24
KONSEP PERANCANGAN
3.1. Tujuan Komunikasi
Kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh setiap individu memiliki tujuan yaitu untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi individu lain yang diharapkan bisa menghasilkan feedback atau mengubah tingkah laku individu yang dituju. Demikian halnya dengan praktik lobi dan negosiasi yang dilakukan oleh tim OrangIndonesiaID melalui komunikasi persuasif dalam pengelolaan event Soft Skills Seminars. Pesan yang telah disusun oleh tim OrangIndonesiaID sebagai penyelenggara event disampaikan kepada publik sebagai suatu informasi yang baru.
Untuk meyakinkan publik dengan informasi yang disampaikan oleh tim OrangIndonesiaID maka ada beberapa hal yang akan mempengaruhi proses komunikasi tersebut diantaranya komunikator, saluran atau media komunikasi dan komunikan. Informasi yang disusun harus dicermati dan disesuaikan dengan faktor pendukung lainnya agar komunikasi persuasif yang ditujukan kepada pembicara (speaker), sponsor, media partner dan publik dapat menghasilkan feedback yang positif.
Pesan yang telah disusun diharapkan bisa menghasilkan perubahan terhadap pihak yang didekati melalui praktik lobi dan negosiasi. Komunikasi persuasif digunakan untuk mengubah pengetahuan, sikap, tingkah laku seseorang atau publik terhadap program yang akan dilaksanakan. Dengan demikian publik
akhirnya bisa terpengaruhi dan mengambil tindakan untuk bekerjasama atau bergabung pada event Soft Skills Seminars tersebut.
3.2. Strategi Komunikasi
Marthin-Anderson (1968) dalam Cangara18 merumuskan bahwa “strategi adalah seni di mana melibatkan kemampuan intelegensi/pikiran untuk membawa semua sumber daya yang tersedia dalam mencapai tujuan dengan memperoleh keuntungan yang maksimal dan efisien. Strategi menghasilkan gagasan dan konsepsi yang dikembangkan oleh para praktisi. Dalam menangani masalah komunikasi, para perencana dihadapkan pada sejumlah persoalan, terutama dalam kaitannya dengan strategi penggunaan sumber daya komunikasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.”
Penetapan strategi merupakan langkah krusial yang memerlukan penanganan secara hati-hati dalam setiap program komunikasi. Sebab jika penetapan strategi salah atau keliru maka jalan yang ditempuh untuk mencapai tujuan bisa gagal, terutama kerugian dari segi waktu, materi dan tenaga. Strategi juga merupakan rahasia yang harus diamankan oleh para ahli perencanaan komunikasi, utamanya dalam kampanye politik dan pemasaran komersial. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan strategi SWOT.
Jogiyanto19 mengatakan bahwa “SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunities, and Threats) digunakan untuk menilai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari sumber-sumber daya yang dimiliki perusahaan dan kesempatan-kesempatan eksternal dan tantangan-tantangan yang dihadapi.”
18
Cangara, Hafied. Perencanaan dan Strategi Komunikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. 2013
19 Jogiyanto. Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 2005
Penjelasan mengenai SWOT semakin dikembangkan oleh beberapa ahli. David20 memberikan penjelasan mengenai SWOT, yaitu:
1) Kekuatan (Strenghts)
Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan atau keunggulan-keunggulan lain yang berhubungan dengan para pesaing perusahaan dan kebutuhan pasar yang dapat dilayani oleh perusahaan yang diharapkan dapat dilayani. Kekuatan adalah kompetisi khusus yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan di pasar.
2) Kelemahan (Weakness)
Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, keterampilan, dan kapabilitas yang secara efektif menghambat kinerja perusahaan. Keterbatasan tersebut dapat berupa fasilitas sumber daya keuangan, kemampuan manajemen dan keterampilan pemasaran dapat merupakan sumber dari kelemahan perusahaan.
3) Peluang (Opportunities)
Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecenderungan-kecenderungan penting merupakan salah satu sumber peluang, seperti perusahaan teknologi dan meningkatnya hubungan antara perusahaan dengan pembeli atau pemasok merupakan gambaran peluang bagi perusahaan.
4) Ancaman (Threats)
Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi sekarang atau yang diinginkan perusahaan. Adanya peraturan-peraturan pemerintah yang baru atau yang direvisi dapat merupakan ancaman bagi kesuksesan perusahaan.
Analisis SWOT dapat digunakan dengan berbagai cara untuk meningkatkan analisis dalam usaha penetapan strategi. Dalam hal ini tim OrangIndonesiaID menggunakannya sebagai kerangka atau panduan sistematis dalam diskusi untuk membahas kondisi alternatif dasar yang menjadi pertimbangan dalam persiapan dan pengelolaan Soft Skills Seminars.
3.3. Analisa Spesifikasi Program 3.3.1. Deskripsi Program
Muqowim21 yang dikutip dari Berthal menyebutkan bahwa “soft skills adalah perilaku personal dan interpersonal yang mengembangkan dan memaksimalkan kinerja manusia.”
Dalam dunia profesional dan entrepreneurship, soft skills sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas hubungan antar pribadi yang akan mendukung karir atau usaha. Untuk meningkatkan soft skills mahasiswa/I maka tim OrangIndonesiaID menyelenggarakan event yang bertema Soft Skills Seminars. Berikut deskripsi program Soft Skills Seminars:
21
3.3.1.1 Format Program
Soft Skills Seminars merupakan rangkaian event yang terdiri dari enam seminar. Soft Skills Seminars diselenggarakan dalam kurun waktu tiga bulan yaitu Maret, April, dan Mei 2015.
3.3.1.2 Format Media
Tim OrangIndonesiaID menggunakan poster yang digunakan sebagai tool untuk mengajak beberapa online platform menjadi media partner untuk menyampaikan informasi kepada publik. Selain itu, tim OrangIndonesiaID juga melakukan sosialisasi ke mahasiswa/I program kelas Reguler II Universitas Mercu Buana yang menjadi salah satu target peserta dari Soft Skills Seminars.
3.3.1.3 Judul Program
Soft Skills Seminars terdiri dari enam seminar yang memiliki tema berbeda pada setiap seminar, diantaranya:
A. Passion Leads Your Career
Passion Leads Your Career merupakan seminar pertama dalam rangkaian Soft Skills Seminars yang diselenggarakan pada 14 Maret 2015.
B. Leadership is You
Setelah membahas mengenai passion pada seminar pertama, tim OrangIndonesiaID memilih Leadership is You sebagai tema pada seminar kedua dalam rangkaian Soft Skills
Seminars. Seminar Leadership is You diselenggarakan pada 14 Maret 2015.
C. How To Build Your Personal Branding and Boost Your Confidence?
Seminar How To Build Your Personal Branding and Boost Your Confidence merupakan seminar ketiga yang diselenggarakan pada 11 April 2015 setelah dua seminar sebelumnya membahas tentang passion dan leadership.
D. Boost Your Career with Public Speaking
Boost Your Career with Public Speaking diselenggarakan pada 18 April 2015 yang merupakan seminar keempat dalam penyelenggaraan Soft Skills Seminars.
E. Discover You
Untuk menemukan keunggulan dan kelemahan individu, seminar dengan tema Discover You merupakan rangkaian seminar kelima dari Soft Skills Seminars. Seminar ini diselenggarakan pada 23 Mei 2015.
F. How To Be The Next Young Innovators?
Setelah membahas beberapa tema yang berkaitan dengan soft skills pada seminar sebelumnya maka seminar keenam dari Soft Skills Seminars mengangkat tema How To Be The Next Young Innovators? Seminar ini diselenggarakan pada 23 Mei 2015.
3.3.1.4 Durasi Program
Soft Skills Seminars yang diselenggarakan oleh tim OrangIndonesiaID dilaksanakan dalam kurun waktu tiga bulan yaitu Maret, April, dan Mei 2015. Soft Skills Seminars #1 dan #2 dilaksanakan pada bulan Maret kemudian dilanjutkan dengan penyelenggaraan Soft Skills Seminars #3 dan #4 pada bulan April. Selanjutnya penyelenggaraan Soft Skills Seminars #5 dan #6 diselenggarakan pada bulan Mei 2015. Tempat penyelenggaraan Soft Skills Seminars disesuaikan dengan pihak sponsor yang bekerjasama yang mana lokasinya masih berada di Jakarta untuk menarik minat target peserta (konsumen) yang dituju oleh tim OrangIndonesiaID.
3.3.1.5 Target Program
Dalam penentuan target peserta pada Soft Skills Seminars, tim OrangIndonesiaID membedakannya menjadi empat kategori yaitu:
1) Pembicara (Speaker)
Dalam penyelenggaraan Soft Skills Seminars, pembicara yang diundang adalah orang yang berkompeten atau memiliki pengalaman sesuai dengan tema yang diangkat pada setiap seminar sehingga bisa memenuhi kebutuhan peserta seminar dalam meningkatkan soft skills mereka.
2) Sponsor
Sponsor yang diajak bekerjasama pada Soft Skills Seminars disesuaikan dengan values acara dan target peserta seminar.
3) Venue
Venue Soft Skills Seminars ditentukan berdasarkan kapasitas daya tampung venue tersebut yang bisa memenuhi target peserta Soft Skills Seminars. Selain itu, pemilihan venue yang strategis juga perlu dilakukan oleh tim OrangIndonesiaID agar semakin banyak publik yang berminat untuk mengikuti seminar tersebut.
4) Peserta
Target peserta Soft Skills Seminars adalah mahasiswa/I dan fresh graduates khususnya mahasiswa/I program kelas Reguler II Universitas Mercu Buana Jakarta.
3.3.2. Konsep Dalam Mengeksekusi Program
Soft Skills Seminars dirancang menjadi enam seminar yang penyelenggaraannya dilaksanakan dibeberapa tempat (venue) yang berbeda. Konsep yang dirancang oleh tim OrangIndonesiaID diinformasikan ke publik seperti speaker dan sponsor untuk penawaran kerjasama melalui lobi dan negosiasi. Kemudian materi publikasi disampaikan ke publik (target peserta) melalui komunikasi persuasif seperti melakukan promosi ke beberapa kelas program kelas Reguler II Universitas Mercu Buana Kampus Menteng Jakarta dan online platform yang bekerjasama sebagai media partner.
