BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi 3.1.1. Sejarah Institusi
Menyikapi kebutuhan Civitas Akademika dan Karyawan Yayasan Bakti Tunas Husada akan pelayanan kesehatan, maka pada tanggal 5 sepetember 2002 Yayasan Bakti Tunas Husada mendirikan Balai Pengobatan Mandiri.
Susunan Pengurus BP Dukm Mandiri terdiri dari : Penanggung Jawab: dr.Emi Demyanti, M.Kes, Drs. H. Edi Suhardiana, Apt. MM. Pelaksana: dr. H. Hasni Mukti, dr. Hariadi Wisnu W, Anih Kurnia, S.Kep, Ners, Bendahra: Maman Soeherman.S.Sos, Anggota: H. Ade Yeti, H. Neni Heryani, S.Sos dan Siti Damayanti.
Pada Tanggal 9 Agustus 2012 Balai Pengobatan DUKM Mandiri, dirubah menjadi Balai Pengobatan Umum YBTH dengan surat keputusan Ketua Yayasan No. 016/YBTH/VIII/2010.
Pada Milad Yayasan BTH ke 23 pada tanggal 19 November 2011 didirikan Klinik Kanker Serviks dengan izin pemkot No.503.2/048/445.5/BPPT-JT/XI/2011. Klinik Kanker Serviks merupakan upaya kesehatan Yayasan Bakti Tunas Husada selain BP Umum.
Dengan adanya Klinik Kanker Serviks maka kegiatan skrining pada ibu-ibu yang sudah bersuami yang belum dilaksanakan, disini dapat dilakukan dengan menggunakan Metode Iva dan Pap Smear. Hasil IVA/Pap Smear yang positif bisa dilakukan Cryo Theraphy di Klinik Kanker BTH dengan biaya yang terjangkau.
Seperti yang diketahui hasil penelitian penyakit Kanker Serviks yang dilaksanakan atas kerjasama Universitas Leiden Medical Center (ULMC) Belanda dan FKM Universitas Siliwangi Tasikmlaya, ditemukan Pra Kanker Serviks di Tasikmalaya sebanyak 7% dari 8000 Ibu-ibu yang diperkirakan.
Jika Pra Kanker ini dibiarkan akan menjadi Kanker Serviks yang tidak bisa diobati. Oleh karena itu Program See and Treat yang diadakan Belanda telah selesai pada tahun 2010, maka Program Pencegahan dan Pengobatan ini telah berhenti. Karena itu di Yayasan Bakti Tunas Husada Tasikmalaya didirikan Klinik Pengobatan dan Pencegahan Kanker Serviks stadium dini dengan biaya Pemeriksaan dan Pengobatan terjangkau oleh Masyarakat.
Menyikapi keadaan tersebut maka secara organisatoris diadakan perubahan nama unit pelaksana kegiatan Yayasan dari Balai Pengobatan menjadi Klinik BTH yang melayani Klinik Umum dan Klinik Kanker Serviks.
Selanjutnya seiring dengan pendirian PT. Bakti Tunas Husada dengan Akta Notaris Wawan Ridwan, SH, Mkn. No.10 Tanggal 12 Januari 2012, yang bergerak dibidang kesehatan, maka usaha kesehatan yang sudah ada akan dimasukan kedalam kegiatan PT. BTH tersebut sebagai cikal bakal berdirinya Rumah Sakit Pendidikan BTH.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Klinik BTH, (2018)
Gambar III.1. Struktur Organisasi
Masing-masing tugas dan fungsi serta tanggung jawab bagian tersebut diantaranta adalah sebagai berikut:
1. Ketua UPK Klinik:
a. Merencanakan Program Kerja Tahunan Unit Poliklinik; b. Membagi tugas kepada bawahan;
c. Memberi petunjuk kepada bawahan;
d. Memeriksa pekerjaan bawahan/mengevaluasi tugas administrasi dan pelayanan kesehatan;
e. Membuat konsep pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan pemeriksaan kesehatan dan tindakan medis operatif dan non operatif;
f. Melaporkan pelaksana tugas kepada atasan; g. Merencanakan penyehatan kesehatan lingkungan.
Ketua
UPK Klinik Penasehat
Administrasi Umum Klinik Administrasi Keuangan Klinik Klinik Umum BTH
Apotek Laboratorium Gigi Psikologi
& Terapi Klinik Pencegahan Kanker Serviks & Pengobatan
2. Penasehat:
a. Memberikan nasihat, arahan dan pertimbangan kepada pengurus klinik dan pelaksana klinik, diminta maupun tidak diminta;
b. Memberikan pembelaan kepada semua anggota kepengurusan klinik; c. Mempertimbangkan, memberikan saran dan arahan dalam mengangkat dan
memberhentikan anggota kepengurusan klinik;
d. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada pengurus dan pelaksana klinik;
e. Memberi penjelasan kepada masyarakat terkait program dan kebijakan klinik;
f. Sebagai pengambil kebijakan tertinggi ketika klinik mengalami masalah yang dianggap darurat.
