15
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Institusi / Organisasi
PT Astra Sedaya Finance (ACC) adalah salah satu perusahaan pembiayaan mobil dan alat berat yang cabangnya ada di seluruh Indonesia. Untuk cabang Sukabumi, PT Astra Sedaya Finance (ACC) terletak di Jl. Bhayangkara No 109 Kec.
Gunung Puyuh Kel. Gunung Puyuh Kota Sukabumi.
Operation Head cabang Sukabumi menjelaskan manajemen berkas masih
dilakukan secara manual dengan menuliskan nomor kontrak pada file dan menyusunnya sesuai urutan, salah satu contohnya pada penulisan history peminjaman berkas. Gedung kantor terdiri dari 3 lantai dengan jumlah karyawan mencapai 50 orang, 24 orang diantaranya bagian staff dan sisanya bagian lapangan.
Dari 24 orang ini sekitar 8 orang mempunyai akses bebas menuju ruang arsip dan 1
orang yang memegang tanggung jawab, jumlah ini dianggap tidak efektif mengingat
perbandingan dari orang yang mempunyai akses bebas dan orang yang bertanggung
jawab. Hal ini menyebabkan terhambatnya proses manajemen berkas dan sulitnya
pelacakan history penggunaan berkas (Sholahudin, komunikasi pribadi, 2021).
3.1.1 Sejarah Institusi / Organisasi
Astra Credit Companies atau biasa di singkat dengan ACC adalah perusahaan
pembiayaan mobil dan alat berat. Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 29/POJK.05/2014 ACC melakukan perluasan usaha di bidang Pembiayaan Investasi, Pembiayaan Modal Kerja, Pembiayaan Multiguna dan Sewa Operasi (Operating Lease), baik dengan skema konvensional maupun syariah. PT Astra Sedaya Finance yang merupakan cikal bakal ACC berdiri pada 15 Juli 1982 dengan nama PT Rahardja Sedaya, didirikan guna mendukung bisnis otomotif kelompok Astra.
Di tahun 1990, PT Rahardja Sedaya berganti nama menjadi PT Astra Sedaya Finance (ASF). Dalam perkembangannya, PT Astra Sedaya Finance memiliki penyertaan saham pada perusahaan asosiasi, yaitu PT Astra Auto Finance (AAF) dan PT Swadharma Bhakti Sedaya Finance (SBSF) yang keduanya telah terdaftar dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) serta mendapatkan izin dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan dengan nomor izin usaha sebagai berikut :
1. PT Astra Sedaya Finance dengan nomor izin usaha 1093/KMK.013/1989 2. PT Swadharma Bhakti Sedaya Finance dengan nomor izin usaha
1095/KMK.013/1989
3. PT Astra Auto Finance dengan nomor izin usaha 437/KMK.017/1995
PT Astra Sedaya Finance juga memiliki penyertaan saham pada perusahaan
asosiasi lainnya yang dapat menunjang kegiatan usaha ASF, AAF dan SBSF,
yaitu PT Cipta Sedaya Digital Indonesia (d/h PT Staco Estika Sedaya Finance)
dan PT Pratama Sadya Sadana (d/h PT Pratama Sedaya Finance).
17
Sejak tahun 1994, ASF dan perusahaan asosiasinya mengembangkan merek Astra Credit Companies untuk mendukung usahanya. ACC berkomitmen penuh
untuk meningkatkan layanan pada masyarakat. ACC menyediakan fasilitas pembiayaan untuk pembelian mobil dan alat berat dalam kondisi baru ataupun bekas serta fasilitas Pembiayaan Investasi, Pembiayaan Modal Kerja, Pembiayaan Multiguna dan Sewa Operasi (Operating Lease). ACC juga mendukung penjualan mobil melalui jaringan dealer, showroom maupun perseorangan di seluruh wilayah Indonesia. Jaringan ACC tersebar di hampir seluruh kota besar di Indonesia. Saat ini ACC memiliki 76 kantor cabang yang tersebar di 58 kota di Indonesia, dan akan terus bertambah.
ACC selalu mempertahankan reputasinya sebagai perusahaan pembiayaan terkemuka di Indonesia. Saat krisis ekonomi melanda Indonesia di tahun 1998, ACC dapat melewati krisis ini dengan baik. Termasuk juga dapat melunasi pinjaman sindikasi pada tahun 1999, tanpa restrukturisasi.
Pada tahun 2000, ACC mulai melakukan penerbitan obligasi dengan rating A- dari PT Pemeringkat Efek Indonesia.Saat ini ACC telah meraih peringkat AAA (idn) Stable Outlook dari PT Fitch Ratings Indonesia dan peringkat idAAA dari PT Pemeringkat Efek Indonesia (ACC, 2021).
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu susunan komponen-komponen atau unit- unit kerja dalam sebuah organisasi yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan.
