BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

23

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Koperasi Gema Lestari Kota Tasikmalaya, didirikan pada tanggal 28 maret 2014, Koperasi Gema Lestari ini sebagai kelanjutan dari program pemerintah kota Tasikmalaya melalui lembaga yang ada dikelurahan-kelurahan seperti LPM (Lembaga Pelayanan Masyarakat) untuk memajukan suatu daerah dikelurahan-kelurahan tersebut. Pada Tahun 2013 BPE (Badan Pengelola Ekonomi) dihapus dan dijadikan koperasi. Setelah menjadi koperasi anggota-anggotanya tidak berkelompok hanya perorangan.

Fillosopi dari Koperasi Gema Lestari yaitu, koperasi Gema Lestari yang berasal dari Gerakan Ekonomi Masyarakat Awipari yang lestari. Sehingga menjadi suatu harapan bagi koperasi tersebut agar abadi dan terus maju, turun temurun sampai kelak koperasi tersebut dapat berkembang lebih baik. Koperasi Gema Lestari Kota Tasikmalaya memberikan pelayanan permodalan kepada seluruh warga masyarakat awipari untuk UKM (Usaha Kecil Menengah).

Daerah kerja koperasi Gema Lestari berada di wilayah awipari dan sekitarnya, yaitu dijalan KH Busthomi no.22 RT.02/RW.01 Kelurahan Awipari

(2)

Kecamatan Cibeureum Kota Tasimalaya dengan dibadan hukumkan melalui Dinas Koperasi pada Tahun 2014 dengan nomor badan hukum :

No BH : 518/Kep.023/BH/XIII.19/Diskop,UMKM,Perindag/2014. Adapun visi dan misi juga filosofi perusahaan sebagai berikut : A.VISI dan MISI

Setiap perusahaan memiliki visi dan misi untuk mencapai suatu tujuannya, berikut adalah visi dan misi dari kantor Koperasi Gema Lestari:

a. VISI

Menjadi koperasi model yang mandiri, tangguh serta berdedikasi untuk meningkatkan kesejahtraan masyarakat

b. MISI

1) Memberikan pelayanan prima kepada anggota atau calon anggota 2) Menjalankan usaha koperasi dengan profesionalitas yang tinggi

3) Menyelenggarakan pelayanan prima kepada anggota, sesuai dengan jati diri koperasi

4) Menjalankakan usaha simpan pinjam dengan efektif, efesien dan transparan

5) Menjalankan kerjasama usaha dengan berbagai pihak untuk meningkatkan manfaat bagi anggota

3.1.2.Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu cara atau sistem dalam pembagian tugas serta tanggung jawab pada suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan setiap pengurus memiliki tugas serta tanggung jawab yang

(3)

jelas, sehingga pengurus tersebut dapat mengetahui dengan jelas tugasnya dalam perusahaan tersebut

STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI GEMA LESTARI

KELURAHAN AWIPARI KECAMATAN CIBEUREUM KOTA TASIKMALAYA RAPAT ANGGOTA KETUA H. UUN KOMARUDIN WK KETUA H. E.ABD. HAKIR PENGAWAS KETUA Drs. H. MAMAN JAMALUDIN ANGGOTA TATANG ANWAR ANSHORI

ANGGOTA DODO M. DARDA SEKRETARIS AAN ZANWAR BENDAHARA TATNG DANIL

USAHA SIMPAN PINJAM

ADMINISTRASI EKA PAJARWATI MARKETING HENI ROHANIAH KASIR SITI MARYAMAH ANGGOTA

Sumber : Koperasi Gema Lestari Awipari

Gambar III.1

Struktur Organisasi Koperasi Gema Lestari Kota Tasikmalaya Adapun fungsi dari masing-masing struktur organisasi diatas adalah : 1. Fungsi Pengawas

a. Bertugas melakukan Pengawasan dan Penmeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan , Pembukuan dan kebijaksaan Pengurus. b. Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan pemeriksa.

(4)

c. Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan dan harta kekayaan koperasi.

d. Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota. 2. Fungsi Ketua

a. Mengendalikan seluruh kegiatan koperasi

b. Memimpin, mnegkordinir , dan mengontrol jalannya aktivitas koperasi dan bagian- bagian yang ada di dalamnya

c. Menerima laporan koperasi atas kegiatan yang dikerjakan masing-masing divisi

d. Menandatangani surat penting

e. Memimpin rapat anggota tahunan dan melaporkan laporan pertanggung jawaban akhir tahun pada anggota

f. Mengambil keputusan atas hal-hal yang dianggap penting bagi kelancaran kegiatan koperasi

