dokumen inilah yang akan

mempengaruhi hasil laporan yang akan diproses sebagai dokumen masukan sistem

berjalan. Dokumen keluaran adalah dokumen yang merupakan laporan perincian

(15)

Dibawah ini akan diuraikan bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen

keluaran yang ada di Koperasi Pedagang Pasar Pademangan Timur.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : SIPTU

Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota koperasi

Media : Kertas

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Jumlah : Satu lembar

Bentuk Lampiran : A-1

Frekuensi : Setiap pendaftaran calon anggota

2. Nama Dokumen : BSPA

Fungsi : Sebagai media pencatatan transaksi simpan pinjam anggota

Media : Kertas

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Jumlah : Satu lembar

Bentuk Lampiran : A-2

Frekuensi : Setiap pendaftaran calon anggota

3. Nama Dokumen : FPP

Fungsi : Untuk permohonan pinjaman

(16)

Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Jumlah : Satu lembar

Bentuk Lampiran : A-3

Frekuensi : Setiap anggota ingin meminjam

4. Nama Dokumen : PPKDPH

Fungsi : Sebagai bukti adanya utang anggota ke koperasi

Media :Kertas

Sumber :Anggota

Tujuan : Bendahara

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk Lampiran : A-4

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pinjaman

Fungsi : Sebagai Bukti Pemberian pinjaman

Media : Kertas

Sumber : Bendahara

Tujuan : Anggota

Jumlah : Satu lembar

Bentuk Lampiran : B-1

(17)

2. Nama Dokumen : Kwitansi Angsuran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran angsuran

Media : Kertas

Sumber :Anggota

Tujuan : Bendahara

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk Lampiran : B-2

3. Nama Dokumen : Laporan simpan pinjam

Fungsi : untuk laporan simpan pinjam bulanan kepada ketua koperasi

Media : kertas

Sumber : bagian bendahara

Tujuan : ketua koperasi

Jumlah : satu lembar

Bentuk Lampiran : B-3

Frekuensi : setiap bulan

3.6 Permasalahan Pokok

Permasalahan adalah sesuatu yang membutuhkan jalan keluar dan kesulitan

yang ada. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, maka perlu adanya perubahan sistem

yang sangat mendasar mengingat sistem yang sekarang berjalan di Koperasi

Pedagang Pasar (KOPPAS)Pademangan Timur masih sederhana.

(18)

a. Banyak data yang menumpuk sehingga memerlukan media penyimpanan yang

lebih besar dan kesulitan dalam hal pencarian data karena terlalu banyak data,

dan backup data masih kurang memadai.

b. Sering terjadi kehilangan data-data Anggota KOPPAS karena pengarsipannya

masih dilakukan dengan cara disimpan dalam map dan kotak file.

c. Pencatatan yang masih menggunakan media seperti kertas dan lainnya dapat

menimbulkan kerusakan karena tidak tersusun dengan rapi

d. Pada sistem yang masih manual ini mengakibatkan keterlambatan dalam

membuat laporan simpan pinjam karna banyaknya arsip yang digunakan untuk

membuat laporan.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah memahami sistem berjalan serta permasalahan yang ada dan telah

melakukan wawacara serta observasi dari permasalahan yang ada maka,penulis

memberikan alternatif pemecahan masalah yang timbul dengan mengusulkan aplikasi

sistem simpan pinjam yang mengunakan bahasa program Visual Basic 6.0 yang dapat

memudahkan bagian pengguna Komputer yaitu :

a. Pengunaan aplikasi pengolahan data simpan pinjam dengan mengunakan sistem

komputerisasi semua data yang dimiliki hanya cukup disimpan dalam bentuk file

pada hardisk.

b. Apabila pengarsipan data dilakukan dengan terkomputerisasi, maka kehilangan

(19)

c. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi tidak perlu lagi melakukan

pencatatan dengan mengunakan media kertas serta data-data simpan pinjamnya

tersusun rapi dalam file-file sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan data.

d. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi maka pembuatan laporan

simpan pinjam dengan perhitungan secara terkomputerisasi hal ini akan lebih

mudah dan cepat karna tidak perlu lagi membuka banyak arsip untuk

menyediakan laporan

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :