48
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Klinik merupakan salah satu sarana layanan kesehatan yang banyak dicari dan dibutuhkan dalam menunjang peningkatan kesehatan, baik secara individ u maupun masyarakat. Klinik dituntut untuk memberikan pelayanan yang memadai dan memuaskan agar kebutuhan masyarakat dalam pelayana kesehatan terpenuhi.
Dengan ini maka Klinik harus meningkatkan kualitas pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan kesehatan yaitu pada penerimaan kas dan registrasi atas pasien rawat jalan.
Saat ini Klinik semakin banyak dibutuhkan seiring dengan meningkat nya masyarakat akan pelayanan kesehatan, Klinik merupakan perusahaan jasa pengobatan yang memiliki ijin resmi langsung dari Dinas Kesehatan. Aktivitas nya diawasi dan pendiriannyapun memerlukan syarat-syarat tertentu.
Klinik Rawat Inap Syaibah yang berada di padaherang kabupaten
pangandaran yang bergerak dibidang jasa pengobatan melayani rawat jalan maupun
rawat inap. Selama ini pelayanan rawat jalan pada Klinik Rawat Inap Syaibah mulai
dari pendaftaran pasien, input data pasien, diagnosa dan pemberian resep obat,
pembayaran serta pembuatan laporan penerimaan kas atau pendapatan Klinik masih
menggunakan sistem sederhana yaitu pembukuan dengan menggunakan buku
besar. Hal ini menyebabkan beberapa kendala yang sering menghambat kinerja para
bagian atau personil yang ada di Klinik.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Sebuah perusahaan menjalankan kegiatan operasisonalnya sehari- hari memerlukan pengaturan dan pengelompokan aktivitas yang ditunjukan kepada masing- masing bagian sesuai dengan bidang dan tanggung jawabnya.
Dalam perusahaan ini masih banyak kegiatan yang menggunakan sistem sederhana masih ditulis dalam buku, khususnya dalam proses penerimaan kas (pendapatan) yang belum dapat berjalan secara optimal. Untuk membantu semua kegiatan yang ada dalam perusahaan ini dan untuk mengurangi terjadinya kesalahan, maka salah satu langkah yang harus diciptakan adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi guna membantu dan meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih efektif dan efisien. Selain itu juga dengan menggunaka n media komputer dapat diperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Atas prakarsa Hj. Yayat Suratmi S. IP, didirikan Klinik Rawat Inap Syaibah pada tanggal 24 oktober 2012 dengan surat izin klinik nomor 503/050/Klinik/BPPT.03/X/2012. Beralamat di Jl. Stasion No. 2 Padaherang Pangandaran dan dipimpin oleh ibu Yayat Suratmi sebagai pimpinan. Disamping itu juga dibantu oleh dokter pelaksana, bagian administrasi, bagian gudang, bagian laboratorium dan bagian kasir dalam kegiatan pelayanan kesehatan.
Klinik Syaibah tidak hanya melayani rawat inap saja tetapi melayani rawat
jalan dan pasien rujukan. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan
sehari-hari Klinik Rawat Inap Syaibah selalu berusaha melayani pasien-pasien
dengan baik dengan fasilitas yang cukup memadai.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang peran yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik agar kordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing- mas ing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi- fungs i, pengelompokan kerja masing- masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi- fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing- masing personil atau bagian.
Struktur organisasi pada Klinik Rawat Inap Syaibah tampak sederhana,
meskipun demikian Klinik Rawat Inap Syaibah tetap menjalankan proses suatu
organisasi yang mencerminkan unsur-unsur komunikasi, tugas dan tanggungjawab
pada setiap personil dalam rangka menunjang tercapainya suatu tujuan, sehingga
fungsi- fungsi manajemen akan dapat dijalankan dengan baik. Adapun struktur
organisasi Klinik Rawat Inap Syaibah dapat digambarkan sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI KLINIK RAWAT INAP SYAIBAH
Sumber : Klinik Rawat Inap Syaibah
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Klinik Rawat Inap Syaibah Pangandaran
Adapun fungsi dan tugas masing- masing personil atau devisi adalah sebagai berikut:
1. Penanggungjawab atau Pemilik
Pemilik Klinik Rawat Inap Syaibah adalah Hj. Yayat Suratmi S. IP.
Bertugas mengendalikan jalannya kegiatan klinik dan memberi keputusan terakhir dalam menangani masalah yang terjadi.
2. Dokter Pelaksana
Dokter pelaksana di Klinik Rawat Inap Syaibah adalah dr. Erwin M. Thamrin.
Bertugas memeriksa pasien dan apabila pemilik klinik tidak ada ditempat dokter
pelaksana selaku anak dari pemilik klinik memiliki wewenang dalam
memberikan keputusan terakhir dalam menangani masalah yang terjadi.
3. Bagian Administrasi
Bagian administrasi di Klinik Rawat Inap Syaibah yaitu Bapak Soni Martin dan Ibu Teti.
Bertugas untuk mengelola arsip, mengelola persediaan obat dan keuangan.
4. Bagain Gudang
Bagian gudang di Klinik Rawat Inap Syaibah yaitu Bapak Soni dan Ibu Teti.
Bertugas menerima dan mengeluarkan obat dari gudang.
5. Bagian Laboratorium
Bagian laboratorium di Klinik Rawat Inap Syaibah adalah Bapak Usman.
Bertugas melaksanakan pelayanan laboratorium kesehatan seperti pengecekan darah, gula darah, kolerterol dan lain sebagainya.
6. Kasir
Kasir di Klinik Rawat Inap Syaibah yaitu Bapak Soni Martin dan Ibu Teti.
Bertugas dalam melayani registrasi pasien.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan penerimaan kas dimulai dengan proses pendaftaran pasien. Proses selanjutnya adalah proses pengobatan pasien, proses pembayaran dan proses pembuatan laporan.
1. Prosedur Pendaftaran Pasien
Pasien datang ke Klinik Rawat Inap Syaibah, pasien melakukan pendaftaran ke
bagian administrasi. Bagian administrasi mencatat data pasien pada buku data
pasien. Pasien menunggu diruang tunggu untuk menunggu giliran berobat.
2. Prosedur Pengobatan Pasien
Pasien mendapat giliran berobat. Pasien masuk ke ruang dokter, kemudian dokter menanyakan keluhan pasien dan melakukan analisa terhadap keluhan tersebut. Selanjutnya dokter melakukan pemeriksaan fisik pasien berdasarkan hasil analisa dokter tersebut. Dokter menulis resep obat sesuai keluhan pasien dan analisa dokter. Dokter mencatat keluhan, diagnosa, hasil pemeriksaan dan resep obat pasien direkam medis pasien kemudian dokter memberikan rekam medis pasien dan resep obat kepada bagian administrasi kemudian hasil rekam medis disimpan dilemari penyimpanan rekam medis.
3. Prosedur Pembayaran
Setelah itu pasien menuju bagian administrasi dan bagian administrasi akan menghitung biaya tindakan, biaya obat dan biaya lainnya berdasarkan bukti berobat pasien. Kemudian pasien akan dibuatkan kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran setelah itu pasien mendapatkan obat yang sesuai dengan resep obat yang dikeluarkan oleh bagian gudang dan menerima kwitansi pembayaran.
4. Proses Pembuatan Laporan
Bagaian administrasi akan membuat laporan data pasien dan membuat laporan
penerimaan kas atau pendapatan Klinik. Kemudian laporan-laporan tersebut
diserahkan kepada pemilik Klinik setiap harinya.
3.4. Activity Diagram
Untuk menggambarkan sistem berjalan secara logika, penulis mencoba menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang fungsinya untuk mempermudah pemahaman tentang sistem yang berjalan. Adapun UML dari Activity Diagram sistem berjalan, seperti berikut ini:
Sumber : Data Olahan Penulis
Gambar III.2. Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan
act Activ ity Diagram
Bagian Administrasi Dokter Pemilik
Pasien Start
Pasien melakukan pendaftaran
Dokter memeriksa pasien
Menulis resep
obat Menulis
diagnosa pasien
Menulis rekam medis pasien menyimpan hasil
rekam medis pasien
Membayar biaya pengobatan ke bagian administrasi
Membuat kwitansi sebagai bukti pembayaran dan memberikan obat
Membuat laporan data pasien,laporan
penerimaan kas/pendapatan klinik
Menerima laporan- laporan dari bagian
administrasi Mencatat data
pasien pada buku data pasien
Menghitung biaya tindakan, biaya obat sesuai dengan harga obat dan biaya lainnya
Menerima pembayaran pasien
End Menerima
kwitansi sebagai bukti pembayaran
dan merima obat