3. Fungsi Sekretaris

a. Membantu ketua dalam melaksanakan kerja

b. Menyelenggarakan kegiatan surat menyurat dan ketatausahaan koperasi c. Mencatat tentang kemajuan dan kelemahan yang terjadi pada koperasi d. Menyampaikan hal-hal yang penting kepada ketua

e. Membuat pendataan koperasi 4. Fungsi Bendahara

a. Merencanakan anngaran belanja dan pendapatan koperasi b. Memelihara semua harta

(5)

d. Melakukan Cash Opname yang ada dikasir 5. Fungsi Kasir

a. Membuat bukti keluar masuknya uang yang ada di koperasi b. Bertanggung jawab atas dana kas kecil

c. Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang d. Bertanggung jawab membuat laporan harian 6. Fungsi Marketing

a. Mencari nasabah yang ingin bergabung dengan koperasi 7. Fungsi Administrasi

a. Mengatur surat menyurat yang ada di koperasi b. Mengarsipkan dokumen-dokumen penting koperasi c. Memonitor kebutuhan koperasi

8. Fungsi Rapat Anggota

a. Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.

b. Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.

c. Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi. d. Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.

e. Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU)

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini merupakan proses pencairan kredit sistem yang berjalan yang dilakukan oleh Koperasi Gema Lestari Kelurahan Awipari :

(6)

1. Prosedur Pendaftaran Anggota

Calon anggota melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran dengan lengkap serta persyaratan yang dibutuhkan. Kemudian calon anggota menyerahkan formulir pendaftaran disertakan KTP dan KK pada wakil seretaris untuk dibuat arsip.

2. Prosedur Penyetoran Simpanan

Bagi Calon anggota yang telah menjadi anggota harus melakukan penyetoran simpanan berupa simpanan pokok dan wajib dengan mengisi slip setoran pada bendahara

3. Prosedur Pengajuan Pinjaman

Anggota yang telah memiliki simpanan bias melakukan proses pengajuan pinjaman dengan cara mengisi formulir pengajuan simpanan dengan dilengkapi persyaratan yang sesuai dengan ketentuan perusahaan yaitu Suarat Ajuan Pinjaman (SAP), kemudian formulir pengajuan diserahkan pada bendahara untuk ditindak lanjut

4. Prosedur Analisa Pengajuan Pinjaman

Berkas pengajuan pinjaman yang telah diisi dan dilengkapi kemudian ditindak lanjut oleh bendahara untuk di kaji kelayakan pinjaman yang di ajukan oleh anggota koperasi.

5. Prosedur Pembayaran Pinjaman

Setelah Pengajuan pinjaman berhasil di analisa kemudian bendahara melakukan proses akad pinjaman untuk pembayaran pinjaman yang akan diberikan ke pada pihak yang menerima pencairan berupa slip pembayaran. 6. Prosedur Pembuatan Laporan

Laporan dibuat oleh Bagian keuangan yang dicatat berdasarkan data-data yang terdapat dalam catatan peminjaman uang dalam kurun waktu Bulanan,. Setelah itu, laporan-laporan tersebut diserahkan kepada Kepala Koperasi

(7)

3.3. Use Case Diagram Pendaftaran Anggota Wk Sekretaris * * Anggota Penyetoran Simpanan Bendahara Pengajuan Pinjaman Analisa Pengajuan Pinjaman Pembayaran Pinjaman Laporan Ketua * * * * * * * * * * * * * * * * * * KTP, KK Slip Penarikan Slip Setoran SAP << in clu de_>> <_< in c_lu d_e >_> <<include>> << in_c lu_d e_> > -End1 * -End2 * Gambar III.2.

Use Case Diagram Prosedur Pengajuan Pinjaman

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Pendaftaran Anggota Use case name Prosedur Pendaftaran Anggota

Requirements Mendaftar dan mengisi formulior pendaftaran untuk

menjadi calon anggota baru

Goal Untuk proses pengajuan peminjaman yang dilakukan oleh calon anggota

Pre-Conditions Memberikan formulir

Post-conditions Mengisi formulir

Failed End condition Tidak dapat mengisi formulir

Actor Calan anggota dan Wak. Sekretaris

Main Flow/ Basic Path 1. Calon Anggota mendaftar pengajuan pinjaman

(8)

uang

3. Wakil Sekretaris menerima formulir pendaftaran pinjaman yang telah di isi

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Penyetoran Simpanan Use case name Prosedur Penyetoran Simpanan

Requirements Anggota menambahkan saldo simpanan pada bendahara

Goal Untuk menambahkan saldo simpanan

Pre-Conditions Saldo simpanan bertambah

Post-conditions Saldo simpanan berkurang

Failed End condition Saldo simpanan kosong

Actor Anggota dan Bendahara

Main Flow/ Basic Path 1. Anggota mengisi slip penyetoran

2. Anggota menyerahkan slip penyetoran ke pada bendahara

3. Bendahara menerima penyetoran anggota dan mencatat ke dalam buku besar

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Pengajuan Pinjaman Use case name Prosedur Pengajuan Pinjaman

