BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

43

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan teknologi informasi sekarang ini semakin pesat, sehingga membuat perusahaan, lembaga ataupun instansi sudah banyak menggunakan teknologi informasi. Banyak keunggulan yang kita dapatkan dari perkembangan teknologi informasi yang sudah terkomputerisasi diantaranya penolahan data yang lebih cepat, data yang diperoleh dapat tepat waktu, akurat dan relevan serta penghematan ruang dalam penyimpanan data, juga pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Kemajuan mengakses dan mengolah data sangat diperlukan sekali dalam mengatasi setiap permasalahan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi. Namun yang ada juga sudah membuat program aplikasi tertentu untuk memperudah pekerjaan dalam mengolah data yang sudah tentu akan mempermudah pemakai sehingga informasi yang disampaikan sangat kecil dari kesalahan, terutama keakuratan datanya.

Pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dalam sistem berjalan yang sudah ada. Sistem usulan ini berisikan tentang perkembangan sistem yang masih manual ke sistem yang baru yang sudah terkomputerisasi, pada proses penggajian PT. Media Prima HR Solutions Jakarta. Dalam peralihan sistem manual ke sistem yang telah

(2)

terkomputerisasi sehingga diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada dan dapat meningkatkan ketelitian.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Pada bagian ini akan menguraikan proses pelaksanaan yang dipakai dalam sistem usulan. Proses-proses yang di usulkan ini sebagian besar sama seperti yang ada pada sistem berjalan, hanya perbedaannya ada beberapa hal pekerjaan yang dibantu dengan software komputer.

Dalam sistem usulan ini ada beberapa prosedur yang dilaksanakan untuk melakukan perhitungan gaji karyawan pada PT. Media Prima HR Solutions Jakarta antara lain : 1. Prosedur Pemasukan Data Absensi

Pada prosedur ini karyawan melakukan Absensi dengan menggunakan finger print setiap harinya. Berdasarkan rincian absen dan data karyawan , bagian Keuangan melakukan input data Absensi, kemudian data Absensi disimpan kedalam file Absensi.

2. Prosedur Perhitungan Gaji

Berdasarkan file Absensi ,file karyawan, file tunjangan dan file potongan dan selanjutnya bagian Keuangan login ke sistem untuk perhitungan gaji karyawan, dengan cara menambahkan gaji pokok yang ada di file karyawan dengan tunjangan-tunjangan yang ada dalam file tunjangan dan juga uang lemburan yang didapat berdasarkan file Absensi, setelah didapatkan jumlah gaji kotor kemudian untuk perhitungan gaji bersih yaitu jumlah gaji kotor dikurangi dengan potongan-potongan yang didapatkan dari file potongan-potongan, maka didapatkan jumlah gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan dan dimasukkan kedalam file gaji.

(3)

3. Prosedur Cetak Daftar Gaji, Slip Gaji dan Pembayaran

Berdasarkan file gaji, Bagian keuangan mencetak daftar gaji yang akan dilaporkan kepada Manager untuk diperiksa dan di setujui. Daftar gaji yang telah disetujui kemudian disimpan di arsip daftar gaji acc. Berdasarkan daftar gaji acc selanjutnya Keuangan melakukan pembayaran gaji ke rekening setiap karyawan dan mencetak slip gaji sebanyak 2 (dua) lembar. Kemudian slip gaji diberikan kepada karyawan untuk ditandatangani dan sebagai tanda terima bahwa karyawan telah menerima gaji. Setelah ditandatangani, copy slip gaji dikembalikan ke bagian Keuangan yang akan disimpan kedalam arsip slip gaji.

4. Prosedur Cetak Laporan Gaji

Berdasarkan file jurnal dan arsip slip gaji, Keuangan membuat laporan gaji. Kemudian laporan gaji tersebut di serahkan kepada Manager.

(4)

4.3 Diagram Ali Data (DAD) Sistem Usulan

Perancangan Sistem Penggajian Pada PT. Media Prima HR solutions Jakarta

Karyawan Manager

Data Absensi

Slip Gaji

Data Gaji & Laporan Gaji

Data Gaji Acc

Gambar IV.1

(5)

Pemasukan Data Absensi Karyawan

Penghitungan Gaji

Cetak Daftar Gaji, Slip Gaji dan Pembayaran Gaji

Cetak Laporan Gaji

D2 file Absensi

D3 File Jabatan

D4 File Potongan

D7 Arsip Slip Gaji rangkap 2

D6 File Gaji D5 File User

D1 File Karyawan

Manager

Data Absensi Data Karyawan

Data Absensi

Data User Data Absensi _{Data Karyawan} Data Jabatan

Data Potongan

Data Gaji

Daftar Gaji Daftar Gaji Acc Slip Gaji (1) (2)

Slip Gaji (2)

Arslip Slip Gaji(2) Laporan Gaji Data Gaji 1.0 2.0 3.0 4.0 Gambar VI.2

(6)