3.3.3. Alasan Pilihan Karya
Dalam menentukan tema program, tim OrangIndonesiaID melakukan beberapa survey kepada publik mengenai kebutuhan seminar yang publik
inginkan. Kemudian tim OrangIndonesiaID menghubungkan tema tersebut dengan persaingan dunia kerja yang semakin ketat dimana sebagai fresh graduate dituntut untuk lebih siap dalam bersaing dengan pesaing lainnya yang tidak menutup kemungkinan pesaing tersebut bisa berasal dari luar Indonesia dengan diterapkannya program ASEAN Economic Community 2015. Berdasarkan beberapa pertimbangan di atas, akhirnya tim OrangIndonesiaID menyelenggarakan Soft Skills Seminars.
3.3.4. Gambaran Isi Pesan dan Media Promosi
Isi pesan dalam materi publikasi berupa deskripsi event Soft Skills Seminars yang didesain dengan menarik agar mempengaruhi publik. Media promosi yang digunakan adalah penempatan poster Soft Skills Seminars pada majalah dinding di Universitas Mercu Buana Kampus Meruya dan Kampus Menteng. Selain ini tim OrangIndonesiaID melakukan kerjasama dengan beberapa online platform sebagai media partner yang bertujuan mempublikasikan poster Soft Skills Seminars melalui media sosial.
3.4. Time Table dan Estimasi Anggaran
3.4.1. Time Table
Berikut adalah time table penyelenggaraan Soft Skills Seminars. Soft Skills Seminars diselenggarakan dalam kurun waktu 3 bulan dan memiliki tema, speaker (pembicara) serta tempat penyelenggaraan berbeda yang disesuaikan dengan target peserta (publik).
Tema Waktu Speaker Venue
Passion Leads Your Career 14 Maret 2015 Ricky Setiawan Auditorium Smartfren Jakarta Pusat
Leadership is You 14 Maret 2015 Yan Hendry Jauwena Auditorium Smartfren Jakarta Pusat
How To Build Your Personal Branding and Boost Your
Confidence?
11 April 2015 Agnes Marlita Wall Street English,
Kota Kasablanka Mall Jakarta
Boost Your Career with Public
Speaking 18 April 2015 Taufan Akbari
Wall Street English,
Kota Kasablanka Mall Jakarta
Discover You 23 Mei 2015 Mardi Wu
Ricky Setiawan
Aula Gedung Juang 45 Jakarta Pusat
How To Be The Next Young
Innovators? 23 Mei 2015
Henry Pradipta Yosea Kurnianto
Aula Gedung Juang 45 Jakarta Pusat
Tabel 1. Time Table of Soft Skills Seminars
3.4.2. Estimasi Anggaran
Berikut adalah estimasi anggaran Soft Skills Seminars yang penyelenggaraannya dilaksanakan pada bulan Maret, April, dan Mei 2015:
Estimasi Anggaran Soft Skills Seminars
No. Item Quantity Total
Quantity Value Total Value Cost Total Cost 1 Pembicara 1 6 7.500.000 45.000.000 1.500.000 9.000.000 2 Venue 1 6 5.500.000 33.000.000 0 0 3 Keynote Speaker 1 6 350.000 2.100.000 350.000 2.100.000
4 Fee Tim OrangIndonesiaID 4 24 450.000 10.800.000 200.000 4.800.000
5 Volunteer (4 orang) 4 24 250.000 6.000.000 150.000 3.600.000 6 Stempel 2 2 350.000 700.000 350.000 700.000 7 ATK 8 48 300.000 14.400.000 300.000 14.400.000 8 Paper Bag 150 900 6.500 5.850.000 6.500 5.850.000 9 MC 1 6 1.000.000 6.000.000 500.000 3.000.000 10 Door Prize 10 60 150.000 9.000.000 100.000 6.000.000 11 Sertifikat 150 900 8.000 7.200.000 8.000 7.200.000 12 Biaya Transportasi 5 30 250.000 7.500.000 50.000 1.500.000 13 Biaya Pulsa 2 12 150.000 1.800.000 50.000 600.000 14 Video 1 1 2.500.000 2.500.000 500.000 500.000 15 Brosur Seminar 20 120 5.000 600.000 5.000 600.000 16 Tiket Seminar 150 900 500 450.000 500 450.000
Sub Total 152.900.000 60.300.000
17 Biaya Lain-lain 15.290.000 6.030.000
Total 168.190.000 66.330.000
Tabel 2. Estimasi Anggaran Soft Skills Seminars
3.5. Konsep Perancangan
Proses persiapan dan pengelolaan event Soft Skills Seminars akan divisualisasikan dalam bentuk video dengan durasi 10 menit. Video ini berisi persiapan event, proses lobi dan negosiasi dan komunikasi persuasif yang dilakukan oleh tim OrangIndonesiaID dalam penyelenggaraan event Soft Skills Seminars
