32
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
PT.Intan Raya Yasoda adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak dibidang proyek kontruksi, yang melayani berbagai proyek pembangunan jalan maupun gedung seperti kontruksi civil, general trading, general service,
mechanical, electrical, fabrication dan piping.
Beberapa proyek yang sudah pernah dikerjakan oleh PT. Intan Raya Yasoda antara lain :
1. Pembangunan Pabrik Toyota Plant II – Karawang 2. Pembangunan Pabrik Purolator – Karawang 3. Pembangunan Pabrik Polymatech – Cibitung 4. Pembangunan Pabrik DIC – Karawang 5. Pembangunan Pabrik SSI – Karawang
6. Pembangunan Gedung Galuh Citarum – Karawang 7. Pembangunan Jalan Tol Cipali
8. Pembangunan Gedung Mall Karawang Central Plaza
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan ini memiliki kantor tunggal yang berlokasi di Jl. Maja Barat RT.13/05 No.27 Ds. Margasari Karawang Timur 41314. Perusahaan ini awalnya bekerja sama dengan perusahaan lain dalam menerima proyek-proyek kontruksi, Pada tanggal 12 mei 2014 perusahaan ini memisah diri dengan nomor surat izin usaha perdagangan ( SIUP ) 503/5538/1930/PK/VI/BPMPT/2014 dengan nama
PT. Intan Raya Yasoda yang dipimpin oleh Bpk. Sugiyono. Selama bekerja sama dengan perusahaan lain, perusahaan ini telah menyelesaikan berbagai proyek kontruksi. Pada tahun 2009 sampai tahun 2013, perusahaan ini bekerja sama dengan PT. Mina Griya Sarana dalam proyek pembangunan pabrik Mattel Cikarang, pabrik SSI Karawang.
3.1.2 Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar yang menggambarkan tingkatan-tingkatan, pembagian tugas dan wewenang dalam suatu organisasi. Tanpa struktur organisasi, masing-masing bagian dalam organisasi akan menjadi sulit untuk mengetahui apa tugas dan tanggung jawab mereka dan kepada siapa mereka harus melaporkan serta mempertanggung jawabkan hasil pekerjaan mereka.
PT. Intan Raya Yasoda dipimpin oleh seorang Direktur, namun untuk pelaksanaan operasional perusahaan di pimpin oleh sorang Project Manager atau Koordinator Proyek yang dibantu oleh bagian adminitrasi proyek dan pelaksana proyek sebagai pengatur jalanya proyek.
Adapun struktur organisasi pada PT. Intan Raya Yasoda adalah sebagai berikut :
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT. Intan Raya Yasoda
1. DIREKTUR
a. Penanggung jawab serta pimpinan tertinggi atas penyelenggaraan tugas-tugas perusahaan.
b. Mengawasi pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengevaluasi hasil pelaksanaanya.
c. Meneruskan pokok kebijaksanaan dalam semua operasional perusahaan, seperti: keuangan dan administrasi.
e. Mewakili perusahaan dan mengadakan hubungan dengan pihak ketiga sesuai dengan akte perusahaan.
f. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan, terutama dalam hal pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan perusahaan.
g. Menandatangani kebijakan-kebijakan perusahaan dan sertifikat mutu. 2. KOMISARIS
a. Melakukan pengawasan dengan iktikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan. b. Tidak mempunyai kepentingan pribadi baik langsung maupun tidak langsung
atas tindakan pengurusan direksi yang mengakibatkan kerugian.
c. Telah memberikan nasehat kepada direksi untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut.
3. FINANCE
a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan
b. Melakukan penginputan semua trasaksi keuangan ke dalam program c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
d. Melakukan pembayaran kepada supplier
e. Berhubunguan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan
f. Melakukan penagihan kepada customer
g. Mengontrol aktivasi keuangan / transaksi keuangan perusahaan h. Membuat laporan keuangan mengenai aktivitas keuangan perusahaan i. Menerima dokumen dari vendor internal maupun eksternal
4. MANAGER OPERASIONAL
a. Mengelola dan meningkatkan efektifitas dan efisien operasi perusahaan
b. Memangkas habis biaya-biaya operasi yang sama sekali tidak menguntukan perusahaan
c. Mengawasi produksi barang atau penyediaan jasa
d. Meningkatakan sistem operasioanl, proses dan kebijakan dalam mendukung visi dan misi perusahaan
e. Melakukan pertemuan rutin dengan direktur eksekutif secara berkala f. Melakukan pencairan cek untuk biaya agen
g. Mengantur anggaran dan mengelola biaya
5. MANAGER
a. Menentukan tujuan dan visi dari kelompok, menentukan maksud dan arahan serta indetifikasi aktivitas
b. Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas termasuk pengiriman, pengukuran , jadwal waktu, strategi dan taktik
c. Menetapkan tanggungjawab, sasaran, akuntabilitas dan delegasi wewenang d. Menetapkan standar, kualitas, parameter laporan dan waktunya
e. Mengawasi dan menjaga aktivitas susuai parameter yang ditetapkan f. Memonitor dan menjaga kinerja secara keseluruhan sesuai rencana g. Melaporkan perkembangan pencapaian kelompok
h. Mereview, evaluasi, menyesuaikan rencana, metode dan target bila diperlukan
6. PROJECT MANAGER
a. Membuat rencana kerja dan anggaran kontruksi b. Mengendalikan seluruh kegiatan kontruksi
c. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait d. Membangun komunikasi internal dan eksternal e. Menetapkan kebutuhan sumber daya
f. Menentukan alternatif mencapai target g. Menyetujui rencana dan metode kerja h. Menunjuk pemasok dan subkontraktor
i. Tercapainya sasaran biaya, mutu, waktu, K3 dan lingkungan j. Efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya
k. Terkoordinasinya semua pihak terkait
7. ENGINEERING
a. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis segera setelah kontrak fisik di tandatangani
b. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan , untuk menyiapkan rekomendasi secara terinci atas usulan desain, termasuk data pendukung yang diperlukan
c. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major serta pemeliharaan jalan
d. Bekerjasama dengan pihak pemberi tugas sehubungan dengan pekerjaan e. Membantu tim dilapangan dalam mengendalikan kegiatan-kegiatan kontraktor
termasuk pengendalian pemenuhan waktu pelaksanaan pekerjaan
f. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik di lapangan maupun laboratorium serta menyusun rencana kerjanya
8. SUPERVISOR
a. Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasannya kepada seluruh bawahan dan groupnya
b. Mengatur kelompok kerja pada group yang dipegangnya c. Memberikan training pada subordinate
d. Melaksanakan tugas, proyek dan pekerjaan secara langsung e. Memimpin dan memotivasi subordinate atas bawahannya f. Menegakan aturan yang sudah ditentukan oleh perusahaan g. Mendisiplinkan bawahan
h. Memecahkan masalah sehari-hari rutin
i. Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahan 9. PETUGAS K3
a. Menerapkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang K3 kontruksi b. Mengkaji dokumen kontrak dan metode kerja pelaksanaan kontruksi
c. Merencanakan dan menyusun program K3
d. Membuat prosedur kerja dan intruksi kerja penerapan ketentuan K3
e. Melakukan sosialisai, penerapan dan pengawasan pelaksanaan program, prosedur kerja dan intruski kerja K3
f. Melakukan evaluasi dan membuat laporan penerapan SMK3 dan pedoman teknis K3 kontruksi
g. Mengusulkan perbaikan metode kerja pelaksanaan kontruksi berbasis K3 h. Melakukan penanganan kecelakanan kerja dan penyakit akibat kerja serta
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Tujuan dari pembahasan sistem berjalan untuk memberikan gambaran tentang permasalahan sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan makalah, maka prosedur sistem berjalan dalam pengolahan data proyek kontruksi adalah sebagai berikut:
1. Proses Olah Tender
Pelanggan memberikan undangan proyek (Tender) dan usulan gambar proyek kepada kontraktor yang diterima langsung oleh Direktur, setelah memenuhi undangan proyek (Tender), kontraktor diberikan Bill Of Quantity (usulan kwantitas rincian biaya) yang akan diestimasi/penyesuaian biaya oleh Direktur dan Bagian Keuangan untuk dijadikan penawaran harga. Pihak kontraktor memberikan penawaran harga kepada pihak pelanggan yang telah diacc oleh Direktur, selanjutnya pelanggan memilih penawaran harga, pemenang proyek (Tender) akan diberikan Order ( PO Pelanggan).
2. Pesan Barang
Setelah kontraktor (Direktur) diberikan PO Bagian Keuangan membuat surat pesanan barang yang akan diberikan kepada Supplier (matrial), setelah
Supplier menerima pesanan , Supplier memberikan surat jalan dan kwitansi
pembayaran barang yang diterima oleh Bagian Keuangan untuk diinput sebagai data biaya.
3. Buat Laporan
Direktur memberikan intruksi dan schedule (jadwal kerja) serta gambar proyek kepada koordinator proyek. Setelah pekerjaan selesai, koordinator proyek memberikan laporan kepada Direktur dan kwitansi kepada Bagian
Keuangan membuat laporan biaya proyek dan berita acara serah terima yang diberikan kepada Direktur. Selanjutnya berita acara serah terima dan PO yang telah diacc oleh Direktur diberikan kepada pelanggan beserta kwitansi proyek.
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Diagram Alir Data (DAD), penganalisis dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Dengan menggunkan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid.
3.3.1. Diagram Konteks Pada PT.Intan Raya Yasoda
Konsumen Direktur 0 Sistem pengolahan data proyek kontruksi PT.Intan RayaYasoda Usulan Gambar DP Supplier Keuangan LUPH BAST DP PO SJ KP Penawaran Harga Undangan Proyek Penawaran Harga KP Koordinator Proyek Approve Quotation Pelunasan GP JK KP Gambar III.2.
Gambar Diagram Konteks Sistem Berjalan invoic
e
3.3.2. Diagram Nol Pada PT.Intan Raya Yasoda Konsumen 1.0 DP FAST Keuangan PH Invoice 2.0 Pesan barang KDP 3.0 Buat laporan AQ KP DK Direktur FPO D2 D3
Form Purchase Order
D4 Form Invoice BAST
FPO
1.0
Proses olah tender
UP D1 Data Konsumen DP Supplier PO SJ KP PH Koordinator Proyek
Form Berita Acara Serah Terima BAST LUPH SPK GP KP KP UG Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :
KP : Kwitansi Poyek
DP : Down Payment (Uang Muka)
PO : Purchase Order
SJ : Surat Jalan
JK : Jadwal Kerja
LUPH : Laporan Usulan Penawaran Harga
BAST : Berita Acara Serah Terima
UP : Undangan Proyek
UG : Usulan Gambar
PH : Penawaran Harga
SPK : Surat Perintah Kerja
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Untuk dapat menganalisa dan mendesain suatu sistem baru, maka penulis harus mempelajari dokumen-dokumen yang ada yang digunakan dalam sistem yang telah berjalan saat ini. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalm organisasi atau perusahaan. Pada spesifikasi sistem berjalan, terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan datanya. Dokumen-doumen tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
3.4.1. Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk input atau masukan yang diperlukan dalam sistem pengolahan data proyek dan selanjutnya diolah sesuai dengan kebutuhan. Adapun dokumen masukan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a. Nama dokumen : Purchase Order ( PO )
Sumber : Pemilik Proyek
Tujuan : Bag. Keuangan / Finance
Fungsi : Pemberian daftar pekerjaan
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan project
3.4.2. Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran adalah segala macam bentuk laporan atau hasil proses input pada sistem pengolahan data proyek kontruksi. Adapun bentuk dokumen keluaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : Penawaran Harga
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Konsumen
Fungsi : Sebagai surat penawaran harga
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi penawaran b. Nama dokumen : Invoice
Sumber : Bag. Keuangan / Finance
Tujuan : Konsumen
Fungsi : Media penagihan kepada pemilik tender
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi project selesai dilaksanakan c. Nama dokumen : Surat Perintah Kerja
Sumber : Direktur
Tujuan : Pegawai
Fungsi : Sebagai surat penunjuk tanggung jawab kordinator
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi project akan dilaksanakan
3.5. Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul sehubungan dengan belum maksimalnya sistem pengolahan data proyek kontruksi pada PT.Intan Raya Yasoda adalah :
a. Pengolahan data yang masih manual, Sehingga membutuhkan banyak waktu dan kurang efesien.
b. Penyimpanan data-data masih berupa dokumen atau arsip dalam lemari, sehingga data-data konsumen maupun data laporan yang tersimpan membutuhkan banyak tempat dan data mudah rusak ataupun hilang karena penyimpanan data yang masih sederhana.
c. Kurang tersedianya laporan pengolahan data yang berkualitas, hal ini disebabkan kurang nya teknologi informasi yang digunakan untuk pembuatan laporan.
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan dibuatnya perancangan sistem Kontraktor ini maka diharapkan pengolahan data mulai dari pengolahan data pelanggan, penawaran harga , pengolahan data proyek, pengolahan rincian pekerjaan , data biaya dan penulisan laporan menjadi lebih efisien baik dari segi waktu, akurasi, dan lain sebagainya.
Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer .
Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru pada sistem PT. INTAN RAYA YASODA memiliki sasaran – sasaran sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem diharapkan pekerjaan dalam hal pembuatan dokumen proposal, pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Setiap pegawai Internal khususnya bagian keuangan, direktur, lapangan dapat melihat secara realtime laporan yang didapat, ketersediaan stok yang ada di gudang dan baik Direktur maupun manager dapat melakukan monitoring berdasarkan hasil laporan yang di kirimkan setiap pegawai secara langsung. Sehingga ini bisa mempercepat pengambilan keputusan bagi pemimpin dengan akurasi yang sangat tinggi.
3. Memudahkan bagi pihak finance dalam melakukan akumulasi keuangan serta menekan persentase human error.
4. Mengurangi biaya budget anggaran belanja karena tepatnya perkiraan anggaran belanja, ini akan menghasilkan penggunaan modal menjadi lebih efisien tanpa mengurangi kualitas kinerja atau bahan.