3. Administrasi Umum Klinik:
a. Mengatur segala kegiatan administrasi klinik serta kearsipan klinik; b. Melakukan pengecekan terhadap stok obat, data pasien, rekam medis
pasien;
c. Membuat laporan-laporan kepada penanggung jawab klinik. 4. Administrasi Keuangan Klinik:
a. Melaksanakan penyusunan anggaran keuangan klinik; b. Membuat pembukuan keuangan klinik;
c. Bertanggung jawab terhadap keuangan klinik; d. Membuat laporan keuangan klinik.
5. Klinik Umum BTH:
b. Menentukan pemeriksaan dan tindakan penunjang; c. Melaksanakan rujukan;
d. Melaksanakan keterangan sehat;
6. Klinik Pencegahan Kanker Serviks & Pengobatan:
a. Memberikan penyuluhan tentang kanker serviks kepada pasien;
b. Melakukan Papsmear, pemeriksaan secara mikroskopik dari jaringan serviks uteri yang dapat mendeteksi adanya sel-sel kanker;
c. Melakukan vaksinasi HPV;
d. Melakukan tindakan pengobatan akan dilakukan sesuai dengan stadium penderita kanker serviks saat di diagnosis.
7. Apotek:
a. Membuat laporan rugi laba apotek;
b. Mengatur, mengecek dan mengawasi keuangan hasil penjualan perbekalan apotek setiap hari;
c. Melaporkan penggunaan obat dan alat pakai habis apotek; d. Melakukan pemesanan obat kepada PBF;
e. Melakukan pelayanan kefarmasian meliputi penerimaan resep dari pasien; f. Memberikan obat sesuai resep dari dokter;
g. Melakukan pengambilan obat ke gudang; 8. Laboratorium:
a. Mengembangkan prosedur untuk mengambil dan memproses specimen; b. Melaksanakan uji analitik terhadap reagen dan specimen;
d. Mengevaluasi data laboratorium untuk memastikan akurasi dan prosedur pengendalian mutu dan mengembangkan pemecahan masalah yang berkaitan dengan data hasil uji;
e. Membaca morfologi darah;
f. Menentukan jenis reagent dan jenis pemeriksaan laboratorium; g. Mengadakan komunikasi dengan klinis;
h. Menjawab konsul hasil dan pemeriksaan laboratorium. 9. Gigi:
a. Melakukan tindakan darurat medik gigi dan mulut; b. Memberikan bintek kegiatan program kesgilut;
c. Membina peran serta masyarakat dalam rangga kemandirian dibidang gigi dan mulut;
10. Psikologi & Terapi:
a. Mengubah pikiran-pikiran yang desdruktif atau mengalami konfusi atau tidak memahami masalah individu itu sendiri dengan memberikan ide-ide atau informasi baru, dan membimbing individu memecahkan masalah itu sendiri;
b. Mendorong pasien dalam mengungkapkan secara bebas perasaan-perasaan dan memberikan suatu lingkungan yang menunjang, karena orang-orang yang mencari terapi umumnya mengalami emosi yang sangat tidak menyenangkan;
c. Membantu menghilangkan tingkah laku-tingkah laku yang mengganggu para pasien dan membimbing mereka kepada kehidupan yang lebih efektif;
d. Membantu pasien dalam memperbaiki hubungan dengan keluarga mereka, teman, kolega dan lain-lain. Mereka membantu mengurangi sumber-sumber stres pasien;
e. Membantu menghilangkan gangguan biomedis pasien yang langsung atau menambah kesulitan-kesulitan psikologis.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang menjadi tema tugas akhir.
1. Prosedur Pemesanan Obat
Assisten apoteker akan membuat defekta terlebih dahulu yang berisi tentang daftar obat yang dibutuhkan untuk diberikan kepada apoteker kemudian apoteker akan membuat surat pesanan yang berisi daftar obat yang dibutuhkan kepada PBF. Jika ada obat yang dipesan mengandung prekursor maka apoteker akan membuat surat pesanan obat khusus mengandung prekursor.
