55 3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit
3.1.1 Latar Belakang Rumah Sakit
Berdirinya Rumah Sakit Omni Medical Center berawal dari sebuah sanatorium perawatan bagi pasien penderita penyakit jiwa yang berdiri pada tanggal 2 September 1972. Dalam perkembangannya, Rumah Sakit Omni terus mengalami pergantian mulai dari kepengurusan maupun pembangunannya, hingga pada tahun 1992 berubah menjadi Rumah Sakit yang bernama OMC. Omni Medical Center telah memiliki 180 tempat tidur dan tenaga professional kedokteran dalam berbagai bidang spesialis dan sub spesialis maupun di bidang perawatan dan bidang manajemen.
Pada tanggal 11 April 2001 berkaitan dengan perubahan status kepemilikan, maka RS OMC mengubah nama dan logonya menjadi Rumah Sakit OMNI Medical Center yang diharapkan dapat menjadi Rumah Sakit swasta yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan kesehatan masyarakat dan dapat dimanfaatkan oleh seluruh lapisan anggota masyarakat.
Dengan visinya menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif dengan standard manajemen internasional, maka dalam pelayanannya kami melayani pasien dan keluarganya secara professional, manusiawi, tepat guna dan tepat waktu agar tercapainya peningkatan derajat kesehatan yang optimal.
Hingga saat ini, Rumah Sakit OMNI Medical Center secara terus menerus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang ada sehingga saat ini memiliki pelayanan yang lengkap, serta didukung oleh tenaga tenaga professional yang ahli dibidangnya masing masing. Berbagai pelayanan unggulan dimiliki oleh Rumah Sakit OMNI diantaranya Orthopaedic Center, Urology Center, Allergy Center, Fertility Center, dan berbagai bidang pelayanan lainnya.
3.1.2 Visi, Misi, Moto, dan Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center
a. Visi Rumah Sakit Omni Medical Center
Menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif dengan standard manajemen internasional
b. Misi Rumah Sakit Omni Medical Center
• Melayani pasien dan keluarganya secara profesional, manusiawi, tepat waktu dan tepat guna dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan mencakup kebutuhan-kebutuhan jasmani, mental, spiritual dan sosial
• Mengenali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk pertumbuhan dan perkembangan di bidang medik dan penunjang medik
• Membangun dan membina hubungan baik dengan stakeholders • Menjamin suatu lingkungan kerja yang baik di bidang penunjang
pasien serta ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan
c. Moto Rumah Sakit Omni Medical Center adalah “World Class Health Care”
Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center: ¾ Pelayanan Rawat Jalan meliputi:
a) UGD b) Poli Saraf c) Poli Gizi
d) Poli Penyakit Dalam e) Poli Bedah
f) Poli Gigi & Mulut g) Poli Kulit & Kelamin h) Poli THT
i) Poli Paediatric (anak) j) Poli Fetomaternal k) Poli Orthopedic l) Poli Kebidanan m) Poli Kebidanan n) Poli Asma & Alergi
¾ Pelayanan Rawat Inap meliputi: a. Nama Kamar
2. Ruang Tulip 3. Ruang Mawar 4. Ruang Teratai 5. Ruang Flamboyan b. Jenis Kelas 1. Super VIP 2. VIP 3. Kelas 1 4. Kelas 2 5. Perawatan Anak ¾ Pelayanan Penunjang a) Instalasi Radiologi b) Instalasi Lab c) Instalasi Farmasi
d) Instalasi Patalogi Anatomi e) Instalasi Hemodialisa f) Instalasi VK
g) Instalasi OK
h) Instalasi Fisiotherapy
i) Instalasi Diagnostic Electromedic j) Instalasi ESWL
¾ Jadwal Praktek Dokter a) UGD : 24 jam
b) Poli Spesialis : Pagi = 07.00 – 14.30 Siang = 13.30 – 21.00
3.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit
3.1.4 Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di dalam struktur organisasi pada OMNI Medical Center Pulomas, yaitu :
1. President Director
a. Menyetujui penetapan budaya RS Omni Medical Center.
b. Menyetujui penetapan sistem-sistem yang akan digunakan oleh Rumah Sakit.
c. Menyetujui struktur Rumah Sakit yang berlaku.
d. Menjaga agar semua aktivitas Rumah Sakit berjalan sesuai dengan misi, kebijakan umum, program dan strategi, anggaran, peraturan dan sistem-sistem yang telah ditetapkan.
e. Memberi keputusan atas segala hal yang bukan wewenang dari bawahannya, sesuai dengan kebijakan dari PT SMM.
f. Menilai prestasi kerja dan kondisi para bawahan langsungnya.
g. Memberi peringatan lisan atau tertulis kepada bawahan langsungnya mengenai pelaksanaan kerja maupun perilaku.
2. Director of Finance
a. Menetapkan sistem dan prosedur akuntansi yang sesuai untuk diaplikasikan di rumah sakit.
b. Menetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan keuangan dan akuntansi.
c. Menentukan kriteria rekruitmen di bidangnya sehingga terbentuk keselarasan penugasan.
d. Mencari sumber dana yang termurah dan berdaya guna bagi pembiayaan operasi rumah sakit :
‐ Menyetujui pengeluaran/ pembayaran. Pemberian discount, penghapusan tagihan macet, serta penghapusan aktiva tetap sesuai dengan batas memberi masukan kepada bagian pemasaran mengenai hasil perhitungan harga pokok jenis-jenis pelayanan kesehatan.
‐ Menjaga hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi lainnya.
‐ Menghadiri rapat berkala manajemen rumah sakit dengan mempersiapkan bahan bahan yang perlu dibicarakan dalam forum rapat dari bidangnya.
e. Menyetujui pengadaan barang-barang/ persedian keperluan rumah sakit sesuai dengan ketentuan dan batas wewenang yang telah ditetapkan.
f. Menyampaikan laporan keuangan dan laporan lainnya untuk kepentingan intern maupun ekstern, seperti untuk kepentingan perpajakan.
g. Menganalisa, menginterpretasi dan melaporkan mengenai kekayaan, kewajiban keuangan, karekteristik dan komposisi biaya sebagai unsur
harga pokok tarif rumah sakit serta semua transaksi yang terjadi di rumah sakit.
h. Memprakarsai rapat-rapat yang dianggap penting untuk diadakan berdasarkan hasil deteksi melalui pencatatan yang dilakukan sehingga keadaan keuangan tetap terjaga dengan baik.
i. Memberi peringatan lisan kepada para bawahannnya mengenai pelaksanaan kerja dan perilaku.
j. Menginformasikan kepada bagian sumber daya manusia mengenai perlunya dikirim surat peringatan tertulis kepada para bawahannya.
3. Director
a. Memberi persetujuan atas kebijakan, strategi program kerja yang disusun oleh bawahan langsungnya masing-masing yang sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan dan disetujui oleh Presiden Direktur Rumah Sakit.
b. Memberi usul atau saran kepada Presiden Direktur Rumah Sakit. c. Memberikan wewenang kepada masing-masing Wakil Direktur
Rumah Sakit untuk pengeluaran biaya yang berhubungan dengan Direktoratnya.
d. Mengajukan permohonan pengeluaran-pengeluaran serta hal-hal lain diluar batas wewenangnya kepada Presiden Direktur Rumah Sakit. e. Menyetujui anggaran investasi serta anggaran pendapatan dan belanja
dibuat setiap unit organisasi serta mengajukan kepada Presiden Direktur Rumah Sakit
f. Menyetujui penetapan tarif pelayanan jasa rumah sakit.
g. Menerima, menempatkan, mempromosikan, melakukan degradasi, memberhentikan karyawan Rumah Sakit, menentukan gaji dan tunjangan karyawan serta kenaikan–kenaikan.
4. Internal Audit
a. Bertanggung jawab atas perencanaan pemeriksaan rutin dengan membuat rencana kerja berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan pimpinan dan menindak lanjuti permintaan pemeriksaan khusus dari pihak terkait agar pelaksanaan pemeriksaan dapat berjalan lancar.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan berkoordinasi dengan pihak tekait untuk mencari dan mengumpulkan data pendukung yang diperlukan atas indikasi penyelewengan untuk membantu perusahaan mengambil keputusan atas tindakan yang harus diambil.
c. Bertanggung jawab atas pemeriksaan laporan keuangan dengan berkoordinasi dengan pihak terkait guna mendapatkan data keuangan yang dibutuhkan dan melakukan validasi atas sampel yang telah dipilih untuk memastikan laporan keuangan benar, akurat dan tidak terdapat penyimpangan.
d. Bertanggung jawab atas tindak lanjut pengawasan, pemeriksaan dan evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta sistem pendukung komputerisasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait untuk penyusunan rekomendasi, sosialisasi sistem pendukung komputerisasi (termasuk pelatihan jika diperlukan) dan melakukan tindakan korektif atas berbagai penyimpangan yang ditemukan untuk meningkatkan kepatuhan dan memperbaiki sistem dan prosedur operasional yang telah ditetapkan.
e. Bertanggung jawab untuk pengembangan sistem dan prosedur operasional dengan memberikan masukan kepada Direktur Utama berdasarkan temuan pemeriksaan yang dilakukan agar dapat ditindak lanjuti.
5. Deputy Director of Nursing
a. Memberikan pengarahan dan bimbingan pelaksanaan tugas keperawatan
b. Melaksanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan (sesuai Kebijakan Rumah Sakit)
c. Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penggunaan peralatan keperawatan
d. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan
e. Menanda tangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi wewenang Wadir Keperawatan
f. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.
6. Manager Keuangan
a. Mengusulkan penyempurnaan sistem dan prosedur keuangan rumah sakit.
b. Mengusulkan penghapusan piutang dan memberikan keringanan pembayaran kepada pasien tidak mampu sesuai dengan batas wewenang yang telah ditetapkan.
c. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif di bagiannya.
d. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif di bagiannya.
e. Mengurus masalah-masalah penagihan pasien.
f. Melakukan penilaian prestasi kerja dan konduite bagi para bawahan langsungnya.
g. Memberi pengarahan/ nasehat/ teguran lisan kepada para bawahannya.
h. Mengusulkan kenaikan gaji, pangkat, penggantian, pemindahan, dan pengembangan bawahannya.
7. Kepala Bagian Unit Gawat Darurat (UGD)
a. Memberikan tugas kepada perawat agar memberikan asuhan keperawatan berdasarkan kebutuhan pasien dan kebutuhan unit serta mendokumentasikannya.
Yang perlu diperhatikan pimpinan: a) Membuat jadwal dinas
b) Mengatur tenaga setiap hari c) Serah terima pergantian shift
d) Memberikan informasi tentang peraturan, kebijakan yang harus diperhatikan.
e) Mengenalkan tata kerja.
f) Memberikan orientasi perawat baru atau lama. g) Membagi tugas harian/ tambahan baru atau lama. h) Membagi tugas harian/ tambahan perawat. i) Membuat KPI
j) Mengatur dan mengkoordinir jadwal rutin.
b. Mensupervisi dan mengevaluasi penampilan kerja perawat dalam memberikan asuhan keperawatan, hubungan kerja dan pelayanan yang efisien dan efektif.
Yang perlu diperhatikan perawat adalah: a) Mengelola asuhan keperawatan.
b) Mengatur dan mengendalikan asuhan sesuai standar c) Melaksanakan kebijakan, peraturan yang ditetapkan.
d) Mengikuti ronde keperawatan.
e) Mengecek renpra yang dibuat oleh perawat pelaksana.
f) Melaporkan tenaga keperawatan pindah, mengundurkan diri, keluar, absen/ sakit ke asisten bidang keperawatan, dan direktur Keperawatan.
g) Menyimpan file pribadi di setiap perawat.
h) Memberi penilaian terhadap ketrampilan yang dilaksanakan oleh perawat dari ruangan lain
c. Memberikan asuhan keperawatan di unitnya dan bekerjasama dengan tim medik dalam mengkoordinasikan kebutuhan pasien secara keseluruhan.
Yang perlu diperhatikan: a) Mengecek status pasien
b) Melaksanakan program dokter.
c) Melaporkan kondisi pada dokter ruangan/ dokter konsulen. d) Mengecek persediaan obat-obatan pasien.
d. Mengidentifikasikan masalah pelayanan keperawatan dan membantu dalam pemecahannya.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatasi semua yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan. b) Menindaklanjuti hasil evaluasi unit lain (misalnya hasil
questionaire, complaint).
e. Mengobservasi asuhan keperawatan dan mengunjungi pasien untuk menjamin bahwa asuhan keperawatan diberikan sesuai dengan arahan dan pengobatan yang diberikan sesuai dengan anjuran dokter.
a) Membimbing pelaksanaan asuhan keperawatan dari pasien masuk sampai pulang.
b) Mengecek dokumen pasien. c) Mengkaji perkembangan pasien.
f. Memelihara lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien. Yang perlu diperhatikan:
a) Kerja sama dengan unit-unit yang terkait: house keeping/ cleaning services
b) Memantau/ mengevaluasi hasil kerja house keeping untuk mendukung kelancaran pelayanan keperawatan.
c) Menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien dan keluarga.
g. Mensupervisi penggunaan alat-alat khusus dan memberikan bantuan dalam pengoperasian alat-alat tersebut bila dibutuhkan.
a) Mengatur dan memelihara inventaris ruangan. b) Memelihara kelengkapan alat-alat siap pakai.
c) Memeriksa kelengkapan alat-alat yang dibutuhkan setiap hari di ruangan rawat.
d) Mengenalkan/ melatih cara penggunaan alat kesehatan sesuai standar kepada perawat.
e) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak. f) Mengecek daftar pemakaian alat harian/ bulanan.
g) Mengevaluasi cara pemakaian alat apakah sesuai standar.
h. Menyusun/ mendokumentasikan asuhan keperawatan yang professional dan manganjurkan pasien, keluarga untuk melaksanakan teknik, metoda asuhan keperawatan di rumah setelah pasien pulang. Yang perlu diperhatikan:
a) Pencatatan dan Pelaporan: laporan harian, dan kejadian luar biasa dan mutu.
b) Mempersiapkan pasien yang akan pulang
c) Memberikan penyuluhan pada pasien dan keluarga. d) Mempersiapkan pasien pindah (administrasi/ determinasi)
i. Mengarahkan, mempersiapkan dan memelihara catatan klinik pasien (status pasien).
j. Menjamin tersedianya alat-alat medis, cairan dan inventory alat-alat medis dan kesehatan lainnya sesuai standar.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatur dan memelihara inventaris
b) Mensupervisi pelaksanaan asuhan keperawatan. c) Memelihara kelengkapan alat-alat agar siap pakai d) Menjaga kelengkapan alat
e) Melatih cara penggunaan alat
g) Memonitor menyalahgunakan alat
h) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak
i) Mengajukan dan mengintventarisasi permintaan alat-alat ruangan, baik insidentil maupun tahunan.
j) Mengontrol pemakaian floor stock farmasi
k) Mengevaluasi standar kebutuhan peralatan ruangan.
k. Mengorientasikan perawat baru terhadap prosedur, peralatan, ruangan-ruangan dan staf keperawatan.
Yang perlu diperhatikan:
a) Membuat evaluasi perawat yang selesai percobaan. b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP
c) Mengenalkan tata tertib dan tata kerja setempat kepada perawat baru.
l. Menginstruksikan perawat agar melaksanakan asuhan keperawatan, prosedur ketrampilan sesuai dengan standar dan prosedur serta kebijakan dan penggunaan alat-alat sesuai dengan prosedur.
Yang perlu diperhatikan:
a) Melaksanakan perasat keperawatan sesuai SOP
m. Melakukan pertemuan dengan staf perawatan untuk mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan asuhan keperawatan pasien dan pelayanan RS yang berkualitas.
a) Menyampaikan kebijakan-kebijakan baru yang ditentukan/ dikeluarkan oleh Direktur Keperawatan.
b) Menciptakan/ memelihara hubungan yang harmonis dengan sesama karyawan
c) Mengadakan rapat ruangan setiap bulan dan rapat insidentil. d) Menghadiri rapat kepala ruangan yang diadakan oleh Direktur
Keperawatan setiap hari Kamis, pukul 10.00 WIB, Minggu I.II.III.IV
e) Menghadiri rapat koordinasi rawat inap setiap Kamis, pukul 10.00 WIB dan minggu ke IV yang diadakan oleh Direktur keperawatan.
n. Mengevaluasi penampilan kerja perawat secara individual melalui observasi, controling yang tiba-tiba dan confrence.
Yang perlu diperhatikan: a) Mengatur cuti
b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP. c) Membuat jadwal dinas bulanan.
d) Menyimpan buku pengambilan nilai dan file pribadi. e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sehari-hari. f) Membuat evaluasi penampilan.
g) Melakukan pembinaan.
i) Membuat evaluasi karyawan yang tidak mematuhi masa kerja satu tahun.
j) Memperhatikan performance perawat (misalnya kelengkapan seragam dan atribut, kehadiran,dll).
k) Mengevaluasi kebutuhan tenaga perawat sesuai standar. o. Meningkatkan pengembangan staf.
Yang perlu diperhatikan:
a) Memberikan nilai terhadap keterampilan. b) Mengikuti jadwal rapat unit lain.
c) Mengikuti jadwal harian perawat untuk pengambilan nilai di ruangan-ruangan khusus lainnya, untuk menilai dalam menambah keterampilan.
d) Membimbing dan membina tenaga perawat.
e) Merencanakan peningkatan kualifikasi perawat (misalnya mengusulkan pendidikan formal/ non formal sesuai dengan kebutuhan keperawatan).
p. Mengadakan pertemuan dengan staf dan administrasi staf untuk mendiskusikan pengoperasian unit dan training yang dibutuhkan oleh staf dan memformulasikan program untuk meningkatkan unitnya Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatur jadwal/ memotivasi perawat untuk mengikuti program pendidikan.
q. Membantu dalam pengembangan dan penyusunan anggaran untuk unitnya.
Yang harus diperhatikan:
a) Membuat permintaan alat-alat ATK medik dan Non medik b) Membuat budget ruangan setiap tahun
r. Membantu dalam penelitian yang berhubungan dengan peningkatan asuhan keperawatan.
s. Dari segi manajemen Perencanaan:
a) Menyusun dan mengusulkan SOP di UGD, badan jasa SOP medis.
b) Menyusun Rencana kerja, anggaran tahunan dan pengembangan UGD.
c) Dari Management Pengorganisasian
a) Mengkombinasi unit kerja yang terkait dalam pelayanan UGD antara lain Farmasi, Laboratorium, Radiologi.
b) Membuat prosedur dan koordinasi kerja yang efisien dan efektif dengan unit-unit pelayanan di ruang perawatan ICU, kamar bedah, Haemodialisa, kamar bersalin
c) Bersama-sama dengan bagian keuangan mengkoordinasi prosedur di UGD.
d) Berkoordinasi dengan bagian gawat dearurat dinas kesehatan DKI dan dengan unit berpartisipasi dalam
berbagai kegiatan yang diselenggarakan untuk mendukung program pemerintah di bidang kesehatan.
t. Dari segi Managemen Kepemimpinan
a) Memotivasi, mengevaluasi, mengembangkan kemampuan tenaga yang ada di UGD dengan membuat pertemuan berkala secara periodic.
b) Mengusulkan pendidikan dan pelatihan bagi petugas di UGD untuk meningkatkan ketrampilan petugas di UGD mengevaluasi kegiatan di UGD dalam 1 tahun dengan adanya rapat rutin 1x dalam 1 tahun: membahas seluruh kegiatan di UGD dan membuat lapran bulanan berupa jumlah keuangan, jumlah pasien rawat inap, rawat jalan, pasien emergency, fase emergency, perwakilan ambulance, rujukan pasien KLL (kecelakaan lalu lintas), KRT ( kecelakaan rumah tangga)
u. Dari segi Manajemen Pengawasan
a) Mengawasi dan menjaga agar pelayanan yang dilakukan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur mengenai pedoman karya demi penanganan Kasus Gawat Darurat yang ada di UGD.
b) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan, efektifitas dan pengembangan alat medis untuk digunakan di ruang gawat darurat dengan melakukan pengecekan secara berkesinambungan serta berkoordinasi dengan pihak terkait
untuk pengadaan peralatan medis baru agar dapat mendukung upaya dalam pelayanan gawat darurat dalam mencegah cacat dan kelumpuhan.
c) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan alat-alat life saving di ruang gawat darurat juga dalam pemakaian dan pergantian alat-alat yang terlupakan.
d) Mengawasi atas berlangsungnya pelayanan operasional ambulance UGD dengan mengkoordinir Tim dokter, Perawat dan memusnahkan kelengkapan obat dan peralatan serta kebersihan ambulance agar kebutuhan pasien dapat tertangani dengan baik.
e) Mengawasi tertib administrasi pelayanan di UGD berupa laporan jaga, kelengkapan rekam medis pasien selama mendapat tindakan di UGD agar dapat digunakan sebagai bukti/ pendukung untuk tindakan medis selanjutnya.
8. Bagian Rawat Inap
a. Membantu Kepala/ Wakil Bidang Pelayanan Medik dalam menetapkan kebijakan dan standar mutu pelayanan rawat inap sesuai dengan tujuan dan sasaran Rumah Sakit.
b. Membuat rencana/ program kerja serta anggaran tahunan bagian Rawat Inap.
c. Membuat sistem dan prosedur pelaksanaan pelayanan rawat inap serta mengawasi pelaksanaannya.
d. Merencanakan kebutuhan dan mengatur penugasan tenaga para medik perawatan/ non perawatan secara efisien dan efektif, untuk kelancaran pelayanan rawat inap.
e. Mengkoordinasi program atau aktivitas-aktivitas pelayanan di unit-unit rawat inap yang meliputi pelaksanaan perawatan, pelayanan medik dan non medik (perhotelan) guna tercapainya kepuasan pasien/ keluarga yang dirawat.
f. Membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif dengan bagian rawat jalan guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu.
g. Membuat sistem dan prosedur kerjasama / koordinatif dengan bagian tindak medik, bedah dan kebidanan, guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu.
h. Bersama bagian Umum Unit Akomodasi membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan perhotelan di bagian Rawat Inap.
i. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi kebutuhan-kebutuhan perlengkapan medic di bagian rawat inap, serta mengawasi penggunaanya secara efisien dan efektif.
j. Bersama Bidang Penunjang Medik. Bagian Radiologi dan Diagnostik Elektromedik, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif
guna kelancaran pelayanan Radiologik dan Diagnostik Elektromedik di unit-unit rawat inap.
k. Bersama bidang Penunjang Medik bagian Laboratorium, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif guna kelancaran pelayanan laboratorium di unit-unit rawat inap.
l. Bersama Bidang Penunjang medik bagian Farmasi, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan farmasi di unit-unit rawat inap.
m. Mengadakan rapat kerja bagian secara berkala dengan semua personilnya untuk instruksional dan mendiskusikan berbagai masalah pelayanan medik/ non medik di unit-unit rawat inap.
n. Mengevaluasi secara berkala dan mengusulkan pengembangan prestasi bawahan yang dipimpinnya.
o. Melaksanakan tindakan-tindakan administratif yang diperlukan demi kelancaran pelayanan rawat inap sesuai dengan kebijkan Rumah Sakit.
p. Menjadi penengah dalam penyelesaian masalah-masalah/ kesalahpahaman yang terjadi antara Dokter, perawat, karyawan lainnya yang bekerja di unit-unit rawat inap, sesuai kemampuan dan berat ringannya permasalahan.
q. Mengawasi kemungkinan terjadinya kelalaian medik dan malpraktek di bagian Rawat inap, serta melaporkannya kepada kepala/ wakil Bidang pelayanan medik.
r. Besama Biro Sekretariat, Unit Informasi medik, membuat prosedur dan sistem kerjasama mengenai administrasi medik pelayanan rawat inap.
s. Memanggil dokter yang bertanggung jawab medik teknis melalui bagian rawat jalan unit pelayanan yang bersangkutan, bilamana ada permasalahan di bidang teknis medis didalam unit-unit rawat inap. t. Menjaga kelancaran pelayanan rawat inap (nursing care) di semua
unit yang bersangkutan dan mengupayakan penggunaan fasilitas rawat inap dilakukan secara efisien dan efektif.
u. Membuat laporan-laporan berkala mengenai keseluruhan kegiatan pelayanan rawat inap yang meliputi masalah kelancaran/ hambatan pelayanan, kepersonalian, administrasi, sarana/ prasarana, data-data statistik mengenai aktivitas rawat inap.
v. Bersama bidang penunjang Medik bagian Rehabililtasi, membuat sistem dan prosedur kerjasama yang terpadu, guna kelancaran pelayanan rawat inap.
w. Membantu kepala/ wakil bidang pelayanan medik dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya.
x. Menjaga disiplin kerja bagiannya serta hubungan yang baik dengan unit-unit organisasi lain.
y. Melaksanakan kegiatan-kegiatan lain sesuai dengan penugasan atasan.
9. Kepala Bagian Farmasi
a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :
a) Membantu Direktur Penunjang Medik dalam menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya.
b) Membantu BSDM dalam menyeleksi karyawan yang diperlukan untuk bagian laboratorium.
c) Bekerja sama dengan bagian Umum Unit Logistik dalam pelaksanaan pengadaan alat-alat/ perlengkapan laboratorium Rumah Sakit.
d) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan bawahan, serta secara berkala melaksanakan penilaian prestasi kerja bagi bawahannya langsung.
b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :
a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di bagian laboratorium serta hubungan kerja yang baik dengan unit-unit organisasi lainnya.
b) Menyusun laporan-laporan berkala mengenai semua aktivitas dan hasil pelaksanaan kegiatan laboratorium, serta menyampaikannya kepada atasan.
a) Melaksanakan kebijakan-kebijakan bidang penunjang medik yang telah ditetapkan, khususnya yang berkaitan dengan bidang laboratorium.
b) Mengelola kegiatan-kegiatan laboratorium yang mencakup pembuatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian dan pengembangan.
c) Mengupayakan tersedianya pelayanan/ fasilitas laboratorium yang lengkap dan berkualitas, sehingga dapat berjalan selaras dengan kebutuhan-kebutuhan preventif/ kuratif di bidang kesehatan. d) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan dan
prosedur-prosedur yang ditetapkan direksi, pemerintah, atau organisasi profesi yang berkaitan dengan kegiatan bagian Laboratorium. d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :
a) Menyusun, menetpakan dan menerapkan standar prosedur operasi untuk tiap-tiap peralatan medis yang ada serta mengawasi pelaksanaanya.
b) Menjaga hasil keluaran (Output) seoptimal mungkin yang meliputi kualitas medis teknis dan non medis sesuai dengan standar atau kebijakan yang berlaku di Rumah Sakit Omni Medical Center.
c) Menjaga agar semua peralatan dan perlengkapan laboratorium rumah sakit selalu dalam keadaan baik dan siap pakai
10. Kepala Bagian Farmasi
a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :
Membantu Direktur Penunjang Medik dalam penyusun anggaran dan rencana kerja serta perubahannya bila diperlukan.
b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :
a) Bertanggung jawab akan pengadaan dan penyajian informasi mengenai obat, bahan farmasi, alat kesehatan perihal manfaat, efek samping, kontra indikasi, dosis dan lain-lain yang akurat dan mutahir untuk semua pihak yang memerlukan didalam rumah sakit.
b) Senantiasa mengikuti perkembangan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan serta peraturan pemerintah yang berkaitan dengan farmasi.
c) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan, prosedur yang ditetapkan Direksi, Pemerintah atau Organisasi Profesi yang berkaitan dengan kegiatan Bagian Farmasi.
d) Membina hubungan baik derngan pemasok atau distributor obat dan alat-alat kesehatan agar pemesanan tidak mengalami hambatan pengadaan serta mutu barang tersebut selalu dalam kondisi baik.
e) Membuat laporan bulanan bagian Farmasi mengenai pendapatan, pembelian serta utilisasi (jumlah lembar resep dan R/ ; jumlah
resep yang dilayani dari poliklinik, jumlah resep yang diantar ke rumah pasien).
f) Membuat laporan bulanan penggunaan narkotika ke Dep. Kes. dan BPOM
c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :
a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di bagian Farmasi serta hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi lainnya.
b) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan bawahan secara berkala serta melaksanakan penilaian prestasi kerja bagi bawahan langsungnya.
d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :
a) Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, penjualan, distribusi dan pengawasan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan yang beredar di Rumah Sakit.
b) Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengadaan dan penyimpanan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan penjualan di Apotik.
c) Mengatur dan memeriksa kelengkapan dan kebenaran laporan yang dibuat oleh Koordinator Asisten Apoteker, Penanggung Jawab Gudang Farmasi.
11. Bagian Billing
a. Menyiapkan arsip status pasien rawat inap sesuai dengan formulir penerimaan pasien dan laporan kapasitas.
b. Membuat Nota Perhitungan Biaya Perawatan berdasarkan bukti-bukti pembebanan dan daftar tarif yang berlaku.
c. Memeriksa/ mencocokkan jumlah pembebanan laporan masing-masing unit dengan bukti-bukti pendukungnya.
d. Mencocokkan kebenaran masa perawatan, kelas dan tarif pasien rawat inap berdasarkan formulir pendaftaran/ status penerimaan pasien dengan LHKP, serta konfirmasi langsung dengan unit terkait.
e. Mendistribusikan Nota Perhitungan Biaya Perawatan yang telah mendapat persetujuan dari Kepala Bagian ke Kasir secara periodik baik setiap 10 hari untuk pasien Psychiatry dan 3 hari untuk pasien Non Psychiatry atau pada saat pemulangan pasien.
f. Setiap bulan membuat Nota Tagihan Rawat Jalan dan menyerahkan kepada unit penagihan setelah mendapatkan persetujuan kepala bagian (1 bulan sekali untuk umum dan sebulan dua kali untuk perusahaan).
g. Menyusun dan mendistribusikan laporan tagihan ke bagian Akuntansi.
12. Bagian Kasir
a. Melakukan pengarsipan sementara semua bukti-bukti pembebanan dan bukti-bukti pendukung lainnya untuk setiap pasien rawat inap. b. Menerima pembayaran dari pasien baik tunai maupun dengan kartu
kredit, BG/ Cek/ NK hasil transfer melalui bagian penagihan.
c. Membuat Kwitansi dan Slip Bukti Kas/ Bank Masuk untuk setiap penerimaan tersebut diatas, dan mendistribusikan sesuai yang telah ditentukan.
d. Menerima slip-slip kredit dari semua unit pelayanan, untuk selanjutnya menyerahkan ke bagian Keuangan (Sebagai dasar pembuatan nota tagihan kepada pasien.
e. Menyimpan sementara uang tunai atau bentuk pembayaran lainnya di dalam brangkas, dan menyetorkan kepada Kepala Kasir selambat-lambatnya pada keesokan harinya
f. Secara berkala menyetorkan slip-slip pembayaran kartu kredit dan menginstruksikan hasilnya untuk ditransfer ke rekening rumah sakit di Bank Mandiri. Menerima merchant Copy dan Nota Kredit atas hasil tersebut dan membuat Slip Bukti Bank Masuk
g. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran kas/ non kas kedalam laporan harian kasir, dan menyerahkan ke Kepala Kasir bersama jumlah uang / Nota yang diterima
h. Mengarsip semua dokumen-dokumen yang menjadi kewajiban-kewajiban (misalnya : Copy Laporan Harian Kasir, Copy Kwitansi, Rekap Slip kartu kredit, slip bukti kas/ bank masuk/ keluar, dll) i. Melakukan pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan slip-slip (Slip
Bukti Kas Keluar, Bon Sementara) yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang
j. Mendistribusikan dokumen-dokumen yang diterima/ dibuat sesuai yang telah ditentukan (misalnya: Slip Bukti Kas/ Bank Masuk/ Keluar, kwitansi dll)
k. Melakukan registrasi penggunaan slip biaya dan kwitansi sesuai dengan nomor urut tercetaknya untuk keperluan pengecekan penerimaan dana.
3.2 Gambaran Umum Q-PRO
PT. Q-PRO SUKSES MANDIRI didirikan tahun 1999, Q-PRO merupakan penyedia terkemuka untuk solusi IT dalam sistem Healthcare yang terintegrasi. Penemu dan direktur dari Q-PRO adalah seorang konsultan dan Beliau merupakan Business Process Reengineering Profesional, dengan berbagai pengalaman di berbagai aspek pasar yang berbeda baik di indonesia dan luar negeri.
Q-PRO terdiri dari kumpulan Healthcare Profesional IT, masing-masing dengan keahlian sendiri sangat berkembang dalam rekayasa perangkat lunak, manajemen proyek, dll konsultasi, dengan track record yang terbukti dalam banyak proyek di seluruh kepulauan Indonesia. Mereka berdedikasi untuk membantu
membangun solusi yang memberikan nilai benar dan keuntungan untuk memenuhi tantangan yang dihadapi dalam pasar terbuka (global).
Misi dari Q-PRO sendiri adalah akan menjadi “strategic partner” untuk industri kesehatan. Produk yang ditawarkan oleh Q-PRO merupakan produk yang berkualitas tinggi dan sangat inovatif untuk solusi TI pada sistem healthcare yang terintegrasi, selain itu Q-PRO juga menyesuaikan dengan budget tiap-tiap pelanggan dan juga memberikan jaminan perlindungan terhadap investasi yang telah dipercayakan pada Q-PRO.
Tujuan dari Q-PRO adalah untuk menjadi yang terdepan dalam menyediakan solusi IT healtcare, Q-PRO berfokus pada pelanggan. Dengan selalu mengutamakan tingkat tertinggi kepuasan yang didapat oleh tiap pelanggan. Q-PRO selalu melakukan perbaikan terus-menerus hingga mencapai kepuasan pelanggan.
3.3 Length Of Effort
Tabel 3.3.1 Length of Effort
Tgl Waktu
Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
25 August
2010
08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1.Anggota Tim Proyek Internal Melakukan Problem Diagnostic di bagian Laboratorium Laporan Finding Problem bagian Laboratorium 26 August 2010
08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan Problem
Diagnostic di bagian
Rawat Inap dan UGD
Laporan Finding
Problem bagian Rawat
Inap dan UGD
1 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan Problem
Diagnostic di bagian
Billing dan Farmasi
Laporan Finding
Problem bagian Billing dan Farmasi
2 Sept 2010 08.00 – 17.00 8 jam Pembagian Kuesioner 1. Anggota Tim Proyek Internal Membagikan kuesioner mengenai tingkat resiko dar masalah-masalah yang sebelumnya telah ditermukan.
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
7 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Analisa SOP 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa proses bisnis yang berjalan, dengan dan membandingkan dengan Modul Konfirmasi kepada manager IT. 9 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Analisa Resiko 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa finding, kuesioner, dan
menentukan prioritas dari setiap masalah yang dihasilkan dalam problem diagnostic. Laporan Analisa Resiko (FRAP) 15 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Streering Committee 1. Anggota Tim
Proyek Internal 2. Direksi dan semua Deputy
Director RS OMC
Membahas Problem
Diagnostic yang telah
ditemukan dan
menentukan kebijakan.
Penentuan beberapa kebijakan baru dan keputusan
menjalankan training. 20 Sept
2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User
Accounting
Training untuk bagian Billing.
Laporan Fit/GAP bagian Billing
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
4. User Finance 5. User Kasir 6. User Billing 23 Sept
2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor pembimbing 3. User UGD 4. User Laboratorium 5. User Sekretariat
Training untuk bagian in
UGD dan Laboratorium.
Laporan Fit/GAP bagian UGD dan Laboratorium
24 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Semua Deputy Director RS OMC 4. User dari semua divisi
Membahas GAP Analysis dari training di minggu pertama dan membuat beberapa kebijakan baru.
Laporan GAP Analysis
part 1
27 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User MR 4. User Sales 5. User Admission
Training untuk divisi Admission dan
Keperawatan
GAP Analysis proses
bisnis bagian
Admission dan
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
6. User
Keperawatan 29 Sept
2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Farmasi 4. User Poliklinik 5. User Rekam Medis 6. User PDS
Training untuk bagian
Farmasi.
GAP Analysis proses bisnis bagian Farmasi.
5 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Simulasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. Perwakilan
User dan semua
bagian
Melakukan simulasi dari semua bagian, mulai dari bagian Admission sampai dengan bagian
Akuntansi.
Catatan hasil simulasi
6 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Seluruh Deputy Director RS OMC 4. Perwakilan
User dari semua
bagian.
Membuat keputusan untuk membuat beberapa kebijakan baru dan menentukan deadline pelaksanaan solusi masalah yang masih dapat diatasi.
Laporan GAP Analysis
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
7 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controllling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau ke bagian UGD, Rawat Inap mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan serta saran atas apa yang telah di usulkan.
Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT
13 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau ke bagian Farmasi, Laboratorium mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan
Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT
14 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau deadline solusi di bagian
Admission dan Billing.
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT
27 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan pengecekan ke setiap bagian
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT 28 Okt
2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan pengecekan ke setiap bagian
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT 29 Okt 08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim
Proyek Internal
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
2010 2. Consultant
QPRO
3. Perwakilan bagian Akuntansi
masalah dari Beberapa Divisi yang Muncul.
Consultant
3 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan
prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD)
Prosedur rawat inap
4 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan
prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD)
Prosedur rawat inap
10 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan
prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD)
Prosedur rawat inap
11 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO
Melakukan training dengan pihak consultant dan mempelajari sistem untuk mengatasi masalah terkait.
Berita Acara dari
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
12 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Reporting 1. Anggota Tim Proyek Internal
Pembuatan Laporan Magang (Internship)
Laporan Magang kepada Manager IT
3.4 Narasi Proses Bisnis
Prosedur ini diawali dengan adanya permintaan pasien untuk menggunakan jasa ambulance yang disediakan oleh Rumah Sakit OMC. Pasien yang menggunakan jasa pemakaian ambulance, akan di-input kedalam menu pemakaian jasa ambulance. Namun tidak ada tombol print pada menu pemakaian jasa ambulance. Untuk itu pencatatan pemakaian jasa ambulance dilakukan secara manual melalui slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap, sebagai laporan yang nantinya akan diserahkan ke bagian Billing.
Setibanya pasien ke bagian UGD (Unit Gawat Darurat), perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan langsung meminta data pasien terlebih dahulu kepada wali atau pengantar pasien yang bersangkutan. Selanjutnya perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan menerima identitas pasien, pasien lama akan menyerahkan kartu pendaftaran sehingga perawat UGD hanya perlu mencari data pasien berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada kartu pendaftaran, sedangkan pasien baru menyerahkan (kartu tanda penduduk, baik pasien maupun wali, dan penjamin) lalu perawat UGD akan meng-input data pasien pada menu pendaftaran di modul UGD (Unit Gawat Darurat). Yang akan kami bahas disini adalah pasien dengan penjamin instansi. Apabila pasien baru maka perawat UGD akan mencetak lembar status pasien beserta kartu pendaftaran, kartu pendaftaran ini kemudian akan diserahkan kepada pasien.
Setelah pasien terdaftar, maka pasien akan langsung ditangani oleh dokter jaga di UGD (Unit Gawat Darurat). Setiap jenis pelayanan yang dilakukan baik obat dan alat kesehatan akan di-input oleh bagian keperawatan UGD (Unit Gawat
Darurat), ke dalam menu transaksi di modul pelayanan UGD obat dan alkes, yaitu menu obat dan alkes (Unit Gawat Darurat), pada saat melakukan input pemakaian obat, terkadang masih tidak dapat di-input, hal ini menyebabkan data pemakaian obat dan alkes yang seharusnya input pada menu pemakaian obat dan alkes di di-input pada menu penjualan obat bebas. Namun apabila keperawatan UGD (Unit Gawat Darurat) berhasil meng-input pada menu registrasi, masih ditemukan beberapa item yang belum tersedia, sehingga menyebabkan adanya pemakaian obat yang tidak tercatat. Pada saat melakukan penyimpanan data transaksi pemakaian obat, data tersebut tidak dapat tersimpan seluruhnya. Untuk menghindari kehilangan data, maka bagian keperawatan UGD akan melakukan pencatatan manual dengan mencatatnya ke dalam slip pemakaian obat dan alkes.
Apabila pasien diharuskan untuk menjalani perawatan intensif oleh dokter, maka perawat UGD akan membuat surat pengantar rawat inap, surat pengantar rawat inap beserta lembar status pasien akan diantarkan ke bagian Admission rawat inap.
Admission rawat inap kemudian akan membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap berdasarkan surat pengantar rawat inap. Surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) akan diberikan ke bagian Rekam medis, rangkap 2 (dua) akan diberikan ke bagian Billing.
Setelah membuat surat penerimaan pasien, pasien kemudian akan diregistrasi ke menu pendaftaran rawat inap (in patient) oleh Admission rawat inap (ruang kelas, dokter, penjamin atau instansi yang menjaminnya, serta besarnya nilai plafon) dan mencetak bukti pendaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) diberikan
kepada pasien, rangkap 2 (dua) akan dibagian ke bagian keperawatan (in patient) dan rangkap 3 (tiga) kepada bagian Billing.
Setelah pasien tedaftar pada Admission rawat inap (in patient), maka perawat rawat inap (in patient) akan langsung mengantarkan pasien ke ruangan berdasarkan slip pendaftaran rawat inap. Apabila sudah cocok, maka pasien akan dibawa ke ruangannya. Setelah itu perawat rawat inap akan membuka menu validasi sebagai pembenaran bahwa pasien telah masuk kedalam ruangan. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara menu registrasi yang ditampilkan dengan slip pendaftaran yang diterima maka perawat rawat inap akan melakukan konfirmasi ke bagian Admission, Slip pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien akan diarsipkan sementara.
Selama pasien dirawat, pasien akan diberikan pelayanan seperti jasa dokter. Dokter yang melakukan pemeriksaan kepada pasien akan mencatat obat yang perlu diberikan kepada pasien dengan mencatatnya ke dalam slip obat. Sedangkan untuk jasa dokternya sendiri akan dicatat dalam slip jasa dokter rawat inap. Slip tersebut terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang keduanya akan diserahkan ke bagian Billing. Untuk pemakaian obat dan alat kesehatan yang digunakan oleh dokter pada saat melakukan pemeriksaan akan di-input pada menu obat dan alkes. Semua pelayanan tersebut akan di-input ke dalam menu “transaksi rawat inap” (sebelumnya harus memilih nomor registrasi pasien) data yang di-input terdiri dari tarif pelayanan/obat dan alat kesehatan, data dokter, banyaknya pelayanan (quantity), pada saat melakukan input, terdapat banyak harga pelayanan, obat dan alkes yang masih 0 (nol). Begitu juga pada saat peng-input-an selesai dilakukan (khusus pelayanan yang
sudah terdapat harganya), maka bagian keperawatan akan memilih tombol save agar data tersebut tersimpan. Pada saat melakukan penyimpanan, data tersebut ternyata tidak tersimpan. Hal ini menyebabkan perawat mencatat kembali secara manual di slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap untuk pemakaian obat dan alkes dan juga untuk pelayanan transaksi-transaksi yang diberikan kepada pasien akan diserahkan ke bagian Billing.
Slip obat yang diberikan oleh dokter rawat inap, akan di-input pada order penunjang medis, dengan terlebih dahulu memilih order penunjang medisnya. Untuk obat order penunjang medis dilakukan pada bagian Farmasi. Namun banyaknya item yang tidak tersedia, dan terkadang tidak adanya tombol print maka order tersebut akan dicatat secara manual sebanyak 4 (empat) rangkap dalam slip resep, 3 (tiga) rangkap akan diberikan ke bagian Billing, sedangkan rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan. Selama pasien masih dalam perawatan medis, bagian Admission tidak boleh melakukan closing pasien.
Bagian Farmasi setiap harinya akan membuka menu pelayanan resep, jika tedapat order, maka bagian Farmasi kemudian akan melakukan konfirmasi ke perawat rawat inap yang melakukan order, kemudian akan membuka menu pelayanan resep, dan meng-input order resep tersebut ke dalam transaksi order resep. Rincian resep berisi detail transaksi berikut harganya, sedangkan salinan hanya berisi detail transaksi. Pada saat membuat rincian resep untuk pasien baik yang ditanggung oleh AsKes (DPHO) maupun penjamin di luar AsKes, dikenakan margin yang berbeda dimana untuk AsKes (25%) sedangkan di luar AsKes dikenakan margin sesuai kamar, begitu juga dengan harga dari tiap jenis obat
tersebut belum sesuai dengan harga kamar. Menu rincian resep belum ter-setting sesuai dengan marginnya. Hal ini disebabkan proses pencatatan rincian resep dilakukan secara manual untuk transaksi diluar AsKes. Terkadang pada saat bagian Farmasi membuka menu pelayanan resep yang di-order dari bagian Keperawatan rawat inap, tidak terdapat order. Hal ini menyebabkan pelayanan resep menjadi terhambat dan perawat rawat inap diharuskan untuk melakukan konfirmasi ulang melalui telepon untuk memberikan informasi ulang kepada Bagian Farmasi. Setelah konfirmasi dilakukan, bagian Farmasi kemudian melakukan pencatatan secara manual. Kemudian bagian farmasi akan membuat salinan resep dan rincian resep secara manual. Setelah order resep direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut akan terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Setelah melakukan input baik terkomputerisasi maupun manual, bagian Farmasi akan mencetak salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap. Baik rincian resep maupun salinan resep akan diberikan oleh transporter ke perawat rawat inap beserta dengan obat yang di-order. Perawat rawat inap kemudian akan menerima rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut sedangkan rangkap 2 (dua) akan diberikan kepada pasien, sedangkan rangkap 3 (tiga) rincian resep akan diberikan ke bagian Billing
Bagian Farmasi selanjutnya melakukan approve atas order resep tersebut. agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien, apabila order resep tidak tersedia maka Bagian Farmasi akan melakukan konfirmasi ke bagian Billing.
Apabila terdapat obat yang diretur maka bagian Farmasi harus melakukan pembatalan sesuai dengan nama dan jumlah obat yang diretur. Namun pada saat
melakukan unposting di menu order resep, transaksi order resep yang telah di unposting ini kemudian akan di cetak sebanyak 2 (dua) rangkap dan akan diserahkan ke bagian Billing, namun terjadi kesalahan pada jumlah stock yang mengakibatkan jumlah stock tidak kembali ke kondisi awal, namun berkurang 2 (dua) kali.
Dokter akan terus melakukan pemantauan terhadap pasien dengan melakukan pemeriksaan, apabila terdapat pasien yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut seperti laboratorium, maka dokter akan mencatat pemeriksaan tersebut kedalam sebuah memo pemeriksaan. sedangkan jasa dokter akan dicatat dalam slip jasa kunjungan dokter.
Sesuai dengan memo pemeriksaan yang diberikan oleh dokter setelah melakukan pemeriksaan, perawat rawat inap kemudian meng-input order pemeriksaan tersebut pada menu transaksi rawat inap order penunjang medis. Namun data tersebut tidak dapat di simpan sehingga order tersebut kemudian akan dicatat ke slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap. Rangkap akan diserahkan ke bagian Billing. Jika data tidak tersedia, maka bagian rawat inap akan melakukan konfirmasi kembali ke bagian Laboratorium, dan setelah itu Bagian Laboratorium akan meng-input satu persatu order yang akan direalisasikan.
Bagian laboratorium setiap harinya akan memantau data order pemeriksaan penunjang medis di menu transaksi penunjang medis. Jika terdapat order pemeriksaan dari bagian keperawatan maka petugas laboratorium akan melakukan konfirmasi ke bagian keperawatan yang melakukan order pemeriksaan penunjang medis tersebut. Setelah konfirmasi dilakukan, maka bagian laboratorium akan merealisasi order pemeriksaan di menu transaksi laboratorium rawat inap kemudian
akan mencetak bukti transaksi, apabila terdapat kasus dimana pasien harus menjalani pemeriksaan dengan pelayanan lebih dari 1 (satu), bagian laboratorium harus meng-input transaksi pelayanan tersebut satu persatu.
Setelah order pemeriksaan direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut terlebih dahulu di-approve agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Dan setelah itu melakukan konfirmasi kepada bagian Billing. Apabila order resep tidak tersedia maka bagian Laboratorium akan melakukan konfirmasi.
Lalu bagian laboratorium akan mendatangi kamar pasien untuk melakukan pengambilan sample guna melakukan pemeriksaan di unit laboratorium untuk mendapatkan hasil pemeriksaannya. Hasil pemeriksaan ini kemudian akan di-input oleh petugas laboratorium ke menu hasil pemeriksaan, dan akan dicetak sebanyak 2 (dua) rangkap, keduanya akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut.
Setiap transaksi yang diberikan kepada pasien baik pelayanan di ruang rawat, pelayanan di penunjang medis (laboratorium) maupun transaksi resep pasien akan digabungkan ke dalam ringkasan tagihan pasien oleh bagian billing yang disebut dengan interm bill. Apabila interm bill melebihi jumlah plafon maka akan dibuatkan pemisahan interm bill antara tagihan yang ditanggung oleh pihak penjamin dan interm bill yang akan dibayar oleh pasien yang didapat dari selisih antara keseluruhan tagihan dengan besarnya plafon yang dijamin oleh pihak instansi.
Apabila pasien diperbolehkan untuk pulang oleh dokter yang merawatnya, perawat akan membuat surat pengantar pulang yang harus dibawa oleh pasien ke bagian billing sebagai syarat pasien harus melunasi final bill. Kemudian akan menginformasikan rencana kepulangan pasien kepada bagian Billing.
Berdasarkan informasi tersebut bagian Billing akan membuat final bill (gabungan seluruh interm bill yang pernah dibuat selama pasien dirawat).
3.5 Workflow Table Rumah Sakit OMC
Tabel 3.5.1 Workflow Table
Actor Activity Pasien Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD
Menerima Order Jasa Ambulance
1. Melakukan order pemakaian jasa ambulance 2. Menerima order pemakaian jasa ambulance 3. Memilih menu pemakaian jasa ambulance 4. Menampilkan menu pemakaian jasa ambulance 5. Meng-input pemakaian jasa ambulance
6. Memilih tombol save
7. Menyimpan jasa pemakaian ambulance 8. Memilih tombol print
9. Mencetak slip pemakaian jasa ambulance 3 (tiga) rangkap
10. Menyerahkan slip jasa pemakaian ambulance 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
11. Jika tidak ada tombol print, mencatat jasa ambulance ke slip pemakaian jasa ambulance dengan tembusan 3 (tiga) rangkap
12. Menyerahkan slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
Perawat UGD
Melakukan registrasi pasien 13. Menerima kedatangan pasien 14. Menanyakan status pasien
Actor Activity Pasien Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD 15. Memberikan identitas
16. Memilih menu registrasi pasien 17. Menampilkan menu regitrasi pasien 18. Jika pasien baru, Meng-input data pasien 19. Meng-input penjamin dan nilai plafon 20. Memilh tombol save
21. Menyimpan data pasien 22. Memilih tombol print
23. Mencetak lembar status pasien
24. Mengarsip lembar status pasien dan menyerahkan kartu pendaftaran untuk pasien baru
25. Jika pasien lama, memilih nomor rekam medis 26. Menampilkan data pasien
27. Memilih tombol print
28. Mencetak lembar status pasien 29. Mengarsip lembar status pasien
Dokter
Perawat UGD
Melayani pasien
30. Melakukan pemeriksaan medis
31. Mencatat pemakaian obat dan anjuran pemindahan pasien ke rawat inap pada memo
32. Memberikan memo kepada Perawat UGD 33. Menerima memo dari dokter
Actor Activity Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer Perawat UGD Komputer
34. Memilih menu transaksi UGD pemakaian obat dan alkes
35. Menampilkan menu obat dan alkes 36. Memilih nomor rekam medis
37. Meng-input jenis pelayanan obat dan alkes ke dalam menu pelayanan UGD
38. Memilih tombol save
39. Menyimpan pelayanan obat dan alkes 40. Memilih tombol print
41. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes
42. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap 43. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa
dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 44. Jika obat dan alkes tidak tersedia pada menu
pelayanan UGD, memilih menu penjualan obat bebas
45. Menampilkan menu penjualan obat bebas
46. Meng-input pemakaian obat dan alkes pada menu penjualan obat bebas
47. Memilih tombol save
Actor Activity Perawat UGD
Komputer Perawat UGD
49. Memilih tombol print
50. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes
51. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap
52. Memberikan slip pelayanan UGD dan jasa dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing
53. Jika tidak tersedia, pemakaian obat dan
alkesdicatat ke dalam slip resep dengan tembusan 2 (dua) rangkap
54. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap 55. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa
dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing
Perawat UGD Komputer Perawat UGD
Pasien
Perawat UGD
Membuat surat pengantar
56. Memilih menu pendaftaran pasien 57. Menampilkan menu pendaftaran
58. Mencatat surat persetujuan rawat inap (sebagai surat pengantar)
59. Meminta persetujuan dari pihak pasien ataupun wali
60. Memberi persetujuan
Actor Activity
Perawat UGD persetujuan rawat inap ke bagian Admission
Admission Rawat Inap
Menerima Pasien Rawat Inap
62. Menerima lembar status pasien dan surat persetujuan rawat inap dari perawat UGD
63. Membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap
64. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) kepada bagian rekam medis
65. Surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) ke bagian Billing
66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga) diarsipkan
67. Lembar status pasien dan surat persetujuan rawat inap diarsipkan
Admission Rawat Inap Komputer
Admission Rawat Inap
Komputer
Admission Rawat Inap Komputer
Melakukan registrasi rawat inap 68. Memilih menu pendaftaran rawat inap 69. Menampilkan menu pendaftaran rawat inap 70. Meng-input data pendaftaran rawat inap 71. Memilih tombol save
72. Menyimpan data pendaftaran rawat inap 73. Memilih tombol print
Actor Activity
Admission Rawat Inap
(tiga) rangkap
75. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 1 (satu) ke pasien
76. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien ke perawat rawat inap
77. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Mengantarkan pasien ke ruangan
78. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission rawat inap
79. Mengantarkan pasien ke ruang 80. Memilih menu validasi registrasi 81. Menampilkan menu validasi registrasi 82. Memilih menu registrasi pasien
83. Mengecek kesesuaian antara data regstrasi dengan keberadaan pasien
84. Memilih tombol validasi 85. Melakukan validasi registrasi 86. Memilih tombol save
Actor Activity Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap
88. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission 89. Jika tidak sesuai, melakukan konfirmasi ke
admission rawat inap 90. Memilih tombol validasi 91. Melakukan validasi registrasi 92. Memilih tombol save
93. Menyimpan data validasi
94. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission
Dokter
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Melakukan pemeriksaan rawat inap 95. Melakukan pemeriksaan medis
96. Mencatat obat yang perlu diberikan dalam slip obat 97. Mencatat jasa dokter dalam slip kunjungan dokter
dengan tembusan 2 (dua) rangkap 98. Memilih menu pemakaian obat dan alkes 99. Menampilkan menu obat dan alkes 100. Meng-input pemakaian obat dan alkes 101. Memilih tombol save
102. Menyimpan pemakaian obat dan alkes 103. Memilih tombol print
Actor Activity Perawat Rawat Inap 105. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter
rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 rangkap 106. Jika data tidak tersimpan, mencatat pemakaian
obat dan alkes dalam slip kredit rawat inap
107. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan
pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 (empat) rangkap
Dokter
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap
Melakukan pelayanan obat
108. Menyerahkan slip obat kepada perawat rawat inap 109. Menerima slip obat
110. Memilih menu order penunjang medis 111. Menampilkan menu order penunjang medis 112. Memilih order penunjang medis
113. Meng-input data order resep 114. Memilih tombol save
115. Menyimpan data order resep
116. Jika ada tombol print, memilih tombol print 117. mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap 118. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3
Actor Activity Perawat Rawat Inap 119. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4
(empat) akan diarsipkan
120. Tidak ada tombol print, mencatat jenis pelayanan pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4 (empat) rangkap
121. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
122. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan
123. Jika item tidak lengkap, mencatat jenis pelayanan pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4 (empat) rangkap
124. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
125. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan
Bagian Farmasi Komputer Bagian Farmasi
Perawat Rawat Inap
Membuat bukti transaksi resep 126. Memilih menu pelayanan resep 127. Menampilkan menu pelayanan resep
128. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order resep
Actor Activity Bagian Farmasi
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Transporter
Perawat Rawat Inap
130. Memilih transaksi order resep
131. Melakukan input transaksi resep berdasarkan order tersebut ke dalam pelayanan resep 132. Memilih penjamin
133. Memilih tombol save 134. Menyimpan transaksi resep
135. Jika askes, memilih tombol print salinan resep 136. Mencetak salinan resep
137. Memilih tombol print rincian resep 138. Mencetak rincian resep 3 (tiga) rangkap 139. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter 140. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
141. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap
142. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 143. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 144. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
Actor Activity Perawat Rawat Inap
Bagian Farmasi
Bagian Farmasi
Transporter
Perawat Rawat Inap
145. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing
146. Mengarsip salinan resep
147. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi bahwa adanya order resep
148. Membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap
149. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter 150. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
151. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap
152. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 153. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 154. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
ke pasien
155. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing
Actor Activity Perawat Rawat Inap
Transporter
Perawat Rawat Inap
157. Jika bukan askes, membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap 158. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter 159. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
160. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap
161. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 162. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 163. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
ke pasien
164. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing
165. Mengarsip salinan resep
Bagian Farmasi Komputer Bagian Farmasi
Melakukan validasi order farmasi 166. Memilih transaksi resep
167. Menampilkan transaksi resep 168. Memilih nomor order resep
Actor Activity Komputer
Bagian Farmasi
170. Approved transaksi
171. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui telepon
172. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi melalui telepon
Perawat Rawat Inap Bagian Farmasi Komputer Bagian Farmasi Komputer Bagian Farmasi Komputer Bagian Farmasi
Melakukan retur resep
173. Melakukan konfirmasi ke bagian Farmasi 174. Memilih menu order resep
175. Membuka menu order resep 176. Memilih nomor order resep 177. Memilih tombol unposting 178. Memilih tombol save 179. Menyimpan retur resep 180. Memilih tombol print
181. Mencetak order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua) rangkap
182. Order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua) rangkap akan diberikan kepada bagian Billing
Dokter
Melakukan pemeriksaan rawat inap 183. Melakukan pemeriksaan medis
184. Mencatat order pemeriksaan pada memo pemeriksaan rawat inap
Actor Activity
Perawat Rawat Inap 185. Mencatat slip jasa dokter 2 (dua) rangkap
186. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap
Dokter
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap Komputer
Perawat Rawat Inap
Melakukan order pemeriksaan laboratorium
187. Memberikan memo pemeriksaan ke perawat rawat inap
188. Menerima memo dari dokter
189. Memilih menu transaksi order penunjang medis 190. Menampilkan menu transaksi order penunjang
medis
191. Memilih order penunjang medis
192. Meng-input data order pemeriksaan laboratorium 193. Memilih tombol save
194. Jika data tersimpan, menyimpan data order resep 195. Memilih tombol print
196. Mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap
197. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 198. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap)
rangkap ke 4 (empat) rangkap akan diberikan kepada perawat