Fungsi struktur organisasi yaitu untuk menghindari adanya saling lempar
tanggung jawab antar anggota organisasi (Nurlia, 2019). Adapun struktur yang
tersusun di PT Astra Sedaya Finance (ACC) adalah sebagai berikut :
Sumber: (ACC Sukabumi, 2021)
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Astra Sedaya Finance (ACC)
Dalam struktur organisasi ini dapat dijelaskan pembagian tugas dan tanggung jawab yang ada. Adapun tugas dan fungsi masing-masing personal sebagai berikut (L. Eva, komunikasi pribadi, 2021):
1. Branch Manager: Merupakan pemimpin perusahaan cabang. Bertugas melakukan koordinasi antar fungsi head, menjaga relitionship, pengambil kebijakan cabang, serta evaluasi karyawan cabang.
2. Operation Head: Pemimpin perusahaan setelah BM, bertugas mengawasi berbagai hal operasional di perusahaan cabang.
BRANCH MANAGER
OPERATION HEAD
UDW SURVEYOR
ARMH
ARHH
REMO
ARHO
ARRO ADMIN
COLLECTION SOH
SUW
19
3. ARMH (AR Management Head): Pemimpin perusahaan setelah BM yang bertugas mengawasi permasalahan cabang seperti penanganan customer yang menunggak pembayaran dan over kredit tidak resmi.
4. SOH (Sales Officer Head): Controlling & monitoring kinerja Sales, evaluasi Sales, jalin hubungan baik dengan Agent, koordinasi ke BM terkait target
penjualan.
5. ARHH (AR Handling Head): Controlling & monitoring kinerja kolektor, evaluasi kolektor.
6. SUW (Sales Underwriting): Mengelola aplikasi, menjaga kualitas booking, melakukan analisa aplikasi, menjalin dan menjaga hubungan dengan dealer serta customer.
7. UDW (Underwriting): Mengelola file kontrak perkreditan, dari mulai cetak kontrak sampai pengarsipan atau bisa disebut admin sales.
8. Surveyor: Tangan pertama untuk memutuskan apakah customer layak atau tidak untuk dibiayai setelah melakukan survey & pengecekkan langsung kepada customer yang bersangkutan.
9. Admin Collection: Bagian administrasi collection dan membantu pengelolaan berkas di bagian collection.
10. Remo (Recovery Management Officer): Manajemen penarikan unit.
11. ARRO (AR Reposession Officer): Penanganan customer yang menunggak dengan balance lebih sama dengan 30 hari.
12. ARHO (AR Handling Officer): Penanganan customer yang menunggak dengan
balance 7-30 hari.
3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses diawali dengan penginputan data customer ke dalam sistem. Setelah dokumen kontrak terbentuk, admin kemudian mencetak dokumen lalu melakukan split dokumen atau pengelompokan dokumen yang akan diberikan ke customer,
notaris dan arsip perusahaan, dokumen yang sudah displit dimasukkan ke dalam sebuah file kemudian ditulisi nomor kontrak dan nama customer dilanjutkan dengan input filling by system yang bertujuan agar tidak muncul pending dalam harian
agenda sistem, setelah penyimpanan by sistem tahap berikutnya yaitu pengarsipan dimana berkas disimpan di filling cabinet secara berurutan sesuai nomor kontrak.
Jika ada peminjaman maka file diambil dan pencatatan registrasi dilakukan pada
bukti transaksi peminjaman. Setelah selesai, pencatatan registrasi berkas dilakukan
kembali pada bukti transaksi pengembalian kemudian berkas disimpan kembali ke
tempat semula. Prosedur tersebut digambarkan dalam sebuah activity diagram di
halaman selanjutnya:
21
Sumber: (ACC Sukabumi, 2021)
Gambar III.2
Activity Diagram Proses Bisnis Sistem
1.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah semua dokumen berisi data data yang kemudian diproses untuk menghasilkan suatu dokumen keluaran. Dokumen masukan yang digunakan yaitu:
1. Nama Dokumen : Data Customer
2. Fungsi : Syarat untuk mengajukan penggunaan fasilitas
pembiayaan
3. Sumber : Sales
4. Tujuan : Sebagai arsip perusahaan 5. Media : Kertas
6. Frekuensi : Setiap ada transaksi 7. Jumlah : 4 lembar
8. Format : Lampiran A1
3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen Keluaran adalah segala bentuk dokumen hasil dari proses penginputan yang menunjang kemudahan identifikasi berkas. Dokumen keluaran tersebut yaitu:
A. 1. Nama Dokumen : Dokumen Kontrak
2. Fungsi : Identifikasi data customer
3. Sumber : Admin
4. Tujuan : Karyawan yang membutuhkan data 5. Media : Kertas
6. Frekuensi : Setiap ada transaski
23
