25
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Apotek Citra Sehat adalah salah satu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan produk-produk kesehatan seperti obat-obatan dan lain-lain. Dengan adanya proses penjualan tentu tidak lepas dari proses pembelian produk pada distributor. Apotek Citra Sehat melakukan pembelian produk dengan cara tunai maupun kredit.
Pada dasarnya sistem yang ada pada Apotek Citra Sehat sudah berjalan dengan baik, hanya perlu disadari bahwa setiap sistem mempunyai kelebihan maupun kekurangan, sistem pembelian produk pada apotek Citra Sehat yang berjalan masih dilakukan secara manual, dimana dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data pembelian produk masih disimpan dalam suatu arsip yang berupa lembaran kertas dan masih menggunakan program aplikasi microsoft office, sehingga sering terjadi kehilangan dan kesalahan pengolahan data serta terjadi kesulitan dalam proses pencarian data pada saat dibutuhkan, hal ini tentu dapat menghambat proses kinerja, dalam konteks ini penulis melihat bahwa sistem yang telah ada tersebut harus dibenahi dan dievaluasi sehingga sistem yang ada akan terus berkembang dan mengalami perbaikan-perbaikan serta dapat menemukan bentuk sistem yang lebih baik.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Apotek Citra Sehat didirikan pada tanggal 31 Juli 1998 berlokasi di Jl. Raya Dramaga km.9 No.57, Bogor. Dimana Apotek Citra Sehat didirikan oleh Ir. Izzudin F, MBA, Ir.Ismantoro dan Ir. Firdiat. Tujuan didirikannya Apotek Citra Sehat yaitu untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sekitar untuk mendapatkan obat selain akan kebutuhan masyarakat pada yang pada saat itu di lingkungan tersebut belum terdapat apotek. Apotek ini sekarang telah disahkan dan dilegalitaskan dari status usahanya melalui Tanda Daftar Usaha Perdagangan dengan nomor: 329/10-21/TDUP/VIII/1998. Sekarang apotek ini menjadi suatu asset penting dalam penjualan obat yang dibutuhkan oleh masyarakat.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi perusahaan merupakan kerangka menyeluruh yang menghubungkan bagian-bagian dalam suatu badan usaha. Perusahaan harus mempunyai organisai yang baik, dan perusahaan tidak akan mampu bertahan terhadap tantangan yang dihadapinya tanpa adanya organisasi.
Organisasi adalah penentu, pengelompokkan dan penyatuan aktivitas yang dianggap perlu, penempatan orang untuk mengerjakan aktivitas perusahaan tersebut dan menyediakan wewenang kepada yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan aktivitas perusahaan.
Faktor yang menentukan bentuk dan susunan organisasi perusahaan tergantung dari berbagai segi serta dilihat dari besar kecilnya perusahaan. Untuk perusahaan kecil, sifat dan kebutuhan serta teknis maupun susunan organisasi jauh lebih kecil dan sederhana dibandingkan dengan perusahaan besar. Untuk itu
diperlukan susunan organisasi yang paling mudah untuk dikendalikan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pemisahan tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing bagian perlu dilakukan sehingga tidak menimbulkan kesimpangsiuran dalam melaksanakan tugas masing-masing. Adapun bentuk struktur organisasi pada APOTEK CITRA SEHAT adalah sebagai berikut :
Sumber : SO Apotek Citra Sehat
Gambar III.1
Struktur Organisasi APOTEK CITRA SEHAT
Adapun fungsi-fungsi dari jabatan Apotek Citra Sehat Bogor adalah : 1. Pemilik
Pemilik Apotek adalah pemegang pimpinan tertinggi yang bertugas sebagai pengelola dan pengatur seluruh elemen yang ada di Apotek ini, seperti:
a. Memeriksa dan melengkapi semua obat.
b. Menerima laporan data transaksi dari karyawan. c. Menetapkan kebijaksanaan Apotek.
2. Apoteker
Membuat visi-misi, membuat Standar Prosedur Oprasional (SPO) Pada Setiap fungsi kegiatan apotek
3. Bagian Keuangan
Sebagai pemegang keuangan operasional outlet dan membuat laporan keuangan bulanan ataupun mingguan.
4. Bagian ADM
Bertanggung jawab terhadap pencatatan absensi dan segala urusan administrasi karyawan.
5. Bagian Pembelian
Berperan sebagai penanggung jawab ketersediaan barang, mencatat stock barang kosong, melakukan pemesanan barang kepada pihak distributor, menerima barang dari pihak distributor ataupun konsinyasi. Hasil pembelian diserahkan kepada bagian keuangan.
6. Bagian penjualan
Bertanggung jawab didalam penjualan obat pada custemer , memberi pelayanan kepada customer, serta bertindak sebagai kasir, mengatur layout dan melakukan display barang.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan 1. Pengecekan Data Stok Obat
Bagian pembelian melihat data obat dan memastikan stok obat apa saja yang kurang / kosong, lalu mencatatnya untuk melakukan pemesanan obat.
2. Pemesanan Obat
Bagian pembelian memesan obat yang akan dibeli kepada distributor dengan membuat surat pesanan yang diberikan kepada distributor.
3. Prosedur Transaksi Pembayaran Obat
Obat dikirim oleh distributor bersama faktur. Bagian pembelian mengecek obat yang telah dipesan dengan faktur dan surat pesanan. Sales memberikan kwitansi pembelian obat pada bagian pembelian.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Diakhir bulan bagian pembelian membuat laporan pembelian. kemudian memberikan laporan pembelian kepada pemilik apotek.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dan menunjukkan alir data dokumen pada suatu sistem. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis mencoba menggunakan diagram arus data yang dimaksud untuk mempermudah pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan ini yang digambarkan sebagai berikut:
Diagram Konteks.
Ket : Srt_pesan : Surat Pesanan
Lap.pembelian : Laporan Pembelian
Kwitansi : Bukti Pembayaran
Faktur : Faktur
Gambar III.2
Diagram Nol.
Ket: Srt_pesan : Surat pesanan
Dt_obat : Data obat
Stok_obat : Stok obat
Dt_pesan : Data pesanan obat
Faktur : Faktur pembelian
Kwitansi : Bukti pembayaran
Lap.pembelian : Laporan pembelian
Gambar III.3
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Untuk dapat menganalisa dan mendesain suatu sistem maka penulis harus mempelajari dokumen-dokumen yang ada yang digunakan dalam sistem yang berjalan. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalam suatu organisasi atau perusahaan. Pada spesifikasi sistem berjalan, terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan datanya. Dokumen-dokumen-dokumen tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan (input)
Dalam spesifikasi bentuk masukan, penjelasannya sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Faktur
Fungsi : Bukti penerimaan obat yang dibeli
Sumber : Distributor
Tujuan : Bagian pembelian
Media : Cetakan komputer
Jumlah : 1 Lembar / Lebih
Frekuensi : Setiap ada pembelian obat Bentuk Dokumen : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti pembayaran
Sumber : Distributor
Tujuan : Bagian pembelian
Jumlah : 1 Lembar / Lebih Frekuensi : Setiap pembayaran obat Bentuk Dokumen : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : Dt_obat
Fungsi : Untuk mengetahui data obat Sumber : File data obat
Tujuan : proses pengecekan stok data obat
Media : Cetakan Manual
Jumlah : 1 Lembar / Lebih Frekuensi : Setiap pembelian obat Bentuk Dokumen : Lampiran A-3
4. Nama Dokumen : Stok obat
Fungsi : Untuk mengetahui stok obat Sumber : File stok obat
Tujuan : proses pemesanan obat
Media : Cetakan Manual
Jumlah : 1 Lembar / Lebih Frekuensi : Setiap pembelian obat Bentuk Dokumen : Lampiran A-4
3.4.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran (output)
Dalam spesifikasi bentuk keluaran, penjelasannya sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Surat Pesanan
Sumber : Proses pemesanan obat
Tujuan : Distributor
Media : Cetakan Manual
Jumlah : 1 lembar atau lebih
Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan obat Bentuk Dokumen : Lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Laporan pembelian
Fungsi : Untuk mengetahui transaksi pembelian Sumber : Proses pembuatan laporan
Tujuan : Pemilik Apotek
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : 1 lembar atau lebih Frekuensi : Setiap Bulan Bentuk Dokumen : Lampiran B-2
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah mempelajari sistem yang berjalan, maka penulis mencoba memberikan suatu analisa terhadap sistem pembelian obat pada Apotek Citra Sehat. Dalam hal ini penulis menemukan suatu masalah yang membuat informasi pada sistem pelaporannya. Adapun pokok permasalahan itu seperti :
1. Tingginya tingkat kesalahan manusia dalam perhitungan dan pembuatan laporan pembelian barang/produk.
2. Masalah penanganan data dalam proses pengolahan datanya masih kesulitan didalam pencarian data obat dan stok obat, terjadi kesalahan
dalam perhitungan stok obat, kesalahan dalam pencatatan pembelian, serta pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
3. Diperlukan simpanan data yang lebih besar dalam penanganan laporan pembelian.
3.6. Pemecahan Permasalahan
Berdasarkan analis berbagai masalah yang ada pada sistem berjalan mengenai pembelian obat, maka diperlukan suatu penanganan mengenai pengolahan data yang masih kesulitan didalam pencarian data obat dan stok obat, terjadi kesalahan dalam perhitungan stok obat, kesalahan dalam pencatatan pembelian, pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama (manual) menjadi terkomputerisasi.
Dengan adanya sistem komputerisasi maka, akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan perusahaan. Adapun alternatif masalah-masalah diatas yaitu :
1. Dalam pembuatan laporannya dengan sistem terkomputerisasi sehingga memperkecil resiko dari kesalahan-kesalahan yang dihadapi dalam pengolahan data pembelian.
2. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, data yang ada dapat disimpan dengan menggunakan kode sehingga kita dapat memperoleh data yang kita inginkan dengan mudah dan akurat. Selain itu data diolah dan disajikan secara cepat menjadi informasi yang akurat dan terpercaya bagi para penggunanya sehingga tepat dalam pengambilan keputusan.
3. Data-data yang disimpan akan lebih aman dan tidak mudah hilang karena tersimpan didalam hardisk dan dapat di back up dengan mudah.
