12. Bagian Kasir
3.4 Narasi Proses Bisnis
Prosedur ini diawali dengan adanya permintaan pasien untuk menggunakan jasa ambulance yang disediakan oleh Rumah Sakit OMC. Pasien yang menggunakan jasa pemakaian ambulance, akan di-input kedalam menu pemakaian jasa ambulance. Namun tidak ada tombol print pada menu pemakaian jasa ambulance. Untuk itu pencatatan pemakaian jasa ambulance dilakukan secara manual melalui slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap, sebagai laporan yang nantinya akan diserahkan ke bagian Billing.
Setibanya pasien ke bagian UGD (Unit Gawat Darurat), perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan langsung meminta data pasien terlebih dahulu kepada wali atau pengantar pasien yang bersangkutan. Selanjutnya perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan menerima identitas pasien, pasien lama akan menyerahkan kartu pendaftaran sehingga perawat UGD hanya perlu mencari data pasien berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada kartu pendaftaran, sedangkan pasien baru menyerahkan (kartu tanda penduduk, baik pasien maupun wali, dan penjamin) lalu perawat UGD akan meng-input data pasien pada menu pendaftaran di modul UGD (Unit Gawat Darurat). Yang akan kami bahas disini adalah pasien dengan penjamin instansi. Apabila pasien baru maka perawat UGD akan mencetak lembar status pasien beserta kartu pendaftaran, kartu pendaftaran ini kemudian akan diserahkan kepada pasien.
Setelah pasien terdaftar, maka pasien akan langsung ditangani oleh dokter jaga di UGD (Unit Gawat Darurat). Setiap jenis pelayanan yang dilakukan baik obat dan alat kesehatan akan di-input oleh bagian keperawatan UGD (Unit Gawat
Darurat), ke dalam menu transaksi di modul pelayanan UGD obat dan alkes, yaitu menu obat dan alkes (Unit Gawat Darurat), pada saat melakukan input pemakaian obat, terkadang masih tidak dapat di-input, hal ini menyebabkan data pemakaian obat dan alkes yang seharusnya input pada menu pemakaian obat dan alkes di di-input pada menu penjualan obat bebas. Namun apabila keperawatan UGD (Unit Gawat Darurat) berhasil meng-input pada menu registrasi, masih ditemukan beberapa item yang belum tersedia, sehingga menyebabkan adanya pemakaian obat yang tidak tercatat. Pada saat melakukan penyimpanan data transaksi pemakaian obat, data tersebut tidak dapat tersimpan seluruhnya. Untuk menghindari kehilangan data, maka bagian keperawatan UGD akan melakukan pencatatan manual dengan mencatatnya ke dalam slip pemakaian obat dan alkes.
Apabila pasien diharuskan untuk menjalani perawatan intensif oleh dokter, maka perawat UGD akan membuat surat pengantar rawat inap, surat pengantar rawat inap beserta lembar status pasien akan diantarkan ke bagian Admission rawat inap.
Admission rawat inap kemudian akan membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap berdasarkan surat pengantar rawat inap. Surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) akan diberikan ke bagian Rekam medis, rangkap 2 (dua) akan diberikan ke bagian Billing.
Setelah membuat surat penerimaan pasien, pasien kemudian akan diregistrasi ke menu pendaftaran rawat inap (in patient) oleh Admission rawat inap (ruang kelas, dokter, penjamin atau instansi yang menjaminnya, serta besarnya nilai plafon) dan mencetak bukti pendaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) diberikan
kepada pasien, rangkap 2 (dua) akan dibagian ke bagian keperawatan (in patient) dan rangkap 3 (tiga) kepada bagian Billing.
Setelah pasien tedaftar pada Admission rawat inap (in patient), maka perawat rawat inap (in patient) akan langsung mengantarkan pasien ke ruangan berdasarkan slip pendaftaran rawat inap. Apabila sudah cocok, maka pasien akan dibawa ke ruangannya. Setelah itu perawat rawat inap akan membuka menu validasi sebagai pembenaran bahwa pasien telah masuk kedalam ruangan. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara menu registrasi yang ditampilkan dengan slip pendaftaran yang diterima maka perawat rawat inap akan melakukan konfirmasi ke bagian Admission, Slip pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien akan diarsipkan sementara.