2.1

Perhitungan Gaji

2.2

Hitung Data Jabatan

2.3

Hitung Potongan

D1 File Karyawan D2 Data Absensi

D3 File Jabatan

D5 File Data Gaji D4 File Potongan

2.4

Hitung Gaji

Data Karyawan Data Absensi

Data Gaji Data Jabatan Potongan Data Potongan Data Gaji Data Jabatan Gambar VI.3

Diagram Nol Detail Susulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Usulan A. Nama Arus Data : Rincian Absensi

Alias : -

Bentuk Data : Sidik Jari

Arus Data : Karyawan - Proses 1.0

(7)

Periode : Satu Bulan Volume : Satu

Struktur Data : Header + Isi

Header : Logo_Perusahaan + Nama_Perusahaan + Alamat + No_tlpn

No_Fax + Alamat_Email + Nama_Document + Bulan Keterangan :

Logo_Perusahaan * Menjelaskan Logo Perusahaan*

Nama_Perusahaan * Menjelaskan Nama Perusahaan

yangmengeluarkan dokumen tersebut*

Alamat * Menjelaskan Alamat

tempat kedudukan perusahaan teersebut*

No_telp * Menjelaskan Nomor

telpon perusahaan yang terdiri dari 11 digit*

No_Fax * Menjelaskan nomor

faximili perusahaan tersebut yang terdiri dari 11 digit*

Alamat_email * Menjelaskan Alamat email perusahaan tersebut*

(8)

Nama_Dokumen * Menjelaskan nama dokumen yang di kluarkan berupa rincian Absensi*

Bulan * Menjelaskan Bulan +

Tahun*

Isi : {Kode_Absen+ NIK + Nama + Izin + Sakit +Alpa+Masuk + Lembur }

Keterangan :

Kode_Absen * Menjelaskan kode

Absen Karyawan*

NIK * Menjelaskan Nomor

Induk Karyawan*

Nama * Menjelaskan Nama

Karyawan *

Izin * Menjelaskan jumlah

tidak hadir karena Izin*

Sakit * Menjelaskan jumlah

tidak hadir karena Sakit*

Alpa * Menjelaskan jumlah

tidak hadir karena Alpa*

Masuk * Menjelaskan jumlah

kehadir karyawan *

Lembur * Menjelaskan jumlah

(9)

B. Nama Arus Data : Data Karyawan

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : File Karyawan - Proses 1.0 : File Karyawann _ Proses 2.0

Penjelasan : Untuk Mengetahui Data Pribadi Karyawan Periode : Setiap Masuknya Karyawan

Volume : Satu

tempat kedudukan perusahaan tersebut*

(10)

No_Fax * Menjelaskan nomor faximili perusahaan tersebut yang terdiri dari 11 digit*

Nama_Dokumen * Menjelaskan nama

dokumen yang di kluarkan berupa rincian Absensi*

Tahun*

Isi : {NIK + Nama + Jenis_kelamin + Tanggal_lahir + Status + Agama + Alamat + No._Telp + Pendidikan_Terakhir + Tanggal_Masuk + Jabatan + Gaji_Pokok}

Keterangan :

NIK * Nomor Induk

Karyawan*

Karyawan* Jenis_Kelamin * Pria / Wanita*

Tanggal_Lahir * Menjelaskan Tanggal + Bulan + Tahun Lahir Karyawan *

Status * Belim Kawin / Kawin

(11)

Agama * Islam / Kristen /Khatolik / Budha / Hindu *

Alamat * Menjelaskan alamat

lengkap karyawan *

No_telp * Menjelaskan nomor

telpon karyawan *

Pendidikan_terakhir * SMA / DIPLOMA / SARJANA*

Tanggal_Masuk * Menjelaskan Tanggal + Bulan + Tahun masuk nya karyawan*

Jabatan *Menjelakan Jabatan

Karyawan*

Gaji_pokok * Menjelaskan Gaji

sebelum ditambahkan tunjangan *

C. Nama Arus Data : Data Tujangan

Alias : -

Arus Data : File Tunjangan - Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai File data Tunjangan Periode : Satu Bulan

Volume : Satu

No_Fax + Alamat_Email + Nama_Document + Bulan

(12)

Keterangan :

(13)

Isi : { Kode_Tunjangan+Nama_Tunjangan+Jumlah_Tunjangan } Keterangan :

Kode_Tunjangan * Menjelaskan Kode

Tunjangan terdiri dari 3 digit *

Nama Tunjangan * Menjelaskan Nama Tunjangan yang akan di terima setiap karyawan* Jumlah_Tunjangan * Menjelaskan jumlah

tunjangan yang di terima karyawan*

D. Nama Arus Data : Data Potongan

Alias : -

Arus Data : File Potongan - Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai File data Potongan Periode : Satu Bulan

Volume : Satu

(14)

Tahun*

Isi : { kode_Potongan + Nama_Potongan + Jumlah_Potongan } Keterangan :

Kode_Potongan * Menjelaskan Kode

Potonga terdiri dari 4 digit *

(15)

Nama Potongan * Menjelaskan Nama Potongan yang akan di terima setiap karyawan* Jumlah_Potongan * Menjelaskan jumlah

Potongan yang di terima karyawan*

E. Nama Arus Data : Data User

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : File User - Proses 2.0 Penjelasan : Sebagai Data Kasir Periode : Satu Bulan

Volume : Satu

(16)

No_telp * Menjelaskan Nomor telpon perusahaan yang terdiri dari 11 digit*

Tahun*

Isi : { Kode_User + Nama_User + Password + Hak_Akses } Keterangan :

Kode_User * Menjelaskan Kode

User terdiri dari 5 digit *

Nama User * Menjelaskan Nama

User*

Password * Menjelaskan Kata

Sandi*

Hak_Akses *Menjelaskan Hak Akses

(17)

2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Usulan A. Nama Arus Data : Daftar Gaji

Alias : Rekap Gaji Karyawan Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Manager

: Manager – 3.0 daftar gaji acc

Penjelasan : Perincian daftar gaji dari tiap karyawan Periode : Satu Bulan

Volume : Satu

(18)

No_Fax * Menjelaskan nomor faximili perusahaan tersebut yang terdiri dari 11 digit*

Tahun*

Isi : 1{No_slip + NIK + Nama + Jabatan + Gaji_pokok + Jumlah_Tunjangan + Uang_ lembur + Jumlah_Gaji_Kotor + Jumlah_Potongan + Gaji_Bersih + Pembulatan }

Keterangan :

No_Slip * Menjelaskan Slip Gaji

Karyawan*

Induk Karyawan*

Karyawan *

Jabatan * Menjelaskan Jabatan

Karyawan*

Gaji_Pokok * Menjelaskan Gaji

sebelum ditambahkan Tunjangan *

(19)

Jumlah_Tunjangan * Menjelaskan jumlah Tunjangan yang diterima*

Uang_Lembur * Menjelaskan jumlah

Uang lembur karyawan * Jumlah_Gaji_Kotor * Menjelaskan jumlah

Gaji Kotor karyawan* Jumlah_Potongn * Menjelaskan Jumlah

Potongan yang diterima Karyawan*

Gaji_Bersih * Menjelaskan Gaji

Bersih yang diterima Karyawan yang di tambah tunjanga dan di kurang dengan pinjaman *

Footer : { Total_Seluruhnya + Dibuat_oleh + Meyetujui } Keterangan :

Total_Seluruhnya * Total semua

pembulatan gaji bersih* Dibuat_Oleh * Berisikan tanda tangan

+ Nama Lengkaap accounting*

Menyetujui * Berisikan tanda tangan + Nama lengkap Manager keuangan *

(20)

B. Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Karyawan

: Karyawan - Proses – 3.0 : Proses 3.0 – Arsip Slip Gaji : Arsip Slip Gaji – Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran gaji kepada karyawan Periode : Satu Bulan

Volume : Rata – rata perbulan 1 kali permintaan Struktur Data : Header + Isi

(21)

No_telp * Menjelaskan Nomor telpon perusahaan yang terdiri dari 11 digit*

Tahun*

Isi : Pendapatan 1{Gaji_Pokok+ Jumlah_Tnjangan + Uang_Lembur} + Jumlah_Gaji_Kotor + Jumlah_Potongan + Gaji_Bersih + Pembulatan

Keterangan :

Gaji_Pokok * Menjelaskan gaji

sebelum di tambah tnjngan *

Jumlah_Tunjangan * Menjelaskan jumlah tunjanga yang diterima*

Uang_Lembur * Menjelaskan jumlah

(22)

Jumlah_Gaji_Kotor * Menjelaskan jumlah Gaji Kotor karyawan* Jumlah_Potongn * Menjelaskan Jumlah

Potongan yang diterima Karyawan*

Gaji_Bersih * Menjelaskan Gaji

Bersih yang diterima Karyawan yang di tambah tunjanga dan di kurang dengan pinjaman *

Pembulatan * Menjelaskan

pembulatan nominal dari gaji bersih*

Footer : { Diserahkan_Oleh + Penerima + Terbilang } Keterangan :

Diserahkan_oleh * Nama karyawan yang mnyerahkan slip gaji*

Penerima * nama karyawan yang

menerima slip gaji*

Terbilang * jumlah pembulatan gaji

dalam kata – kata *

C. Nama Arus Data : Laporan Gaji

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Proses 4.0 – Manager

(23)

Penjelasan : Untuk memberikan laporan mengenai laporan seluruh karyawan kepada manager kuangan guna mengetahui jumlah uang yang kluaruntuk pembayaran gaji

Periode : Setiap Bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

(24)

Tahun* Isi :{ NIK + Nama + Gaji_bersih }

Keterangan :

Induk Karyawan *

Karyawan *

Gaji_bersih * Gaji seteleh ditambah tunjangan

Footer : { Total + Keterangan + Tanda_Tangan +Nama_Jelas + Jabatan}

Keterangan :

Total * Pengeluaran kas untuk

pembayaran gaji selama satu bulan

Keterangan * Menjelaskan

pembuatan dan penerimaan laporan yang terdiri dari dibuat oleh keuangan, diterima oleh manager *

