29
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Klinik Yasmin adalah klinik 24 jam yang melayani konsultasi pemeriksaan anak hingga dewasa oleh dokter umum, pelayanan dokter gigi, laboratorium, fisioterapi, KB, bedah minor, sirkumsisi dan imunisasi dasar. Selain itu berperan
sebagai konsultan OCCUPATIONAL HEALTH (Organisasi Kesehatan) dengan
menempatkan dokter dan perawat hiperkes di lokasi perusahaan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Klinik Yasmin berlokasi di jalan Ir. H. Juanda no. 6 Kota Baru, Kabupaten Karawang telah berdiri sejak tahun 2000, dibangun diatas tanah dengan Sertifikat Hak Milik No. 2017 atas nama Safrina Dewi, mempunyai luas areal 300 M2 dan Luas
bangunan 200 m2. Keberadaannya telah membantu pemerintah dalam memberikan
pelayanan kesehatan tingkat dasar dari mulai preventif, promotif, kuratif dan rehabilitif.
Lokasi Klinik yang strategis serta berada di sekitar perumahan membuat Klinik Yasmin mudah di akses dari jalan utama Sukaseuri agar masyarakat yang memerlukan pertolongan kesehatan dapat cepat menjangkau klinik karena dekat dengan tempat kejadiannya atau rumah tinggal sehingga respon time pelayanan dapat ditingkatkan.
Kebersihan dan kenyamanan dengan desain klinik yang “homy” menciptakan suasana yang menyenangkan bagi pasien, sehingga menambah keyakinan (sugesti)
untuk mempercepat kesembuhan. Sebagai pemberi pelayanan kesehatan tingkat pertama, maka Klinik Yasmin bisa merupakan solusi agar pelayanan bisa diberikan cepat dan tepat sasaran sehingga harga terjangkau dan terkendali.
Visi dan Misi Klinik Yasmin, sebagai berikut:
A. Visi
Menjadi pusat pelayanan primer yang lengkap dan berorientasi pada kesehatan keluarga
B. Misi
1. Memberikan Pelayanan Kesehatan yang bermutu dan terjangkau dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
2. Memberikan pelayanan yang komprehensif mencakup pelayanan preventif,
promotif, kuratif dan rehabilitative
C. Kebijakan Mutu
Memberikan pelayanan secara cepat, tepat dan ramah oleh tenaga professional untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Klinik Yasmin Cikampek memiliki struktur organisasi yang dibentuk untuk mempermudah dalam pekerjaan seseorang pada bagian dan tugasnya masing-masing. Tujuan dari sebuah organisasi harus dibuat dan ditulis sejak organisasi tersebut berdiri, karena sebuah tujuan sangat menetukan langkah-langkah yang akan ditempuh. Struktur organisasi dan fungsi pada klinik Yasmin sebagai berikut:
Sumber: klinik yasmin Karawang (2019)
Gambar III. 1
Struktur Organisasi Klinik Yasmin Karawang
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing – masing bagian dari struktur organisasi yang terdapat pada Klikik Yasmin yaitu sebagai berikut:
1. Dokter Penanggung Jawab
Merupakan pengawas jalannya instansi. Tugas penanggung jawab:
a. Bertugas untuk mengatur dan mengontrol bawahan
b. Memeriksa dan memfollow up pasien yang berlangganan
c. Mengambil keputusan dan memberi/membagi tugas kepada bawahan sesuai
bidangnya.
d. Memeriksa pekerjaan bawahan serta mengevaluasi tugas administrasi dan pelayanan kesehatan.
e. Menerima laporan dari bawahan.
f. Bertanggung jawab terhadap kegiatan di klinik Yasmin. DOKTER PENANGGUNG JAWAB
Dr. Safrina Dewi DOKTER PELAKSANA PETUGAS ADMINISTRASI PERAWAT
2. Dokter jaga
a. Melakukan pemeriksaan pasien dan tindakan medis
b. Memberikan informasi penyakit yang dialami pasien selama proses
Pengobatan
c. Bertugas menggantikan dokter penanggung jawab sesuai dengan jam
praktik yang diberikan.
