BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan dan toko-toko penjualan alat tulis kantor pada saat ini maka perlukan suatu sistem atau strategi sehingga usaha yang dikelola dapat bersaing dengan perusahaan-perusahan dan toko- toko penjualan lain. Tinjauan perusahaan yang akan dijelaskan dalam penelitian ini adalah mengenai sejarah dan struktur organisasi pada Toko Aditya agar bisa menjadi perusahaan yang modern dalam hal penjualan dan pemesanan alat tulis kantor, dimana para pembelinya tidak hanya pelanggan-pelanggan tetap saja.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Toko Aditya adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam alat tulis kantor. Toko tersebut pertama didirikan pada tahun 2009. Berawal dari dukungan keluarga maka didirikanlah usaha penjualan Alat Tulis Kantor tersebut, toko ini cepat berkembang, dengan jangka waktu dua bulan toko tersebut telah memiliki cabang. Saat ini penjualan di Karawang masih ketinggalan zaman dengan model-model yang terbaru yang ada di Jakarta.

Maksud didirikannya toko tersebut adalah untuk mempermudah para pembeli memperoleh kebutuhan alat tulis kantor yang yang terjangkau dan berkualitas.

Hingga kini Toko Aditya telah memiliki 2s orang karyawan yang aktif, dan menyediakan berbagai macam alat tulis kantor terbaru diantaranya: kertas, pensil ,ballpoint dan keperluan alat tulis kantor lainnya.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada setiap perusahaan unit usaha memiliki struktur organisasi untuk mengendalikan jalannya perusahaan dengan baik agar segala wewenang dan tanggung jawab bagi setiap pribadi yang terlibat dalam perusahaan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap pribadi mendapatkan ruang lingkup pekerjaan yang jelas. Sehingga dengan demikian,

21

(2)

terjalinlah suatu kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Berikut ini adalah bagian-bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada Toko Aditya dengan menggunakan masing-masing fungsinya :

Sumber: Papan informasi Toko Aditya Gambar III.1 Struktur Organisasi Toko Aditya

Adapun fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi sesuai dengan uraian tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Pemilik

Tugas dari pemilik adalah :

a) Memeriksa laporan data stok barang, serta data transaksi.

b) Melakukan pengecekan kegiatan-kegiatan kasir.

c) Survei barang Alat Tulis Kantor terbaru serta membeli Alat Tulis Kantor.

2. Administrasi/Kasir

Tugas dari administrasi/kasir adalah :

a) Mengolah dan memperbarui data barang.

b) Mengolah dan memperbarui data transaksi.

c) Membuat laporan data stok barang, data barang, data harian dan data bulanan.

3. Pelayan

Tugas dari pelayan adalah :

a) Melayani pembeli untuk membeli barang serta melakukan transaksi jika kasir tidak ada.

b) Menjaga barang dan memperhatikan barang-barang yang ada pada display selalu terjaga stoknya.

PEMILIK TOKO

ADMINISTRASI

PELAYAN TOKO

(3)

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan yang terjadi di Toko Aditya meliputi:

1. Prosedur Pemesanan Barang

Cara yang dapat dilakukan konsumen dalam berbelanja di Toko Aditya. Yaitu, konsumen datang langsung ke Toko Aditya dan memilih barang apa saja yang ingin dibeli. Jika berminat, maka akan memesan barang yang diinginkan.

Pelayan toko akan menerima pesan tersebut dan mengemas barang sesuai keinginan pembeli dan pelayan toko membuat nota pembelian, selanjutnya diserahkan kepada pembeli untuk bayar ke kasir.

2. Prosedur Pembayaran

Konsumen datang langsung ke Toko Aditya dan berbelanja maka konsumen akan membayar kepada kasir berdasarkan nota pembelian. Kasir akan menerima pembayarannya dan mencatat nota pembelian untuk penyimpanan di arsip, jika sudah dibayar maka Kasir akan memberi cap toko pada nota dan sebagai tanda bahwa barang tersebut sudah dibayar.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada akhir bulan, Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan faktur penjualan dan juga akan membuat laporan pembelian bulanan sebagai laporan barang yang telah dibeli berdasarkan kuitansi pembelian yang diarsip untuk diserahkan ke Pemilik Toko.

(4)

3.3.Use Case Diagram

Adapun bentuk-bentuk activity diagram yang berjalan di Toko Aditya sebagai berikut:

1. Use Case Diagram Pemesanan Barang

Gambar III.2 Use Case Diagram Pemesanan Barang

Tabel 3.1 Deskripsi Use Case Diagram Pemesanan Barang Use Case

Name

Pemesanan Barang

Requirements Pembeli memesan barang Goal Pembeli menerima nota Pre-

Conditions

Pembeli memilih barang

Post- Conditions

Barang tidak ada / habis stok di toko

Failed end Condition

Pembeli tidak dapat memesan barang

Actors Pembeli , Pelayan Toko Main Flow/

Basic Path

1. Pembeli memilih barang 2. Pembeli memesan barang

3. Pelayan toko memberikan nota kepada pembeli Alternate

Flow/Invariant A

A1. Pembeli memesan barang <= Barang habis stok

Invariant B B1. Pembeli memilih barang

(5)

B2. Pembeli memesan barang

B3. Pelayan toko tidak memberikan nota karena barang habis

2. Use Case Diagram Pembelian Barang s

Gambar III.3 Use Case Diagram Pembelian Barang Tabel 3.2 Deskripsi Use Case Diagram Pembelian Barang Use Case

Name

Menyerahkan Nota

Requirements Pembeli menyerahkan nota

Goal Pembeli menerima pesanan barang Pre-

Conditions

Pembeli memilih barang

Pembeli tidak menyerahkan nota

Pembeli tidak dapat membayar

Actors Pembeli , Kasir Main Flow/

Basic Path

1. Pembeli menyerahkan nota 2. Pembeli melakukan pembayaran

3. Pelayan toko memberikan barang yang dipesan Alternate A1. Pembeli memberikan nota <= pembeli tidak dapat

(6)

Flow/Invariant A

membayar

Invariant B B1. Pembeli menyerahkan nota B2. Pembeli melakukan pembayaran B3. Kasir tidak melayani pembayaran

3. Use Case Diagram Pembuatan Laporan

Gambar III.4 Use Case Diagram Pembuatan Laporan Tabel 3.3 Deskripsi Use Case Diagram Pembuatan Laporan Use Case

Name

Pembuatan Laporan

Requirements Laporan penjualan dari kasir

Goal Pemilik toko mendapat laporan penjualan Pre-

Conditions

Kasir tidak membuat laporan penjualan

Laporan penjualan hilang

Kasir tidak membuat laporan penjualan

Actors Kasir , Pemilik toko Main Flow/

Basic Path

1. Kasir membuat laporan penjualan 2. Kasir Menyerahkan laporan penjualan 3. Pemilik toko menerima laporan penjualan Alternate

Flow/Invariant A

A1. Kasir membuat laporan penjualan <= Laporan penjualan tidak sesuai dengan data

Invariant B B1. Kasir menyerahkan laporan penjualan B2. Laporan penjualan tidak sesuai dengan data B3. Kasir membuat ulang laporan penjualan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi dokumen sistem berjalan ini, dibahas mengenai bentuk-bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi tersebut adalah sebagai berikut:

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi rancangan bentuk dokumen masukan pada sistem penjualan merupakan bentuk dokumen yang masuk ke sebuah sistem yang berasal dari

(7)

lingkungan itu sendiri yang akan diolah dalam suatu proses untuk menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan.

Dokumen masukan pada sistem penjualan pada Toko Aditya adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen Fungsi

Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Nota pembayaran : Bukti Pembelian Barang : Pelayan Toko

: Pembeli : Kertas : Satu Lembar

: Setiap ada pemesanan barang dari pembeli : Lampiran A-1

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan suatu bentuk dokumen yang dikeluarkan pada bagian-bagian tertentu dalam suatu proses. Dokumen keluaran pada sistem dokumen berjalan penjualan pada Toko Aditya adalah sebagai berikut:

: Nota Pemesanan

: Bukti Pemesanan Barang : Pelaya toko

: Pembeli : Kertas : Dua Lembar

: Setiap ada pemesanan barang : Lampiran B-1

(8)

: Laporan Penjualan

: Untuk mengetahui laporan penjualan bulanan : Administrasi

: Pemilik Toko : Kertas

: 2

: Setiap bulan : Lampiran B-2

3.5. Permasalahan Pokok

Sistem pemesanan yang masih manual pada Toko Aditya sangat berpengaruh terhadap daya tarik dari pelayanan yang sudah dipublikasikan, oleh karena itu perlunya dilakukan langkah-langkah seperti menjaga tingkat kualitas fasilitas, serta menjaga kualitas pelayanan. Proses penjualan Alat Tulis Kantor yang sudah berjalan pada Toko Aditya masih menggunakan sistem manual, yaitu customer harus datang langsung ke Toko untuk memesan Alat Tulis Kantor yang

diinginkan. Masalah yang ada pada sistem pemesanan pada Toko Aditya yaitu customer harus datang langsung ke toko, sehingga terbatasnya waktu dan tempat

untuk pemesanan.

Toko Aditya yang sedang berkembang saat ini ingin meluaskan dan membesarkan usaha yang berada di Karawang. Maka untuk itu diperlukan sarana untuk memberikan informasi yang lengkap tentang gambaran umum pelayanan dan fasilitas toko. Saat ini media informasi yang digunakan masih bersifat tradisional dan juga membutuhkan biaya yang sangat mahal.

3.6. Pemecahan Masalah

Adapun alternatif dari permasalahan pada Toko Aditya adalah dengan membuat Sistem informasi penjualan Alat Tulis Kantor secara online. Selain itu data-data pemesan akan disimpan kedalam database agar keamanan datanya bisa terjaga.

Demikian dibutuhkan suatu situs web untuk pengenalan segala macam informasi yang berkaitan Alat Tulis Kantor. Dengan situs web ini diharapkan

(9)

masyarakat dapat mengenal profil Toko Aditya yang kini semakin berkembang dimasa yang akan datang, diperlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Pastikan halaman Administrator di mulai dengan Form Login.

2. Gunakan format data untuk Username dan Password.

3. Hendaknya Username dan Password hanya diketahui oleh para karyawan.

4. Pastikan file yang tidak boleh diakses tidak dapat di panggil secara langsung.

Apabila seorang pengunjung memiliki kritik atau saran dapat langsung mengisi form pada halaman buku tamu sehingga administrator dari Toko Aditya dapat selalu mengembangkan usahanya.