ANALISIS SISTEM
Direktur / Pemilik Apotek
Bagian Penjualan / Kasir
Kepala / Apoteker pengelola
Bagian Gudang Bagian Pembelian
Asisten Apoteker
Struktur Organisasi Apotek.
Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis.
Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha dibidang-bidang :
1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif.
2. Perdagangan dan jaringan distribusi.
3. Pelayanan kesehatan berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya.
4. Pengelolaan maksimal aset-aset dalam pengembangan usaha perusahaan.
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3.1Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian obat di Apotek Kimia Farma, adalah sebagai berikut :
3.1.1 Analisis prosedur penjualan obat dengan resep
Prosedur penjualan obat dengan resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir.
2.Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan kepada konsumen, jika konsumen setuju dengan harga maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten Apoteker.
3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep. Kemudian obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep.
4.Juru resep menyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen.
Flowchart penjualan obat resep yang sedang berjalan
Juru Resep Kasir Asisten Apoteker Pimpinan ApotekApoteker/ Konsumen
Resep
Resep
Resep
Resep
Resep Resep Hitung
harga resep
Setuju dengan harga
Buat faktur jual
& resep
Faktur jual Faktur jual
Faktur jual
Menyedia kan obat
Buat laporan penjualan
Laporan penjualan Laporan penjualan
Tidak
Ya
3.1.2Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep )
Prosedur penjualan obat bebas (non resep)yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan data obat bebas (non resep).
2. Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek ketersediaan obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga maka kasir membuat faktur jual dan diserahkan kepada juru resep. Jika tidak, data obat bebas dikembalika ke konsumen.
3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat dan faktur jual diserahkan kepada konsumen.
Flowchart Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang sedang berjalan
Juru Resep Kasir Apoteke / Pimpinan Apoteker
Hitung Harga Obat
Harga Obat
Setuju Dengan Herga
Buat Faktur Jual
Faktur Jual
Buat Laporan Penjualan
Laporan
Penjualan PenjualanLaporan Faktur Jual
3.1.3 Analisis prosedur pemesanan obat
Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek. 2. Bagian pembelian mencatat data supplier kemudian mengecek dan
mencatat obat yang stoknya di bawah 3.
3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier. 4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan
Flowchart Pemesanan Obat yang sedang berjalan
Apoteker/Pimpinan
Apotek Supplier
Bag. Pembelian
Data Obat Data Obat
Catat data obat
Data Obat
Cek stok obat
Stok <3
Buat surat pesanan
Surat pemesanan
Buat laporan pemesana
n
Faktur pemesanan
Laporan
pemesanan Laporan
pemesanan Tidak
Ya
Surat pemesanan
3.1.4 Analisis prosedur pembelian obat
Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier menyerahkan faktur pembelian dan obat ke bagian pembelian apotek.
2. Bagian pembelian menerima faktur pembelian beserta obat kemudian mencatat faktur pembelian.
3. Bagian pembelian membuat laporan pembelian kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan Apotek.
Flowchart pembelian yang berjalan
Apoteker/
Pimpinan Apotek Supplier
Bag. Pembelian
Faktur pembelian Faktur pembelian
Catat pembelian obat dan buat
laporan pembelian
Laporan pembelian
Laporan pembelian
1.5 Analisis prosedur retur penjualan obat yang berjalan
Prosedur retur penjualan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pasien memberikan faktur jual dan obat ke Asisten Apoteker kemudian dicek obat apakah obat tersebut sesuai dengan data yang ada di apotek atau tidak kemudian obat yang di beli melebihi satu hari atau tidak, jika data benar dan tidak melebihi satu hari, retur jual dapat diproses.
2. Kasir mencatat data retur jual kemudian uang dikembalikan kepada konsumen.
Flowchart Prosedur Penjualan Retur Obat yang sedang berjalan
Asisten Apoteker Kasir Apoteker / Pimpinan Apoteker Konsumen
Obat dan Faktur
Obat dan Faktur
Obat dan Faktur
Mengecek Obat injeksi
Obat injeksi dan faktur
Obat sesuai dengan yg di
Apotek dan Tidak >= 1 hari Mencata retur jual
Data retur
Membuat Laporan retur
Laporan retur
penjualan obat Laporan retur penjualan obat
Tidak Ya
3.1.6 Analisis prosedur retur beli yang berjalan
Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Supplier mengirim obat dan faktur pembelian yang telah dipesan ke gudang apotek.