3. Perawat
a. Membantu dokter dalam melakukan proses pengobatan pasien
b. Menerangkan obat yang akan dikonsumsi oleh pasien
4. Petugas Administrasi
Mengelola data administrasi pasien. Tugas administrasi:
a. Melayani dan mencatat pendaftaran pasien
b. Mencatat dan menerima transaksi pembayaran biaya pengobatan
c. Sebagai penyimpan arsip pasien
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Pendaftaran dan Uraian penerimaan pasien
Pasien mendatangi bagian administrasi untuk melakukan pendaftaran. Jika pasien belum pernah melakukan pemeriksaan di klinik maka pasien mengisi formulir pasien yang telah di berikan oleh bagian administrasi. Setelah mengisi formulir, bagian admnistrasi menyimpan data pasien untuk di jadikan arsip pasien. Jika pasien sudah pernah berobat ke klinik, maka bagian administrasi hanya meminta kartu pasien untuk di data, kemudian bagian
administrasi memberikan kartu pasien kepada pasien, lalu meminta pasien untuk menunggu panggilan pemeriksaan.
2. Pemeriksaan dan Resep Obat
Setelah melakukan pemeriksaan, dokter langsung mencatat rekam medis diagnosa pasien, dan resep obat jika memang ada obat yang harus di tebus Kemudian pasien menerima form diagnosa dari dokter dan resep obat (jika ada), dari dokter.
3. Pembayaran dan Pengambilan Obat
Pasien mendatangi bagian administrasi kemudian memberikan form diagnosa dari dokter dan resep obat (jika ada), Lalu bagian bagian administrasi menulis jumlah yang harus dibayar oleh pasien di kwitansi 2 (dua rangkap). Kemudian bagian bagian administrasi memberikan kwitansi rangkap 1 untuk pasien, dan rangkap 2 untuk dijadikan laporan. Setelah melakukan pembayaran pasien diharap menunggu untuk proses pengambilan obat (jika ada) ke bagian obat.
4. Prosedur Laporan
Bagian administrasi membuat laporan dengan mengambil data dari data pasien, dan data transaksi di klinik, kemudian menyerahkan laporan tersebut kepada kepala klinik. Kemudian kepala klinik menerima laporan tersebut.
3.3. Use Case Diagram
Use casediagram ini menggambarkan sistem pelayanan yang ada di Klinik Yasmin, mulai dari pengelolaan file master, pendaftaran pasien, kunjungan pasien, transaksi dan laporan berikut gambarannya:
Gambar III. 2. Diagram Use Case Pelayanan Pasien
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pendaftaran dan Penerimaan Pasien
Use Case Name Pendaftaran dan Penerimaan Pasien
Requirements
1. Pasien Mengisi Formulir Pasien
2. Pasien Memberikan Kartu Pasien
Goal Pasien Menerima Kartu Pasien
Pre- Conditions Pasien Telah Melakukan Pendaftaran Post- Conditions Pasien Menerima Kartu Pasien Failed end Condition Pendaftaran gagal
uc Use Case Model
Usecase Klinik Yasmin
Pasien
Melakukan Pendaftaran
Pencatatan Rekam Medis dan Resep Obat
Melakukan Pembayaran dan Pengambilan Obat
Melihat dan Mencetak Laporan
Petugas
Dokter
Actor
1. Administrasi
2. Pasien
Main Flow/Basic Path 1. Admin Mendata Pasien
2. Admin Memberikan Kartu Pasien
Alternate Flow/Invariant A 1. Pasien Melakukan Pendaftaran 2. Pasien Menerima Kartu Pasien
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case dan Pemeriksaan dan Resep Obat
Use Case Name Pemeriksaan dan Resep Obat
Requirements Dokter Melakukan Pemeriksaan
Goal
Dokter Mendiagnosa Pasien Lalu, Memberikan Resep Obat dan Form Diagnosa Kepada Pasien Pre- Conditions Dokter Telah Selesai Melakukan Pemeriksaan Post- Conditions Pasien Menerima Resep Obat
Failed end Condition Pemeriksaan Gagal
Actor
1. Dokter Penanggung Jawab
2. Administrasi
Main Flow/Basic Path 1. Dokter Mencatat Rekam Medis Pasien
2. Dokter Memberikan Resep Obat Kepada
Pasien Untuk di Antar ke Bagian Administrasi
3. Dokter Dapat Melihat Data Pasien
4. Dokter Memberikan Rekam Medis ke Bagian
Administrasi
Alternate Flow/Invariant A 1. Pasien Memeriksakan Diri Ke Dokter 2. Pasien Menerima Resep Dokter
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Pembayaran dan Pengambilan Obat
Use Case Name Pembayaran dan Pengambilan Obat
