26
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
CV Reifan Jaya Merupakan Salah satu Distributor Minuman Kemasan yang fokus pada produk-produk sosro diantara nya : Teh Botol Sosro, Air Mineral Prima, Fruit Tea, Tebs Stee, Country Juice, dll
CV Reifan Jaya terletak di Jl. Otista Gg Rafia Johar Barat, Kecamatan Karawang Timur Kabupaten Karawang.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Kesuksesan CV Reifan Jaya tidak lepas dari cerita perjalanan yang cukup panjang yang dilalui oleh pemiliknya yaitu Bapak Budiyanto, Awalnya Pak Budiyanto ini adalah seorang Karyawan swasta yang bertugas sebagai Salesman disalah satu Perusahaan minuman. Dengan modal ilmu yang didapat di perusahaan tempat beliau bekerja dan tekat yang kuat, akhirnya Pak Budiyanto memutuskan untuk mengundurkan diri (Resign) dari Perusahaannya. Bertekat kuat dan modal uang hasil dari menjual aset yang dimiliki beliau mencoba usaha menjadi agen, namun sebelum beliau merintis usaha agen ini beliau juga sudah mencoba berbagai usaha. Dimulai dari berdagang sayur dipasar, menjual pakaian hingga membuka warung kecil - kecilan didaerah subang.
27
Namun semua itu tidak berjalan lancar, ada saja kendala yang dilalui oleh bapak Budiyanto. Sampai beliau bangkrut dan rugi besar akibat usahanya tersebut.
Dan pada akhirnya pak budiyanto ini merantau ke daerah karawang pada tahun 2010 dan merintis usaha cv reifan ini pada tahun 2014. Memulai usaha nya dimulai dari nol. Nama Reifan Jaya itu sendiri diambil dari nama anaknya yang ke 3 (tiga) karena pada saat istrinya mengandung sampai melahirkan anaknya yang bernama reifan itu kondisi ekonomi keluarga pak budiyanto sedang jatuh, maka beliau ingin menyakinkan pada diri sendiri dan keluarganya bahwa reifan akan jaya.
Adapun profil CV Reifan Jaya sebagai berikut:
Nama CV : CV Reifan Jaya
Nama Pemilik : Budiyanto
Alamat : Jl Otista Gg Rafia Johar Barat, Kecamatan Karawang Timur Kabupaten Karawang
TDP No :10.08.5.47.12553
NPWP No : 71.807.205.1-408.000
Siup No : 503/12552/PK/XII/BPMPT/2014
No Perusahaan : 503/12253/PO/XII/BPMPT/2014
Didirikan : Tahun 2014
Modal : IDR 200.000.000,00
Jenis Barang/Jasa Dagangan : Minuman
Bidang Usaha : Distributor Minuman Kemasan Sinar Sosro
28
3.1.2. Visi dan Misi CV Reifan Jaya Johar, Karawang
1. Visi CV Reifan Jaya
Visi merupakan suatu pandangan tentang perusahaan atau badan usaha, tujuan-tujuannya dan apa saja yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan tersebut.
Visi juga dapat diartikan sebagai gambaran keadaan dan karateristik yang ingin di capai oleh suatu lembaga dimasa yang akan datang.
Visi dari CV Reifan Jaya adalah:
a. Menjadikan distributor yang terbaik dalam memberikan pelayanan kepada konsumennya serta memberikan pelayanan kepuasan yang lebih bagi pelanggannya.
b. Menjadi distributor yang sukses, maju dan ternama di Indonesia c. Mengutamakan kepuasaaan pelanggan
2. Misi CV Reifan Jaya Johar
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usaha mewujudkan visi, Misi juga dapat diartikan sebagai suatu langkah atau proses yang dilakukan oleh lembaga agar suatu keinginan didalam perusahaan atau badan usaha dapat dicapai. Misi dari CV Reifan Johar adalah:
a. Meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat.
b. Memberikan produk-produk unggulan dengan kualitas yang baik dan harga yang terjangkau.