2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak rusak dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika obat rusak atau jumlah obat tidak benar maka dibuat nota retur beli.
3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat laporan retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan
Flowchart prosedur retur beli yang berjalan
Bag. Pembelian Gudang Apoteker/ Pimpinan Apotek Supplier
Obat dan Faktur Obat dan Faktur
Mengecek jumlah dan keadaan
obat
Jika sesuai
Mencatat data obat Membuat
laporan retur pembelian
obat
Data obat
Laporan retur pembelian obat Laporan retur
pembelian obat
Ya Tidak
Laporan retur pembelian obat
Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur beli yang berjalan
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dokumen masukan
merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti :
Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen
3.2.1Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :
1. Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter. Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _ dokter, nama_obat, jumlah_obat, dosis.
2. Nama : Kartu stok
Atribut : identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat, keluar _obat, masuk_obat
3. Nama : Faktur pembelian Fungsi : catatan pembelian obat Sumber : Supplier
Rangkap : 1(satu)
Atribut : identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.
3.2.2 Analisis dokumen keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Faktur penjualan
Fungsi : Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan. Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total.
2. Nama : Surat pemesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier. Sumber : Apoteker
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat, identitas_supplier .
3.3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT. Kimia Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua data obat, data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah bagian administrasi.
3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan
No. Permasalahan Pemecahan
1 Proses pencarian dan penyajian disaat menangani penjualan baik obat resep maupun penjualan obat bebas terlalu lama dikarenakan dilakukan secara manual yaitu dengan melihat daftar harga manual dan melihat stok barang pada kartu obat.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pencarian obat, mengetahui harga dan langsung mengetahui jumlah stok obat tersebut dari sistem yang dibuat sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penyajian obat-obat yang dibutuhkan pelanggan.
2 Proses pencatatan waktu pembayaran atas pembelian obat secara kredit yang manual, fakturnya sering kali terjadi kerusakan ataupun kehilangan arsip sehingga membingungkan saat pembayaran.
Membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah
3 Kesulitan dalam menyajikan informasi tentang pencatatan penjualan maupun pembelian.
Dengan penggunaan sistem yang baru maka kesulitan dalam menyajikan informasi tentang pencatatan pembelian maupun penjualan terhadap apotek dapat teratasi.
4 Sering terjadi data yang sama atau ganda.
Membuat aplikasi yang tidak bisa menerima data yang sama atau ganda.
5 Pembuatan laporan yang disiapkan oleh staf menjadi lambat dan kurang akurat. Pegawai lambat karena adanya penyesuaian antara laporan dari sistem yang sudah
terkomputerisasi dan manual.
Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan
Administrasi Pasien
KTP pasien
KTP pasien
KTP pasien
Catat data pasien
Buku pendaftaran
Buat kartu pasien dan kartu rekam
medik
Kartu pasien Kartu pasien Kartu rekam medik
Flowchart Sistem yang Berjalan
Administrasi Dokter Apotek Pimpinan
Pasien
Kartu Pasien Kartu Pasien
Kartu Rekam Medik (terisi)
Kartu Rekam Medik
Buku Pendaftaran
Resep
Kartu Rekam Medik (terisi)
Resep
Struk Pembayaran
Kartu Rekam
Medik (terisi) Pendaftran Rekap Pasien
Stuk Obat
Hitung Total Pembayaran
Kartu Rekam Medik
Memeriksa dan Mencatat
Diagnosa + Resep
Kartu Rekam
Medik (terisi) Resep
Resep
Pasien
Pimpinan
Sistem Pengelolaan Data Pasien
ID Pasien Kartu berobat
Kartu rekam medik yg terisi Resep
ID Pasien Resep
Kartu rekam medik yg terisi Struk pembayaran
Lap. Kunjungan pasien Lap. Pendapatan
Pembayaran
Lap. Kunjungan pasien
Lap. pendapatan Hitung biaya
obat 4.0
Kartu rekam medik yg terisi Kartu pasien
ID pasien Kartu pasien
Resep
Kartu rekam medik yg terisi
Data pembayaran
Pasien
Catat data pasien baru
1.1
Buat kartu pasien & rekam medis
1.2
Buku pendaftaran
Rekam medis ID pasien
Kartu pasien
Gambar 4.5 DFD Level 2 Untuk Proses 1.0
Pasien
Cocokkan No kartu pasien
2.1
Rekam medis
Catat kunjungan pasien
2.2
Buku kunjungan
Kartu pasien Kartu pasien
Buku kunjungan
Buat Lap. Kunjungan
pasien 6.1
Pimpinan
Buat Lap. Pembayaran
6.1 Data pembayaran
Lap. Kunjungan pasien Lap. pembayaran
Flowchart sistem informasi pengelolaan
Administrasi Dokter Apotek Pimpinan Pasien
KTP pasien
KTP pasien
KTP pasien
Input data pasien
Cetak kartu pasien dan rekam medik
Kartu pasien Kartu pasien Rekam medik
Rekam medik (terisi)
Rekam medik (terisi)
Resep
Rekam medik (terisi)
Rekam medik (terisi)
pembayaran pembayaranStruk
Cetak Lap.
Pembayaran Cetak Lap. Kunjungan
Kamus Data
Kamus data adalah kamus yang berfungsi untuk mendeskrifsikan data dan aliran data informasi dari diagram hubungan entity dan dokumen–dokumen sumber input dari perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma.
Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir, berisi informasi tentang struktur database.
Kamus data berfungsi antara lain sebagai berikut :
1. Menjeleskan arti aliran data penyimpanan Data Flow Diagram
2. Mendeskrifsikan konfosisi paket data yang bergerak melalui aliran data 3. Mendeskrifsikan komponen penyimpanan data
Kamus data yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut : Tabel 4.1
Tabel Kamus Data
Data Pasien
Tabel Data Pasien
Nama Field Type
Data Size Keterangan
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien
No_KTP Varchar 20 KTP Pasien
Nama Varchar 25 Nama pasien
Jenis_kelami
n Enum L/P Kelamin pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran
Umur Varchar 10 Umur Pasien
Alamat Varchar 30 Alamat
Data Kartu Pasien
Tabel Data Kartu Pasien
Nama Field Type
Data Size Keterangan
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien
Nama Varchar 25 Nama pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran
Alamat Varchar 30 Alamat
No_tlp Varchar 12 Telepon
Data Kartu Rekam Medik
Tabel Data Kartu Rekam
Nama Field Type
Data Size Keterangan
No_Kartu Varchar 10 No Kartu
Nama Varchar 25 Nama pasien
Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran
Umur Varchar 10 Umur pasien
Alamat Varchar 30 Alamat
Tanggal Date - Tanggal periksa
Diagnosa Text - Diagnosa
Data Pembayaran
Tabel Data Pembayaran
Nama Field Type
Data
No_Bayar Integer 11 No Pembayaran
Tgl Timestam
p
- Tanggal pembayaran
Id_Pasien Integer 11 Identitas pasien
Tindakan Integer 11 Tindakan
Harga_resep Integer 11 Harga resep
Data Resep
Tabel Data Resep
Nama
Field
Type
Data Size Keterangan
Tgl Date - Tanggal resep
Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien
Nama_oba
t
Varchar 100 Nama obat
Jumlah Integer 11 Jumlah obat
Aturan
pakai Varchar 10 Pemsakaian obat
Id_diagnos
a Integer 11 Identitas diagnosa
Data Laporan Kunjungan Pasien
Tabel Data Laporan Kunjungan Pasien
Nama Field Type
Data Size Keterangan
Tgl_daftar Date - Tanggal pendaftaran
Nama Varchar 25 Nama pasien
Apotek Varchar 12 Apotek
Id_dokter Varchar 10 Identitas dokter
Data Laporan Pembayaran
Tabel Data Laporan Pembayaran
Nama Field
Type
Data Size Keterangan
Tgl Date - Tanggal pembayaran
No_bayar Varchar 10 No pembayaran
Nama Varchar 25 Nama pasien
Nama_tindak
an Varchar 12 Apotek
Biaya Varchar 10 Biaya
Total_bayar Varchar 15 Total pembayaran
Bentuk normal kedua