Requirements
Pasien Menyerahkan Form Diagnosa dan Resep Obat
Goal
Pasien Mendapatkan Kwitansi dan Menerima Obat
Pre- Conditions Pasien Telah Melakukan Pembayaran Post- Conditions Pasien Menerima Obat
Failed end Condition Pembayaran Gagal
Actor
1. Pasien
2. Administrasi
Main Flow/Basic Path 1. Administrasi Mencatat Data Pembayaran
2. Administrasi Memberikan Bukti Pembayaran
Alternate Flow/Invariant A 1. Pasien Melakukan Pembayaran 2. Pasien Mendapatkan Obat
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Laporan
Use Case Name Laporan
Requirements
Bagian Administrasi Membuatkan Data Laporan Klinik
Goal
Dokter Penanggung Jawab Menerima Laporan Data Pasien dan Data Pendaftaran
Pre- Conditions
Bagian Administrasi Telah Melakukan Pendataan Laporan Pada Klinik
Post- Conditions Laporan Data Pasien dan Data Pendaftaran Failed end Condition Tidak Ada Laporan
Actor
1. Administrasi
2. Dokter Penanggung Jawab
Main Flow/Basic Path 1. Bagian Administrasi Membuat Laporan Data Pasien
Pendaftaran
3. Laporan Telah Selesai dan Diserahkan Kepada Dokter Penanggung Jawab Alternate Flow/Invariant A 1. Dokter Penanggung Jawab Menerima
Laporan Data Pasien
2. Dokter Penanggung Jawab Menerima Laporan Data Pendaftaran
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk pemrosesan data. Dalam proses sistem pelayanan kesehatan, Klinik Yasmin memiliki dokumen masukan dan keluaran yang diperlukan agar proses sistem dapat berjalan dengan lancar. Adapun spesifikasi dokumen sistem berjalan pada pelayanan kesehatan Klinik Yasmin adalah sebagai berikut:
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Pasien
Fungsi : Untuk mendata pasien
Sumber : Pasien
Tujuan : Bagian Administrasi
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Proses Pendaftaran Pasien
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat lampiran A1
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kartu Pasien
Fungsi : Sebagai kartu tanda pasien
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Proses Diagnosa
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti proses pembayaran
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pasien
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Proses Pembayaran
Jumlah : 2 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Laporan Data Pasien
Fungsi : Sebagai Laporan Bulanan Klinik
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Kepala Klinik
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Penyimpanan Data Pasien
Jumlah : 1 lembar
3.5. Permasalahan Pokok
Pada Perancangan Pelayanan Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan pada Klinik Yasmin, penulis melihat adanya kelemahan terhadap sistem tersebut. Adapun kelemahannya, sebagai berikut:
1. Sistem pelayanan kesehatan dari pendaftaran pasien, rekam medis pasien, pembayaran, sampai dengan pembuatan laporan yang masih menggunakan pencatatan yang konvensional, sehingga sistem informasi pelayanan kesehatan menjadi kurang efektif dan efesien.
2. Menggunakan terlalu banyak kertas sehingga proses pencarian data
membutuhkan waktu yang lama dan terjadi pemborosan kertas dan dana.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan meneliti masalah yang ditemukan pada Klinik Yasmin, penulis memberikan pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Sebaiknya sistem pelayanan kesehatan di Klinik Yasmin cara membuat sistem baru berbasis website menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, CSS.
Dengan bantuan aplikasi Dreamweaver CS6 dan MySQL Database (xampp)
sesuai kebutuhan yang ada seperti pendaftaran pasien, pemeriksaan pasien, pembayaran, dan pembuatan laporan. Agar lebih efektif dan efesien sehingga mengurangi adanya data yang tidak valid.
2. Dengan adanya sistem baru tersebut semua laporan bisa tersimpan didatabase dengan baik sehingga mempermudah dalam pencarian laporan, baik laporan data pasien atau laporan keuangan.
