1 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Seiring dengan bertumbuhnya jumlah penduduk maka kebutuhan manusia terhadap barang dan jasa sangat meningkat. Termasuk salah satunya adalah EDP Rent a Car yang bergerak dibidang jasa penyewaan mobil.
Seperti halnya perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang maka perusahaan jasa pun sangat bervariasi dari mulai perusahaan besar, menengah, maupun perusahaan kecil. Tentu saja masing – masing perusahaan tersebut membutuhkan fasilitas yang memadai sesuai dengan tingkat perusahaannya masing – masing.
EDP Rent a Car yang khusus bergerak dibidang jasa penyewaan mobil termasuk kategori perusahaan menengah. Dengan demikian maka fasilitasnya pun masih sangat sederhana, begitu juga pengolahan data dan penjualan jasa serta pembuatan laporannya masih dilakukan secara manual. Sehingga dibutuhkan waktu yang lama untuk pengolahan datanya, maka komputerisasi secara bertahap bisa jadi salah satu alternatif bagi perusahaan untuk bisa lebih memperlancar kegiatan perusahaan dan lebih memperbaiki kinerja suatu perusahaan.
3.2. Tinjauan Perusahaan
EDP Rent a Car adalah suatu badan wirausaha milik pribadi yang bergerak dibidang jasa penyewaan mobil. Berdasarkan pengalaman pemilik usaha yang pernah bekerja di jepang maka Bapak edi berniat membuka usaha yang bergerak dibidang
2
otomotif, serta besarnya minat akan jasa penyewaan mobil yang profesional dan kompetitif dengan tidak mengesampingkan kualitas dari jasa penyewaan tersebut.
Sejak awal berdirinya, EDP Rent a Car secara maksimal telah menetapkan standart dan sasaran tertinggi yang dapat dicapai. Oleh karena itu untuk memperkuat serta mengembangkan EDP Rent a Car selalu berusaha untuk menjaga kualitas pelayanan yang terbaik terhadap konsumen.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
EDP Rent a Car secara resmi berdiri tahun 2001, terletak di kawasan Moch.Kahfi Ciganjur Jagakarsa Jakarta Selatan. Pertama kali dikelola hanya dengan berjumlah 5 orang karyawan dan memiliki 3 – 5 unit mobil. Dengan mengemban misi untuk memberikan jasa penyewaan mobil dengan hasil baik dan berkualitas, membuat semakin hari EDP Rent a Car semakin berkembang.
Dan saat ini EDP Rent a Car telah mempunyai 4 (empat) cabang diantaranya di Timbul, Ciganjur, Solo dan Beji
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
EDP Rent a Car adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penyewaan mobil. Dan Rental mobil ini mendapat surat izin dari Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) dengan bernomor surat izin perdagangan (SIUP) kecil : 510/ 589 –BPPT/
PK/VII/2013.
Struktur organisasi pada EDP Rent a Car sebagai berikut:
3
Gambar II.1 Struktur organisasi EDP Rent a Car Sumber : EDP Rent a Car
Fungsi dan Tugas Organisasi 1. Owner (pemilik)
Pemilik perusahaan yang mempunyai tugas sebagai pemimpin perusahaan, mengontrol dan mengendalikan jalannya perusahaan serta mengambil keputusan dan kebijakan dalam perusahaan.
a. Penetapan kebijakan operasional
b. Pengkoordinasian dan pengendalian Perusahaan.
2. Admin
Bertugas untuk memberikan informasi dan mencatat data customer yang ingin menyewa mobil.
3. Marketing
Bertugas untuk mempromosikan dan memasarkan EDP Rent a Car melalui email, radio dan media sosial.
4. Survei
Bertugas untuk mensurvei data yang diberikan oleh customer dengan datang lansung ke alamat yang diberikan.
4 5. Bengkel
Bagian ini bertugas untuk mengecek kondisi mobil apakah dalam keadaan baik atau tidak serta memperbaiki mobil yang bermasalah.
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Suatu prosedur atau tahapan – tahapan yang akan dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut dengan prosedur sistem. Sesuai dengan ruang lingkup yang akan dibahas dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil terdapat pada EDP Rent a Car, yaitu:
1. Prosedur Penyewaan Mobil
Pelanggan datang langsung ke EDP Rent a Car untuk mengisi formulir penyewaan mobil, bagian admin akan meminta persyaratan data – data pelanggan antara lain: : KTP , KK (kartu keluarga),, SIM pengemudi,, lalu EDP Rent a Car akan melakukan survei setelah semua selesai, pelanggan melakukan pembayaran dan menandatangi surat perjanjian/kontrak dan bagian admin akan membuat kwitansi buat pelanggan
2. Prosedur Pengembalian Mobil
Pelanggan menunjukkan bukti kwitansi dan KTP kepada bagian admin untuk dilakukan pengecekan ketepatan waktu pengembalian. Jika ada keterlambatan pengembalian maka bagian admin akan memberikan data denda dan akan membuatkan kwitansi untuk pelanggan.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
5
Setiap akhir bulan bagian admin akan membuat laporan berdasarkan arsip nota/kwitansi lalu laporan akan diserahkan kepada Owner untuk diperiksa dan langsung diarsipkan.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language adalah sebuah bahasa untuk menentukan, visualisasi,
kontruksi dan mendokumentasikan artifact bagian dari informasi yang digunakan atau dihasilkan dalam suatu proses pembuatan perangkat lunak. Artifact dapat berupa model, deskripsi atau perangkat lunak dari sistem perangkat lunak, seperti pada pemodelan bisnis dan sistem non perangkat lunak lainnya.
Metode kolaborasi antara metode – metode Booch, OMT (Object Modelling Technique), serta OOSE (Object Oriented Software Enginering) dan beberapa metode
lainnya, merupakan metodologi yang paling sering digunakan saat ini untuk analisa dan perancangan sistem dengan metodologi berorientasi objek mengadaptasi maraknya penggunaan bahasa pemrograman berorientasi objek.
3.4.1. Use Case Diagram
Bersifat statis, dengan ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor- aktor (suatu jenis khusus dari kelas ). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
3.4.2. Activity Diagram
6
Gambar II.2 Activity Diagram Proses Penyewaan Mobil
Gambar III.3 Activity Diagram Proses Pengembalian Mobil
7
Gambar III..4 Activity Diagram Proses Laporan Penyewaan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses – proses yang terjadi dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan yang mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran. Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah segala bentuk dokumen masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Adapun dokumen yang digunakan pada EDP Rent a Car yaitu:
1. Nama Dokumen : Formulir Penyewaan Mobil
Fungsi : Digunakan untuk mengajukan sewa mobil
8
Sumber : Admin
Tujuan : Pelanggan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : KTP
Fungsi : Digunakan untuk mengajukan sewa mobil
Sumber : Pelanggan
Tujuan : Admin
Media : Fotocopy KTP
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : SIM (Surat Ijin Mengemudi)
Fungsi : Digunakan untuk mengajukan sewa mobil
Sumber : Pelanggan
Tujuan : Admin
Media : Fotocopy SIM
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : KK (Kartu Keluarga)
9
Fungsi : Digunakan untuk mengajukan sewa mobil
Sumber : Pelanggan
Tujuan : Admin
Media : Fotocopy KK
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama Dokumen : Surat Kontrak
Fungsi : Digunakan untuk perjanjian sewa
Sumber : Admin
Tujuan : Pemilik
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran A-5
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Digunakan sebagai bukti pembayaran
Sumber : Admin
Tujuan : Pelanggan
Media : Nota
Jumlah : 1 Lembar
10
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan membayar Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Surat Kontrak
Fungsi : Digunakan untuk perjanjian sewa
Sumber : Admin
Tujuan : Pelanggan
Media : Nota
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Laporan Penyewaan
Fungsi : Digunakan untuk pelaporan bulanan
Sumber : Admin
Tujuan : Pemilik
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Ditujukan untuk pemilik Bentuk : Lampiran B-3
3.6. Permasalahan Pokok
Dalam proses penjualan jasa pada EDP Rent a Car ini, penulis menemukan beberapa permasalahan yang tinbul dimana menyebabkan keterlambatan dalam penyajian
11
informasi. Adapun keterbatasan sistem komputer menjadi pemicu permasalahan, sementara kegiatan perusahaan harus tetap berjalan dengan melihat keadaan dalam proses ini, kiranya suatu sistem pengolahan data yang lebih baik sangat diperlukan. Permasalahan yang dapat dikemukakan adalah:
1. Kurangnya informasi tentang data mobil yang ingin disewa
2. Setiap pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga membuat administrasi semakin lambat.
3. Penyimpanan bukti pembayaran tidak tersusun rapih, sehingga pada saat pembuatan laporan tidak akurat.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan yang dijabarkan diatas maka penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan cara melakukan komputerisasi sistem. Banyak masalah yang dihadapi akibat sistem pengolahan data yang dilakukan secara manual, hal ini tidak sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada pada saat ini. Dengan hal ini hanya diperlukan waktu untuk mempelajari sistem yang diusulkan serta diharapkan mampu diterapkan, sebagai berikut:
1. Dapat memberikan informasi yang lebih detail kepada customer
2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi pada pembuatan laporan dharapkan dapat memudahkan dalam pembuatan laporan, sehingga dapat selesai tepat waktu.
