19
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah institusi/Perusahaan
PT Rosanda Gemilang merupakan agen distributor gas elpiji di wilayah kabupaten subang. Perusahaan ini berdiri sejak Febuari 2011, dan di pimpin oleh Hj.Mardiana Selaku Direktur Utama pada PT Rosanda Gemilang .
Tugas pokok dari perusahaan ini adalah menyalurkan gas elpiji bersubsidi dari pertamina kepada Sub agen yang telah terdaftar di Pertamina. Perusahaan ini memiliki kurang lebih 20 Pangkalan yang tersebar di Subang yang beralamat di kp.Bojong Loa Rt 37/12, Kecamatan Pabuaran, Kabupaten Subang
setiap sub agen atau pangkalan berbeda-beda jumlah pemesanannya. Dalam jangka waktu 30 hari ada yang memasok 920 hingga 3220 tabung gas elpiji, setiap hari agen memasok gas ke 9 sampai 20 sub agen dan gas yang di terima sudah sesuai kontrak, setiap pangkalan di beri jatah gas 280 tabung perhari.
PT Rosanda Gemilang pun memilik kewenangan dalam menambah ataupun mengurangi jumlah pangkalan atau alokasi tiap-tiap pangkalan, namun dari sisi harga, dan jumlah elpiji yang harus disalurkan tiap harinya ditentukan oleh Pertamina dan diawasi oleh perundang-undangan yang berlaku. Perusahaan ini tidak diperkenankan menaikan atau menurunkan harga elpiji yang sudah ditetapkan
3.1.1. Struktur Organisasi dan Fungsi
1. Struktur Organisasi PT Rosanda Gemilang
Sumber:PT Rosanda Gemilang, 2011
Gambar III.1. Stuktur Organisasi PT Rosanda Gemilang
Komisaris Utama Iswan Mardian Priyatno
Komisaris Supriyatno Direktur Utama Hj.Mardiana Direktur Feti Handayani Wakil Direktur Istiara Fardillah Wakil Direktur II Fitri Istanti Supir Tarwan Karyawan Didi Oboy Supir Maman
2. Deskripsi Pekerjaan ( Job Description ) a. Komisaris Utama
Tugas dan wewenang dari Komisaris Utama adalah sebagai pemilik dan pemimpin dari perusahaan yang mengontrol seluruh kegiatan perusahaan dan menentukan kebijakan perusahaan, mengambil keputusan-keputusan penting yang berhubungan dengan perusahaan.
b. Komisaris
Tugas dan wewenang Komisaris adalah wakil dari komisaris utama, sebagai orang yang mengatur dan mengawasi kegiatan dan keputusan penting yang diambil oleh perusahaan.
c. Direktur Utama
Tugas dan wewenang Direktur utama adalah sebagai wakil dari komisaris, mengepalai semua bagian dibawahnya, memberikan rangkuman laporan secara berkala kepada komisaris, mengontrol kinerja karyawan dan membantu komisaris dalam mengambil keputusan.
d. Direktur
Tugas dan wewenang Direktur adalah memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
e. Wakil Direktur
Tugas dan wewenang Wakil Direktur adalah mengkoordinasi manajer-manajer bidang dalam menjalankan fungsinya. Mengkoordinasi manajer pengkaderan dalam peningkatan kualitas dan kuantitas anggota, membantu direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya, menjadi teladan yang baik bagi pengurus memotivasi pengurus yang lain.
f. Karyawan
Tugas dan wewenang Karyawan adalah tenaga pelaksana yang secara langsung bertugas melaksanakan pekerjaan dilapangan sesuai dengan bidang dan keahliannya masing-masing.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Dalam menguraikan prosedur sistem berjalan ini di sesuaikan dengan ruang lingkup dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, maka akan di uraikan secara umum prosesnya yang meliputi:
1. Prosedur Permintaan Gas
Admin membuat surat permintaan gas untuk penyaluran, kemudian memberikannya kepada supir. Lalu supir menerima surat permintaan dan berangkat ke pertamina. Lalu pihak pertamina menerima dan menyesuaikan gas yang akan di alokasikan. Dan sub agen atau pangkalan menerima surat jalan kemudian mengecek lalu menandatangani.
2. Prosedur Pendistribusian Gas
Agen menyiapkan gas yang akan dikirim ke sub agen atau pangkalan, membuat surat jalan. Supir merima surat jalan, kemudian mengirim barang ke pangkalan. Pangkalan menerima laporan, surat jalan. Jika gas yang dikirim sesuai maka pangkalan menandatangani surat jalan.
3. Prosedur Laporan Pendistribusian
Setelah admin melakukan pengiriman, kemudian admin melakukan penginputan data untuk di kirim kepada PT Pertamina dan PT Pertamina menerima laporan pendistribusian tersebut.
3.3. Activity Diagram
Menurut Novitasari, (2018) “Activity diagram adalah pemodelan yang dilakukan pada suatu sistem dan menggambarkan aktivitas sistem berjalan. Activity diagram di gunakan sebagai penjelelasan aktivitas program tanpa melihat koding atau tampilan”. (Dede Firmansyah, 2020)
1. Permintaan Gas
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar III.2 Activity Diagram Permintaan Gas act permintaan gas
Sub Agen SPPBE Supir Agen Mulai Membuat surat permintaan dan penyaluran Menerima surat permintaan dan penyaluran mengirim surat permintaan dan penyaluran Menerima surat permintaan dan penyaluran
Menyesuaikan gas yang aakan dikirimkan kepada
sub agen Menerima Surat jalan Mengecek surat jalan Menandatangani surat jalan Selesai
2. Pendistribusian Gas
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar III.3 Activity Diagram Pendistribusian Gas 3. Laporan Pendistribusian
Sumber: Hasil Penelitian
Gambar III.4 Activity Diagram Laporan Pendistribusian
act pendistribusian gas
Sub Agen Supir
Agen
Mulai
Menyiapkan gas yang akan dikirim
Membuat surat j alan
Menugaskan supir Menerima surat j alan
Mengirimkan gas
Menerima surat j alan
Mengecek surat j alan
Menandatangani surat j alan
Selesai
act laporan pendisribusian
Pertamina Agen Mul ai Melakukan penginputan data ke Ms.Excel Mengirim laporan ke pertamina Menerima laporan Sel esai
3.4.Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan merupakan penjelasan mengenai dokumen dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pada PT Rosanda Gemilang.
1. Nama Dokumen : Data Sub Agen/ Pangkalan
Fungsi : Untuk mengetahui Sub Agen/Data Pangkalan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur Utama
Media : Excel
Jumlah : 1 page
Bentuk : A1
2. Nama Dokumen : Data Jumlah Pendistribusian
Fungsi : Untuk mengetahui Jumlah Gas yang di distribusikan
Sumber : Admin
Tujuan : Direktur Utama
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran merupakan penjelasan mengenai dokumen dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pada PT.Rosanda Gemilang.
1. Nama Dokumen : Laporan Pendistribusian
Fungsi : Untuk mengetahui berapa gas LPG 3 kg yang sudah didistribusikan. Sumber : Admin Tujuan : Pertamina Media : Kertas Jumlah : 1 lembar Bentuk : B1
2. Nama Dokumen : Surat jalan
Fungsi : Untuk bukti pendistribusian gas ke Sub Agen atau pangkalan. Sumber : Admin Tujuan : Pangkalan Media : Kertas Jumlah : 1 lembar Bentuk : B2
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem yang diterapkan untuk pendistribusi gas pada PT Rosanda Gemilang memiliki beberapa permasalahan pokok yang dapat mengganggu aktifitas prosedur tersebut.
Adapun masalah tersebut akan diuraikan sebagai berikut:
1. Kurangnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pencatatan transaksi gas elpiji 3kg.
2. Sering terjadinya kesalahan pada pendataan pendistribusian sehingga terjadi keterlambatan dalam pengiriman.
3. Kurangnya ketelitian dari admin pengolah data, dikarenakan jumlah data yang
diolah sangat banyak sehingga rentan kesalahan dalam pengetikan dan penduplikatan data dalam proses pengolahan data sub agen dan gas. Selain itu, perusahaan sering mengalami kesalahan dan keterlambatan dalam pengolahan dan penyajian data, dikarenakan jumlah data yang banyak dan masih dilakukan secara konvensional.
4. Penyajian laporan pemesanan, laporan penerimaan, laporan pengiriman dan laporan pendistribusian juga memakan waktu yang cukup lama dikarenakan admin harus mengolah kembali data-data dan tingkat keakuratannya sangatlah rendah.
3.7. Pemecahan Masalah
Sistem yang digunakan dalam proses pendistribusian gas pada PT Rosanda Gemilang dirasakan perlu adanya penambahan sistem baru yang mampu mengatasi
permasalahan yang ada. Sistem Komputerisasi yang bisa dijadikan sebagai solusi pemecahan masalahnya, diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam kegiatan Pendistribusian pada PT Rosanda Gemilang. Penulis mempunyai beberapa pemecahan masalah yang dapat dipertimbangkan dalam pemprosesan sistem Pendistribusian, yaitu :
1. Menggunakan Sistem informasi yang berbasis web ini di terapkan pada Pt.Rosanda Gemilang, agar teknologi informasi dapat termanfaatkan dengan baik.
2. Mengadakan Penyuluhan yang berhubungan dengan Pendistribusian.
3. Sistem informasi yang berbasis web ini dapat mencatat keseluruhan Proses Pendistribusian dimulai input data sub agen, penyaluran/ pendistribusian, surat jalan serta pembuatan laporan logbook untuk mencegah terjadinya kesalahan data dan dapat membuat sistem berjalan lebih baik dan efisien.
4. Untuk itu penulis memberikan solusi dari permasalahan tersebut dengan adanya sistem informasi yang khusus atau sistem informasi yang berbasis web. Dengan adanya pembuatan sistem informasi yang khusus atau sistem informasi berbasis web, data distribusi dapat tersimpan dengan aman dan tidak terjadinya kerusakan data serta proses pemesanan dan pendistribusian gas elpiji menjadi cepat.