(25)

Tanda_tangan * Menjelaskan tanda tangan yang membut dan menerima *

Nama_Jelas * Menjelaskan Nama

yang membuat dan meneria laporan *

Jabatan *Jabatan yang membuat

dan menerima laporan *

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan ini terdiri dari bentuk dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, struktur kode, dan

spesifikasi program.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah dokumen yang mengalami proses didalam. Dokumen input yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Rincian Absensi

Fungsi : Sebagai Bukti Kehadiran Karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : SDM

Media : Kertas Frekuensi : Setiap Bulan

(26)

Format : Lampiran C.1 Lampiran C.1

Gambar IV.4 Rincian Absensi Karyawan

2. Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui data pribadi Karyawan

Sumber : SDM

(27)

Media : Kertas Frekuensi : Setiap Bulan Format : Lampiran C.2 Lampiran C.2

Gambar IV.5 Data Karyawan

(28)

3. Nama Dokumen : Data Tunjangan

Fungsi : Sebagai Data Tunjangan

Sumber : SDM

Tujuan : Keuangan Media : Kertas Frekuensi : Setiap Bulan Format : Lampiran C.3 Lampiran C.3

DATA TUNJANGAN

Bulan :

Gambar IV.6 Data Tunjangan

(29)

4. Nama Dokumen : Data Potongan Fungsi : Sebagai Data Potogan

Sumber : SDM

DATA POTONGAN

Bulan :

(30)

Data Potongan 5. Nama Dokumen : Data User

Fungsi : Sebagai Kasir

Sumber : Admin

Gambar IV.8 Data User

(31)

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Merupakan hasil pengolahan proses kegiatan yang terjadi, sehingga memudahkan untuk dihasilkan suatu laporan. Adapun bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Daftar Gaji

Fungsi : Untuk mengetahui gaji bulanan karyawan

Sumber : Keuangan

Tujuan : Manager

Media : Kertas Frekuensi : Setiap Bulan Format : Lampiran D.1 Lampiran D.1

(32)

Gambar Daftar Gaji Karyawan 2. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti gaji setiap karyawan

Sumber : Keuangan

Tujuan : Manage

Gmabar IV.10 Slip gaji Karyawan

No.Slip : 999999999 NAMA : XXXXXXXX NIK : 999999999 JABATAN : XXXXXXXX PENDAPATAN GAJI POKOK Rp. 999999999 TUNJANGAN Rp. 999999999 UANG LEMBUR

JUMLAH GAJI KOTOR Rp. 999999999

GAJI BERSIH Rp. 9999999999

PEMBULATAN Rp. 9999999999

Diserahkan Oleh, Penerima,

XXXXXX XXXXXXXXX

Terbilang :XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

SLIP GAJI KARYAWAN BULAN :XXXXXX

(33)

3. Nama Dokumen : Laporan Gaji

Fungsi : Sebagai laporan pembayaran gaji setiap bulan

Sumber : Keuangan

Tujuan : Manage

Gambar IV.11 Laporan Gaji Karyawan

(34)

3.5.3 Entity Relationship Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah di buat diagram pada diagram alur data dikembangka kembali dalam bentuk Entity Relationship Diagram, sehingga hubungan antara entity satu dengan yang lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang di buat untuk system Penggajian Karyawan Pada PT. Media Prima HR solution Jakarta

a. Entity Relationship Diagram

Karyawan Gaji Jabatan Potongan Mmpunyai Mempunyai Melakukan Mempunyai Nik Nama Jenis _kelamin Tgl_lahir Status Agama Jabatan Alpa Kode_Absen Lembur Nik Izin Masuk Absensi Sakit Nama_Jabatan Uang_Lembur Nama_Karyawan Jabatan Gaji_Kotor Kode_tunjangan Gaji_pokok Kode_Jabatan Kode_Potongan No_slip_Gaji Nik Kode_potongan Nama_potongan Jumlah_Potongan Kode_Absen Pendidikan_Terakhir Telpon Tgl_Masuk Nik Kode_Absen Nik Kode_Potongan Nik No_Slip_Gaji Kode_Jabatan No_Slip_Gaji Gambar IV.12

Entity Relationship Diagram

(35)

TB_Karyawan PK Nik Nama Karyawan Jenis Kelamin Tanggal lahir Status Agama Alamat telpon pendidikan terakhir tanggal masuk Jabatan Absen PK Kode_absen Izin Sakit Alpa Masuk Lembur Nik Gaji PK No_Slip_Gaji Nik Nama Jabatan Gaji_pokok Jumlah_Tunjangan Uang_Lembur Jumlah_potongan Jabatan PK Kode_Jabatan Nama_Jabatan Nama_Karyawan Potongan PK Kode_Potongan Nama_Potongan Jumlah_Potongan I M I I M I M M Gambar VI.13

Logical Record Structure

4.5.4. Spesifikasi File

1. Nama File : File Karyawan Tipe File : File Master

Fungsi File : Untuk menyimpan biodata karyawan Akronim File : Data Karyawan

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Panjang Record : 112 Byte Media File : Hard Disk