29 3.1.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dapat dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi- fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi. Struktur organisasi bermanfaat bagi seluruh karyawan untuk mengetahui dan menunjukan kedudukan, tujuan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi sebagai kerangka yang mewujudkan sistem pola tetap diantara kedudukan dan peranan dalam semua lingkungan kerja sama. Pada umumnya struktur organisasi berupa bagan yang mewujudkan antara unit-unit organisasi serta garis wewenang yang ada. Strutur organisasi
dapat dilihat pada gambar III.I yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal anatara atasan dengan bawahannya atau para sales yang ada.
Struktur Organisasi CV Reifan Jaya :
Gambar III.1
Struktur Organisasi CV Reifan Jaya Sumber : CV Reifan Jaya
Owner
Admin
Salesman Delivery Ast. Delivery
30
Setiap bagian memiliki tugasnya masing-masing diantaranya:
1. Pemilik Usaha (Owner)
a. Memimpin kegiatan usaha secara keseluruhan.
b. Melakukan pengawasan terhadap jalannya seluruh proses setiap hari nya.
c. Memanage Seluruh karyawan.
d. Menerima Laporan stok persediaan barang 2. Admin
a. Menerima pesanan dari pelanggan b. Memesan barang ke supplier
c. Mengawasi dan mengontrol masuk dan keluarnya barang d. Membuat laporan stok barang
e. Mengatur keuangan f. Mengatur gaji karyawan 5. Salesman
a. Melayani dan memasarkan produk-produk yang dijual kepada konsumen b. Menawarkan dan menjual produk kepada konsumen
6. Delivey
a. Menyiapkan dan Mengirim produk ke konsumen b. Menghitung produk yang akan dikrim ke konsumen 7. Asisten Delivery
a. Membantu proses pengiriman produk ke konsumen b. Membantu mengantarkan pesanan produk
31 1.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berdasarkan riset yang dilakukan prosedur persediaan barang pada CV Reifan Jaya saat ini adalah :
1. Prosedur Pemesanan barang
Admin membuat data stok dengan menghitung jumlah stok fisik yang tersisa. Data stok tersebut digunakan untuk bahan acuan dalam membuat Purchase Order (PO), sebelum PO di kirim kepada supplier. PO tersebut
harus di tanda tangan oleh owner. Lalu PO dikirim ke supplier untuk segera di proses.
2. Prosedur pengecekan barang
Supplier mengirimkan barang sesuai pesanan dengan dilengkapi faktur.
Kemudian admin melakukan pengecekan atas jumlah barang yang dipesan dengan dokumennya. Faktur dari supplier yang diterima akan diarsipkan 3. Prosedur Pencatatan barang
Setelah barang diterima kemudian Admin melakukan pencatatan barang masuk kedalam buku terima barang dari supplier. Dengan mengisi no faktur, tanggal penerimaan, nama barang, satuan dan jumlah .
4. Prosedur pengeluaran barang
Berdasarkan permintaan barang dari salesman atau SPBS (Surat Permintaan Barang Sales), Admin akan menyiapkan barang sesuai permintaan dari sales dan membuatkan Faktur Penjualan. Faktur Penjualan dan SPBS akan di arsipkan oleh admin sebagai bukti pengeluaran barang dari cv. Barang yang keluar akan dilakukan pencatatan pada buku keluar barang
32
5. Prosedur Pembuatan laporan barang masuk dan keluar
Barang yang masuk dari supplier dan barang keluar dari Salesman akan dibuatkan laporan oleh admin dan dilaporkan kepada owner.
1.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada CV Reifan Jaya, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini :
1. Diagram Konteks Berjalan
Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan
SUPPLIER ADMIN
SALES OWNER
0.0
Sistem Persediaan Barang Faktur
PO
SPBS
Lap. Masuk Barang Lap. Keluar Barang FP
Data Stok
Faktur
33 Keterangan :
SPBS : Surat Permintaan Barang Sales
FP : Faktur Penjualan
Faktur : Tanda Terima Barang
PO : Purchase Order
2. Diagram Nol Sistem Berjalan
ADMIN
1.0
Pemesanan Barang
4.0
Pengeluaran Barang 2.0
Pengecekan Barang
3.0
Pencatatan Barang
5.0
Laporan
SALES
OWNER
Data Stok
Faktur
D3 Arsip Barang DBM
DBK
Data Barang
SPBS FP
Lap. Masuk & Keluar barang Lap Stok Barang
D2 Arsip Supplier Copy Faktur
PO
SUPPLIER
D1 Arsip Pemesan Copy PO
D4 Arsip SPBS Copy SPBS
D5 Arsip Faktur Penjualan Copy
FP
D6 Arsip Laporan Copy Lap Stok
Barang
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
34 Keterangan :
SPBS : Surat Permintaan Barang Sales
FP : Faktur Penjualan
PO : Purchase Order
DBM : Data barang masuk
DBK : Data barang keluar
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pemanfaatan jalan.
Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.4.1. Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem persediaan barang.
1. Nama Dokumen : Faktur
Fungsi : Untuk bukti barang telah diterima
Sumber : Supplier
Tujuan : Admin
Frekuensi : Setiap kali ada pengiriman barang
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A.1
35 3.4.2.Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Untuk memesan barang
Sumber : Admin
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap kali memesan barang
Jumlah : 1 lembar
2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan Fungsi : Untuk mengirim barang
Sumber : Admin
Tujuan : Salesman
Frekuensi : Setiap kali mengirim barang
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A.2
3.5 Permasalahan
Setelah mempelajari Sistem persediaan yang ada di CV Reifan Jaya, peneliti menemukan beberapa kendala yang terjadi terhadap kegiatan usahanya yaitu terdapat kerancuan data pada sistem berjalan yang masih menggunakan sistem manual mulai dari pencatatan data, sampai pembuatan laporan. Hal ini sering mengakibatkan data tidak tersimpan dengan teratur yang dapat menghambat dalam pembuatan laporan. Sehingga sulit untuk mengecek ulang setiap pemesanan terjadi.
36
Karena sistem di CV Reifan Jaya masih bersifat manual maka ada beberapa kendala-kendala lain nya seperti :
1. Tidak terdapat sistem FIFO (First In First Out) didalam sistem penyimpanan barang sehingga barang selalu tersimpan lama dan mengakibatkan barang rusak dan tidak terjual.
2. Tidak terdapat sistem FEFO (First Expired First Out) didalam sistem penyimpanan barang sehingga barang yang akan kadaluarsa (expire) tidak ketahuan dan mengakibatkan barang tidak bisa dijual.
3. Proses pencatatan dan pengecekan barang masih menggunakan manual (mencatat pada buku) sehingga memerlukan waktu yang lebih lama karena tidak memakai komputer.
4. Admin hanya bisa mengecek dari laporan yang dia buat setiap cv tutup, dikarenakan belum ada sistem atau belum adanya aplikasi yang bisa memudahkan untuk mengecek barang yang akurat dan pasti di karenakan belum terkomputerisasi oleh Program Stok Barang
5. Sering terjadi selisih stock, dikarenakan belum ada nya program untuk mencocokkan stock barang terakhir dan stok barang yang masuk, sehingga menyebabkan selisih barang
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang timbul pada cv tersebut terdapat beberapa alternatif yang dapat dilakukan untuk membangun sistem yang lebih efektif dan efisien, yaitu :
37
1. Perlunya penerapan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) didalam persediaan barang agar barang bisa berputar
sesuai penerimaan dan pengeluaran barang.
2. Perlu adanya aplikasi / program persediaan barang untuk penyimpanan data seperti data pemesanan, data barang, dan data supplier. Karena dengan aplikasi / program tersebut sistem pengimputan data dapat tersimpan lebih aman dan rapi.
3. Dengan adanya Program persediaan barang dapat memudahkan karyawan dalam melakukan pemesanan barang, pengontrolan stok, dan pembuatan laporan. jadi Karyawan tidak perlu menghitung lagi stok yang ada di gudang. Karena sudah adanya sistem terkomputerisasi karyawan hanya tinggal mengecek stok melalui program / aplikasi tersebut.
