40
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan
PT Bahtera Satria Adidaya adalah perusahaan yang bergerak di
bidang pengurusan jasa kepabeanan yang juga sudah mulai berkembang
menjadi freight forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan ekspedisi barang
untuk kegiatan ekspor dan impor barang melalui laut.
PT Bahtera Satria Adidaya berlokasi di Komplek Green-garden
Blok C No. 21 Rorotan – Cilincing. Jalan Raya Cakung Cilincing km 3,
Jakarta Utara yang berdiri pada tanggal 14 Agustus 1997 dengan nomor
SIUJPT B.220/AL.003.KW.IX/97.
Usaha ini awalnya dimulai dari ketertarikan Bapak Zamzari yang
ingin menjalankan bisnis ini. Yang dikarenakan Bapak Zamzari
sebelumnya bekerja pada bagian exim di sebuah perusahaan. Kemudian ia
mulai menjalankan usaha ini dengan pelayanan jasa ekspor dan impor bagi
orang-orang sekitarnya yang kemudian akhirnya berkembang pesat karena
pelayanan jasanya yang memuaskan. Dari usaha tersebut kini Bapak
Zamzari dapat menjadi seseorang yang cukup sukses di bidang jasa
pengurusan ekspor impor dengan mendirikan suatu usaha Perusahaan
Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK).
Sebagai sebuah perusahaan yang sedang berkembang saat ini tentu
saja mengalami pasang surut dalam usahanya karena persaingan yang
semakin ketat, namun berkat keuletan dan keterampilan yang dimiliki oleh
pemimpin perusahaan dan tenaga-tenaga ahli yang dimiliki perusahaan,
maka perusahaan ini dapat terus melakukan perbaikan dan pengembangan
untuk kemajuan perusahaan.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan adalah menjadi salah satu perusahaan jasa
pengiriman yang memberikan jasa pelayanan bagi masyarakat secara penuh
totalitas.
M isi perusahaan adalah memberikan layanan yang berkualitas
tinggi terhadap pelanggan, memberikan pelayanan terbaik terhadap
pelanggan dengan mengirimkan barang ke pemilik atau pelanggan sampai
ke tujuan dengan kondisi yang diharapkan dan tepat waktu, dan mengatasi
tantangan industri dengan siap menghadapi setiap perkembangan dan
perubahan yang ada di dalam pasar.
3.2
S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Bahtera S atria Adidaya
3.2.1
Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari
masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1.
Direktur Utama
a.
M eneliti serta menganalisa perkembangan perusahaan dan
mengambil langkah-langkah guna memajukan perusahaan sesuai
dengan perkembangan ekonomi.
b.
M engawasi jalannya dan perkembangan perusahaan
2.
Direktur
a. M embuat keputusan-keputusan penting pada perusahaan
b. M elakukan evaluasi hasil kerja pada manajer
c. M emeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan
d. Bertanggung jawab terhadap komplain dari pelanggan mengenai
kualitas jasa pengangkutan dan kepabean
3.
M anajer Administrasi
a.
M enetapkan kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan hasil
pelayanan
b.
M elayani order dari pelanggan
c.
M embina hubungan baik dengan pelanggan
a.
M engawasi kinerja bagian operasional ekspor, bagian operasional
impor, dan supir trucking dalam melaksanakan kegiatan perusahaan
b.
M elakukan Booking space kapal dan booking container
5.
M anajer Keuangan
a.
M emonitor hutang dan piutang perusahaan
b.
M embuat Invoice untuk Pelanggan
c.
M engkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan
d.
M embuat anggaran dan pengeluaran dana dalam kegiatan
perusahaan
e.
M embuat Laporan Job Order Complete per transaksi.
6.
Supir Trucking
a.
M engambil container ke depo
b.
M engambil barang ke pelanggan
c.
M engantar container yang telah terisi ke gudang penimbunan
d.
M engeluarkan barang dari Pelabuhan
e.
M engantar barang ke Pelabuhan
7.
Bagian Operasional Ekspor
a.
M engecek barang di container
b.
M enyegel container
8.
Bagian Operasional Impor
a.
M engurus pengeluaran barang pada Jalur merah
b.
M engurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2)
3.3
Prosedur Bisnis
3.3.1 Prosedur
Ekspor
Prosedur ekspor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai
berikut :
Proses Ekspor dimulai setelah Eksportir menghubungi M anager
Administrasi untuk melakukan order. Kemudian M anager Administrasi akan
melayani pemesanan, menanyakan jadwal dan tujuan ekspor kepada Eksportir.
Eksportir akan menanyakan biaya ekspor kepada M anager Administrasi.
Kemudian M anager Administrasi akan memberitahukan harga ekspor sesuai
permintaan Eksportir. Bila Eksportir setuju, maka Eksportir
akan membuatkan
Shipping Instruction serta memberikan Shipping Instruction tersebut ke M anager
Administrasi. Kemudian M anager Administrasi akan mengcopy
Shipping
Instruction tersebut untuk diarsip dan memberikan Shipping Instruction yang asli
kepada M anager Operasional.
Setelah menerima Shipping Instruction dari M anager Administrasi, maka
M anager Operasional akan melakukan pengecekkan kapal dan booking space
kapal dengan mengirimkan Shipping Instruction tersebut ke Shipping Line (Agen
Pelayaran). Kemudian A gen Pelayaran akan menerbitkan Delivery Order (DO) dan
Booking Notice.
Setelah itu M anager Operasional juga akan melakukan pengecekkan dan
booking container. Lalu setelah
container telah di booking M anager Operasional
akan memberikan Dokumen
Booking Notice kepada M anager Administrasi sebagai
informasi untuk Eksportir.
Kemudian M anager Administrasi akan memberitahukan kepada Eksportir
melalui
fax atau telepon mengenai informasi container dan pelayaran yang
dipesan, yaitu jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran
dengan memberikan dokumen
Booking
Notice. Kemudian Eksportir
akan
memberikan
Packing List yang berisi rincian atas barang yang akan dikirim serta
Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kepada M anager Administrasi.
M anager Administrasi akan menyerahkan Packing List, Commercial Invoice, dan
Bukti Pembayaran Pajak tersebut kepada M anager Operasional.
Setelah menerima Packing
List, Commercial
Invoice,
dan
Bukti
Pembayaran Pajak dari M anager Administrasi, maka M anager Operasional akan
memberikan
Delivery Order (DO) tersebut ke M anager Keuangan untuk
pembayaran kwitansi lift on.
Kemudian M anager Keuangan akan mengajukan Delivery Order (DO)
tersebut ke Depo Container untuk dibuatkan Bon M uat dengan membayar kwitansi
lift-on. Setelah jasa lift-on tersebut dibayarkan
maka M anager Keuangan akan
mendapatkan
kwitansi lift-on dan Bon M uat dari Depo Container. Setelah
mendapatkan
kwitansi lift-on
dan Bon M uat tersebut maka M anager Keuangan
akan menyerahkan Bon M uat tersebut kepada M anager Operasional.
Setelah menerima Bon M uat dari M anager Keuangan, maka M anager
Operasional akan menyerahkan Bon M uat dan Packing
List
kepada Supir untuk
mengambil container kosong di Depo Container.
Sesampainya di Depo, Supir akan menyerahkan bon muat ke petugas Depo.
Petugas Depo akan memberikan container kosong beserta seal container dan Surat
Jalan kepada Supir. Setelah mendapat container kosong, maka container akan
dinaikkan ke Truck untuk melakukan pengambilan barang di perusahaan Eksportir
oleh Supir.