(36)

Sofware : Microsoft Access 2007

Kunci Field : Nik

Tabel IV.1. Spesifikasi File Karyawan

No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan

1 NIK Nik Text 7 Primary Key

2 Nama Karyawan Nama Text 30

3 Jenis Kelamin Jkel Text 7

4 Tanggal Lahir Tgllahir Date/time

5 Status Status Text 10

6 Agama Agama Text 9

7 Alamat Alamat Text 9

8 Telepon NoTelp Text 15

9 Pendidikan Terakhir Pendidikan Text 10

10 Tanggal Masuk Tglmasuk Date/time

11 Jabatan Jabatan Text 15

(37)

Tipe File : File Transaksi

Fungsi File : Untuk menyimpan data potongan Akronim File : Data potongan

Organisasi File : Indexed Sequential Akses File : Random

Kunci Field : Kd_Pot

Tabel IV.3. Spesifikasi File Potongan

1 Kode_potongan Kd_Pot Text 4 Primary Key

2 Nama_potongan Nm_Pot Text 9

3 Jumlah_potongan Jml_Pot Currency

(38)

Tipe File : File transaksi

Fungsi File : Untuk data perkiraan Akronim File : Absensi

Kunci Field : Kd_Absen

Tabel IV.5. Spesifikasi File Absensi karyawan

1 Kode_Absen Kd_Absen Text 8 Primary Key

2 Izin Izin Text 10

3 Sakit Sakit Text 7

4 Alpa Alpa Text 5

5 Masuk Masuk Text 5

6 Lembur Lembur Text 5

(39)

Tipe File : File master

Fungsi File : Untuk mengetahui menyimpan data user Akronim File : pinjaman

Kunci Field : Kd_User

Tabel IV.6. Spesifikasi File User

1 Kode_user Kd_User Text 5 Primary Key

2 Nama_user Nm_User Text 9

3 Password Pass Text 7

(40)

Tipe File : File transaksi

Fungsi File : Untuk data perkiraan Akronim File : gaji

Kunci Field : no_slip

Tabel IV.7. Spesifikasi File Gaji

1 No_slip No_Slip Text 7 Primary Key

2 Gaji pokok Gapok Currency

3 Uang lembur Ulembur Currency

4 Gaji kotor Gator Currency

5 Gaji bersih Gaber Currency

6 Pembulatan Pembulatan Currency

7 NIK Nik Text 7 Foreign key

8 Kode_tunjangan Kd_Tunj Text 3 Foreign key

9 Kode_potongan Kd_Pot Text 4 Foreign key

(41)

Ada beberapa struktur kode yang digunakan dalam program yang dirancang sesuai dengan dokumen yang ada. Struktur kode yang digunakan dalam rancangan program ini adalah:

1. NIK

9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut karyawan Bulan Masuk Tahun Masuk Contoh : 1 7 0 9 0 0 1 Keterangan:

17 : Menerangkan tahun masuk 2017 09 : Menerangkan bulan masuk September 001 : Menerangkan nomor urut karyawan

2. Kode User X X X 9 9 No urut User Kode User Contoh : A D M 0 1 Keterangan:

ADM : Menerangkan Kode User 01 : Menerangkan no urut User

(42)

3. Kode Potongan X X 9 9 No urut potongan Kode potongan Contoh : P A 0 1 Keterangan:

PA : Menerangkan kode potongan 01 : Menerangkan no urut potongan 4. Kode Absensi

9 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut Absensi Tanggal Transaksi Bulan Transaksi Tahun Transaksi Contoh: 1 7 0 9 0 1 1 1 Keterangan:

17 : Menerangkan tahun transaksi 09 : Menerangkan bulan transaksi 01 : Menerangkan tanggal transaksi

(43)

5. No_Slip

9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut karyawan Nomor Urut Slip Gaji Bulan Terjadinya transaksi

Contoh:

0 9 0 1 0 1 1

Keterangan:

10 : Menerangkan bulan terjadinya transaksi 01 : Menerangkan nomor urut slip gaji 011 : Menerangkan nomor urut karyawan

(44)

4.5.6. Spesifikasi Program 0.0 Menu Utama 0.0 Login 2.0 Transaksi 1.0 Master 3.0 Cetak Laporan 4.0 Exit 1.1 Data Karyawan 1.3 Data User 1.2 Tujangan 2.3 Gaji Karyawan 2.2 Potongan 2.1 Absensi 3.1 Cetak Laporan Penggajian Gambar IV.14

(45)

Spesiikasi program yang di gunakan adalah sistem usulan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi Program Menu Login Nama Program : Menu Login Akronim : Form.login.frm

Fungsi : Untuk menampilkan password Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran E-1

Proses program : pada program form login masukan nama user dan password, setelah itu ada beberapa pilihan, yaitu : 1. login : klik login jika ingin masuk menu utama 2. keluar : jika ingin keluar dari form login

Gambar IV.15 Menu Utama

(46)

Nama Program : Menu Utama Akronim : form_utama.frm

Fungsi : untuk menampilkan menu utama sistem penggajian Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran E-2 Proses program :

1. jalankan menu utama

2. tampilkan menu utama yang terdiri dari menu master, menu transaksi, menu laporan dan exit.