Selama pasien dirawat, pasien akan diberikan pelayanan seperti jasa dokter. Dokter yang melakukan pemeriksaan kepada pasien akan mencatat obat yang perlu diberikan kepada pasien dengan mencatatnya ke dalam slip obat. Sedangkan untuk jasa dokternya sendiri akan dicatat dalam slip jasa dokter rawat inap. Slip tersebut terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang keduanya akan diserahkan ke bagian Billing. Untuk pemakaian obat dan alat kesehatan yang digunakan oleh dokter pada saat melakukan pemeriksaan akan di-input pada menu obat dan alkes. Semua pelayanan tersebut akan di-input ke dalam menu “transaksi rawat inap” (sebelumnya harus memilih nomor registrasi pasien) data yang di-input terdiri dari tarif pelayanan/obat dan alat kesehatan, data dokter, banyaknya pelayanan (quantity), pada saat melakukan input, terdapat banyak harga pelayanan, obat dan alkes yang masih 0 (nol). Begitu juga pada saat peng-input-an selesai dilakukan (khusus pelayanan yang
sudah terdapat harganya), maka bagian keperawatan akan memilih tombol save agar data tersebut tersimpan. Pada saat melakukan penyimpanan, data tersebut ternyata tidak tersimpan. Hal ini menyebabkan perawat mencatat kembali secara manual di slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap untuk pemakaian obat dan alkes dan juga untuk pelayanan transaksi-transaksi yang diberikan kepada pasien akan diserahkan ke bagian Billing.
Slip obat yang diberikan oleh dokter rawat inap, akan di-input pada order penunjang medis, dengan terlebih dahulu memilih order penunjang medisnya. Untuk obat order penunjang medis dilakukan pada bagian Farmasi. Namun banyaknya item yang tidak tersedia, dan terkadang tidak adanya tombol print maka order tersebut akan dicatat secara manual sebanyak 4 (empat) rangkap dalam slip resep, 3 (tiga) rangkap akan diberikan ke bagian Billing, sedangkan rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan. Selama pasien masih dalam perawatan medis, bagian Admission tidak boleh melakukan closing pasien.
Bagian Farmasi setiap harinya akan membuka menu pelayanan resep, jika tedapat order, maka bagian Farmasi kemudian akan melakukan konfirmasi ke perawat rawat inap yang melakukan order, kemudian akan membuka menu pelayanan resep, dan meng-input order resep tersebut ke dalam transaksi order resep. Rincian resep berisi detail transaksi berikut harganya, sedangkan salinan hanya berisi detail transaksi. Pada saat membuat rincian resep untuk pasien baik yang ditanggung oleh AsKes (DPHO) maupun penjamin di luar AsKes, dikenakan margin yang berbeda dimana untuk AsKes (25%) sedangkan di luar AsKes dikenakan margin sesuai kamar, begitu juga dengan harga dari tiap jenis obat
tersebut belum sesuai dengan harga kamar. Menu rincian resep belum ter-setting sesuai dengan marginnya. Hal ini disebabkan proses pencatatan rincian resep dilakukan secara manual untuk transaksi diluar AsKes. Terkadang pada saat bagian Farmasi membuka menu pelayanan resep yang di-order dari bagian Keperawatan rawat inap, tidak terdapat order. Hal ini menyebabkan pelayanan resep menjadi terhambat dan perawat rawat inap diharuskan untuk melakukan konfirmasi ulang melalui telepon untuk memberikan informasi ulang kepada Bagian Farmasi. Setelah konfirmasi dilakukan, bagian Farmasi kemudian melakukan pencatatan secara manual. Kemudian bagian farmasi akan membuat salinan resep dan rincian resep secara manual. Setelah order resep direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut akan terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Setelah melakukan input baik terkomputerisasi maupun manual, bagian Farmasi akan mencetak salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap. Baik rincian resep maupun salinan resep akan diberikan oleh transporter ke perawat rawat inap beserta dengan obat yang di-order. Perawat rawat inap kemudian akan menerima rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut sedangkan rangkap 2 (dua) akan diberikan kepada pasien, sedangkan rangkap 3 (tiga) rincian resep akan diberikan ke bagian Billing
Bagian Farmasi selanjutnya melakukan approve atas order resep tersebut. agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien, apabila order resep tidak tersedia maka Bagian Farmasi akan melakukan konfirmasi ke bagian Billing.
Apabila terdapat obat yang diretur maka bagian Farmasi harus melakukan pembatalan sesuai dengan nama dan jumlah obat yang diretur. Namun pada saat
melakukan unposting di menu order resep, transaksi order resep yang telah di unposting ini kemudian akan di cetak sebanyak 2 (dua) rangkap dan akan diserahkan ke bagian Billing, namun terjadi kesalahan pada jumlah stock yang mengakibatkan jumlah stock tidak kembali ke kondisi awal, namun berkurang 2 (dua) kali.
Dokter akan terus melakukan pemantauan terhadap pasien dengan melakukan pemeriksaan, apabila terdapat pasien yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut seperti laboratorium, maka dokter akan mencatat pemeriksaan tersebut kedalam sebuah memo pemeriksaan. sedangkan jasa dokter akan dicatat dalam slip jasa kunjungan dokter.
Sesuai dengan memo pemeriksaan yang diberikan oleh dokter setelah melakukan pemeriksaan, perawat rawat inap kemudian meng-input order pemeriksaan tersebut pada menu transaksi rawat inap order penunjang medis. Namun data tersebut tidak dapat di simpan sehingga order tersebut kemudian akan dicatat ke slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap. Rangkap akan diserahkan ke bagian Billing. Jika data tidak tersedia, maka bagian rawat inap akan melakukan konfirmasi kembali ke bagian Laboratorium, dan setelah itu Bagian Laboratorium akan meng-input satu persatu order yang akan direalisasikan.
Bagian laboratorium setiap harinya akan memantau data order pemeriksaan penunjang medis di menu transaksi penunjang medis. Jika terdapat order pemeriksaan dari bagian keperawatan maka petugas laboratorium akan melakukan konfirmasi ke bagian keperawatan yang melakukan order pemeriksaan penunjang medis tersebut. Setelah konfirmasi dilakukan, maka bagian laboratorium akan merealisasi order pemeriksaan di menu transaksi laboratorium rawat inap kemudian
akan mencetak bukti transaksi, apabila terdapat kasus dimana pasien harus menjalani pemeriksaan dengan pelayanan lebih dari 1 (satu), bagian laboratorium harus meng-input transaksi pelayanan tersebut satu persatu.
Setelah order pemeriksaan direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut terlebih dahulu di-approve agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Dan setelah itu melakukan konfirmasi kepada bagian Billing. Apabila order resep tidak tersedia maka bagian Laboratorium akan melakukan konfirmasi.
Lalu bagian laboratorium akan mendatangi kamar pasien untuk melakukan pengambilan sample guna melakukan pemeriksaan di unit laboratorium untuk mendapatkan hasil pemeriksaannya. Hasil pemeriksaan ini kemudian akan di-input oleh petugas laboratorium ke menu hasil pemeriksaan, dan akan dicetak sebanyak 2 (dua) rangkap, keduanya akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut.
Setiap transaksi yang diberikan kepada pasien baik pelayanan di ruang rawat, pelayanan di penunjang medis (laboratorium) maupun transaksi resep pasien akan digabungkan ke dalam ringkasan tagihan pasien oleh bagian billing yang disebut dengan interm bill. Apabila interm bill melebihi jumlah plafon maka akan dibuatkan pemisahan interm bill antara tagihan yang ditanggung oleh pihak penjamin dan interm bill yang akan dibayar oleh pasien yang didapat dari selisih antara keseluruhan tagihan dengan besarnya plafon yang dijamin oleh pihak instansi.
Apabila pasien diperbolehkan untuk pulang oleh dokter yang merawatnya, perawat akan membuat surat pengantar pulang yang harus dibawa oleh pasien ke bagian billing sebagai syarat pasien harus melunasi final bill. Kemudian akan menginformasikan rencana kepulangan pasien kepada bagian Billing.
Berdasarkan informasi tersebut bagian Billing akan membuat final bill (gabungan seluruh interm bill yang pernah dibuat selama pasien dirawat).