17 3.1. Tinjauan Perusahaan
PT. SABDA RESIK MULIA bertempat di Perum Ekamas Permai Blok BF 1/15 Rt. 04/05 Desa Pangulah Utara Kecamatan Cikampek Kabupaten Karawang merupakan salah satu perusaan yang bergerak dibidang jasa atau outsourching.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis melakukan kegiatan riset tentang pengelolaan laundry di PT SABDA RESIK MULIA.
3.1.1.Sejarah Instisusi/Perusahaan
PT. SABDA RESIK MULIA adalah perusahaan swasta nasional dengan Nomor:503/10442/367/PM/X/BPMPT/2015 yang berfokus pada jasa cleaning
service, laundry dan jasa pengelolaan parkir. Perusahaan ini merupakan
perkembangan dari CV. SEKAWAN MANDIRI yang didirikan pada tahun 2012. Perusahaan ini ingin berkontribusi membantu masyarakat dan pemerintah secara luas dalam mengurangi pengangguran, meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan yang berjenjang serta menyalurkan dengan system alih daya / outsourcing.
Jasa yang disediakan meliputi : 1. Jasa Cleaning service
2. Jasa Laundry
3.1.2.Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pembagian kelompok kerja dalam suatu organisasi agar sasaran atau tujuan perusahaan dapat tercapai. Gambaran struktur organisasi pada PT Sabda Resik Mulia dapat dilihat sebagai berikut:
Sumber : PT. Sabda Resik Mulia (2019)
Gambar III.1.
Berikut adalah tugas serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada PT. Sabda Resik Mulia, yaitu sebagai berikut :
1. Direktur
a. Memiliki tanggung jawab kepada seluruh bagian diperusahaan.
b. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan.
c. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
d. Menetapkan strategis-strategis untuk mencapai visi misi perusahaan.
e. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan diperusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
f. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan. 2. General Manager
a. Merencanakan strategis implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.
b. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategis perusahaan.
c. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal.
d. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategis perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang terjadi.
e. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis di tahun berikutnya.
3. HRD
a. Bertanggung jawab untuk melakukan rekrutmen seleksi dan calon karyawan baru
b. Bertugas mengembangkan dan memberikan pelatihan kepada karyawan. c. Mencermati kondisi aktivitas karyawan dan perkembangan kualitas kerja
karyawan.
d. Mengevaluasi kehadiran karyawan
e. Memberikan kompensasi dan perlindungan setiap karyawan f. Membuat surat tugas karyawan.
4. Accounting
a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan. b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan. c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan.
d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan dan tahunan)
e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan dan tahunanan.
f. Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji karyawan. 5. Marketing
a. Membuat strategi dan perencanaan. b. Membuat strategi dan pemasaran. c. Melakukan riset dan menentukan harga
6. QC
a. Mengatur kerja para karyawan
b. Menyampaikan arahan yang disampaikan oleh HRD
c. Bertanggung jawab atas tiap-tiap kepala pengawas di setiap unit bagian. 7. Kepala Unit Laundry
a. Sebagai penanggung jawab atas segala kegiatan dan tindakan para karyawan.
b. Menjaga dan meningkatkan disiplin karyawan serta mengkoordinasikan kerja sesuai dengan peraturan perusahaan.
c. Melatih dan memotivasi bawahannya. d. Menangani masalah dan keluhan tamu.
e. Bertanggung jawab atas pengeluaran biaya operasional. f. Bertanggung jawab atas pencapaian target pendapatan laundry.
8. Administrasi
a. Membuat laporan administrasi yang ada di laundry.
b. Merekap kehadiran karyawan diunit laundry.
c. Menginput jumlah data linen masuk dan keluar per rumah sakit. d. Mendata stock chemical untuk keperluan laundry.
e. Menyiapkan segala kebutuhan yang ada di laundry.
f. Membuat laporan pengeluaran dan pendapatan bulanan laundry.
9. Driver
a. Bertugas mengambil dan mengantar linen ke rumah sakit. b. Bertugas membeli peralatan dan keperluan perusahaan.
10. Checker
a. Memeriksa linen kotor dan bersih. b. Mendata linen kotor yang diterima. c. Mendata linen bersih yang akan dikirim. 11. Operator
a. Melaksanakan proses pencucian sesuai dengan prosedur dan ketentuan perusahaan mulai dari proses pencucian sampai pelabelan.
b. Memahami standar kerja keamanan, dan keselamatan kerja.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan merupakan langkah agar dapat mengetahui sistem yang sedang berjalan di perusahaan dan mengetahui permasalahan yang ada di perusahaan. Dengan adanya analisis sistem yang sedang berjalan sehingga dapat mempermudah peneliti dalam menganalisis dan menyimpulkan permasalahan pada sistem yang sedang berjalan serta dapat merancang sistem yang baru untuk memperbarui sistem di PT Sabda Resik Mulia agar semakin mempermudah admin dalam membuat laporan.
Adapun prosedur sistem berjalan sebagai berikut : 1. Prosedur Pengambilan Linen.
Staff linen mensortir linen di rumah sakit dan mengisi dokumen pengambilan linen berupa dokumen faktur pengambilan linen 2 rangkap, dokumen rangkap 1 diserahkan oleh driver kebagian administrasi laundry sebagai bukti penerimaan linen dan dokumen rangkap 2 diserahkan kerumah sakit sebagai bukti pengambilan linen dan ditandangani oleh staff linen dari rumah sakit dan kepala unit laundry.
2. Prosedur Pendataan.
Driver menyerahkan linen kotor dan dokumen faktur pengambilan linen rangkap 1 ke bagian checker, checker mensortir linen dan menghitung jumlah linen sesuai data yang diberikan dari staff linen rumah sakit, kemudian checker
menyerahkan linen kotor kebagian operator untuk dilakukan proses pencucian linen. Bagian operator mencuci linen sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dengan memakai perlengkapan alat pelindung diri. Setelah proses cuci selesai operator melakukan ironing dan mengecek kembali data linen sesuai dengan yang dibuat admin kemudian melakukan packing dan pelabelan. Lalu operator menyerahkan linen bersih ke driver untuk dikirim ke rumah sakit.
3. Prosedur pembuatan Laporan
Admin melakukan rekap laporan transaksi total linen selama satu bulan per rumah sakit dan menyerahkan dokumen faktur sebagai bukti transaksi untuk dilaporkan kebagian accounting.
3.3. Usecase Diagram
Gambar III.2.
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengambilan linen
Use Case Name Pengambilan linen
Requirements Mencatat linen masuk dari staff linen rumah sakit
Goal Pengambilan linen dirumah sakit
Pre-Conditions Menimbang berat linen
Actor Driver
Main Flow/Basic Path 1. Driver mengambil linen kotor
2. Driver menyerahkan linen kotor dan dokumen
faktur kepada checker.
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Checker
Use Case Name Pengecekan linen masuk dan keluar
Requirements Mencatat linen masuk
Goal Mensortir linen
Pre-Conditions Membuat rincian data linen masuk
Actor Checker
Main Flow/Basic Path 1. Mensortir linen dan mencatat data linen
masuk.
2. Menyerahkan data rincian linen masuk dan dokumen faktur pengambilan linen ke admin. 3. Menyerahkan linen kotor ke operator.
4. Memeriksa dan menghitung kembali jumlah linen sesuai data laundry.
5. Melakukan pelabelan linen sesuai jenis linen. Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Operator
Use Case Name Proses laundry
Requirements Melakukan pencucian setelah linen di sortir oleh
checker.
Goal Proses packing dan pelabelan
Pre-Conditions Memisahkan proses pencucian linen infeksius
dengan linen non infeksius
Main Flow/Basic Path 1. Proses pencucian linen
2. Proses pengeringan linen Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Admin
Use Case Name Pembuatan Laporan
Requirements Melihat dokumen linen masuk
Goal Membuat laporan bulanan
Pre-Conditions Membuat rincian linen masuk dan keluar
Actor Admin
Main Flow/Basic Path 1. Membuat rincian linen masuk
2. Membuat rincian linen keluar 3. Membuat laporan bulanan
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Accounting
Use Case Name Melihat laporan
Requirements Melihat laporan bulanan
Goal Menerima laporan bulanan dari admin
Pre-Conditions Menerima laporan
Actor Accounting
Main Flow/Basic Path 1.Melihat laporan bulanan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan dilakukan untuk menganalisis dokumen- dokumen yang digunakan sebagai acuan untuk merancang sistem yang akan dibuat. Berikut ini dokumen-dokumen yang ada di PT Sabda Resik Mulia :
A. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Dokumen Ekspedisi
Fungsi : Untuk mengetahui rincian linen dari rumah sakit Sumber : Staff linen
Tujuan : Admin Media : Buku Besar
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan menyerahkan linen Bentuk : Lampiran A.1
B. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Dokumen Faktur Linen Masuk Fungsi : Untuk Bukti Transaksi
Sumber : Admin Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Rincian Data Linen
Fungsi : Untuk melihat rincian total linen Sumber : Admin
Tujuan : Pelanggan Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : Laporan Bulanan Laundry
Fungsi : Untuk merekap total linen dari tiap rumah sakit Sumber : Admin
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap rekap data laporan Bentuk : Lampiran B.3
3.5. Permasalahan Pokok
Usaha jasa laundry pada PT Sabda Resik Mulia ini memiliki banyak transaksi setiap harinya, sehingga admin sulit untuk mengelola data dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Setiap transaksi pengambilan linen memiliki banyak dokumen faktur sebagai bukti pengambilan linen. Penyimpanan yang kurang baik memungkinkan adanya dokumen yang hilang atau kehilangan data lainnya seperti kerusakan kertas atau tulisan menjadi pudar. Sehingga admin harus melakukan pendataan ulang yang akan beresiko dalam kesalahan pendataan transaksi kepada pelanggan. Berikut ini merupakan permasalahan pokok yang ada pada PT Sabda Resik Mulia sebagai berikut:
1. Pada proses pembuatan laporan menggunakan Microsoft Excel sehingga dalam proses penginputan data dan pencarian data memerlukan waktu yang cukup lama.
2. Sistem yang berjalan saat ini masih kurang optimal, karena adanya selisih jumlah data linen dari staff linen rumah sakit dengan unit laundry sehingga memungkinkan adanya komplain kehilangan data linen jika adanya kekurangan data dari rumah sakit dengan unit laundry.
3. Proses pembuatan laporan menggunakan Microsoft Excel sehingga memudahkan siapapun dapat melihat dan mengubah data yang ada dikomputer.
4. Dalam sistem yang berjalan tidak adanya backup data sehingga memungkinkan adanya resiko kehilangan data.
3.6. Pemecahan Masalah
Dengan dilakukan analisis sistem yang berajalan di laundry PT. Sabda Resik Mulia maka dibuat beberapa pemecahan masalah diantaranya sebagai berikut :
1. Dibuatnya sistem informasi jasa laundry berbasis desktop sehingga dapat memudahkan pengguna dalam penginputan data, pencarian data serta pembuatan laporan.
2. Dibuatnya laporan rincian data linen masuk dan keluar sehingga dapat melihat perbandingan jumlah data linen dari rumah sakit dengan unit laundry untuk meminimalisir terjadinya komplain kehilangan linen dari rumah sakit.
3. Sistem informasi dibuat hanya diperuntukan untuk yang berkepentingan seperi admin untuk menjaga kerahasiaan data-data laporan di perusahaan unit laundry.
4. Sistem informasi yang dibuat harus memiliki database agar sewaktu-waktu data linen yang hilang dapat dicetak kembali.
