BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

BPJS Kesehatan bersama dengan BPJS Ketenagakerjaan yang sebelumnya bernama Jamsostek, adalah program Asuransi Kesehatan Nasional pemerintah yang diresmikan pada 31 Desember 2013. Untuk BPJS Kesehatan mulai beroperasi sejak 1 Januari 2014, sementara BPJS Ketenagakerjaan mulai beroperasi sejak 1 Juli 2014.

Sejarah BPJS Kesehatan mencakup 4 (empat) periode, yaitu :

1. 1968 - Pemerintah Indonesia menerbitkan Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 1 Tahun 1968 dengan membentuk Badan Penyelenggara Dana Pemeliharaan Kesehatan (BPDPK). Badan ini mengatur pemeliharaan kesehatan bagi pegawai negara (PNS) dan penerima pensiun beserta keluarganya.

2. 1984 – Pemerintah menerbitkan peraturan pemerintah Nomor 22 dan 23 Tahun 1984. BPDPK mengubah statusnya dari badan di Kementerian Kesehatan menjadi BUMN, yaitu Perum Husada Bhakti (PHB). Tugas PHB adalah menyediakan asuransi kesehatan untuk pegawai negeri sipil, pensiunan pegawai negeri sipil, veteran, perintis kemerdekaan, dan anggota keluarga.

3. 1992 – PHB berubah status menjadi PT Askes (Persero) melalui peraturan pemerintah Nomor 6 Tahun 1992. PT Askes (Persero) mulai menjangkau karyawan BUMN melalui Program Komersial Askes. Pada bulan Januari 2005, PT Askes (Persero) dipercaya oleh pemerintah untuk mengimplementasikan

(2)

4. Program Asuransi Kesehatan bagi Masyarakat Miskin (PJKMM). Program ini kemudian dikenal sebagai Program Askeskin, menargetkan 60 juta orang miskin serta kurang mampu yang akan dibiayai oleh pemerintah.

5. 2014 – Pada tanggal 1 Januari 2014, BPJS Kesehatan mulai resmi beroperasi. Ini dimulai pada 2004 ketika pemerintah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) dan menunjuk PT Askes (Persero) sebagai penyelenggara program jaminan sosial di sektor kesehatan. Sehingga PT Askes (Persero) berubah menjadi BPJS Kesehatan.

VISI dan MISI

Setiap perusahaan memiliki visi dan misi untuk mencapai suatu tujuannya, berikut adalah visi dan misi dari kantor BPJS Kesehatan :

VISI

Terwujudnya jaminan kesehatan yang berkualitas tanpa diskriminasi.

MISI

1. Memberikan layanan terbaik kepada peserta dan masyarakat.

2. Memperluas kepesertaan program jaminan kesehatan mencakup seluruh penduduk indonesia.

3. Bersama menjaga kesinambungan finansial program jaminan kesehatan.

(3)

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1. Struktur Organisasi Sumber : Dokumen Kantor BPJS Kesehatan

Fungsi (Job Description) : A. Kepala Cabang

1. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bawahannya.

2. Merencanakan dan mengamankan Sumber Daya Manusia (SDM), alat dan sarana fisik dalam unit kerja yang dipimpinnya

3. Melakukan kerjasama dengan unit kerja lain di perusahaan.

B. Ka. Bidang Perluasan Peserta dan Kepatuhan

1. Menjalankan kegiatan operasional dari bidang kepesertaan di BPJS Kesehatan 2. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait lainnya

3. Memberikan layanan dan total solusi kepada peserta

(4)

C. Ka. Bidang Kepesertaan dan Pelayanan Peserta

1. Melayani peserta secara langsung

2. Memberikan informasi dengan jelas dan lengkap kepada peserta 3. Melaksanakan tugas lainnya yang ditunjuk atasan

D. Ka. Bidang Penjaminan Manfaat Primer

1. Mengelola hubungan kemitraan dengan fasilittas kesehatan primer 2. Kegiatan sosialisasi dan edukasi ke faskes primer

3. Mengindikasi fraud and abuse terhadap PPK tingkat 1 E. Ka. Bidang Penjaminan Manfaat Rujukan

1. Mengelola hubungan kemitraan dengan fasilitas kesehatan rujukan 2. Kegiatan sosialisasi dan edukasi langsung ke faskes rujukan 3. Menganalisa kebutuhan fasilitas kesehatan tingkat lanjutan F. Ka. Bidnag Penagihan dan Keuangan

1. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang kas perusahaan 2. Membuat laporan harian kas dan membuat memorial berikut buktinya 3. Bertanggung jawab penggunaan cek, materai, perangko serta laporannya G. Ka. Bidang SDM, UMUM, dan Komunikasi Publik

1. Mengamati serta membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya 2. Mengarahkan para pegawai agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3. Menyelidiki dan melaporkan apabila terjadi kecelakaan pada salah satu karyawan untuk kepentingan asuransi

H. IT Help Desk

1. Mencatat, sampaikan, dan selesaikan masalah sesuai prosedur 2. Membuat laporan tertentu (rekapitulasi) penyelesaian masalah 3. Menangani beberapa akun pengguna atau member perusahaan

(5)

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Pendaftaran Peserta Autodebet

Peserta mendatangi kantor BPJS Kesehatan membawa persyaratan pendaftaran autodebet, lalu peserta mengisi formulir pendaftaran autodebet, setelah diterima oleh customer service, formulir tersebut di cek terlebih dahulu.

2. Prosedur Rekap Harian

Customer service merekap formulir autodebet tersebut dan diberikan kepada bagian penagihan dan keuangan. Setelah menerima formulir pendaftaran autodebet, bagian penagihan dan keuangan memonitoring berkas tersebut.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Bagian penagihan dan keuangan membuat laporan berita acara berdasarkan data dari customer service, lalu diserahkan kepada bank untuk proses penginputan.

(6)

3.3 Activity Diagram

Gambar III.2. Activity Diagram 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Formulir Pendaftaran Autodebet

Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Autodebet Sumber : Pihak BPJS Kesehatan

Fungsi : Kelengkapan Persyaratan

Frekuensi : Setiap Pihak yang akan Mengajukan Autodebet

Rangkap : 1

Tujuan : Bidang Pelayanan Bentuk : Cetakan Kertas

Mengisi Formulir Pendaftaran Rekening Autodebet

mulai

Melengkapi Persyaratan Pendaftaran

Mengecek Persyaratan Pendaftaran

Merekap Data Peserta Pendaftar Autodebet Menerima Persyaratan Pendaftaran Rekening Autodebet

Memonitoring Data Peserta Autodebet

Membuat Berkas Berita Acara Menerima Data Peserta Autodebet

Menerima Berkas Berita Acara

Menginput Peserta Pendaftar Autodebet selesai Bank Penagihan & Keuangan

Customer Serv ice Peserta

(7)

2. Kartu Keluarga

Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Sumber : Pihak yang mengajukan Autodebet Fungsi : Kelengkapan Persyaratan

Rangkap : 1

3. KTP

Nama Dokumen : KTP

Sumber : Pihak yang mengajukan Autodebet Fungsi : Kelengkapan Persyaratan

Rangkap : 1

4. Copy Buku Rekening Bank

Nama Dokumen : Copy Buku Rekening Bank

Sumber : Pihak yang mengajukan Autodebet

(8)

Fungsi : Kelengkapan Persyaratan

Rangkap : 1

3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Berkas Rekapan Peserta Autodebet

Nama Dokumen : Berkas Rekapan Peserta Autodebet Sumber : Pihak BPJS Kesehatan

Fungsi : Penyerahan Berkas Rekapan Peserta Autodebet Frekuensi : Setiap akan melakukan Penyerahan Berkas Rekapan

Rangkap : 1

Tujuan : Pihak Bank

Bentuk : Cetakan Kertas

2. Berkas Berita Acara

Nama Dokumen : Berkas Berita Acara Sumber : Pihak BPJS Kesehatan

Fungsi : Penyerahan Berkas Surat Kuasa

Frekuensi : Setiap akan melakukan Penyerahan Berkas Surat Kuasa

(9)

Rangkap : 1

Tujuan : Pihak Bank

Bentuk : Cetakan Kertas

3. Dokumen Serah Terima

Nama Dokumen : Dokumen Serah Terima

Sumber : Pihak Bank

Fungsi : Penyerahan Dokumen Serah Terima

Frekuensi : Setiap akan melakukan Penyerahan Dokumen

Rangkap : 1

Tujuan : Pihak BPJS Kesehatan Bentuk : Cetakan Kertas

3.6 Permasalahan Pokok

Setelah melakukan analisis terhadap Sistem Pendaftaran Peserta Autodebet pada BPJS Kesehatan KC Tasikmalaya, penyusun dapat menyimpulkan bahwa masih terdapat permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Salah satu kelemahan sistem yang sedang berjalan, diantaranya :

1. Proses pendaftaran peserta autodebet dilakukan dengan cara manual sehingga peserta harus kesana kemari dalam pengumpulan berkas pendaftaran dan peserta sering terjadi pulang pergi dalam proses pendaftaran peserta autodebet sehingga memerlukan waktu yang cukup lama.

(10)

2. Sering terjadi kesalahan berkas dalam proses pendaftaran peserta autodebet pada BPJS Kesehatan KC Tasikmalaya.

3. Kurangnya pengetahuan peserta mengenai prosedur pendaftaran peserta autodebet sehingga banyak peserta yang keliru pada saat pendaftaran.

3.7. Pemecahan Masalah

Melihat masalah yang terjadi diatas, penyusun mencoba memberikan solusi mengenai permasalahan tersebut, diantaranya :

1. Menggunakan sistem berbasis web, karena itu akan mempermudah peserta maupun pegawai untuk melakukan proses pendaftaran peserta autodebet.

2. Pihak BPJS Kesehatan terus menerus melakukan sosialisasi mengenai pentingnya asuransi kesehatan diri kepada masyarakat luas dan menjelaskan secara detail mengenai bagaimana prosedur pendaftaran peserta autodebet pada BPJS Kesehatan KC Tasikmalaya.

3. BPJS Kesehatan membuat sistem pendaftaran peserta autodebet secara online sehingga peserta tidak perlu pulang pergi ke kantor dalam proses pengumpulan berkas, jadi peserta hanya mengupload semua persyaratan secara online pada sistem yang sudah dibuat oleh BPJS Kesehatan tanpa harus datang ke kantor dan tidak perlu menunggu antrian panjang. Selain itu, waktu yang diperlukan sangat efektif.