BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan
Dalam tinjauan institusi ini berisi tentang sejarah institusi dan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam institusi.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Kantor DPPKB (Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana) berdiri pada Tahun 2006, atas dana dari Pemerintah Daerah. Kantor DPPKB berdiri diatas tanah milik pemerintah, sehingga status tanah dan bangunannya adalah hak guna pakai. Kantor DPPKB berada di Jl. Raya Pasiripis Desa Pasiripis Kecamatan Surade Kabupaten Sukabumi.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Menurut Robbins dan Coulter struktur organisasi dapat diartikan sebagai sebuah kerangka kerja formal, sebuah organisasi dengan menggunakan kerangka kerja itu dapat membagi-bagi tugas pekerjaan, dikelompokkan, serta
dikoordinasikan. Struktur organisasi adalah sebuah sistem yang harus dilaksanakan
oleh atasan atau manajer untuk menggerakkan dan mewujudkan sebuah tujuan. Struktur organisasi yang baik itu harus berusaha mewujudkan keserasian dan juga keharmonisan dalam bekerja. (Darwansyah, 2013).
Bentuk struktur organisasi di DPPKB Kecamatan Surade adalah sebagai berikut:
Sumber : Kantor Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kecamatan Surade.
Gambar III.1
Struktur Organisasi DPPKB Kecamatan Surade
Dalam struktur organisasi institusi masing-masing jabatan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya. Adapun tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. Pengawas Pelayanan KB
a. Merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan serta menetapkan kebijakan teknis;
b. Melaksanakan pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah;
c. Menyelenggarakan pembinaan dan pelaksanaan tugas;
d. Membina, mengkoordinasikan dan mengelola data dan informasi yang terkait dengan Keluarga Berencana;
e. Membina, mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan di bidang keluarga berencana dan Keluarga Sejahtera;
f. Membina, mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan di bidang Pergerakan Masyarakat;
g. Melakukan pembinaan terhadap kedisiplinan dan peningkatan kualitas sumber daya pegawai dalam lingkup Badan;
2. Kasubag TU
a. Menyusun daftar urut kepegawaian (DUK) dan daftar nomitaif;
b. Melaksanakan administrasi kepegawaian meliputi mutase, kepangkatan, penggajian dan pensiunan, cuti dan izin;
c. Memberikan pelayanan administrasi jabatan fungsional; d. Monitoring dan evaluasi atas kinerja bawahan;
e. Menyiapkan administrasi surat tugas dan perjalanan dinas kepegawaian; f. Menyusun dan memelihara tata waskat kepegawaian;
g. Melakukan penilaian kinerja bawahan;
h. Menyusun rencana formasi dan besetting pegawai;
i. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghargaan dan tanda jasa pegawai negeri sipil di lingkup dinas pengendalian penduduk dan keluarga berencana;
j. Melakukan pengarsipan naskah dinas, pengklasifikasi kajian dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar menurut jenisnya;
k. Mempersiapkan pelaksanaan rapat dinas;
l. Melakukan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku.
3. PKB
a. Pendekatan Tokoh Formal; b. Pendataan dan Pemetaan; c. Pendekatan Tokoh Informal; d. Pembentukan Kesepakatan; e. Pemantapan Kesepakatan; f. KIE kepada masyarakat; g. Pembentukan Group Pelopor; h. Pelayanan KB;
i. Pembinaan Peserta KB; dan
j. Evaluasi, Pencatatan dan Pelaporan. 4. PLKB
a. Perencanaan
Dalam perencanaan, tugas PLKB meliputi pengusaan potensi wilayah kerja yang di awali dengan pengumpulan data, analisa, serta penentuan prioritas sasaran sampai pada penyusunan rencana dan jadwal kegiatan.
b. Pengorganisasian
Dalam pengorganisasian, tugas PLKB adalah mengajak tenaga kader memberikan pelatihan dan orientasi untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kader, memfasilitasi dan memberikan kesempatan yang lebih besar kepada kader untuk berperan sampai dengan perkembangan kemitraan dan jaringan kerja dengan berbagai instansi dan lembaga sosial organisasi masyarakat LSOM yang ada.
c. Pelaksanaan
Tugas PLKB meliputi pelaksanaan berbagai kegiatan program baik yang bersifat pemberian informasi maupun pemberian pelayanan Program Keluarga Berencana-Kesehatan Reproduksi, Program Keluarga Sejahtera.
d. Pelaporan dan Evaluasi
Dalam hal pelaporan dan evaluasi, Tugas PLKB meliputi pencatat berbagai kegiatan sesuai dengan yang diharapkan dan penyelenggaran evaluasi secara berkala.
5. TPD
a. Melaksanakan KIE
1) Memberikan pemahaman tentang program KB sehingga meningkatnya partisipasi masyarakat
2) Mendapatkan calon Akseptor Baru 3) Terbentuknya BKB, BKL. BKR, BLK
4) Keluarga aktif dalam kegiatan BKB, BKL. BKR, BLK 5) Terbentuknya kelompok UPPKS dll
b. Melaksanakan/Membantu Kegiatan Pelayanan
1) Mempelajari data PUS yang telah dan yang belum ker KB 2) Melakukan konseling kepada PUS yang belum ber KB
3) Mendistribusikan Pil dan Kondom kepada Pos KB dan Sub Pos KB 4) Mendampingi calon akseptor ke tempat pelayanan
5) Melakukan kunjungan pasca pelayanan kepada AB baru IUD, MOW dan MOP
7) Membantu peserta KB yang mengalami komplikasi atau kegagalan untuk memperoleh layanan rujukan
8) Pembinaan IMP
9) Membahas secara teknis persiapan operasional KB dalam Lokmin atau dalam pertemuan tingkat desa
10) Membantu Pos KB dalam advokasi anggaran kepada pemerintah desa 11) Membantu melakukan KIE, pelayanan dan motivasi KB
c. Program PKBR
1) Mendata jumlah dan kondisi remaja desa binaan 2) Memberikan penjelasan/informasi tentang PIK Remaja 3) Mengajak remaja untuk mengikuti kegiatan di PIK remaja 4) Mengupayakan pembentukan PIK remaja di desa binaan
d. Program ketahanan/Bina Keluarga
1) Membantu para kader untuk melakukan penyuluhan dan motivasi kepada sasaran KIE Bina Keluarga
2) Mendata jumlah sasaran (BKB, BKR dan BKL) 3) Memberikan informasi mengenai Tribina
4) Membentuk kelompok Tribina dan program pembinaannya
e. Pengembangan Ekonomi keluarga
1) Mendata jumlah sasaran kelompok UPPKS 2) Memberikan informasi tentang UPPKS
3) Membentuk kelompok UPPKS
4) Melakukan pembinaan terhadap kelompok UPPKS yang baru dan lama f. Pencatatan dan Pelaporan
2) Pendataan/Perapihan R1 PUS
3) Membantu pencatatan laporan Klinik dan BPS 4) Pendataan R1 KS melalui MDK
6. Operator
a. Melakukan pemeriksaan keliling dan pemeriksaan sebelum alat di hidupkan. b. Melakukan pemeriksaan dan pengisian bahan bakar, oli pelumas dan fluid
lainnya.
c. Melaporkan temuan kerusakan pada alat kepada pengawas lapangan.
d. Mengoperasikan alat dengan aman dan produktif sehingga peralatan menjadi tidak cepat rusak sehingga jangka waktu pemakaian peralatan akan lebih lama. e. Menempatkan peralatan dengan aman diarea yang telah di tentukan.
f. Mengikuti peraturan mematikan mesin dengan baik.
g. Memastikan bahwa peralatan dirawat sesuai dengan jadwal. h. Memastikan kebersihan alat selalu terjaga.
3.2. Proses Bisnis Sistem
3.2.1. Proses Input
Proses input pada DPPKB dalam pendaftaran Program KB diperlukan beberapa tahapan, yaitu:
1. Proses Pendaftaran Calon Anggota
Bagian Operator akan menyediakan formulir pendaftaran yang diberikan kepada para Petugas TPD yang melayani KB guna untuk dibagikan kepada para calon anggota KB. Lalu para calon anggota KB akan mengisi formulir pendaftaran tersebut, dan menyerahkan kembali kepada para Petugas TPD.
2. Proses Pendataan Calon Anggota KB
Pada proses ini para Petugas TPD KB akan mendata para calon anggota yang telah mendaftarkan diri untuk pemasangan ataupun pencabutan alat kontrasepsi KB. Calon anggota memberikan Fotocopy KTP sebagai syarat pendaftaran.
3. Proses Penjadwalan Pelayanan KB
Setelah data dan formulir terkumpul, para Petugas TPD KB akan berkoordinasi dengan bidan atau puskesmas setempat untuk jadwal dilakukannya pelayanan KB. Jika sudah ada jadwalnya, Petugas TPD KB akan memberikan info jadwal pelayanan kepada para calon anggota.
3.2.2. Proses Output
1. Proses Pembuatan Laporan
Pada proses ini bagian operator akan membuat laporan Pendaftaran Program KB, jika datanya sudah lengkap maka akan diserahkan kepada Pengawas dimana nantinya akan dilihat dan jika ada data yang kurang lengkap maka akan melakukan pengecekan kembali.
3.2.3. Activity Diagram Sistem Berjalan
Gambar III.2
Activity Digram Sistem Berjalan
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan. Spesifikasi sistem pelayanan KB kepada calon anggota di DPPKB Kec. Surade adalah :
3.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari sistem pendaftaran. Bentuk dokumen masukan pada DPPKB Kec. Surade adalah sebagai berikut :
1. Persyaratan
Nama Dokumen : Fotocopy KTP
Fungsi : Sebagai syarat mendaftar pelayanan KB
Sumber : Akseptor
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
2. Formulir Pendaftaran
Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran
Fungsi : Sebagai alat identitas diri dan mendaftarkan diri
Sumber : Operator
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
3.3.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kartu Anggota
Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Sebagai kartu tanda peserta KB
Sumber : Petugas TPD
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
2. Laporan Pendaftaran
Nama Dokumen : Laporan Pendaftaran
Fungsi : Berisi data akseptor KB
Sumber : Operator
Frekuensi : Setiap bulan
Media : Kertas
