26
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Perusahaan yang besar dan telah berdiri lama biasanya menggunakan sistem akuntansi yang sudah komputerisasi, sedangkan pada perusahaan-perusahaan berskala kecil biasanya pencatatan akuntansinya masih menggunakan sistem manual. Di dalam sistem manual setiap transaksi yang terjadi akan dicatat di dalam buku dan diarsipkan. Dokumen-dokumen akan disimpan dalam arsip dan diberi tanda untuk memudahkan. Setiap unit dalam perusahaan akan menyadari diperlukannya suatu sistem yang baik untuk menangani dokumen-dokumen tersebut.
Penjualan merupakan sumber daya yang ikut membantu dalam likuiditas perusahaan, sehingga perusahaan memberikan perhatian yang cukup besar terhadap penjualan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, bila order pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa kepada pelanggan untuk jangka waktu tertentu maka dalam hal ini perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Sistem berjalan yang akan dibahas adalah tentang sistem penjualan mobil bekas secara kredit pada Purnama Mobil. Proses penjualan pada Purnama Mobil masih dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan program aplikasi komputer. Penggunaan sistem komputerisasi dalam sistem penjualan ini akan menghindari kesalahan dalam pencatatan dan penyimpanan data serta dapat mempercepat proses pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Purnama Mobil merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan mobil bekas secara tunai atau kredit. Penjualan mobil bekas merupakan salah satu usaha yang sedang diminati banyak orang saat ini. Mobil-mobil yang dijual pada Purnama Mobil terdiri dari berbagai tipe mobil, seperti tipe hatch back, small sedan, medium sedan, large sedan, serta extra large sedan.
Berdasarkan tipe mobil tersebut ada beberapa merk mobil yang paling laku terjual, seperti merk Toyota, Honda, Suzuki, Mazda, Nissan, Mercy dan Ford.
Purnama Mobil awalnya merupakan usaha jual mobil kecil-kecilan yang hanya dikelola oleh satu orang. Seiring dengan banyaknya permintaan dan penawaran terhadap penjualan mobil bekas, maka usaha jual mobil ini menjadi lebih besar sehingga perusahaan tersebut harus menambah jumlah pekerjanya.
Dalam struktur organisasi perusahaan Purnama Mobil, terdapat bagian-bagian yang memiliki tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.
Dalam tinjauan perusahaan ini, penulis akan menjelaskan secara rinci tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi pada Purnama Mobil.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Purnama Mobil didirikan oleh H. Agussagani Diah Purnama pada tahun 2007. Pada awal pendiriannya, perusahaan ini masih menyewa sebuah ruko yang beralamat di Jl. Raya Pondok Cabe No. 107H Komp. Ruko Romeo Plaza, Pamulang, Tangerang, telp. 021-70618320, fax. 021-71213488. Dengan adanya perkembangan dalam usaha yang dijalani, ruko yang disewa tersebut telah menjadi milik Bapak Agussagani pada tahun 2013 dan sudah mempunyai Nomor IUP 503.1/0021/30-03/PM/I/2013.
Purnama Mobil memiliki nama lain di awal pendiriannya yaitu CV. Berkah Maju Bersama. dikarenakan perusahaan tersebut lebih berpusat pada penjualan mobil, maka nama usaha tersebut lebih dikenal dengan sebutan Purnama Mobil.
Banyaknya permintaan dan penawaran mobil bekas yang terjadi, perusahaan jual mobil bekas tersebut mengalami perkembangan usaha.
Pada akhir tahun 2016, Purnama Mobil menambah cabang usahanya yang berlokasi di Jalan Cinere Raya RT 003 RW 008 No. 124, Cinere, Depok, 16514.
Setelah peresmian kantor cabang tersebut, Bapak Agussagani merekrut Bapak Argista yang merupakan adik kandungnya sebagai manajer di kantor pusat.
Sekarang ini Bapak Agussagani mengelola usaha jual mobil bekas di kantor cabang.
Purnama Mobil mempunyai 6 orang karyawan yang terdiri dari beberapa bagian yaitu bagian penjualan, bagian umum dan teknisi. Karyawan tersebut dibagi dengan 3 orang untuk kantor pusat dan 3 orang untuk kantor cabang.
Purnama Mobil memusatkan layanan penjualannya pada penyediaan mobil bekas dengan kualitas dan harga yang lebih terjangkau. Untuk penjualan secara kredit Purnama Mobil telah bekerja sama dengan pihak leasing seperti OTO Finance Mobil, BCA Finance, dan ACC Finance.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu
dengan kegiatan yang lainnya, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya saling lempar tanggung jawab antar anggota organisasi.
Adapun struktur organisasi pada Purnama Mobil adalah sebagai berikut:
Sumber: Purnama Mobil
Gambar III.1
Struktur Organisasi Purnama Mobil
Berikut ini akan dijelaskan mengenai tugas dan fungsi dari struktur organisasi pada Purnama Mobil adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan
a. Memimpin pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan dalam perusahaan.
b. Merencanakan dan mengatur prosedur yang akan diterapkan pada perusahaan.
c. Menentukan harga mobil dan memberi persetujuan atas tiap-tiap penjualan mobil.
d. Mengawasi kinerja karyawan.
e. Menerima laporan penjualan.