Requirements Anggota mengajukan pinjaman dan mengisi formulir

pengajuan pinjaman

Goal Untuk proses pencairan uang

Pre-Conditions Melakukan Pengajuan Pinjaman

Post-conditions Mengisi formulir pengajuan pinjaman

Failed End condition Formulir pengajuan tidak boleh kosong

Main Flow/ Basic Path 1. Anggota melakukan proses pengajuan pinjaman

2. Anggota mengisi formalir pengajuan pinjaman 3. Anggota menyerahkan formulir pengajuan isian ke

(9)

pada bendahara

4. Bendahara menerima formulir pengajuan pinjaman anggota

5. Bendahara melakukan pengarsipan

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Analisa Penajuan Pinjaman Use case name Prosedur Analisa Pengajuan Pinjaman

Requirements Bendahara melakukan analisa kelayakan pinjaman

anggota

Goal Melakukan proses pencairan uang

Pre-Conditions Pinjaman diterima

Post-conditions Pinjaman ditolak

Failed End condition Pengajuan tidak dapat diproses

Actor Bendahara

Main Flow/ Basic Path 1. Bendahara membuat analisa kelayakan pinjaman

2. Bendahara mebuat laporan hasil analisa pinjaman 3. Bendahara membuat persetujuan

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Pembayaran Pinjaman Use case name Prosedur Pembayaran Pinjaman

Requirements Anggota melakukan pembayaran pinjaman ke pada

bendahara

Goal Membayar angsuran kredit

Pre-Conditions Transaksi pembayaran

Post-conditions Bukti pembayaran

Failed End condition Pembayaran tidak dapat di proses

Main Flow/ Basic Path 1. Anngota melakukan pembayaran pinjaman

2. Bendahara membuat slip untuk pembayaran

(10)

anggota

4. Bendahara membuat bukti pembayaran angsuran

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Untuk mengisi formulir pendaftaran Anggota Sumber : Calon Anggota

Tujuan : Wakil Sekretaris

Frekuensi : Setiap pihak yang akan menjadi anggota koprasi Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP) Fungsi : Data riwayat hidup

Sumber : Calon Anggota Tujuan : Wakil Sekretaris

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-2 3. Nama Dokumen : Kartu Keluarga (KK)

Fungsi : Data anggota keluarga Sumber : Calon Anggota Tujuan : Wakil Sekretaris

(11)

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-3 4. Nama Dokumen : Slip Penarikan

Fungsi : Untuk proses setoran simpanan Sumber : Calon Anggota

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-4

5. Nama Dokumen : Surat Ajuan Pinjaman (SAP) Fungsi : Untuk pengajuan pinjaman anggota Sumber : Calon Anggota

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-5 6. Nama Dokumen : Slip Penyetoran

Fungsi : Untuk pembayaran pinjaman anggota Sumber : Calon Anggota

(12)

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-6 7. Nama Dokumen : Simpanan

Fungsi : Untuk menyimpan uang Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Frekuensi : Setiap melakukan penyetoran atau penarikan simpanan

Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-7 8. Nama Dokumen : Pinjaman

Fungsi : Untuk proses peminjaman Sumber : Anggota

Tujuan : Bendahara

Frekuensi : Setiap melakukan pengajuan pinjaman Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-8 B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

(13)

Fungsi : Melakukan pencetakan laporan anggota, simpanan dan pinjaman

Sumber : Bendahara Tujuan : Ketua

Frekuensi : Setiap proses pencetakan laporan Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

3.5. Permasalahan Pokok

1. Belum ada sistem informasi yang mendukung peminjaman uang dalam

pembuatan laporan peminjaman uang yang masih manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laopran

2. Masih menggunakan dokumen tertulis dalam pencatatan datanya sehingga sering terjadinya kehilangan dokumen, kesalahan dalam perhitungan, kesulitan dalam pencarian data dan juga membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian datanya.

3. Peminjaman uang mempunyai jumlah uang yang berbeda sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama dalam pengerjaanya

3.6. Pemecahan Masalah

1. Sebaiknya sistem peminjaman uang yang dilakukan secara manual diperbaharui dan Merancang suatu Sistem Informasi Koperasi seperti pendaftaran, pembayaran secara terkomputerisasi sehingga tidak memakan waktu yang cukup lama

(14)

2. Memudahkan pengurus agar tidak kesulitan dalam mencari file dokumen anggota.

3. Membuat sebuah program peminjaman berbasis komputer. Agar data kinerja lebih akurat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan.