BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

29

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Sebagai salah satu pelayanan publik yang bergerak di bidang koperasi tentu harus mengutamakan kepentingan publik dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat terutama masyarakat perekonomian kelas bawah.

Tujuan untuk mempelajari lingkungan koperasi kelompok tani bagja ini adalah untuk mengetahui fakto-faktor yang mempengaruhi sistem pelayanan di Kabupaten Karawang. Untuk mencapai pelayanan terhadap masyarakat secara maksimal tentunya memerlukan kerjasama antara petugas instansi dan masyarakat serta memberikan pelayanan yang baik.

Dalam tinjauan ini penulis akan mengulas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada di dalam koperasi kelompok tani bagja Kabupaten Karawang .

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Awal berdirinya dimulai dari GUKT yaitu gabungan usaha kelompok tani pada tahun 1989. Setelah berkembang usahanya dari penyediaan pupuk dan pestisidasa selama 9 tahun para pendiri dan tokoh masyarakat berinisiatif untuk mendirikan koperasi sehingga terbentuklah Koperasi Kelompok Tani Bagja pada tahun 1989. .

(2)

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Di bawah ini adalah struktur organisasi dari Koperasi Tani Bagja Karawang antara lain sebagai berikut :

Ketua

Sekertaris Bendahara

Kepala Kasir Kepala Kepala Gudang

Administrasi

Gambar III.1.

(3)

Di bawah ini adalah fungsi dari jabatan yang ada pada struktur oraganisasi Koperasi Tani Bagja Karawang antara lain sebagai berikut :

1. Ketua

Memiliki fungsi utama jabatan dalam merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan seluruh aktifitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana dari pihak ketiga serta penyaluran dana yang merupakan kegiatan utama lembaga serta kegiatan-kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan aktifitas utama tersebut dalam upaya mencapai target. Tugas Ketua adalah sebagai berikut:

a. Menyusun sasaran, rencana jangka pendek dan jangka panjang serta proyeksi (financial maupun non financial) tahunan.

b. Mencapai target yang telah ditetapkan secara keseluruhan. c. Menyelenggarakan penilaian prestasi kerja karyawan.

d. Mencapai lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang berorientasi pada pencapaian target.

e. Menjalin kerja sama dengan pihak lain dalam rangka memenuhi kebutuhan lembaga.

f. Menjaga keamanan dana-dana masyarakat yang dihimpun dan pembiayaan yang diberikan serta seluruh asset Koperasi.

g. Menjaga Koperasi agar dalam aktifitasnya senantiasa tidak lari dari visi dan misinya.

(4)

2. Bendahara

Memiliki fungsi jabatan merencanakan dan melaksanakan segala transaksi yang sifatnya tunai. Bendahara bertugas :

a. Menyelesaikan laporan kas harian. b. Menjaga keamanan kas.

c. Menyediakan laporan cashflow pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi.

3. Pengawas

Pengawas merupakan pengurus yang mempunyai tugas antara lain : a. Mengawasi kebijakan operasional yang meliputi bidang organisasi

bidang koperasi dan bidang usaha.

b. Memeriksa tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, manajemen usaha, keuangan, permodalan, dan lain sebagainya. c. Bertanggung jawab atas kegiatan pemeriksaan dan hasil

pemeriksaan.

4. Kepala Kasir

Kasir merupakan pengurus yang mempunyai tugas antara lain: a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran

b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi

c. Membantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk

d. Melakukan proses transaksi pelayanan jual beli serta melakukan pembungkusan

(5)

e. Melakukan pengecekan atas jumlah barang pada saat penerimaan barang

f. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.

g. Melakukan pengecekan atas stok bulanan.

5. Kepala Administrasi

a. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang sudah masuk dan yang belum agar memudahkan untuk menindaklanjuti kekurangannya.

b. Menginput data penjualan setiap hari dengan teliti benar dan tepat

c. Segera melaporkan masalah abnormal (misalnya gangguan teknis penginputan komputer, keterlambatan data )

d. Memeriksa ulang setiap data yang sudah di input agar tidak terjadi kesalahan

e. Melakukan cross check 1 kali dalam 1 minggu.

f. Membuat laporan akhir bulan berbentuk faktur penjualan. g. Merekap tagihan dari counter per periode.

h. Mendistribusikan salinan faktur.

i. Membuat laporan penjualan dan tagihan customers j. Merekap retur customers

k. Membantu mempersiapkan seluruh laporan yang berhubungan dengan penjualan ( seperti laporan penjualan barang )

(6)

l. Menyimpan arsip data penjualan yang sudah dan belum diproses dengan rapi dan sistematis sehingga memudahkan jika suatu saat akan diambil kembali.

6. Kepala Gudang

Kepala Gudang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Membuat surat jalan/surat lainnya yang diperlukan untuk proses

pengeluaran barang.

b. Melakukan kontrol atas bahan/barang yang ada.

c. Memberikan informasi mengenai persediaan barang yang dibutuhkan.

d. Penyimpanan semua transformator yang siap dikirim beserta memelihara dokumen-dokumen yang berkaitan.

e. Mengeluarkan tanda penerimaan bahan beserta statusnya berdasarkan

f. pemeriksaan bagian pengujian.

g. Menentukan tempat penyimpanan setiap barang.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini adalah prosedur sistem berjalan yang ada pada Koperasi Tani Bagja Karawang antaralain sebagai berikut :

1. Prosedur Pendaftaran

Calon anggota koperasi membawa pesyaratan seperti fotocopy ktp & fotocopy kk kebagian administrasi. Kemudian setalah itu bagian administrasi memberikan formulir permohonan anggota. Setelah mengisi formulir permohonan anggota, formulir yang sudah di isi diberikan kepada

(7)

bagian administrasi dan menunggu konfirmasi ijin persetujuan anggota dari ketua koperasi jika diijinkan menjadi aggota koperasi maka calon anggota di beri buku tabungan anggota.

2. Prosedur Simpan

Untuk melakukan simpanan anggota harus menyerahkan buku tabungan anggota dan di serahakan kepada bagian administrasi. Lalu bagian administrasi mengisikan jumlah nominal dan data simpanan anggota yang ditabungkan pada buku tabugan anggota.

3. Prosedur Permohonan Pinjaman

Setiap anggota yang ingin melakukan pinjaman harus memenuhi persyaratan yaitu membawa fotocopy ktp, fotocopy kk, buku tabungan anggota,dan sertifikat tanah, sertifikat rumah, maupun BPKB kendaraan sebagai jaminan. Semua persyaratan diberikan kepada bagian administrasi setelah itu bagian administrasi memberikan formulir permohonan pinjam kepada anggota setelah formulir di isi oleh anggota kemudian di tanda tangani oleh ketua dan bendahara koperasi.Setelah pinjaman disetujui oleh ketua koperasi kemudian bagian administrasi mengeluarkan surat persetujuan pinjaman sebagai bukti bahwa permohonan pinjaman sudah disetujui.

4. Prosedur Pembayaran

Setelah proses permohonan pinjaman disetujui proses selanjutnya adalah proses pembayaran pinjaman pada proses ini anggota hanya membawa surat persetujuan pinjaman dan buku tabungan anggota sebagai bukti bahwa anggota tersebut telah terdaftar sebagai anggota koperasi.

(8)

Kemudian anggota membayar uang cicilan pinjaman setelah anggota membayar kemudian bagian administrasi memberikan nota pembayaran kepada anggota. Setelah itu bagian administrasi menginput data pembayaran pinjaman pada laporan piutang nota.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Bagian administrasi merekap data simpanan anggota dan data laporan pembayaran pinjaman kemudian data tersebut diolah dan diproses untuk di jadikan laporan. Setelah itu laporan tersebut di serahkan kepada ketua koperasi.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Berikut adalah Diagram Alir Data Sistem Berjalan dari Koperasi Tani Bagja Karawang yang terdiri dari diagram konteks dan diagram nol.

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

SISTEM KOPRASI SIMPAN PINJAM CALON ANGGOTA KETUA BTA LAPORAN BTA _BTA FCKTP,KK,BTA,ST,SR,BPKB FPA FPP,SPP DPP,NOTA PP ANGGOTA 0 Gambar III.2.

(9)

Keterangan :

FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk FC KK : Fotocopy Kartu Keluarga

FPA : Formulir Permohonan Anggota ST : Sertifikat Tanah

SR : Sertifikat Rumah

BTA : Buku Tabungan Anggota FPP : Formulir Permohonan Pinjaman Arsip LT : Arsip Laporan Tabungan

(10)

2. Diagram Nol Sistem Berjalan ANGGOTA ARSIP BTA Arsip LT Pendaftaran Simpan Permohonan Pinjam 4.0 BAYAR 5.0 LAPORAN KETUA Calon anggota 1.0 2.0 3.0 D2 D1 BTA BTA

DATA SIMPANAN ANGGOTA BTA

FC KTP,KK,BTA FPP SURAT PP

DATA

JUMLAH NOMINAL & SIMPANAN ANGGOTA ARSIP BTA JUMLAH NOMINAL &

DATA SIMPAN ANGGOTA DATA LAPORAN PEMBAYARAN FC KTP,KK,BTA FPP SURAT PP

NOTA PEMBAYARAN PINJAM

LAPORAN SIMPANAN ANGGOTA DAN LAPORAN PEMBAYARAN PINJAMAN ARSIP NOTA PEMBAYARAN ARSIP LAPORAN PIUTANG NOTA D3 D4 DATA PEMBAYARAN PINJAMAN DATA LAPORAN PEMBAYARAN PINJAMAN

DATA SIMPANAN ANGGOTA FC KTP, KK

FPA

Gambar III.3.

(11)

Keterangan :

FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk FC KK : Fotocopy Kartu Keluarga

FPA : Formulir Permohonan Anggota ST : Sertifikat Tanah

SR : Sertifikat Rumah

BTA : Buku Tabungan Anggota FPP : Formulir Permohonan Pinjaman Arsip LT : Arsip Laporan Tabungan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Berikut ini adalah spesifikasi dokumen sistem berjalan yang terdiri dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen keluaran antara lain sebagai berikut :

1. Spesifikasi Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Foto Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) Fungsi : Sebagai salah satu syarat untuk menjadi

anggota koperasi

Sumber : Calon Anggota

Tujuan : Bagian Pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota berlangsung

(12)

b. Nama Dokumen : Foto Copy Kartu Keluarga (KK)

Fungsi : Sebagai salah satu syarat untuk menjadi anggota koperasi

Sumber : Calon Anggota

Tujuan : Bagian Pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap pendaftaran anggota berlangsung

Bentuk : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : Sertifikat Tanah

Fungsi : Sebagai salah satu syarat untuk mengajukan pinjaman dana kepada koperasi

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Aministrasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap proses peminjaman dana kepada koperasi

d. Nama Dokumen : Sertifikat Rumah

Sumber : Anggota

(13)

Media : Kertas

Jumlah : Satu

e. Nama Dokumen : Bukti Pemilik Kendaraan Bermotor

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Aministrasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu

2. Spesifikasi Dokumen Keluar

a. Nama Dokumen : Buku Tabungan Anggota

Fungsi : Sebagai salah satu bukti bahwa telah terdaftar sebagai anggota

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

(14)

Frekuensi : Setiap proses pendaftaran anggota berlangsung

Bentuk : Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Anggota

Fungsi : Sebagai salah satu syarat permohonan menjadi anggota koperasi

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap proses pendaftaran anggota berlangsung

c. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman

Fungsi : Sebagai salah satu syarat permohonan pinjaman dana

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap proses peminjaman dana berlangsung

(15)

Fungsi : Sebagai bukti laporan data anggota koperasi

Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Ketua Koperasi

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap sebulan sekali

e. Nama Dokumen : Laporan Data Simpanan Anggota

Fungsi : Sebagai bukti laporan proses simpanan dana

Tujuan : Ketua Koperasi dan Bendahara

Media : Kertas

Jumlah : Satu

f. Nama Dokumen : Laporan Data Pinjaman Anggota

Fungsi : Sebagai bukti laporan proses pinjaman dana

Tujuan : Ketua Koperasi dan Bendahara

Media : Kertas

(16)

3.5. Permasalahan Pokok

Dari hasil riset dan penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem yang ada di Koperasi Tani Bagja terdapat beberapa permasalahan yang ditemukan antara lain sebagai berikut :

1. Sistem yang belum terkomputerisasi menyebabkan proses pendataan masih serba manual dan memerlukan waktu yang lama untuk membuat suatu data.

2. Karna sistem yang masih belum terkomputerisasi menyebabkan pembuatan proses laporan memakan waktu yang lama dikarenakan harus merekap data satu persatu secara manual.

3. Tidak adanya kartu anggota sebagai bukti keanggotan koperasi data anggota hanya mengandalkan buku tabungan anggota saja.

4. Pendfataran dicatat hanya berdasarkan Formulir Permohonan Anggota saja tidak di tulis pada buku atau media yang khusus untuk mencatat pendaftaran anggota koperasi.

5. Begitupula dengan proses pencatatan proses peminjaman dana hanya di tulis pada Formulir Permohonan Pinjaman.

(17)

3.6. emecahan Masalah

1. Perlu dibuat nya suatu sistem yang lebih terkomputerisasi seperti dirancang suatu program yang khusus untuk mempermudah proses pendataan di Koperasi Tani Bagja.

2. Perlu dirancang suatu program yang mempermudah proses pendataan termasuk proses pembuatan laporan dimana program tersebut mudah untuk digunakan oleh pengguna seperti pengguna hanya perlu menginput data kemudian mencatak data tersebut.

3. Perlu dibuat kartu tanda anggota koperasi Karena kartu tersebut bisa sebagai tanda sah atau bukti sah seseorang tersebut telah terdaftara sebagai anggota koperasi.

4. Selain data anggota dicatat dibuku anggota perlu juga data anggota dicatat dibuku atau disuatu file khusus pendataan anggota agar suatu saat data tersebut diperlukan maka data anggota telah tercatat atau tersedia.

5. Sama seperti halnya pada point 4 bahwa perlu juga data pinjaman dana dicatat dibuku atau suatu file khusus untuk pendataan pinjaman dana.