THE EFFECT OF ORGANIZATIONAL STRUCTURES ON
ORGANIZATIONAL EFFECTIVENESS IN A COMPANY
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP EFEKTIVITAS
ORGANISASI DALAM SUATU PERUSAHAAN
Ratna Endah Pratiwi
Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Abstract
An organization or company is said to be effective if the achievement of the company's performance and objectives related to quality and quantity leads to a predetermined time. Robbins (1994) in his book siad that organizational effectiveness was define as the extent to which the organization realizes its goals. Therefore, the effectiveness of an organization or company can be a very important condition because it can be gained on the success of the organization by pressing objectives that can be achieved with stable, balanced and sustainable as described by Robbins (1994) that the organizational structure established had three components core which is the dimension of organizational structure that was complexity, formalization, and centralization.
Abstrak
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi saat ini, perkembangan suatu perusahaan akibat adanya kemajuan jaman menimbulkan adanya daya saing atau kompetisi dari berbagai perusahaan yang ada. Adanya kompetisi tersebut akan berdampak pada efesiensi dan efektivitas dalam suatu sistem organisasi dalam menghadapi tugas dan kebutuhan operasional yang semakin hari semakin majemuk dan beragam dalam suatu kinerja perusahaan. Sumber daya manusia menjadi faktor utama yang terpenting dalam perusahaan yang berkaitan dengan penyesuaian dalam persaingan, kekuatan dan sistem dalam
Dalam mencapai tujuan-tujuan suatu organisasi atau perusahaan, sumber daya manusia yang akan menjadi penggerak operasional dimana SDM bekerja secara individu atau kelompok yang dipandu dan diarahkan oleh seorang pimpinan dalam mencapai tujuan. Ivancevich (2007) dalam bukunya mengatakan bahwa struktur organisasi merupakan rancangan dari pemimpin
organisasi sehingga mampu menentukan harapan-harapan mengenai apa yang akan dilakukan individu-individu dan kelompok-kelompok tersebut dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Dengan demikian, struktur organisasi dapat dapat memberikan dampak yang besar untuk suatu perusahaan yang mana struktur organisasi dapat diimplementasikan sesuai sistem kerja organisasi untuk tujuan organisasi yang efektif dan efisien.
Dengan demikian, efektivitas organisasi dapat terjadi karena dipengaruhi oleh aspek strukrur organisasi yang memiliki proses pencapaian tujuan yang konsisten dan fokus dalam upaya mengintegrasikan visi dan misi perusahaan dari pimpinan kepada pegawainya yang didukung dengan timbal balik pegawai yang memiliki kinerja baik dan konsisten serta fokus sesuai dengan sistem yang telah dirancang untuk kelangsungan hidup perusahaan.
TINJAUAN TEORITIS
Struktur Organisasi
Terbentuknya suatu organisasi perlu diiringi dengan pembuatan struktur organisasi. Hal ini penting karena untuk mengenal atau mengetahui gambaran dari suatu organisasi maka dapat dipelajari dan ditinjau menggunakan struktur organisasi yang ada. Mempelajari struktur organisasi dapat mengetahui kemungkinan kegiatan-kegiatan apa yang ada dalam suatu organisasi, karena didalam suatu organisasi tergambar bagian-bagian (departemen) yang ada, nama dan posisi setiap manajer, dimana garis penghubung didalamnya menunjukan siapa atau bagian atau bertanggung jawab kepada siapa atau bagian apa. Struktur merupakan cara organisasi mengatur sumber daya manusia
bagi kegiatan-kegiatan kearah tujuan. Struktur merupakan cara dalam menempatkan manusia sebagai bagian organisasi pada suatu hubungan yang cenderung tetap, yang sangat menentukan pola-pola interaksi, koordinasi, dan tingkah laku yang berorientasi pada tugas (Steers, 1984:70).Beragam istilah yang digunakan dalam menggambarkan dimensi-dimensi struktur organisasi mungkin agak membingungkan. Bagi pengelola organisasi, Struktur organisasi pada hakikatnya adalah suatu cara untuk menata unsur-unsur dalam organisasi dengan sebaik-baiknya, demi mencapai berbagai tujuan yang telah ditetapkan (Kusdi, 2009:176).
Penjelasan di atas menerangkan bahwa sebuah struktur organisasi sangat penting bagi seorang manajer dalam pembuatan keputusan untuk mendesain organisasi sebagai cara mengidentifikasi dari pengelolaan sumber daya manusia dan segala fungsi-fungsi yang ada untuk penyelesaian pekerjaan perusahaan dengan pedoman visi, misi dan tujuan organisasi.
Pemahaman mengenai hubungan antara struktur san kinerja, sikap, keefektifan dan variable lainnya telah berusaha dikembangkan oleh para peneliti dan praktisi bidang manajemen. Terdapat
hambatan dalam pengembangan
kerumitan dalam menetapkan dan mengukut konsep struktur oganisasi. Tidak hanya itu, hal yang menjadi hambatan juga muncul dari adanya kerumitan antara dimensi-dimensi itu sendiri. Struktur organisasi menentukan bagaimana cara pembagian tugas, kepada siapa tugas haru dilaporkan, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga komponen dimensi: kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi (Robbins, 1994:6). Dengan demikian dimensi struktur organisasi yang lebih sering digunakan dalam riset dan praktik yang menggambarkan dimensi struktur, yaitu Kompleksitas, Formalisasi, dan Sentralisasi.
Kompleksitas
Kompleksitas mengarah pada tingkat differensiasi yang terdapat dalam sebuah organisasi. Differensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horizontal diantara unit-unit. Differensiasi vertical merujuk pada kedalaman hierarki organisasi. Differensiasi spasial menjelaskan tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis.
Differensiasi horizontal merujuk pada pengelompokan berdasarkan
spesialisasi-spesialisasi yang ada dalam sebuah organisasi, baik spesialisasi fungsional maupun sosial. Pembagian divisi-divisi dalam organisasi dapat dilakukan berdasarkan jumlah orang, fungsi, produk atau jasa, klien, geografis, atau proses (Kusdi, 2009:169).
Differensiasi vertical Merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, seiring dengan meningkatnya juga kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki didalam organisasi bertambah (Robbins, 1994:95).Organisasi dengan jumlah pegawai yang sama, tidak perlu mempunyai tingkat diferensiasi vertikal yang sama. Organisasi dapat berbentuk tinggi (tall), dengan banyak lapisan hierarki, atau mendatar (flat), dengan sedikit tingkatan. Faktor yang menentukan adalah Rentang Kendali (Robbins, 1994 : 96).
Formalisasi
“Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan
bagaimana ia harus
melakukannya”(Robbins, 1994:103). Para manajer mempunyai sejumlah teknik formalisasi yang diambil dari pendapat Stepen P. Robbins dalam Kusdi
(2009:173), untuk dapat
menstandarisasikan perilaku para pegawai. Teknik-teknik yang digunakan dalam menstandarisasikan adalah:
1. Proses Seleksi (selection)
Organisasi memilih pegawainya bukan secara acak. Para pelamar diproses melalui sejumlah rintangan yang dirancang untuk membedakan para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan baik dari mereka yang mungkin tidak akan berhasil. 2. Persyaratan Jabatan (role
requirement)
Para individu di dalam organisasi mempunyai jabatan.Setiap pekerjaan membawa serta harapan mengenai bagaimana si pemegang jabatan seharusnya berperilaku.
3. Peraturan, Prosedur, dan Kebijakan (rules, procedures, and policies)
Peraturan merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang pegawai mengenai hal yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur adalah rangkaian tahapan yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Kebijakan adalah pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan keputusan yang dibuat oleh pegawai.
4. Proses pelatihan (training) Pelatihan ada yang bersifat on-the-job-training (misalnya pemagangan, pendampingan (coaching), atau penugasan-penugasan yang bersifat studi), ada pula yang bersifat off-the-job-training (ceramah, demonstrasi, simulasi, atau instruksi terprogram). 5. Ritual (rituals)
Sentralisasi
Penjelasan terkait sentralisasi secara lebih khusus yaitu jenjang kepada siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke dalam pekerjaan mereka (Robbins, 1994 : 118).
Sentralisasi dapat dijelaskan juga bahwa hal ini merujuk pada bentuk-bentuk keputusan yang mengandung kebebasan bagi seseorang. Istilah kuncinya adalah pilihan-pilihan bebas (discretionary choice), “jika dikatakan the director possesses certain discretionary funds, artinya direktur memiliki dana-dana tertentu yang boleh dikeluarkan atau digunakan sesukannya”(Kusdi, 2009:174). Pimpinan atau manajemen level atas memiliki hak kebebasan dalam memilih sedangkan manajemen level bawah tidak memiliki hak dalam memilih dan embuat keputusan kecuali pilihan yang telah diberikan kewenangan tehadap pelaksanaan tugas-tugasnya.
Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya (Hardoko, 2002). Siagian (2011) menjelaskan dalm jurnalnya bahwa struktur organisasi menjadi suatu mekanisme formal yang dapat menunjukkan kerangka dan wujud suatu organisasi dan menggambarkan pola hubungan antara fungsi atau antar bagian yang satu dengan bagian yang lain. Struktur organisasi ditunjukkan dalam bentuk bagan yang sifatnya statis berupa kotak-kotak aktivitas atau kotak jabatan dan garis tata hubungan.
melakukan pembagian kerja harus mempertimbangkan beberapa faktor yaitu:
1. Sifat pekerjaan
2. Personalia yang tersedia 3. Efisiensi
Pemahaman akan struktur organisasi yang merupakan susunan tugas formal di dalam suatu organisasi mempunyai tujuan (Robbins, dkk. 2010) sebagai berikut:
1. Membagi pekerjaan ke dalam tugas dan departemen yang spesifik.
4. Menghimpun berbagai pekerjaan ke dalam unit-unit.
5. Menjalin hubungan di antara
individu, kelompok dan
departemen.
6. Membuat hierarkhi wewenang yang formal. setiap manusia pasti memiliki keterbatasan baik itu fisik, pengetahuan, sikap, waktu, dan-lain-lain yang menjadi hambatan
dalam menjalankan kegiatannya. Pimpinan organisasi diharuskan untuk lebih peka terhadap keterbatasan yang dimiliki oleh pekerjanya dan harus berusaha mencari jalan keluar untuk permasalahan keterbatasan. Pencarian solusi terhadap masalah keterbatasan ini diharapkan dapat meminimalisasi kesalahan dalam pelimpahan wewenang agar tidak terjadi ketimpangan dalam pembagian kerja yang juga akan menghambat jalannya kegiatan kerja.
Pembagian kerja dapat memecahkan masalah ketidakmampuan seorang manajer dalam menangani pekerjaan yang kompleks. Dalam melakukan pembagian kerja ada memuaskan kebutuhan mereka melalui pencapaian sasaran kelompok (Gibson, dkk. 2010). Adapun dasar pengelompokan kerja haruslah memenuhi syarat-syarat berikut (Siagaan, 2011) :
dengan memperhitungkan tingkat kemampuan manajer yang terbatas. 2. Pengelompokan kerja haruslah
semakin menyederhanakan bukan semakin merumitkan pekerjaan. 3. Pengelompokan kerja sedapat
mungkin tidak bertentangan dengan dengan usaha pencapaian prestasi kerja yang diinginkan. 4. Pengelompokan kerja pada
hakekatnya harus berlanjut ke arah pencapaian tujuan perusahaan.
Kordinasi
Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan pada satuansatuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
(Handoko, 2002). Tindakan
pengelompokan pekerjaan akan merupakan tindakan koordinasi yang dapat menciptakan kerjasama antar bagian dan sub bagian dalam mengintegrasikan kegiatan dan aktivitas perusahaan. Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan kemacetan, kesimpangsiuran dan kekosongan pekerjaan. Koordinasi mencakup 4 (empat) bidang yang dapat menunjukkan (Siagaan, 2011) :
1. Koordinasi dalam individu sendiri 2. Koordinasi antara individu di
dalam sebuah kelompok.
3. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam perusahaan
4. Koordinasi antara perusahaan dan kejadian di dunia.
Koordinasi yang efektif tidak lepas dari rancangan struktur organisasi yang efektif juga. Garis tata hubungan yang digambarkan dalam struktur organisasi haruslah menunjukkan hubungan yang hakiki dari setiap bagian dan dapat dimaknai oleh semua anggota organisasi yang berada pada setiap bagian. Ada beberapa syarat-syarat penting untuk memperoleh koordinasi yang efektif (Robbins, dkk. 2010) :
1. Adanya keterlibatan dari semua anggota organisasi dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. 2. Setiap anggota organisasi
ketentuan, tidak berlebih dan juga tidak kurang. Terlalu banyak peran ataupun kekurangan peran dapat menciptakan konflik dan harus dihindari. Suatu peran terlahir dari ketetapan formal mengenai kegiatan dan hubungan (Barnes, 1984) :
1. Karyawan dapat lebih mudah menjalankan dan melakukan
kegiatannya dengan
mengelompokkan kegiatan dalam unit-unit organisasi.
2. Memudahkan karyawan dalam memberikan pertanggung jawaban berupa laporan-laporan yang harus diberikan kepada atasannya.
Jenis hubungan yang dibentuk oleh peran dari setiap anggota organisasi akan membentuk hubungan berikut (Siagiaan, 2011) :
1. Hubungan langsung yaitu hubungan formal antara atasan
dengan karyawan yang
dibawahnya. Dimana atasan melaksanakan wewenang atas bawahannya dan sebaliknya bawahan bertanggung jawab atas prestasinya pada atasannya.
2. Hubungan atasan dengan bawahan adalah juga merupakan hubungan fungsional yang timbal balik dari bawahan kepada atasan dan sebaliknya dengan jenis pekerjaan yang berbeda dan dengan jumlah yang berbeda.
3. Hubungan sejajar yang merupakan hubungan yang terjalin diantara karyawan pada tingkat level yang sama dalam organisasi mis: manajer marketing dengan manajer
keuangan seperti yang
digambarkan dalam pola organisasi.
Struktur organisasi akan mencerminkan hubungan-hubungan yang terbangun sesuai dengan peran masing-masing anggota organisasi yang akan terlihat dalam garis tata hubungan. Kesulitan dan keberhasilan seseorang dalam menerima peran menyangkut kepribadian dalam melaksanakan peran masing-masing guna menjalin suatu hubungan.
Efektivitas Organisasi
pencapaian suatu sasaran dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.
Dengan demikian, merangkum atas dua pendapat ahli tersebut dapat dinyatakan bahwa efektivitas organisasi yaitu ketepatan dalam pencapaian organisasi dalam meraih tujuan-tujuannya dengan memberdayakan sumber daya organisasi. Steers (1984) menjelaskan bahwa efektivitas organisasi dapat dipelajri dengan memadukan faktor-faktor organisasi, seperti struktur dan teknologi, dengan faktor-faktor individual, seperti motivasi, rasa keterikatan, dan prestasi efektivitas sebuah organisasi, seperti yang telah dikemukakan oleh peneliti sebagai berikut: Para pekerja cenderung menjadi lebih terikat pada organisasi dan merasa lebih puas jika mereka mempunyai kesempatan mendapat tanggungjawab yang lebih besar, jika tugas mereka memungkinkan keterlibatan diri yang lebih besar dan mengandung lebih banyak variasi, jiak ketentuan-ketentuan dan
peraturan dibatasi seminimum mungkin, dan jika organisasi dan kelompok kerja tidak terlalu besar (Steers, 198 :81). Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui uraian struktur organisasi yang ditinjau dari perilaku sumber daya manusia yang memiliki pengaruh yang besar terhadap efektivitas organisasi.
Adapun penjelasan struktur organisasi lainnya yang masih berkaitan dengan penjelasan diatas bahwa “dari merancang struktur organisasi para pemimpin organisasi mampu menentukan harapan-harapan mengenai apa yang akan dilakukan individu-individu dan kelompok-kelompok tersebut dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi” (Ivancevich, 2007:235). Jika struktur organisasi merupakan media yang membantu organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya, maka “efektivitas organisasi didefinisikan sebagai sejauh mana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya” (Robbins, 1994:53).
Dijelaskan pula bahwa “atribut struktur menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formalisasi, kompleksitas dan sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan hubungannya dalam menjustifikasi minat kita” (Gibson, 1996:101).
Gammahendra, dkk. (2014) variabel kompleksitas merupakan salah satu faktor yang memiliki pengaruh signifikan terhadap efektivitas organisasi. “Organisasi terdiri dari subsistem yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, dan kontrol agar dapat efektif” (Robbins, 1994:101). Keadaan kompleksitas organisasi perusahaan berpengaruh pada ukuran besarnya perusahaan, makin kompleks sebuah organisasi, makin besar kebutuhannya akan alat komunikasi, koordinasi, dan kontrol yang efektif. Efektivitas organisasi akan meningkat sejalan dengan semakin meningkatnya kompleksitas organisasi. Manajemen dituntut untuk dapat memastikan bahwa kegiatan-kegiatan yang dideferensiasi dan disebar dapat terlaksana dengan baik ke arah pencapaian tujuan organisasi.
Formalisasi juga memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keefektifan organisasi. Karena formalisasi merupakan salah satu variabel dari dimensi struktur organisasi yang memiliki pengaruh terhadap variabel efektivitas organisasi, “Organisasi menggunakan formalisasi karena keuntungan yang diperoleh dari pengaturan perilaku para pegawai.Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman” (Robbins, 1994:105). Satuan kerja dalam perusahaan harus menyamakan dan menanamkan visi dan misi untuk tujuan tunggal dalam benak pegawai yang pasti tiap individu berbeda sifat dan kepribadiannya.
Disamping itu sentralisasi terhadap keefektifan memiliki pengaruh yang signifikan. Sentralisasi merupakan salah satu variabel dari dimensi struktur organisasi yang memilik pengaruh terhadap variabel efektivitas organisasi, “Kepada siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (pimpinan), dengan demikian mengizinkan para pegawai (staff) untuk memberi masukan yang minimal ke dalam pekerjaan mereka”(Robbins,1994:118). Sistem pengambilan tersebut dilakukan dalam tahap-tahap mengumpulkan informasi dan data dari tiap tingkatan manajemen sehingga membantu manajemen puncak merumuskan strategi dan tepat sasaran dalam pengambilan keputusan, bisa disebut efektif.
Kesimpulan
Struktur organisasi memiliki aspek-aspek tertentu yang dapat mempengaruhi efektivitas sebuah organisasi. Dapat ditarik kesimpulan berdasarkan hasil analisis regresi linier berganda yang dilakukan oleh Gammahendra, dkk. (2014) terhadap atribut-atribut struktur organisasi menentukan
Daftar Pustaka
Siagian, Hanny. 2011. Pedoman Kerja Berbasis Struktur Organisasi. Open Access Journal. Volume 1. Nomor 02.
Gammahendra, Fianda. dkk. 2014. Pengaruh Struktur Organisasi terhadap Efektivitas
Organisasi (Studi Pada Persepsi Pegawai Tetap Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri. Open Access Journal. Volume 7. Nomor 02.
Cahyaningsih, Omega Y. 2017. PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP
Plagiarism Checker X Originality
Report
Similarity Found: 3%
Date: Minggu, Juli 08, 2018
Statistics: 4 words Plagiarized / 142 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
---THE EFFECT OF ORGANIZATIONAL STRUCTURES ON ORGANIZATIONAL EFFECTIVENESS IN A COMPANY PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI DALAM SUATU PERUSAHAAN Ratna Endah Pratiwi Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Abstract An organization or company is said to be effective if the achievement of the company's performance and objectives related to quality and quantity leads to a predetermined time.
Robbins (1994) in his book siad that organizational effectiveness was define as the extent to which the organization realizes its goals. Therefore, the effectiveness of an organization or company can be a very important condition because it can be gained on the success of the organization by pressing objectives that can be achieved with stable, balanced and
sustainable as described by Robbins (1994) that the organizational
structure established had three components core which is the dimension of organizational structure that was complexity, formalization, and
centralization.
Abstrak Suatu organisas
INTERNET SOURCES:
