27 3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
P.O Warga Baru adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa angkut antar kota untuk melayani perjalanan penumpang baik penumpangan perorangan ataupun kelompok. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1960, sudah hampir 59 tahun P.O warga baru telah melayani masyarakat indonesia, baik di daerah maupun di perkotaan, mengantarakan penumpang ketujuannya baik yang dekat maupun yang jauh dengan sebaik mungkin.
P.O warga baru telah menjadi perusahaan jasa angkut yang lebih baik dan lebih dewasa dalam melayani penumpang dan mengalami perjalanan panjang sampai dengan saat ini. Jumlah bus pada awal berdirinya perusahaan ini pun tidak banyak yang awalnya hanya 20 unit saja dan kini di kembangkan oleh sang pemilik yaitu bapak Gunawan dengan ketekunan beliau, sedangkan pada saat ini bus P.O warga baru sudah memiliki total 200 unit bus.
Pada tahun 1995 P.O warga baru telah mulai melayani jasa angkutan karyawan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar dan pada tahun 2009 P.O warga warga baru mulai melayani jasa angkut ke tempat-tempat wisata ataupun tour travel.
A. Visi P.O Warga Baru
Menjadi perusahaan jasa angkut perorangan dan kelompok terbaik yang ada di indonesia.
B. Misi P.O Warga Baru
1. menyediakan sopir-sopir yang ahli dan berpengalaman.
2. menyediakan fasilitas lengkap seperti AC, Televisi pada armada 3. Menyediakan armada yang sesuai standar
4. Memberikan pelayanan yang baik pada penumpang 3.1.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan satu hal yang penting dalam sebuah organisasi perusahaan demi berjalannya perusahaan, Karena dalam struktur organisasi terdapat orang-orang yang mempunyai tugass masing-masing dalam menjalankan
perusahaan, berikut adalah struktur organisasi P.O warga baru :
Sumber P.O Warga Baru (2019)
Gambar III.1. Struktur Organisasi SUPERVISOR
Bagian Teknik Bagian operasional Bagian keuangan
Mekanik Kasir
Sopir
Fungsi Organisasi :
1. Supervisor
Supervisor adalah pengawas dari suatu halte P.O warga baru dimana supervisor
akan mengawasi seluruh jalannya usaha di tempat tersebut, dia bertanggung jawab atas bagian keuangan, bagian operasional dan bagian teknik yang ada di tempat tersebut.
2. Bagian mekanik
Bagian mekanik adalah bagian yang bertugas untuk mengurusi perawatan dan perbaikan armada yang ada di perusahaan, seperti perbaikan armada yang rusak ataupun perawatan armada yang ada.
3. Mekanik
Mekanik adalah orang yang bertugas untuk mengurusi perawatan dan perbaikan armada yang ada di perusahaan, seperti perbaikan armada yang rusak ataupun perawatan armada yang ada.
4. Bagian keuangan
Bagian keuangan adalah bagian yang mengurusi seluruh keuangan yang ada di perusahaan, mulai pendapatan perusahaan, pengeluaraan perusahaan, baik penggajian ataupun pembelian alat-alat keperluan perusahaan dan yang menghitung untung ruginya perusahaan.
5. Kasir
Kasir bertugas untuk menerima pemasukan perusahaan dari penumpang melalui kondektur, dia akan mencatat pemasukan seluruh pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
6. Bagian oprasional
Bagian oprasional adalah bagian yang mengurusi atau mempunyai tanggung jawab pada berjalannya perusahaan baik dan bagian yang mengontrolnya sopir, kondektur dan controller.
7. Sopir
Sopir adalah orang yang bertugas membawa atau menjalankan bus dengan baik, mulai dari halte, rest area sampai tempat tujuan.
8. Kondektur
Kondektur adalah orang yang bertugas mengawal atau menjaga jalannya bus mulai dari halte sampai tempat tujuan dan juga bertugas untuk menarik tiket/ ongkos perjalanan dari penumpang yang naik.
9. controller
controller berposisi di sebuah rest area jalan tol yang berada di tengah dari rute
perjalanan bus P.O warga baru, mereka bertugas untuk mendata bus yang masuk dan mendata jumlah penumpang yang ada di dalam bus.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Dalam sistem berjalan pada P.O warga baru terdapat beberapa prosedur dalam hal penjualan tiket atau mengantarkan penumpang ke tempat tujuannya diantaranya :
1. Prosedur Pendataan Kondektur
Pada saat bus akan melakukan perjalan kondektur akan membawa lembar SPJ (Surat Perintah Jalan), yang mana mengharuskan kondektur untuk melakukan pendataan pada 2 hal yaitu :
b. kedua adalah menarik ongkos dari penumpang yang ada di dalam bus, Setelah itu datanya di simpan dalam SPJ, setelah itu SPJ akan di cek dan didata kembali oleh controller ditengah perjalanan dan akan diberi paraf, setelah dicek oleh controller dan bus sudah selesai melakukan perjalanan SPJ akan dilaporkan ke kasir oleh kondektur beserta penyetoran uang dari ongkos penumpang yang dibawa oleh bus tersebut ke bagian kasir.
2. Prosedur Kontrol Bus
Bus akan berhenti di rest area yang berada di tengah rute perjalanan, setelah itu controller akan mendata bus yang masuk dan menghitung jumlah penumpang
yang ada di dalam bus, setelah itu datanya akan disimpan di dalam kolom konrol bus yang ada di dalam SPJ dan diberi paraf tanda sudah dicek kembali oleh controller, setelah itu datanya akan simpan atau dicatat kembali di lembar rekap kontrol, dan lembar rekap kontrol akan dilaporkan kepada supervisior P.O warga baru.
3. Prosedur Pengecekan Dan Laporan Supervisor
Supervisor akan mendapatkan data rekap Kontrol dari controller dan supervisor
juga akan meminta data SPJ dari kasir, jika data sesuai supervisor akan membuat laporan pendapatan bulanan kepada direktur perusahaan, jika data berbeda akan dipertanyakan kepada controller dan kondektur dengan kemungkinan sangsi/denda kepada yang lalai atau melanggar peraturan perusahaan.
3.3. Use Case Diagram
Berikut ini adalah diagram use case yang menggambarkan proses utama dari sistem yang sedang berjalan :
Gambar III.2.
1. Prosedur Pendataan Kondektur
Tabel III.1.
Prosedur Pendataan Kondektur
Use case name Prosedur Pendataan Kondektur
Requirements Kondektur melihat penumpang yang menaiki bus di halte bus
Goal Kondektur mendata jumlah penumpang dan total
pedapatan di SPJ.
Pre-condition Kondektur mengecek penumpang yang naik dari halte bus
Post condition Kondektur mendapatkan ongkos dan data total jumlah penumpang yang naik
Failed end conditions Tidak ada penumpang yang naik
Primary Actors Kondektur
Main Flow / Basic Path 1. Kondektur menarik/meminta bayaran sesuai tarif kepada penumpang
2. Kondektur mendata total jumlah penumpang dan jumlah total uang dari ongkos penumpang di SPJ.
3. Kondektur melaporkan SPJ dan pendapatan kepada bagian kasir.
2. Deskripsi Prosedur Kontrol Bus
Tabel III.2.
Deskripsi Prosedur Kontrol Bus
Use case name Prosedur Kontrol Bus
Requirements Controller mengecek jumlah penumpang di dalam
bus
Goal Controller mendata bus dan jumlah penumpang
kedalam SPJ dan diberi paraf
Pre-condition Controller mengecek bus dan jumlah
penumpangnya
Post condition Controller membuat laporan rekap kontrol
Failed end conditions Bus tidak membawa penumpang
Primary Actors Controller
Main Flow / Basic Path 1. Controller mendata bus dan jumlah penumpang ke dalam SPJ dan diberi paraf
2. Controller membuat laporan rekap kontrol 3. Controller menyerahkan laporannya kepada
3. Deskripsi Prosedur Pengecekan Dan Laporan Supervisor Tabel III.3.
Prosedur Pembuatan Laporan
Use case name Pengecekan dan laporan supervisor
Requirements Supervisor mengecek laporan rekap kontrol dan
SPJ
Goal Supervisor mengecek kesesuaian antara rekap
kontrol dan SPJ dan membuat laporan bulanan Pre-condition Kondektur dan controller membuat laporan yang
akan di terima supervisor
Post condition Supervisor membuat laporan bulanan kepada
direktur
Failed end conditions Data rekap kontrol dan SPJ tidak sesuai
Primary Actors Supervisor
Main Flow / Basic Path 1. Supervisor mengecek kesesuain antara rekap kontrol dan data SPJ
2. Jika sesuai supervisor membuat laporan bulanan kepada direktur
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari sistem pengolahan pemesanan tiket pada P.O warga baru dan bentuk dokumen masukan tersebut sebagai berikut :
A. Dokumen Masukan
1. Nama : Rekap Kontrol Fungsi : Rekapitulasi dari SPJ Sumber : Controller
Tujuan : Supervisor Media : Kertas
Jumlah : 2 (dua) Rangkap
a. Rangkap pertama untuk arsip controller b. Rangkap kedua untuk Supervisor Frekuensi : Setiap shift
Bentuk : Lampiran A1 3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
A. Dokumen Keluaran
1. Nama : SPJ (Surat Perintah Jalan) Fungsi : Data perjalanan bus Sumber : Kondektur
Tujuan : Kasir Media : Kertas
Jumlah : Satu Rangkap
Frekuensi : Setiap perjalanan bus Bentuk : Lampiran B1
3.6. Permasalahan Pokok
Setiap penulis mempelajari dan menganalisa sistem berjalan pada pemesanan tiket khususnya di P.O warga baru. Ada beberapa hal yang menjadi permasalahan dalam sistem tersebut, antara lain :
1. Pada sistem pengolahan pemesanan tiket pada P.O warga baru yang sekarang dijalankan sering terjadi laporan rekap kontrol/SPJ yang hilang saat di kasir atau juga rusak dan tidak terbaca.
2. Dengan tidak diterapkannya penggunaan tiket, penumpang harus melakukan pembayaran di tengah perjalanan dan itu bisa memancing tindakan kejahatan. 3. Pendapatan perusahaan hanya terpaku pada SPJ, jika ada penumpang yang naik di halte da turun sebelum tol, data atau ongkos penumpang tersebut tidak akan masuk ke pendapatan perusahaan.
3.7. Pemecahan Masalah
Dari analisa diatas, maka penulis mencoba memberikan usulan alternatif permasalahan umum pada sistem yang ada yaitu sebagai berikut:
1. Dibangunnya sistem penyimpanan data rekap kontrol data SPJ yang sudah terkomputerisasi berbasis dekstop yang bisa menyimpan data lebih aman dan cepaat saat akan dilakukan pencarian data.
2. Menerapkan sistem tiket pada P.O warga baru
3. Pembuatan laporan penjualan tiket untuk laporan tambahan pendapatan perusahaan.