Setibanya di perusahaan Eksportir, maka Supir akan mengangkut semua
barang yang akan di ekspor ke dalam container. Setelah barang dimasukkan ke
dalam
container maka Supir akan membawa container yang sudah terisi tersebut
ke Gudang Pelabuhan.
Setibanya barang di Gudang Pelabuhan, maka Supir
akan menyerahkan
Seal
Container,
Packing List serta
container yang sudah terisi kepada Bagian
Operasional Ekspor yang sudah bersiaga di Gudang Pelabuhan untuk melakukan
pengecekkan dan penyegelan container. Lalu Bagian Operasional Ekspor
melakukan pengecekkan terakhir kalinya di Gudang Pelabuhan berdasarkan
Packing List sebelum container ditutup dan disegel. Setelah container ditutup dan
disegel, maka Packing
List tersebut akan dilampirkan pada container yang akan
dikirim. Kemudian Bagian Operasional Ekspor akan memberikan informasi
kepada M anager Keuangan bahwa container telah disegel.
Setelah mendapatkan informasi bahwa container telah disegel, M anager
Keuangan akan melakukan pembayaran PEB Transfer ke Bea Cukai dan kemudian
mendapatkan Bukti Pembayaran. Setelah itu, M anager Keuangan akan
memberikan informasi kepada M anager Operasional agar dapat dilakukan
pengisian PEB.
Dan setelah menerima informasi bahwa PEB Transfer telah dibayarkan,
maka M anager Operasional akan mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
berdasarkan
Packing List dan
Commercial
Invoice. Kemudian PEB
(Pemberitahuan Ekspor Barang) tersebut akan di transfer melalui EDI (Elektronik
Data Interchange) ke pihak Bea Cukai. Selain itu M anager Operasional juga akan
mengirimkan
Packing
List,
Commercial
Invoice,
dan
Bukti Pembayaran Pajak
tersebut ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PEB
tersebut akan di cetak dan diotorisasi oleh M anager Operasional.
Setelah PEB tersebut disetujui, maka pihak Bea Cukai akan memberikan
respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) kepada M anager Operasional. NPE
tersebut akan dicetak. Kemudian NPE, PEB, dan Delivery Order (DO) tersebut
akan diberikan kepada Supir dan Supir akan menyerahkan PEB dan Delivery
Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning
. Setelah
mendapatkan Kartu Kuning dari Depo Container
maka Supir akan membawa
container yang sudah terisi penuh beserta kelengkapan dokumen seperti Kartu
Kuning, Surat Jalan, NPE dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) menuju
pelabuhan.
Sesampainya di pelabuhan, Supir akan memberikan Kartu Kuning (Asli),
Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan untuk
mendapat persetujuan pemuatan container
kedalam kapal. Kemudian setelah
mendapat persetujuan tersebut Supir akan menuju lokasi penimbunan container
untuk memasukan container
kedalam kapal. Setelah container
dimasukkan ke
dalam kapal, Supir akan menyerahkan Delivery Order (DO) kepada M anager
Keuangan untuk pengurusan pembayaran ke Agen Pelayaran.
Setelah kapal berangkat, M anager Keuangan akan segera melunasi biaya
pengiriman dan sewa space kapal. Kemudian M anager Keuangan akan
menukarkan
DO dan melakukan pembayaran atas biaya pengiriman dan sewa
space kapal tersebut dengan mentransfer ke Agen Pelayaran. Setelah biaya
pengiriman dan sewa space kapal dibayarkan
maka M anager Keuangan akan
mendapatkan B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran.
Selain itu juga M anager Keuangan akan mendapatkan tagihan dari Depo
Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa atas biaya jasa
penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam 8
hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2%
perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan
Pelayanan Jasa tersebut, M anager Keuangan akan melakukan pembayaran atas
biaya jasa penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container.
Setelah jasa penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan
maka M anager Keuangan
akan mendapatkan Bukti Pembayaran dari Depo Container.
Setelah melakukan pembayaran ke Agen Pelayaran dan Depo Container,
M anager Keuangan akan membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap,
dimana:
-
Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Eksportir pada saat Eksportir melunasi
pembayarannya bersama dengan Bill of Lading (
B/L)
-
Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Eksportir sebagai tagihan
-
Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh M anager Keuangan
Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung
ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya,
terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum.
Pada setiap akhir transaksi, M anager Keuangan akan membuat Laporan Job
Order Complete yang nantinya akan diserahkan serta Direktur. Dan Direktur akan
memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.
3.3.2 Prosedur
Impor
Prosedur impor yang berjalan di dalam PT. Bahtera Satria Adidaya adalah sebagai
berikut :
Proses Impor dimulai setelah Importir menghubungi M anager Administrasi
untuk melakukan order. Setelah itu M anager Administrasi menanyakan jadwal,
asal impor serta keterangan barang yang akan diimpor kepada Importir. Kemudian
Importir akan membuatkan Shipping Instruction yang berisi informasi jadwal, asal
impor, jenis container, nomor container yang digunakan serta keterangan barang
yang akan diimpor oleh Importir. Selain itu Importir juga akan memberikan data
pendukung berupa Bill of Lading (B/L) kepada M anager
Administrasi. Kemudian
Shipping Instruction tersebut akan di copy dan setelah itu Bill of Lading (B/L) dan
Shipping
Instruction
yang asli tersebut akan diberikan kepada M anager
Operasional.
Setelah mendapatkan Bill of Lading (B/L) dan
Shipping Instruction,
M anager Operasional akan menanyakan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut
(RSKP) dengan memberikan Shipping
Instruction
tersebut kepada Agen
Pelayaran. Setelah itu Agen Pelayaran akan memberikan Surat Pemberitahuan
Kedatangan Kapal (Notice of Arrival) kepada M anager Operasional. Kemudian
M anager Operasional akan memberikan dokumen Notice of Arrival kepada
M anager Administrasi sebagai informasi untuk Importir.
Setelah itu M anager Administrasi akan memberitahukan kepada Importir
melalui
fax atau telepon mengenai informasi kedatangan kapal dengan
memberikan dokumen Notice of Arrival tersebut. Kemudian setelah menerima
informasi kedatangan kapal, Importir akan menyerahkan Surat Kuasa, Surat Jalan,
Packing List
,
Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke M anager
Administrasi. Selanjutnya M anager Administrasi akan menyerahkan Surat Kuasa,
Surat Jalan, Packing List
,
Commercial
Invoice,
dan Bukti Pembayaran Pajak
tersebut kepada M anager Operasional untuk pengurusan pengeluaran barang.
Kemudian setelah kedatangan kapal sarana pengangkut, M anager Operasional
akan mengurus pembuatan Manifest di Bea Cukai.
Kemudian sebelum mengisi PIB (Pemberitahuan Impor Barang), M anager
Keuangan akan melakukan pembayaran PIB transfer ke Bea Cukai dan kemudian
mendapatkan Bukti Pembayaran. Setelah itu M anager Keuangan akan
memberikan informasi kepada M anager Operasional agar dapat dilakukan
pengisian PIB.
Dan setelah menerima informasi bahwa PIB transfer telah dibayarkan,
maka M anager Keuangan akan mengisi PIB berdasarkan Packing List dan
Commercial Invoice. Kemudian PIB (Pemberitahuan Impor Barang) tersebut
kemudian akan dikirimkan ke pihak Bea Cukai melalui EDI (Electronic Data
Interchange). Selain itu M anager Operasional juga akan mengirimkan Packing
List,
Commercial
Invoice,
serta Bukti Pembayaran Pajak tersebut ke Bea Cukai
untuk pemeriksaan perhitungan pajaknya. Setelah itu PIB tersebut akan di cetak
dan diotorisasi oleh M anager Operasional.
Beberapa saat kemudian M anager Operasional akan mendapatkan respon
dari Pihak Bea Cukai berupa SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau
SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur M erah).
Jika SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur M erah), maka M anager Operasional akan
menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Operasional Impor untuk melengkapi
dokumen yang kurang dan menghitung kembali pajak impornya dan barang
Importir akan diperiksa oleh Petugas Bea Cukai di pelabuhan.
Jika masuk Jalur Hijau, tidak terdapat kesalahan pembebanan,
penghitungan dan pelunasan Bea M asuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor,
Pejabat menerbitkan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk
pengeluaran barang.
Tetapi jika terdapat kesalahan pembebanan, penghitungan dan pelunasan Bea
M asuk, Cukai dan Pajak dalam rangka Impor, Pejabat menerbitkan Surat
Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) untuk pengeluaran barang dan Nota
Pembetulan untuk penyelesaian lebih lanjut. Kemudian Notul tersebut diberikan
kepada Importir untuk penyelesaian pembayaran nilai pabean yang masih kurang
ke Bank Devisa serta menyerahkan Dokumen pembukuan, Deklarasi Nilai Pabean,
Faktur Pajak Standar/Sederhana, Bukti Pembayaran, dan Letter of Credit ke
M anager Operasional untuk menyakinkan ke pihak Bea Cukai.
Setelah mendapatkan SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) maka
M anager Operasional akan mencetak dan memberikan lembar SPPB asli bersama
dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Importir
kepada Bagian Operasional Impor dalam rangka pengeluaran barang dari
pelabuhan.
Setelah mendapatkan PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice,
B/L
dan Surat Jalan dari M anager Operasional, maka Bagian Operasional Impor
akan membawa SPPB, Bill of Lading (
B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat
Jalan ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen.
Setelah selesai menyelesaikan via dokumen, maka Bagian Operasional
Impor akan mengurus pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) di Depo
Container. Kemudian setelah mendapatkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari
Depo Container, Bagian Operasional Impor akan menyerahkan Surat Penyerahan
Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat
Jalan kepada Supir.
Setelah menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli,
Packing List, Commercial Invoice, B/L dan Surat Jalan serta setelah semua
kewajiban impor telah di setujui oleh Kantor Pelayanan Bea Cukai (KPBC), maka
Supir akan menukarkan Bill of Lading (
B/L) tersebut dengan Delivery Order (DO)
kepada Agen Pelayaran kemudian Supir akan menyerahkan semua dokumen yang
dibawa yaitu Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List,
Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai di Pelabuhan untuk
pengeluaran peti kemas (barang) dari pelabuhan dan kemudian Petugas Bea Cukai
di Pelabuhan akan melakukan pengecekkan terhadap dokumen. Kemudian Petugas
Bea Cukai akan mencocokkan manifest dengan barang yang akan dikeluarkan. Dan
setelah itu Supir akan mengeluarkan barangnya dari pelabuhan. Bila barang telah
dikeluarkan, Supir akan mengirimkannya ke Importir.
Ketika barang dikirim ke Importir, Supir akan menurunkan barang dari
container. Kemudian Importir akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
diterimanya berdasarkan Packing List. Setelah barang tersebut diperiksa, Supir
akan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Importir untuk
diotorisasi. Dan memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) lembar pertama
kepada Pelanggan. Kemudian Delivery Order (DO) dan Surat Penyerahan
Petikemas (SP2) tersebut akan diberikan kepada M anager Operasional sebagai
informasi barang telah diterima oleh Importir.
Setelah barang dikeluarkan dari gudang, M anager Keuangan akan
mendapatkan tagihan dari Depo Container berupa Nota dan Perhitungan Pelayanan
Jasa atas kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan
jasa penumpukan/gerakan yang telah dilakukan. Pembayaran harus dilunasi dalam
8 hari kerja setelah nota ini diterima, jika tidak maka akan dikenakan denda 2%
perbulan atau sangsi lainnya. Kemudian setelah menerima Nota dan Perhitungan
Pelayanan Jasa tersebut, M anager Keuangan akan melakukan pembayaran atas
kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa
penumpukan/gerakan tersebut dengan mentransfer ke Depo Container. Setelah
kegiatan menurunkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa
penumpukan/gerakan tersebut dibayarkan
maka M anager Keuangan akan
mendapatkan kwitansi lift-off dari Depo Container.
Selain itu setelah barang dikirim ke Importir, maka M anager Keuangan
akan membuat Invoice untuk Importir sebanyak 3 rangkap, dimana:
-
Invoice rangkap 1, akan dikirim ke Importir pada saat Importir melunasi
pembayarannya
-
Invoice rangkap 2, akan dikirim ke Importir sebagai tagihan
-
Invoice rangkap 3, akan diarsip oleh M anager Keuangan
Invoice jatuh tempo dalam 30 hari (1 bulan) dan pembayaran di transfer langsung
ke rekening PT. Bahtera Satria Adidaya berdasarkan Invoice yang diterimanya,
terlepas apakah barang tersebut sudah mencapai tempat tujuan atau belum.
Pada setiap akhir transaksi, M anajer Keuangan akan membuat Laporan Job
Order Complete yang nantinya akan diserahkan kepada Direktur. Dan Direktur
akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.
3.4
Rich Picture
3.4.1 Rich
Picture Proses Ekspor
3.4.2 Rich
Picture Proses Impor
3.5
Event Table
3.5.1 Event
Table
Proses Ekspor
Event Internal Agent
Assuming Responsibility
Start When Activities
Menerima Order Manager
Administrasi
Saat Eksportir datang/menghubungi Manager Administrasi
Melayani p emesan an;
Menanyak an jadwal dan tujuan ekspor kepad a Eksportir; Menerima Shipping Instruction dari Eksportir; Memberikan Shipping Instruction pada Manager Operasion al Melakukan Booking Space Kapal Manager Operasion al
Saat menerima Shipping Instruction dari Manager Administrasi
Mengirimkan Shipping
Instruction kepada Agen Pelayaran; Melakuk an boo king space kap al; Menerima Delivery Order (DO) dan Boo king Notice dari Agen Pelayaran
Melakukan Booking Container Manager Operasion al Setelah melakukan booking kapal
Melakukan booking container Memberikan
dokumen booking
Manager Operasion al
Setelah melakukan booking space kapal dan container
Menerima Booking Notice dan Delivery Order (DO) dari Agen Pelayaran; Memb erikan Boo king Notice kepad a Man ager Administrasi Melakukan konfirm asi Manager Administrasi Setelah menerima dokumen Booking Notice dari Manager Operasion al
Memberitahukan kep ada Eksportir mengenai in formasi container dan pelay aran yang dipesan melalui fax atau telepon. Menerima Dokumen pendukung ekspor Manager Administrasi Setelah melakukan konfirm asikan ke Eksportir
Menerima Packing List,
Commercial In voice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir; Menyerahkan Pa cking List, Commercial In voice dan Bukti Pembayaran Paj ak kep ada Manager Operasion al Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran Lift-On Manager Operasion al Setelah menerima dokumen pendukung ekspor dari Manager Administrasi
Menerima Packing List,
Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manag er Administrasi; Menyerahkan Delivery Order (DO) kep ada Manager Keuang an
Melakukan
pembayaran Lift-on
Manager Keuang an Setelah menerima dokumen pengajuan pembayaran container dari Manager
Operasion al
Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container; Membayar
kwitansi lift-on ke Depo
Container Menerima
dokumen pembayaran Lift-On
Manager Keuang an Setelah melakukan pembayaran Lift-On
Menerima Bon Muat d ari Depo Container; Menyerahkan Bon Muat kepada Manag er Operasion al
Melakukan perintah
Manager Operasion al
Setelah menerima Bon Muat dari Manager
Menerima Bon Muat dari Manager Keu angan; Memberikan
pengambilan container kosong dan barang
Keuang an Bon Muat dan Packing List
kepada Supir Mengambil
container kosong
Supir Setelah menerima Bon
Muat dan Packing List dari Manager
Operasion al
Menyerahkan Bon Muat ke Depo Container; Menerima container kosong, seal container (s egel container) dan Surat Jalan d ari Petugas Depo Container
Mengambil barang Supir Setelah tiba di
perusah aan eksportir
Mengambil barang di perusah aan Eksportir; Menaikkan barang ke dalam container
Membawa barang Supir Setelah mengambil
barang di perusah aan Eksportir
Membawa b arang ke Gudang Pelabuhan; Menyerahkan Pa cking List, container yang sudah terisi dan Seal Container ke Bagian Operasion al Ekspor Melakukan penyegel an container Bagian Operasional Ekspor Setelah menerima Packing List, container, yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir
Menerima Packing List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir; Melakukan pengecekkan b arang; Meny egel Container; Memberikan informasi container telah di segel kep ada Manager Keuang an
Melakukan Pembayaran PEB Transfer
Manager Keuang an Setelah dilakukan penyegel an container oleh Bagian Operasional Ekspor
Melakukan pembay aran PEB Transfer
Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer
Manager Keuang an Setelah melakukan pembayaran PEB Transfer
Menerima Bukti Pembayaran d ari Bea Cukai; Memberikan inform asi telah dilakukan pembayaran PEB Transfer kepada Manager Operasion al
Mengurus PEB Manager Operasion al
Setelah melakukan pembayaran pajak
Mengisi PEB; Mengirim PEB melalui EDI ke Bea Cukai; Mengirimkan Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak k e Bea Cukai untuk pemeriksaan p erhitungan pajaknya
Menerima Respon Manager Operasion al
Setelah PEB disetujui oleh Bea Cukai
Menerima NPE d ari Bea Cukai; Memberikan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) kep ada Supir
Mengurus permintaan pembuatan Kartu Kuning
Supir Setelah menerima
dokumen dari Manager Operasion al
Menyerahkan PEB dan Delivery Order (DO) ke Depo Container untuk dibuatkan Kartu Kuning Membawa
container terisi ke Kapal
Supir Setelah mendapatkan
Kartu Kuning dari Depo Container
Membawa container terisi ke kapal; Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kep ada Petugas Pelabuhan
Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman
Supir Setelah membawa
container terisi ke Kapal
Memberikan DO k epad a Manag er Keuang an
Melakukan pembayaran biaya pengiriman
Manager Keuang an Setelah kapal berangk at Menerima DO dari Supir; Melakukan p embayaran atas biaya pengi riman dan sewa spa ce kapal; Menukark an DO dengan Bill of Lading ke Agen Pelayaran
Menerima dokumen
pembayaran biaya pengiriman
Manager Keuang an Setelah melakukan pembayaran biaya pengiriman
Menerima Bill of Lading dari Agen Pelay aran; M enges ahkan Bill of Lading; Mengcopy Bill of Lading
Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerak an
Manager Keuang an Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container
Menerima Nota d an Perhitungan Pelayanan J asa d ari Depo
Container; Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan
Melakukan penagihan
Manager Keuang an Setelah kapal berangk at Menerima Bukti Pembayaran d ari
Depo Container; Membuat
Invoice seb anyak 3 rangkap; Menyerahkan Invoice rangk ap 2 kepada Eksportir untuk melakukan penagihan
Menerima pembayaran
Manager Keuang an Setelah memberikan Invoice kep ada Eksportir
Menerima p embayaran;
Menyerahkan Invoice rangk ap 1 ke Eksportir dan Bill of Lading Melakukan
Pencatatan
Manager Keuang an Setiap akhir transaksi Membuat Jurnal; Membuat Laporan Job Order Complete Mengotorisasi
Laporan
Direktur Menerima laporan Memeriksa lapo ran dari Manag er
Keuang an
Table 3.1 Event Table Proses Ekspor
3.5.2 Event
Table
Proses Impor
Event Internal Agent Assuming Responsibility
Start When Activities
Menerima order Manager
Administrasi
Saat Importir datang/menghubungi Manager Administrasi
Menerima in formasi jadwal, asal impor serta ket erang an barang yang akan diimpor oleh Importir; Menerima Bill of Lading (B/L) dan Shipping Instruction dari Importir; Memberikan Shipping Instruction dan Bill of Lading
(B/L) kepada Manager Operasion al Melakukan Pengecekk an Kedatang an Kapal Manager Operasion al
Setelah menget ahui jadwal dan tujuan impor
Menanyak an Rencana Kedatang an Saran a Pengangkut
(RSKP) kepada Agen Pelayaran Menerima pemberitahuan kedatang an kapal Manager Operasion al Setelah melakukan pengecekkan ked atangan kapal
Menerima Surat Pemberitahuan Kedatang an Kap al (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran Memberikan
inform asi kedatang an kapal
Manager Administrasi
Setelah menerima Notice of Arrival dari Manager Operasion al
Memberikan dokum en Notice of Arrival kepada Importir
Menerima dokumen pendukung impor Manager Administrasi Setelah memberikan inform asi ked atangan kapal kepada Importir
Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir; Meny erahkan Surat Kuasa, Surat Jal an, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak ke Manager Operasion al.
Mengambil manifest Manager Operasion al Setelah menerima dokumen pendukung impor dari Man ager Administrasi
Menerima Surat Kuasa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manag er Administrasi;
Mengambil Manifest di Bea
Cukai Menerima Manifest Manager
Operasion al
Setelah mengambil Manifest di Bea Cukai
Menerima Manifest dari Bea Cukai; Memberikan in fo rmasi ke Manager Keuang an untuk melakukan pembayaran pajak
Melakukan
pembayaran PIB Transfer
Manager Keuang an Setelah Man ager
Operasion al mengurus Manifest
Melakukan p embayaran PIB
Transfer Menerima Bukti
atas Pembayaran PIB Transfer
Manager Keuang an Setelah dilakukan pembayaran PIB Transfer
Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai; Memb erikan inform asi kepad a Manag er Operasion al bahwa telah dilakukan pembay aran PIB Transfer. Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang) Manager Operasion al
Setelah pembay aran pajak dilakukan oleh Manager Keuang an
Menerima in form asi pembayaran PIB Transfer dari Manag er Keuang an; Mengisi PIB; Mengirim PIB melalui EDI ke
Bea Cukai; Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak ke Bea Cukai untuk pemeriksaan perhitungan pajakny a; Mencetak PIB; Mengotorisasi PIB
Menerima SPJM Manager
Operasion al
Jika menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) d ari Bea Cukai
Menyerahkan tanggung jawab pembebasan b arang pad a jalur merah kep ada Bagian Operasional Impor; Memberikan SPJM dan Notul kepad a Bagian Operasional Impor Melengkapi dokumen impor Bagian Operasional Impor Setelah menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) dan Notul (Nota Pembetulan ) dari Manager Operasion al
Menerima SPJM dan Notul dari Bagian Operasional Impor; Melengkapi dokumen yang kurang; Menghitung kembali pajak impor
Menerima SPPB dan Notul
Manager Operasion al
Jika barang masuk jalur hijau, tetapi ada perbed aan nilai pabean
Menerima SPPB dan Notul dari Bea Cukai; Menyerahkan Notul ke Importir Menerima dokumen untuk pengurusan Notul Manager Operasion al Setelah Importir melakukan pembay aran pajak yang kurang
Menerima Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembuku an, deklarasi nilai pab ean, Faktur Pajak Standar, Letter o f Credit dari Importir; M emberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembukuan, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter o f Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai
Mencetak SPPB Manager Operasion al
Jika Notul disetujui atau jika barang masuk jalur hijau dan tidak ditemukan perbed aan nilai pabean
Menerima respon dari Bea Cukai berupa SPPB; Menerima Notul dari Bea Cukai untuk p embetulan yang telah disetujui; Mencetak SPPB; Memberikan lembar SPPB asli bersama deng an PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jalan k e Bagian Operasion al Impor Menyelesaik an via dokumen Bagian Operasional Impor Setelah menerima lembar SPPB dari Manager Operasion al
Menerima lembar SPPB, PIB, Packing List, Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari M anag er Op erasional; Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan k e Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen Mengurus pembuatan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) Bagian Operasional Impor
Setelah meny elesaikan via dokumen di Bea Cukai
Mengurus pembuat an Surat
Penyerah an Petikemas (SP2) di Depo Container Menerima Dokumen SP2 Bagian Operasional Impor Setelah mengurus pembuatan SP2
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari Depo Container; Memberikan Surat
Penyerah an Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial In voice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Supir
Menukar Dokumen Supir Setelah men erima Surat
Penyerah an Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli,
Packing List, Commercial Invoice, Bill
of Lading (B/L) dan Surat Jalan d ari Bagian Operasion al Impor
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial In voice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Operasional Impor; Menukark an Bill of Lading (B/L) dengan Delivery Order (DO) kepada Agen Pelay aran
Melakukan
pengeluaran barang
Supir Setelah menukar
dokumen
Menerima Delivery Order (DO) dari Ag en Pelay aran; Menyerahkan dokum en Surat Penyerah an Petikemas (SP2), PIB, SPPB asli, Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cuk ai di Pelabuhan; Meng eluark an barang dari Pelabuhan
Mengirim barang Supir Setelah barang di
keluarkan dari Pelabuhan
Mengirim barang k e p erusah aan Importir; Memberikan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) kepada Importir Memberikan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) terotorisasi
Supir Setelah menerima Surat
Penyerah an Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi oleh Importir
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah otorisasi; Menyerahkan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO) yang ke Manag er Operasion al Menerima Surat Penyerah an Petikemas (SP2) terotorisasi Manager Operasion al
Setelah barang dikirim ke Importir
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah diotorisasi dan Delivery Order (DO); Meng arsip Surat Penyerah an Petikemas (SP2) terotorisasi Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerak an
Manager Keuang an Setelah menerima Nota dan Perhitungan Pelayanan Jasa dari Depo Container
Menerima Nota d an Perhitungan Pelayanan J asa d ari Depo
Container; Melakukan pembayaran jasa k egiatan
menurunkan container dari
lapangan p enumpukan (lift-off) dan jasa p enumpukkan/gerakan; Menerima kwitansi lift-off dari Depo Container;
Melakukan Penagihan
Manager Keuang an Setelah barang dikirim ke Importir
Membuat Invoi ce s ebany ak 3 rangkap; M enyerahkan Invoi ce rangkap 2 k epada Importir untuk melakukan penagihan
Menerima pembayaran
Manager Keuang an Setelah memberikan invoice kepad a Importir
Menerima p embay aran;
Menyerahkan invoice rangkap 1 kepada Importir
Melakukan Pencatatan
Manager Keuang an Setiap akhir transaksi Membuat Laporan Job Order Complete
Mengotorisasi Laporan
Direktur Menerima laporan Memeriksa Lapo ran d ari Manag er
Keuang an dan Manag er Administrasi
Table 3.2 Event Table Proses Impor
3.6
Workflow Table
3.6.1 Workflow
Table
Proses Ekspor
Actor Activities Eksportir Manager Administrasi Eksportir Manager Administrasi Eksportir Manager Administrasi Menerima Order
1. Menghubungi Manager Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesan an
3. Menanyak an jadwal dan tujuan ekspor 4. Memberitahukan jadwal dan tujuan ekspor
5. Menanyak an biaya pengiriman barang sesuai tujuan pengiriman kepada Man ager Administrasi
6. Memberitahukan biaya pengi riman kepada Eksportir 7. Membuat Shipping Instruction
8. Mengirim Shipping Instruction ke Manager Administrasi. 9. Menerima Shipping Instruction dari Eksportir
10. Mengcopy Shipping Instruction
11. Mengirim Shipping Instruction asli ke Manager Operasional 12. Mengarsip Shipping Instruction copy-an
Manager Operasion al Agen Pelayaran Manager Operasion al Agen Pelayaran Manager Operasion al
Melakukan Booking Space Kapal
13. Menerima Shipping Instruction dari Manager Administrasi 14. Melakukan pengecek an jadwal kapal
15. Memberikan in formasi jadwal kapal
16. Melakukan boo king space kap al deng an memberikan Shipping Instruction
17. Menerbitkan Delivery Order (DO) dan Booking Notice 18. Memberikan Delivery Order (DO) dan Booking Notice
19. Menerima Delivery Order (DO) dan Boo king Notice dari Ag en Pelayaran
Manager Operasion al Depo Container Manager Operasion al Depo Container
Melakukan Booking Container
20. Melakukan pengecek an ketersedi aan container 21. Memberikan in formasi keters ediaan container 22. Melakukan booking container
23. Mencatat booking container Manager Operasion al
Memberikan dokumen booking
24. Mencatat booking space kap al dan container
25. Memberikan Deliver y Order (DO) dan Booking Notice k epad a Manager Administrasi
Manager Administrasi
Melakukan konfirmasi
26. Menerima Delivery Order (DO) dan Booking Notice dari Manager Operasion al
Eksportir
mengenai jadwal berangkat, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran yang dipesan sesuai Booking Notice.
28. Menerima kon firmasi mengen ai jadwal berangk at, jadwal tiba pelayaran dan identitas pelayaran
29. Menyerahkan Packing List dan Commercial Invoice kepada Manager Administrasi
Manager Administrasi
Menerima Do kumen pendukung ekspor
30. Menerima Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Eksportir
31. Memberikan Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak pad a Manager Operasion al
Manager Operasion al
Menyerahkan dokumen pengajuan pembayaran sewa container
32. Menerima Packing List,Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manag er Administrasi
33. Mengcopy Delivery Order (DO)
34. Menyerahkan Delivery Order (DO) kep ada Man ager Keu angan 35. Mengarsip copy-an Delivery Order (DO)
Manager Keuang an
Depo Container
Manager Keuang an
Melakukan pembayaran kwitansi lift-on
36. Menerima Delivery Order (DO) dari Manager Operasional 37. Mengajukan Delivery Order (DO) ke Depo Container 38. Membayar kwitansi lift-on ke Depo Container
39. Menerima Delivery Order (DO) dan pembayaran kwitansi lift-on
40. Membuatkan Bon Muat dan Kwitansi Lift-on
41. Memberikan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) kepad a Manag er Keu angan
42. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) dari Depo Container
43. Menyerahkan Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan Delivery Order (DO) ke Manag er Operasional
Manager Operasion al
Melakukan perintah pengambilan container kosong dan Barang
44. Menerima Bon Muat, Kwitansi Lift-on dan DO dari Depo Container
45. Memberi perintah pengambilan container kosong dan barang kepada Supir
46. Memberikan Bon Muat dan Packing List kepada Supir Supir
Depo Container
Supir
Mengambil container kosong
47. Menerima Bon Muat dan Packing List dari Manager Operasion al
48. Menyerahkan bukti Bon Muat ke Depo Container 49. Menerima Bon Muat dari Supir
50. Memberikan container kosong, seal container (seg el container) dan Surat Jalan kepada Supir
51. Menerima container kosong, seal container dan Surat Jal an dari Depo Container
52. Membawa container kosong, seal container dan Surat Jalan ke Perusahaan Eksportir
Supir Eksportir Supir
Mengambil barang
53. Mengambil barang kepad a Eksportir 54. Menyerahkan barang
55. Mencocokk an barang deng an Packing List 56. Menaikkan barang tersebut ke dalam container Supir
Membawa barang
57. Membawa barang ke Gudang Pelabuhan
58. Menyerahkan Packing List, container yang sudah terisi, dan seal container kepada Bagian Operasional Ekspor yang sudah
menunggu di Gudang Pelabuhan Bagian Operasional Ekspor
Melakukan penyegelan container
59. Menerima Pa cking List, container yang sudah terisi dan Seal Container dari Supir
60. Melakukan p engecek an terakhir k alinya b erdas arkan Packing List
61. Melakukan penyeg elan container
62. Memberikan in fo rmasi kep ada Man ager Keu angan bahwa container telah disegel.
Manager Keuang an
Bea Cukai
Melakukan Pembayaran PEB Transfer
63. Menerima in formasi container yang telah di s egel d ari Bagi an Operasion al Ekspor
64. Melakukan pembay aran PEB Transfer ke Bea Cukai 65. Menerima pembay aran PEB Transfer
66. Membuatkan Bukti Pembayaran
67. Memberikan Bukti Pembayaran kepad a Manager Keuang an Manager Keuang an
Menerima Bukti atas Pembayaran PEB Transfer
68. Menerima Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 69. Mengarsip Bukti Pembayaran
70. Memberikan in fo rmasi bahwa pemb ayaran PEB Transfer telah dilakukan
Manager Operasion al
Mengurus PEB
71. Menerima in formasi pembay aran PEB Transfer telah dilakukan dari Manager Keuang an
72. Mengisi PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang ) b erd asark an Packing List dan Commercial Invoice
73. Mentransfer PEB tersebut melalui EDI (Elektronik Data Interchange) ke pihak Bea Cukai
74. Mengirimkan Packing List, Commercial In voice, d an Bukti Pembayaran Pajak k e Bea Cukai untuk p emeriksaan perhitungan pajaknya
Bea Cukai
Manager Operasion al
Menerima Respon
75. Menerima pengaju an PEB dari Manager Operasional
76. Menerima Packing List, Commercial Invoice, dan Bukti Pembayaran Pajak dari Manag er Operasional
77. Melakukan p emeriksaan p erhitungan p ajak y ang tel ah dilakukan
78. Memberikan respon berupa NPE (Nota Pelayanan Ekspor) 79. Menerima NPE (Nota Pelayanan Ekspor)
80. Mencetak PEB dan NPE 81. Mengotorisasi PEB
82. Menyerahkan NPE, PEB dan Delivery Order (DO) k epad a Supir
Supir
Depo Container
Supir
Mengurus Permintaan Pembuatan Kartu Kuning
83. Menerima NPE, PBE dan Delivery Order (DO) dari Manager Operasion al
84. Menyerahkan PEB dan Deliver y Order (DO) k e Depo
Container untuk dibuatkan Kartu Kuning
85. Menerima PEB dan Delivery Order (DO) dari Supir 86. Memeriksa PEB dan Delivery Order (DO) dari Supir 87. Membuatkan Kartu Kuning
88. Memberikan PEB, Deliver y Ord er (DO) dan Kartu Kuning kepada Supir
89. Menerima Deliver y Order (DO), Surat Jalan, PEB dan Kartu Kuning dari Depo Container
Supir
Petugas Pelabuhan
90. Membawa container terisi ke Pelabuhan
91. Memberikan Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) kepada Petugas Pelabuhan
92. Memberikan Container terisi
93. Menerima Kartu Kuning (Asli), Surat Jalan (asli), NPE (asli) dan PEB (asli) dari Supir
94. Menerima container terisi
95. Memeriksa Kartu Kuning (Asli), Surat Jal an (asli), NPE (asli) dan PEB (asli)
96. Mengecek/menco cokkan dokumen dengan isi container 97. Memasukkan container kedalam kapal
98. Memberikan in formasi kep ada Supir bahwa container telah dimasukkan/dimuat kedalam kapal
Supir
Memberikan dokumen pengurusan pembayaran pengiriman
99. Menerima in formasi container telah dimasukkan / dimuat kedalam kapal
100. Memberikan Delivery Order (DO) kepada Man ager Keuangan Manager Keuang an
Agen Pelayaran
Manager Keuang an
Agen Pelayaran
Melakukan pembayaran biaya pengiriman
101. Menerima Delivery Order (DO) dari Supir
102. Memberikan in formasi b ahwa kapal telah b erangkat k e Manager Keuang an
103. Melakukan penagih an
104. Menerima in formasi dari Agen Pelayaran
105. Menyerahkan Delivery Order (DO) dan melakuk an
pembayaran atas sewa space kapal
106. Menerima pembay aran dan Delivery Order (DO) 107. Menerbitkan B/L (Bill of Lading)
108. Memberikan B/L (Bill of Lading) ke Manager Keuang an Manager Keuang an
Menerima dokumen pembayaran biaya pengiriman
109. Menerima B/L (Bill of Lading) dari Agen Pelayaran 110. Mengesahk an B/L (Bill of Lading)
111. Mengcopy B/L (Bill of Lading) 112. Mengarsip B/L (Bill of Lading) Manager Keuang an
Depo Container
Manager Keuang an
Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/ gerakkan
113. Menerima Nota d an Perhitungan Pelayan an Jas a dari Depo Container
114. Melakukan pembay aran jasa penumpukk an/ gerakkan 115. Menerima pembay aran jas a penumpukkan/ gerakk an 116. Membuatkan Bukti Pembayaran
117. Memberikan Bukti Pembayaran kepad a Manager Keuang an 118. Menerima Bukti Pembayaran dari Depo Container
Manager Keuang an
Eksportir
Melakukan penagihan
119. Membuat Invoice untuk Eksportir sebanyak 3 rangkap.
120. Menyerahkan Invoice rangkap 1 bers ama d engan Bill of Lading (B/L) ke Eksportir, pada saat Ekspo rtir melunasi pembayarannya
121. Menyerahkan Invoice rangk ap 2, ke Eksportir sebagai tagihan 122. Mengarsip Invoice rangkap 3
123. Menerima Invoi ce rangk ap 2 Eksportir
Manager Keuang an Eksportir
Menerima pembayaran
124. Melakukan pembay aran 125. Menerima Pembayaran
126. Menyerahkan Invoice rangk ap 1 ke Eksportir 127. Menerima Invoi ce rangk ap 1
Manager Keuang an
Melakukan Pencata tan
129. Memberikan Laporan Job Order Complete ke Direktur untuk di otorisasi
Direktur
Mengotorisasi Laporan
130. Menerima laporan dari Manag er Keu angan 131. Memeriksa laporan
132. Mengotorisasi laporan tersebut
Table 3.3 Workflow Table
Proses Ekspor
3.6.2 Workflow
Table
Proses Impor
Actor Activities Importir Manager Administrasi Importir Manager Administrasi Menerima order
1. Menghubungi Manager Administrasi untuk melakukan order 2. Melayani pemesan an
3. Menanyak an jadwal dan tujuan impor kepada Importir 4. Membuat Shipping Instruction
5. Memberikan Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) kepada Man ager Administrasi
6. Menerima dokumen berup a Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L)
7. Mengcopy Shipping Instuction
8. Mengirim Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) ke Manager Operasion al
9. Mengarsip copy dari Shipping Instuction Manager Operasion al
Agen Pelayaran
Melakukan Pengecekkan Kedatangan Kapal
10. Menerima Shipping Instuction dan Bill of Lading (B/L) dari Manager Administrasi
11. Menghubungi Agen Pelay aran untuk menany akan Rencana Kedatang an Sarana Pengangkut (RKSP)
12. Memberikan Surat Pemberitahu an Kedatang an Kapal (Notice of Arrival) kepada Manag er Operasional
Manager Operasion al
Menerima pemberitahuan kedatangan kapal
13. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatang an Kapal (Notice of Arrival) dari Agen Pelayaran
14. Memberikan Surat Pemberitahu an Kedatang an Kapal (Notice of Arrival) kepada Manag er Administrasi
Manager Administrasi
Importir
Memberikan informasi kedatangan kapal
15. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatang an Kapal (Notice of Arrival) dari Manager Operasional
16. Memberikan Surat Pemberitahu an Kedatang an Kapal (Notice of Arrival) kepada Importir melalui fax
17. Menerima Surat Pemberitahuan Kedatang an Kapal (Notice of Arrival)
18. Memberikan Surat Kuasa, Surat J alan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kep ada Manager Administrasi
Manager Administrasi
Menerima dokumen pendukung impor
19. Menerima Surat Ku asa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak dari Importir.
20. Menyerahkan Surat Ku asa, Surat Jalan, Pa cking List, Commercial Invoice dan Bukti Pembayaran Pajak kep ada Manager Operasion al untuk pengurusan pengeluaran barang
Manager Operasion al
Bea Cukai
Manager Operasion al
Mengambil Manifest
21. Menerima Surat Ku asa, Surat Jalan, Packing List, Commercial Invoice d an Bukti Pembayaran Pajak d ari Man ager Administrasi untuk pengurusan pengeluaran barang dari Manager Operasion al 22. Mengambil Manifest di Bea Cukai
23. Memberikan Manifest
24. Menerima Manifest dari Bea Cukai
Manager Keuang an Bea Cukai
Melakukan Pembayaran PIB Transfer
25. Melakukan pembay aran PIB Transfer 26. Menerima pembay aran PIB Transfer 27. Membuatkan Bukti Pembayaran
28. Menyerahkan Bukti Pembayaran kepada Man ager Keuang an Manager Keuang an
Menerima Bukti atas Pembayaran PIB Transfer
29. Mendapatkan Bukti Pembayaran dari Bea Cukai 30. Mengarsip Bukti Pembayaran
31. Memberikan in fo rmasi bahwa pembay aran PEB Transfer telah dilakukan
Manager Operasion al
Bea Cukai
Manager Operasion al
Mengurus PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
32. Menerima in fo rmasi pembay aran PIB Trans fer telah dilakukan dari Manager Keuang an
33. Mengisi PIB berdasark an Packing List dan Commercial Invoice 34. Mengirim PIB tersebut kepada Bea Cukai melalui EDI
35. Mengirim Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak k e Bea Cukai untuk pemeriksaan p erhitungan pajaknya
36. Menerima PIB dari Manager Operasional
37. Melakukan pemeriksaan paj ak berd asark an Packing List, Commercial Invoice, serta Bukti Pembayaran Pajak
38. Mengirimkan respon kep ada Man ager Operasional berup a SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) atau SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah).
39. Mencetak PIB 40. Mengotorisasi PIB Manager Operasion al
Menerima SPJM
41. Menerima respon dari Bea Cukai b ahwa b arang masuk jalur merah
42. Menerima SPJM (Surat Pemberitahuan Jalur Merah) d an Notul dari Bea Cukai
43. Menyerahkan SPJM dan Notul kepada Bagian Operasional Impor
Bagian Operasional Impor
Petugas Pelabuhan
Melengkapi dokumen impor
44. Menerima SPJM dan Notul dari Manager Operasional 45. Melengkapi dokumen yang kurang
46. Menghitung kembali pajak impornya
47. Menyerahkan dokumen impor yang kurang, hasil perhitungan pajak impor, dan bukti pembayaran pajak ke Petugas Pelabuhan 48. Menerima dokumen impor y ang kurang, hasil perhitungan p ajak
impor, dan bukti pembayaran p ajak d ari Bagian Operasional Impor
49. Memeriksa dokumen impor yang diterima 50. Memeriksa barang importir
Manager Operasion al
Menerima SPPB dan Notul
51. Menerima respon dari Bea Cukai b ahwa b arang masuk jalur hijau dan ada perbedaan nilai pabean
53. Menyerahkan Notul ke Importir Manager Operasion al
Menerima dokumen untuk pengurusan Notul
54. Menerima Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembuku an, deklarasi nilai pabean, Faktur Pajak Standar, Letter of Credit dari Importir
55. Memberikan Bukti Pembayaran Pajak, dokumen pembuku an, deklarasi nilai pab ean, Faktur Paj ak Standar, Letter o f Credit, Shipping Instruction, dan Notul kepada Bea Cukai
Manager Operasion al
Mencetak SPPB
56. Menerima respon dari bea cukai berupa SPPB (Surat
Pemberitahuan Pengeluaran Barang )
57. Menerima Notul dari Bea Cukai untuk pembetulan yang sudah disetujui
58. Mencetak SPPB
59. Memberikan lembar SPPB asli bersama dengan PIB, Packing List, B/L, Commercial Invoice, serta Surat Jal an ke Bagian Operasion al Impor
Bagian Operasional Impor
Petugas Bea Cukai
Bagian Operasional Impor
Mengurus Ijin Pengeluaran Barang
60. Menerima lembar SPPB, PIB, Packing List, Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Manag er Operasional 61. Membawa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jal an ke Petugas Bea Cukai untuk menyelesaikan via dokumen
62. Menerima SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan dari Bagian Operasional Impor
63. Memeriksa SPPB, Bill of Lading (B/L), PIB, Commercial Invoice, serta Surat Jalan
64. Mengotorisasi SPPB dan PIB
65. Mengembalikan Bill of Lading (B/L), SPPB (terotorisasi), PIB (terotorisasi) ke Bagian Operasional Impor
66. Menerima SPPB (terotorisasi), Bill of Lading (B/L), PIB (terotorisasi), Commer cial Invoice, serta Surat Jalan d ari Petugas Bea Cukai
Bagian Operasional Impor Depo Container
Bagian Operasional Impor
Mengurus Pembuatan Surat Penyerahan Petikemas (SP2)
67. Mengurus pembuat an Surat Peny erah an Petikemas (SP2) di Depo Container
68. Membuatkan Surat Penyerah an Petikemas (SP2)
69. Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) kepada Bagian Operasion al Impor
70. Menerima Surat Penyerah an Petikemas (SP2) dari Depo Container
71. Memberikan Surat Peny erah an Petikemas (SP2), PIB
(terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan kepada Supir Supir
Petugas Bea Cukai
Supir
Melakukan pengeluaran barang
72. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB (terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading (B/L) dan Surat Jalan dari Bagian Operasional Impor 73. Menukark an B/L dengan Delivery Order ke Petugas Bea Cukai
74. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2), PIB
(terotorisasi), SPPB asli (terotorisasi), Packing List, Commercial Invoice dan Surat Jalan ke Petugas Bea Cukai
75. Melakukan pengecek an terhad ap dokumen dengan barang yang akan dikeluark an berdas arkan manifest
76. Memberikan Delivery Order kepad a Supir 77. Menerima Delivery Order dari Petugas Pelabuhan
78. Mengeluark an barang dari pelabuhan Supir Importir Supir Importir Mengirim barang
79. Menerima barang dari Pelabuhan 80. Mengirim/mengantarkan barang
81. Menyerahkan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) ke Importir 82. Menerima barang d an Surat Penyerahan Petikemas (SP2) dari
Supir
83. Mengecek barang berdasarkan Packing List
84. Menyerahkan Surat Peny erahan Petikemas (SP2) dan meminta tandatangan pad a Surat Peny erahan Petikem as (SP2) seb agai bukti barang telah diterima
85. Menandatang ani Surat Penyerahan Petikemas (SP2)
86. Menyerahkan Surat Penyerah an Petikemas (SP2) yang sud ah di tandatangani (teroto risasi) ke Supir
Supir
Memberikan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) tero torisasi
87. Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah ditandatangani (terotorisasi) oleh Importir
88. Menyerahkan Surat Penyerahan Petikemas (SP2) yang sudah terotorisasi ke Bagian Operasional Impor
Bagian Operasional Impor
Menerima Surat Penyerahan Petikemas (SP2) tero torisasi
89. Menerima Surat Penyerah an Petikemas (SP2) terotorisasi dan Delivery Order (DO) dari Supir
90. Mengarsip Surat Penyerah an Petikemas (SP2) Manager Keuang an
Depo Container
Melakukan pembayaran jasa penumpukkan/gerakan
91. Menerima t agihan b erupa Nota d an Perhitungan Pelay anan J asa dari Depo Container
92. Melakukan pemb ayaran jasa kegi atan menurunk an container dari lapang an p enumpukan (lift-off) dan j asa penumpukkan/gerakan
93. Menerima pemb ayaran jasa k egiatan menu runkan container dari lapangan penumpukan (lift-off) dan jasa penumpukkan/gerakan 94. Membuatkan Kwitansi Lift-off
95. Memberikan Kwitansi Lift-off kepada Manag er Keuang an Manager Keuang an
Importir
Manager Keuang an
Melakukan Penagihan
96. Menerima Kwitansi Lift-off dari Depo Container 97. Menerima in formasi barang sudah dikirim 98. Membuat Invoice 3 rangkap
99. Menyerahkan Invoice rangk ap 2 ke Importir sebagai tagihan 100.Menerima Invoi ce rangk ap 2
101.Mengarsip Invoice rangkap 3 Importir
Manager Keuang an Importir
Menerima pembayaran
102.Melakukan pembay aran 103.Menerima Pembayaran
104.Menyerahkan Invoice rangk ap 1 ke Importir
105.Menerima Invoi ce rangk ap 1 dari Manager Keu angan Manager Keuang an
Melakukan Pencata tan
106.Membuat Laporan Job Order Complete
107.Memberikan Laporan Job Order Complet e tersebut k e Direktur untuk di otorisasi
Direktur
Mengotorisasi Laporan
108.Menerima Laporan dari Manag er Keu angan 109.Memeriksa laporan
110.Mengotorisasi laporan tersebut
Table 3.4 Workflow Table Proses Impor
3.8
Formulir dan Laporan pada S istem Berjalan
3.8.1
Formulir pada S istem yang Berjalan
Formulir-formulir yang digunakan pada sistem berjalan perusahaan
pengurusan jasa kepabeanan ini adalah:
1.
PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) merupakan dokumen yang diisi
oleh M anajer Operasional dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea
Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai ekspor
barang yang akan dilakukannya.
2.
PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
PIB (Pemberitahuan Impor Barang) merupakan dokumen yang diisi
oleh M anajer Operasional dan dikirimkan melalui sistem EDI ke Bea
Cukai untuk memberikan informasi ke Bea Cukai mengenai impor
barang yang akan dilakukannya.
3.
Invoice
Invoice adalah surat penagihan yang dibuat oleh M anajer Keuangan
yang memiliki masa jatuh tempo 30 hari (1 bulan).
3.8.2 Laporan pada S istem yang Berjalan
Laporan-Laporan yang dibuat pada sistem yang berjalan di
perusahaan jasa pengurusan kepabeanan ini adalah:
•
Laporan Job Order Complete
Laporan Job Order Complete ini dibuat oleh M anajer Keuangan yang
berisi mengenai pembayaran piutang yang dilakukan oleh Pelanggan.
3.9 Temuan Analisis pada S istem Berjalan
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada sistem jasa pengurusan
kepabeanan, ditemukan permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi seperti :
1.
Temuan Pembuatan dokumen masih bersifat manual.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p201), ”Once the data are
stored in tables that are properly linked, database management software allow you to easly a ccess this information in different ways. ”Yang dap at diterjem ahkan sebagai berikut “ Setelah data disimpan dalam tabel yang terhubung deng an ben ar, perangkat lunak man ajemen database memungkinkan Anda untuk memudahkan mengakses info rmasi ini dengan cara yang berb eda.”
Sebab Terlalu banyak dokumen y ang menumpuk d an p enyimpanan
data yang tidak teratur.
Akibat Sulit dalam melakukan pen carian dokumen, dan resiko
kehilangan dokumen.
Rekomendasi Untuk mengatasi permasalah an tersebut, perusahaan perlu menyediakan sistem aplikasi komputer untuk membantu proses bisnis serta datab ase y ang dapat menyimpan d ata-d ata perusah aan.
Table 3.5 Temuan analisis pada sistem berjalan 1
2.
Temuan Tidak ada dokumen p endukung yaitu Bukti Bank Keluar
untuk mencatat pengeluaran yang terjadi melalui bank.
Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir ad alah dokumen yang
digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir. Sebab Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan
Bukti Bank Keluar (BBK) atas setiap pemb ayaran yang dilakukannya melalui Bank.
Akibat Terjadinya resiko kehilangan bukti pembayaran misalnya karen a kertas bukti transfer yang mudah luntur dan catatan pada rek ening koran y ang akan hilang dal am periode 1 bulan.
Rekomendasi Membuat Bukti Bank Keluar (BBK) untuk men catat
pengeluaran perusah aan melalui bank.
3.
Temuan Tidak ada dokumen p endukung yaitu Bukti Bank Masuk
(BBM) untuk mencatat p enerimaan yang t erjadi mel alui bank.
Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir ad alah dokumen yang
digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir.
Sebab Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan
Bukti Bank Masuk (BBM) atas setiap pembay aran dari Pelanggan yang diterimanya melalui Bank.
Akibat Terjadinya resiko kehilang an bukti pembay aran yang dilakukan Pelanggan karena kertas bukti trans fer yang mudah luntur, kertas bukti yang mud ah tercecer dan catatan pada rek ening koran y ang akan hilang dal am periode 1 bulan.
Rekomendasi Membuat Bukti Bank Masuk (BBM) untuk mencatat
penerimaan perusah aan melalui bank.
Table 3.7 Temuan analisis pada sistem berjalan 3
4.
Temuan Tidak ada dokumen pendukung yaitu Formulir Pes anan
untuk mencatat penerimaan pesanan dari Pelanggan.
Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir ad alah dokumen yang
digunakan untuk merekam terj adinya transaksi. Jadi, setiap ada transaksi yang terjadi sebaiknya dibuatkan formulir.
Sebab Selama ini PT. Bahtera Satria Adidaya tidak membuatkan
Formulir Pesanan atas setiap order yang dilakukan Pelanggan.
Akibat Sulit dalam pencarian data pes anan.
Rekomendasi Membuat Formulir Pesanan untuk mencatat pesanan dari
Pelanggan.