3. klik menu pilihan yang akan dijalankan.

4. Tampilkan menu master yang terdiri dari tiga submenu

5. Pilih menu yang ingin dijalankan, jika tidak kembali ke menu master. Sub-sub menu yang ditampilkan pada menu master sebagai berikut :

a. data karyawan b. tunjangan c. User

6. Tampilkan menu transaksi yang terdiri dari lima submenu

7. Pilih menu yang ingin dijalankan, jika tidak kembali ke menu transaksi. Sub-sub menu yang ditampilkan pada menu transaksi sebagai berikut :

a. Presensi b. potongan c. gaji karyawan

(47)

a. Menu Penggajian

9. Klik Exit, Maka akan keluar dari program.

Gambar IV.16 Tampilan Menu Utama

3. Spesifikasi Program Menu Data Karyawan Nama Program : Data Karyawan Akronim : Frm_karyawan.frm

Fungsi : Untuk menambah, menyimpan, menghapus dan mencari data. Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran E-3 Proses Program :

(48)

2. klik submenu data karyawan, maka akan tampil form data karyawan.

3. Tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berapa di teks NIK. Masukkan NIK, apabila nik yang dimasukkan telah ada, data karyawan akan 4. simpan, jika karyawan sudah di input dengan benar, tekan tombol SIMPAN

maka akan disimpan dalam data karyawan.

5. Ubah, apabila terjadi kesalahan dalam penginputan data yang telah disimpan, setelah dilakukan perubahan, tekan tombol PERBARUI maka data yang telah dirubah akan tersimpan dalam data karyawan.

6. Batal, apabila penginputan data tidak jadi dilakukan maka dapat menekan tombol BATAL.

7. Hapus, jika ingin menghapus data yang diinginkan maka dapat menekan tombol HAPUS.

8. Cari, tekan tombol CARI untuk mengisikan nik yang diinginkan pada teks. 9. Keluar, tekan tombol KELUAR maka akan kembali ke menu utama.

Gambar IV.17 Data Karyawan

(49)

Nama Program : Menu Tunjangan

Akronim : frm_tunjangan.frm

Fungsi : Sebagai menu data tunjangan Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

1. klik menu Master pada menu utama.

2. klik submenu tunjangan, maka akan tampil form tunjangan.

3. tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berada di teks kode tunjangan. Masukkan kode tunjangan, apabila kode tunjangan yang dimasukkan telah ada, maka nama tunjangan akan ditampilkan,maka kita harus menginput kode tunjangan yang lain.

4. simpan, jika data tunjangan sudah diinput dengan benar, maka tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data tunjangan.

5. Batal, apabila penginputan dan tidak jadi dilakukan maka dapat me nekan tobol BATAL.

7. Cari, tekan tombol CARI untuk mengisikan kode tunjangan yang diinginkan. 8. Ubah, apabila terjadi kesalahan dalam penginputan data yang telah disimpan,

setelah dilakukan perubahan, tekan tombol PERBARUI maka data yang telah dirubah akan tersimpan dalam data karyawan

(50)

Gambar IV.218 Data Tunjangan 5. Spesifikasi Program Menu User

Nama Program : Menu User

Akronim : frm_User.frm

Fungsi : Sebagai menu data user Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

1. klik menu Master pada menu utama.

2. klik submenu user, maka akan tampil form user.

3. tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berada di teks kode user. Masukkan kode user, apabila kode user yang dimasukkan telah ada, maka nama

(51)

4. simpan, jika data user sudah diinput dengan benar, maka tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data user.

5. Batal, apabila penginputan dan tidak jadi dilakukan maka dapat menekan tobol BATAL.

7. Cari, tekan tombol CARI untuk mengisikan kode user yang diinginkan.

8. Ubah, apabila terjadi kesalahan dalam penginputan data yang telah disimpan, setelah dilakukan perubahan, tekan tombol PERBARUI maka data yang telah dirubah akan tersimpan dalam data user.

9. Keluar, tekan tombol KELUAR maka akan kembali ke menu utama.

Gambar IV.19 Data User

(52)

Nama Program : Absensi

Akronim : Frm_Absensi.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu transaksi Absensi karyawan Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

Bentuk Lampiran: Lampiran E-6 Proses program :

1. klik menu transaksi pada menu utama

2. klik submenu Presensi, maka akan tampil Form Absensi karyawan.

3. tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berada di teks kode absen. Masukkan kode absen, setelah itu masukkan nik lalu tekan tombol enter apabila nik yang dimasukkan telah ada, maka data absen akan ditampilkan secara otomatis.

4. simpan, jika data Presensi sudah diinput dengan benar, maka tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data Absensi karyawan.