2. Bagian Penjualan
a. Memasarkan mobil yang akan dijual dengan memasang iklan.
b. Melaporkan persediaan stock mobil yang ada di showroom.
c. Mengatur dan mencatat segala proses transaksi.
d. Membuat laporan penjualan setiap bulan.
e. Membuat surat keterangan tanda terima kendaraan.
3. Bagian Umum
a. Membantu dalam pemeliharaan mobil yang berada di showroom.
b. Membersihkan ruangan showroom.
c. Mengantarkan mobil jika customer menginginkan untuk diantar.
4. Teknisi
a. Memeriksa kondisi fisik mobil yang ada di showroom mulai dari pengecekan mesin, pembersihan mesin dan lainnya.
b. Memberikan pelayanan jasa servis mobil kepada pelanggan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada showroom.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Pada proses ini, customer melakukan pemesanan mobil ke bagian penjualan, lalu bagian penjualan akan mengkonfirmasi pesanan customer ke pimpinan.
Setelah pesanan disetujui, bagian penjualan memberikan kertas rincian kredit mobil (3 rangkap) yang harus di tanda tangani customer. Kemudian customer menyerahkan acc rincian kredit beserta fotokopi KTP dan uang muka awal ke bagian penjualan. Rincian kredit yang telah ditanda tangani oleh customer diserahkan ke pihak leasing oleh bagian penjualan, kemudian pihak leasing akan melakukan survei ke tempat customer untuk menjelaskan prosedur serta aplikasi data pengajuan kredit yang harus disiapkan. Setelah aplikasi data pengajuan kredit
customer memenuhi syarat selanjutnya proses verifikasi data customer oleh pihak leasing. Kemudian pihak leasing memberikan kabar approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) diberikan ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengarsipkan PO tersebut. Berdasarkan PO yang telah dikeluarkan pihak leasing, customer bisa langsung melunasi pembayaran uang muka ke bagian penjualan, kemudian bagian penjualan membuat kwitansi (2 rangkap). Lembar pertama diberikan ke customer dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan berdasarkan kwitansi pembayaran mengeluarkan Tanda Terima Kendaraan (TTK) dua rangkap, lembar pertama diberikan ke customer dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian penjualan. Pada akhir bulan bagian penjualan akan membuat laporan penjualan bulanan yang nantinya laporan penjualan tersebut diberikan kepada pimpinan.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
3.4.1. Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan terdapat dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
a. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP) Fungsi : Sebagai identitas dari customer
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Penjualan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pembelian Format : Lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Purchase Order (PO)
Fungsi : Sebagai tanda approve data customer Sumber : Pihak Leasing
Tujuan : Bagian Penjualan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi persetujuan pengajuan kredit Format : Lampiran A.2
c. Nama Dokumen : Rincian Kredit
Fungsi : Sebagai keterangan perhitungan kredit Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan penjualan kredit
Format : Lampiran B.1
d. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran Format : Lampiran B.2
e. Nama Dokumen : Tanda Terima Kendaraan (TTK) Fungsi : Sebagai bukti penyerahan kendaraan Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi penyerahan kendaraan Format : Lampiran B.3
f. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai laporan penjualan bulanan Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Pimpinan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap akhir bulan Format : Lampiran B.4
3.6. Permasalahan Pokok
Purnama Mobil mempunyai beberapa permasalahan yang berkaitan dengan aktivitas operasional, salah satunya adalah permasalahan dalam sistem penjualan mobil bekas yang masih menggunakan sistem manual. Sistem penjualan secara manual memiliki kelemahan yaitu:
1. Penyimpanan data penjualan masih dalam arsip yang mengakibatkan tumpukan berkas, sehingga memungkinkan adanya data yang hilang dan terselip.
2. Dalam proses pencatatan transaksi penjualan cukup memakan waktu karena proses pencatatan masih dalam bentuk tulisan tangan dan penyimpanan yang kurang optimal.
3. Pembuatan laporan masih dalam bentuk manual sehingga memperlambat proses pembuatan laporan dan kesalahan dalam pencatatannya.
3.7. Pemecahan Masalah
Berdasarkan latar permasalahan yang telah dipaparkan di atas, maka penulis tertarik untuk memberikan solusi dengan menganalisis sistem informasi akuntansi secara komputerisasi yang terstruktur serta menghasilkan sistem dengan perspektif pelanggan pada Purnama Mobil. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, diantaranya:
1. Penyimpanan data dalam bentuk file yang mampu menampung data dalam jumlah besar dan keamanan data lebih terjamin sehingga kehilangan data dapat diperkecil.
2. Pencatatan transaksi penjualan diketik komputer agar lebih cepat dan akurat serta dapat langsung disimpan pada media penyimpanan yang tersedia.
3. Pembuatan laporan penjualan dapat dilakukan lebih cepat dengan menggunakan sistem posting otomatis dan penyusunan laporan penjualan otomatis.