2. Prosedur Pembelian dan Retur
Setelah pihak apoteker memberikan surat pesanan kepada PBF, pihak apoteker akan menerima copy faktur penjualan dari PBF , kemudian assisten apoteker akan melakukan pengecekan, jika obat sesuai pesanan dan dalam keadaan baik maka pihak apoteker akan segera membayar obat tersebut dan mencatat di buku pembelian obat sebagai obat masuk, jika obat tidak sesuai atau banyak kekurangan maka pihak apoteker akan mengembalikan obat tersebut beserta copy faktur penjualan dari PBF.
3. Prosedur Penjualan Obat
Konsumen datang akan membeli obat ke klinik, jika konsumen tersebut membawa resep obat maka akan diberikan kepada assisten apoteker, kemudian assisten apoteker akan memberikan obat kepada konsumen, kemudian konsumen melakukan pembayaran. Konsumen akan diberikan kwitansi sebagai bukti telah melakukan pembayaran. Pihak assisten apoteker akan mencatat hasil penjualan obat di buku penjualan.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Apoteker membuat laporan harian berdasarkan data dari buku penjualan dan buku pembelian obat, kemudian akan diberikan kepada bagian keuangan klinik untuk dibuatkan laporan keuangan bulanan yang akan dilaporkan kepada pimpinan klinik.
3.3. Use Case Diagram
1.Use Cse Diagram Pemesanan Obat
Gambar III.2.
Keterangan:
1. PBF = Pedagang Besar Farmasi 2. SPO = Surat Pemesanan Obat
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pemesanan Obat
Use Case Name Pemesanan obat
Requirements Apoteker membuat surat pemesanan obat
Goal Apoteker membuat surat pemesanan obat kepada
PBF
Pre-Conditions Assisten apoteker membuat defekta
Post-Conditions Apoteker membuat surat pemesanan obat kepada
PBF
Failed end Condition Assisten apoteker tidak dapat membuat surat
pemesanan
Actors Assisten apoteker, apoteker, PBF
Main Flow / Basic Path 1. Assisten apoteker membuat defekta
2. Apoteker membuat surat pemesanan obat 3. PBF menerima surat pemesanan obat
2. Use Case Diagram Pembelian Obat dan Retur
Gambar III.3.
Use Case Diagram Pembelian Obat dan Retur Keterangan:
1. PBF = Pedagang Besar Farmasi
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Pembelian Obat dan Retur
Use Case Name Pembelian obat dan retur obat
Requirements Apoteker menerima copy faktur penjualan
Goal Assisten apoteker melakukan pencatatan di buku
pembelian
Pre-Conditions Apoteker memberikan surat pesanan
Post-Conditions Assisten apoteker melakukan pembayaran obat
Failed end Condition Apoteker tidak dapat membuat copy faktur penjualan
Actors Apoteker, assisten apoteker , PBF
Main Flow / Basic Path 1. Apoteker menerima copy faktur penjualan
2. Assisten apoteker melakukan pengecekan obat
3. Assisten apoteker melakukan pembayaran 4. Assisten apoteker melakukan pengembalian
obat
5. Pencatatan di buku pembelian obat oleh assisten apoteker
3. Use Case Diagram Penjualan Obat
Gambar III.4.
Use Case Diagram Penjualan Obat Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Penjualan Obat
Use Case Name Penjualan obat
Goal Assisten Apoteker melakukan pencatatan dibuku penjualan
Pre-Conditions Konsumen memberikan resep obat
Post-Conditions Pencatatan di buku penjualan oleh Assisten
apoteker
Failed end Condition Assisten Apoteker tidak dapat membuat resep
obat
Actors Assisten Apoteker, Konsumen
Main Flow / Basic Path 1. Konsumen membeli obat
2. Assisten Apoteker menerima resep obat 3. Assisten apoteker memberikan obat 4. Konsumen melakukan pembayaran 5. Assisten Apoteker membuat kwitansi
6. Assisten Apoteker melakukan pencatatan dibuku penjualan obat
4. Use Case Diagram Pembuatan Laporan Persediaan obat
Gambar III.5
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan Persediaan Obat
Use Case Name Pembuatan laporan
Requirements Apoteker membuat laporan harian persediaan
obat
Goal Bagian Keuangan membuat laporan keuangan
bulanan
Pre-Conditions Bagian keuangan menerima kartu stok
Post-Conditions Pimpinan klinik menerima laporan keuangan
bulanan
Failed end Condition Apoteker tidak dapat membuat laporan keuangan
bulanan
Actors Apoteker, Bagian Keuangan, Pimpinan Klinik
Main Flow / Basic Path 1. Apoteker membuat kartu stok
2. Bagian keuangan menerima kartu stok
3. Bagian keuangan membuat laporan keuangan bulanan
4. Pimpinan klinik menerima laporan keuangan bulanan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Defekta
Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang diperlukan Sumber : Assisten Apoteker
Tujuan : Apoteker Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan obat Bentuk : Lihat lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Copy Faktur Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti telah melakukan pembelian obat Sumber : PBF (Pedagang Besar Farmasi)
Tujuan : Apoteker Media : Kertas Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pembayaran obat Bentuk : Lihat Lampiran A.2.
3. Nama Dokumen : Resep Obat
Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang diperlukan Sumber : Konsumen
Tujuan : Assisten Apoteker Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pembelian obat Bentuk : Lihat Lampiran A.3.
4. Nama Dokumen : Buku pembelian obat
Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang telah dibeli Sumber : Assisten Apoteker
Tujuan : Apoteker Media : Buku Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap akan melakukan pembelian obat Bentuk : Lihat Lampiran A.4.
5. Nama Dokumen : Buku Penjualan Obat
Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang telah dijual Sumber : Assisten Apoteker
Tujuan : Apoteker Media : Buku Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap terjadi penjualan obat Bentuk : Lihat Lampiran A.5.
B. Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : SPO ( Surat Pemesanan Obat )
Fungsi : Untuk mengetahi daftar obat yang akan dipesan Sumber : Apoteker
Tujuan : PBF ( Pedagang Besar Farmasi ) Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pemesanan obat Bentuk : Lihat Lampiran B.1.
2. Nama Dokumen : SPO ( Surat Pemesanan Obat) Mengandung Prekursor Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat mengandung prekursor
yang akan dipesan Sumber : Apoteker
Tujuan : PBF (Pedagang Besar Farmasi) Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan obat Bentuk : Lihat Lampiran B.2.
3. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti telah melakukan pembayaran obat Sumber : Assisten Apoteker
Tujuan : Konsumen Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap konsumen membayar obat yang dibeli Bentuk : Lampiran B.3.
4. Nama Dokumen : Laporan Harian
Fungsi : Sebagai laporan harian persediaan obat Sumber : Apoteker
Tujuan : Bagian Keuangan Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap akan melakukan pembuatan laporan harian Bentuk : Lihat Lampiran B.4.
5. Nama Dokumen : Laporan Keuangan Bulanan
Fungsi : Untuk mengetahui laporan keuangan bulanan Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Pimpinan Klinik Media : Kertas
Frekuensi : Terjadi setiap akhir bulan Bentuk : Lampiran B.5.
3.5. Permasalahan Pokok
Permasalahan pokok yang dialami oleh Klinik Bakti Tunas Husada Tasikmalaya pada proses persediaan obat yaitu:
1. Proses pemesanan obat, pembelian obat masih dicatat dalam sebuah buku yang menyebabkan sering terjadinya kehilangan data atau kerusakan data. 2. Proses pemesanan obat belum optimal dikarenakan tidak menentunya jumlah
obat yang dipesan sehingga kebutuhan konsumen tidak terpenuhi,dan sering terjadi penumpukan obat sehingga banyak obat yang kadaluarsa.
3. Sulit membedakan mana penjualan obat bebas atau bukan penjualan obat prekursor dikarenakan setiap transaksi penjualan dicatat dalam satu buku. 4. Belum optimalnya penggunaan kartu stok , sehingga sering terjadi kesalahan
dalam menghitung jumlah persediaan obat yang ada dan sering terjadi kehilangan data.
5. Pada proses pengecekan persediaan obat belum optimal sehingga membutuhkan waktu lama, serta sering ada obat yang sudah kadaluarsa 6. Proses pembuatan laporan belum terperinci dan sering terjadi kesalahan
3.6. Pemecahan Masalah
Untuk menyelesaikan permasalahan pokok di atas, penulis mengajukan usulan alternatif antara lain :
1. Membuat proses pemesanan obat, pembelian obat secara terkomputerisasi untuk menghindari kehilangan data atau kerusakan data.
2. Membuat proses pemesanan obat menggunakan metode EOQ (Economic
Order Quantity) Sehingga jumlah obat yang dipesan dapat memenuhi
kebutuhan konsumen dan untuk menghindari terjadinya penumpukan obat. 3. Membuat proses penjualan obat menjadi beberapa kategori untuk
memudahkan dalam membedakan mana penjualan obat bebas atau bukan penjualan obat bebas secara terkomputerisasi.
4. Membuat penggunaan kartu stok lebih optimal dengan terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam menghitung jumlah persediaan yang ada dan menghindari terjadinya kehilangan data.
5. Pada proses pengecekan persediaan obat akan lebih optimal dengan menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga lebih cepat mengetahui daftar obat yang mendekati tanggal kadaluarsa.
6. Dengan sistem terkomputerisasi meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan pada proses pembuatan laporan dan pembuatan laporan lebih terperinci.