5. Batal, apabila penginputan dan tidak jadi dilakukan maka dapat menekan tombol BATAL.

(53)

Gambar IV.20

Data Absensi 7. Spesifikasi Program Menu Potongan

Nama Program : Potongan

Akronim : Form_pot.frm

Fungsi : menampilkan menu transaksi potongan karyawan Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

Bentuk Lampiran: Lampiran E-7 Proses program :

(54)

2. tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berada di teks kode potongan. Masukkan kode absen, setelah itu masukkan nik lalu tekan tombol enter apabila nik yang dimasukkan telah ada, maka data potongan akan ditampilkan secara otomatis.

4. simpan, jika data potongan sudah diinput dengan benar, maka tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data potongan.

5. Batal, apabila penginputan dan tidak jadi dilakukan maka dapat menekan tombol BATAL.

7. Keluar, tekan tombol KELUAR maka akan kembali ke menu utama.

Gambar IV.21 Data Potongan

(55)

Nama Program : Gaji Karyawan

Akronim : form_gaji.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu transaksi gaji karyawan Bahasa Program : Microsoft Visual Basic6.0

1. klik menu transaksi pada menu utama

2. klik submenu gaji karyawan, maka akan tampil Form gaji karyawan.

3. tambah, tekan tombol TAMBAH maka kursor akan berada di teks no slip. Masukkan no slip, setelah itu masukkan nik lalu tekan tombol enter apabila nik yang dimasukkan telah ada, maka data absen akan ditampilkan secara otomatis. Cetak sebelum dilakukan penyimpanan terlebih dahulu lakukan proses pencetakan data transaksi pembayaran gaji yang digunakan untuk mengetahui proses transaksi pembayaran gaji karyawan.

4. simpan, jika data transaksi gaji sudah diinput dengan benar, lalu klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data gaji karyawan. Tekan tombol CETAK DAFTAR GAJI untuk melihat laporan gaji yang akan diserahkan ke Atasan. Atau tekan tombol CETAK SLIP GAJI untuk diberikan kepada karyawan. 5. Batal, apabila penginputan dan tidak jadi dilakukan maka dapat menekan

tombol BATAL.

(56)

Gambar IV.22 Data Gaji Karyawan 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Sistem dikatakan baik dan berhasil dijalankan dan didukung oleh unsur-unsur atau aspek-aspek antara lain perangkat lunak (software), perangkat (hardware) dan pemakai (brainware) yang baik pula. Untuk itu penulis akan menguraikan prasarana dan peralatan pendukung yang tersedia pada sistem yang diusulkan, adapun spesifikasi komputer yang penulis usulkan yang menjelaskan tentang perangkat lunak dan perangkat keras diuraikan seperti di bawah ini :

4.6.1. Umum

Suatu sistem komputer merupakan gabungan dari beberapa peralatan komputer yang saling berhubungan. Komputer juga mempunyai aspek-aspek dasar sebagai fasilitas yang secara prinsipal harus ada apabila suatu usaha telah memasuki langkah maju dengan menggunakan komputer sebagai alat Bantu dalam pengolahan data. Aspek-aspek yang dimaksud adalah :

(57)

a) Perangkat Lunak (Software) b) Perangkat Keras (Hardware) c) Tenaga Pelaksanaan (Brainware) 2. Aspek Non Teknis

a) Dukungan manajemen b) Kedisiplinan

Untuk memanfaatkan komputer secara maksimal, aspek-aspek tersebut harus bekerja secara terpadu. Perangkat keras sebagai mesin utama komputer dengan dibantu dengan perangkat lunak dan tenaga pelaksana harus dapat berinteraksi dengan baik, karena aspek tersebut saling berhubungan satu dengan lainnya dalam melakukan pengolahan data yang nantinya akan menghasilkan informasi yang bermanfaat.

Dalam sistem informasi aspek non teknis juga sangat membantu dalam melakukan suatu proses pengolahan data yang dilakukan, dengan adanya dukungan manajemen yang sesuai dengan aplikasi sistem yang dibuat. Kedisiplinan dan ketelitian dari seorang tenaga pelaksana dalam melakukan proses pengolahan data yang sangat diperlukan.

Suatu program yang baik tidak akan dicapai apabila tidak didukung sarana atau peralatan yang baik pula. Sarana pendukung suatu program tidak harus selalu menggunakan merek tertentu, tetapi yang penting dapat berinteraksi dengan sistem komputer yang ada, agar dapat beroperasi dengan baik

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Yang dimaksud perangkat keras adalah seperangkat alat yang membantu

(58)

pusat pemrosesan, unit keluaran (output) dan untuk simpanan keluaran (memory). Pemilihan suatu komputer antara lain ditemukan oleh kapasitas komputer unit pengolahan datanya (Central Processing Unit / CPU), unit pemasukan datanya yaitu keyboard dan media penyimpanan datanya yaitu harddisk atau disk drive.

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak atau yang biasa kita kenal dengan nama software adalah semua program dan teknik yang digunakan pada sistem komputer bersama dengan dokumentasinya. Fungsi perangkat lunak diantaranya :

1. Mengidentifikasikan dan menyiapkan aplikasi program sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer terkontrol.

2. Mengatur dan membuat pekerjaan menjadi efisien.

Secara singkat software yang digunakan dalam sistem usulan sebagai berikut :

Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Database : Microsoft access 2007 4.6.4. Konfigurasi Komputer

Dalam hal ini penulis mengusulkan agar menggunakan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : Processor : Core i3 2.4 Ghz RAM : 4 GB Hardisk : 320 GB Printer : Inkjet Monitor : SVGA 17”

(59)

Keybord : 108 Key

Mouse : Standard PS/2

Disk Drive : Compact Disc

System Operasi : Windows 7 Ultimate

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu rencana yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi sistem komputerisasi penggajian pada PT. Media Prima HR Solutions. Rencana implementasi ini sangat dibutuhkan dalam langkah-langkah kegiatan penerapannya. Untuk itu diperlukan penyesuaian dalam perancangannya. Disamping itu perlu faktor-faktor

data yang mempengaruhi terlaksananya program sistem nanti. Untuk itu maka diperlukan peyesuaian dalam perancangan. Disamping itu perlu faktor-faktor yang dapat mempengaruhi terlaksananya program sistem nanti.

Faktor biaya, personil, organisasi dan kebijakan-kebijakan sangat perlu diperhatikan serta faktor-faktor teknis dalam perangkat lunaknya. Rencana atau jadwal implementasi ini adalah merupakan dasar pengawasan penerapan nanti. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam rangka mewujudkan sistem yang telah dirancang ini meliputi :

1. Analisa Sistem

Analisa sistem dalam mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang ada pada lembaga tersebut sehingga mengurangi kesalahpahaman antara

(60)

diperlukan waktu satu minggu. 2. Penyiapan Data Awal

Kegiatan ini bertujuan untuk menyimpulkan data mengelompokkan data berdasarkan kebutuhannya. Waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan data adalah dibutuhkan dua minggu dibulan pertama minggu ke dua dan ketiga.

3. Pembuatan File

Membuat file adalah kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan file yang dilakukan dengan cara perekaman data terhadap data yang dikumpulkan pada saat penyiapan data file. Kegiatan ini akan berjalan lancar apabila semua data yang dikumpulkan dan diharapkan semuanya baik dan benar, dilakuan diminggu keempat dibulan pertama dan minggu pertama dibulan kedua.

4. Pembuatan Program dan Pengetasan Program

Di dalam pembuatan program berikut pengetesan program dikelompokkan menjadi menu utama dan submenu program. Untuk program diperlukan waktu dua minggu diminggu kedua dan ketiga dibulan kedua.

5. Test Sistem

Test sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melaksanakan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai mana sistem ini dapat berjalan dengan baik dan benar. Kegiatan ini dapat berjalan dengan baik apabila program dan file-file telah selesai dikerjakan. Untuk test sistem diperlukan waktu sebanyak dua minggu diminggu keempat dibulan kedua dan minggu pertama dibulan ketiga.

(61)

Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan, contohnya pengisian data file, pengadaan training, test sistem, serta operasional dan evaluasi. Penulis menentukan waktu dua minggu dimulai, pada minggu pertma dibulan ketiga dan minggu kedua dibulan ketiga, untuk kegiatan pembuatan buku petunjuk yang dimulai dengan kegiatan pembuatan program dan pengesetan sistem.

7. Penyuluhan atau Training

Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan cara-cara pengoperasian sistem. Di dalam menentukan waktu penyuluhan atau training membutuhkan kriteria antara lain orang-orang yang terlibat langsung dengan komputer, serta latar belakangnya atau tidaknya personil mempelajari software sebelumnya. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu, minggu ketiga dan keempat dibulan ketiga

8. Peralihan Sistem

Kriteria penentuan waktu untuk peralihan sistem dapat dilaksanakan sesuai dengan kegiatan yang ada. Penulis memakai peralihan sistem dimana pengopersian sistem ususlan diterapkan bersama-sama dengan sistem yang berjalan, dan apabila kondisi sistem usulan dapat diterapkan dengan baik, maka sistem berjalan langsung dihentikan. Untuk usulan sistem ini diperlukan waktu kurang lebih dua minggu, minggu pertama dan minggu kedua dibulan keempat

9. Operasional dan Evaluasi

Operasional adalah menjalankan sistem yang diusulkan secara utuh, operasional terhitung sejak mulai dioperasikan. Untuk sistem usulan ini diperlukan batasan operasionalnya, misalnya kurang lebih dari dua minggu, minggu ketiga dan

(62)

sistem usulan tersebut, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak. Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara

ringkas dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel VI.9

Jadwal Implementasi Sistem

Kegiatan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Analisa Sistem X

2. Penyiapan Data Awal X X

3. Pembuatan File X X

4. Pembuatan Program dan X X Pengetasan Program

5. Test Sistem X X

6. Pembuatan Buku Petunjuk X X

7. Penyuluhan / Training X X

8. Peralihan Sistem X X

(63)

(64)