24
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Apotek Puri Asih Cikampek
Apotek Puri Asih Cikampek adalah usaha yang bergerak dibidang farmasi atau penjualan obat yang didirikan pada tgl 22 Desember 2018. Dulunya Apotek Puri Asih ini bernama Apotek Jarsi yang dipimpin oleh Dr. Fajar Slamet Riyadi Santoso dikarenakan ada kepentingan maka apotek jarsi dijual dan dibeli oleh Ibu. Dra. Hj. Dewi Pramesti Irajaya, MPH sehingga Apotek Jarsi dirubah menjadi apotek Puri Asih Cikampek. Apotek Puri Asih Cikampek ini masih terbilang baru dan masih dalam tahap perkembangan, mengingat usianya yang masih muda Apotek ini hanya memiliki 2 orang karyawan.
Visi dan Misi dari Apotek Puri Asih Cikampek, sebagai berikut: A. Visi
Menjadi rumah layanan kesehatan keluarga terbaik melalui profesionalisme berlandaskan pelayana sepenuh hati.
B. Misi
1. Memberikan layanan kesehatan kepada masyarakat sekitarnya yang bermutu dan terjangkau.
2. Mengembangkan sumber daya manusia yang berakhlak mulia dalam melayani secara professional.
professional dan transparan demi kemajuan bersama.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Memahami pengertian organisasi sangat penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Secara umum organisasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari kelompok individu yang melalui suatu hirarki sistematis dalam pembagian kerja.
Fungsi dari struktur organisasi adalah bentuk dari pembagian tugas atau wewenang dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, yang mana suatu kegiatan operasional itu dapat berjalan sesuai dengan baik dan mencapai hasil yang baik pula. Pembagian kerja adalah suatu keharusan didalam organisasi agar tidak menjadi tumpang tindih pekerjaan. Pembagian kerja bukan hanya perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi mewujudkan penempatan orang yang tepat.
Sumber: Apotek Puri Asih Cikampek (2019)
Gambar III.1. Struktur Organisasi Apotek Puri Asih Cikampek
Tugas dan fungsi masing-masing berdasarkan struktur organisasi Apotek Puri Asih Cikampek sebagai berikut:
1. HRD Apotek berfokus mengawasi seluruh kegiatan yang ada di Apotek Puri Asih dan menerima laporan pengelolaan peresediaan obat.
2. Kepala Apotek mengelola data obat yang ada di apotek. Dari pemesanan obat, pengelolaan stok obat sampai pembuatan laporan pengelolaan persedian obat. 3. Apoteker mengerjakan pekerjaan sesuai profesinya, seperti pelayanan obat bebas
dan resep, mencatatkan setiap keluar masuknya obat di buku persediaan obat dan menjaga kebersihan di rak obat.
Kepala Apotek Ami Miftahusyafaat, S.farm HRD Apotek Budi Rohiman, S.pd Apoteker Wandi Sutiawan
Prosedur sistem berjalan merupakan tahapan-tahapan kegiatan yang dilakukan oleh apotek dalam melakukan aktifitas dan rutinitas dari apotek tersebut. Adapun prosedur sistem berjalan yang diterapkan oleh Apotek Puri Asih Cikampek yaitu: 1. Permintaan obat
Apoteker memeriksa stok barang dengan melihat buku persediaan obat lalu mengecek ke rak etalase, apabila stok obat kosong maka apoteker akan mengajukan
form permintaan obat kepada kepala apotek, kepala apotek menerima form permintaan
obat dan akan mengecek ketersediaan obat sesuai form permintaan. Apabila obat tersedia, maka permintaan obat tidak dapat diproses. Apabila obat tidak tersedia, maka kepala apotek akan melakukan order kepada supplier dengan mencatat obat yang akan di order dan mengirim purchase order kepada supplier. Ketika supplier sudah menerima purchase order maka obat dikirim.
2. Penerimaan obat.
Apoteker menerima obat dan mengecek obat, Apabila obat sesuai dengan
purchase order maka apoteker mencatat dalam buku persediaan obat, namun apabila
tidak sesuai maka apoteker akan melaporkan kepada kepala apotek, kepala apotek akan mengirimkan return. Supplier menerima form return dan akan mengirim kembali ke apotek sesuai purchase order.
3. Laporan persediaan obat
Kepala apotek mengecek data obat dan merekap data persediaan obat. Lalu membuat laporan persediaan obat yang akan diberikan kepada HRD apotek.
3.3 Use Case Diagram
Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem
informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat.
Berikut adalah Use Case diagram di Apotek Puri Asih Cikampek.
Gambar III. 2. Diagram Use Case Stok Obat Apotek Puri Asih Cikampek
uc Use Case Model
Apotek Puri Asih Cikampek
Apoteker Mengaj ukan Permintaan Obat Kepala Apotek Mengorder Obat Menerima Obat Membuat Laporan Stok Obat HRD Apotek
Deskripsi Use Case Mengajukan Permintaan Obat
Use Case Name Mengajukan permintaan obat Requirements Obat tidak tersedia
Goal Permintaan obat diterima
Pre- Conditions Stok obat kosong Post- Conditions Stok obat tersedia Failed end Condition Permintaan ditolak
Actor 1. Apoteker, Kepala Apotek
Main Flow/Basic Path 1. Apoteker memeriksa ketersediaan obat 2. Apoteker mengajukan form permintaan obat
3. Kepala Apotek menerima form permintaan obat
4 Kepala Apotek menyetujui dan melakukan order
Alternate Flow/Invarian A A1. Apoteker memeriksa ketersediaan obat A2. Apoteker mengajukan form permintaan obat
A3. Kepala Apotek menerima form permintaan obat
A4. Kepala Apotek menolak permintaan obat
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Mengorder Obat
Use Case Name Mengorder Obat
Requirements Purchase Order Goal Obat terkirim
Pre- Conditions Permintaan obat
Post- Conditions Obat tersedia
Failed end Condition Obat tidak terkirim
Actor Kepala Apotek
Main Flow/Basic Path 1. Kepala Apotek menyetujui permintaan obat
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Menerima Obat
Use Case Name Menerima Obat
Requirements Obat
Goal Obat sesuai purchase order
Pre- Conditions Mengorder obat
Post- Conditions Obat diterima petugas
Failed end Condition Obat tidak sesuai purchase order
Actor Apoteker, Kepala Apotek
Main Flow/Basic Path 1. Apoteker menerima obat
2. Apoteker mengecek obat sesuai dengan
purchase order
3. Obat sesuai dan petugas menulis orderan di buku persediaan obat
4. Apoteker melaporkan kepada Kepala Apotek
5 . Kepala Apotek menerima laporan
Alternate Flow/Invarian A A1. Apoteker menerima obat
A2.Apoteker mengecek obat sesuai dengan
purchase order
A3. Obat tidak sesuai dan petugas menulis orderan di buku persediaan obat
A4. Apoteker melaporkan kepada Kepala Apotek
A5 Kepala Apotek menerima laporan dan membuat form return
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Membuat Laporan Persediaan Obat
Use Case Name Membuat laporan persediaan obat
Requirements Laporan Persediaan obat
Goal Laporan diterima HRD apotek
Pre- Conditions Persediaan obat
Post- Conditions
HRD apotek menerima laporan persediaan
obat
Failed end Condition Laporan persediaan obat tidak ada
Actor Kepala Apotek, HRD Apotek
Main Flow/Basic Path 1. Kepala Apotek membuat laporan persediaan obat
2. Kepala Apotek melaporkan persediaan obat kepada HRD apotek
Sistem persediaan obat pada Apotek Puri Asih Cikampek menggunakan beberapa format microsoft office dengan media kertas yang terdiri dari dokumen masukan dan keluaran yang menggambarkan hasil dari sistem berjalan.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dalam bentuk dokumen masukan akan dijelaskan mengenai berkas-berkas yang merupakan hasil masukan dari sistem yang telah ada dari sumber tertentu ke tujuan tertentu juga. Dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Faktur Penerimaan Obat
Nama : Faktur Penerimaan Obat
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman obat dari supplier Sumber : Supplier
Tujuan : Apoteker
Media : Kertas
Jumlah : Rangkap 2
Frekuensi : Setiap ada transaksi penerimaan obat Format : Lampiran A – 2
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dalam dokumen keluaran akan dijelaskan mengenai berkas-berkas yang merupakan hasil keluaran dari sistem yang telah ada dari sumber tertentu ketujuan tertentu juga. Dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
1. Isi form Purchase Order
Nama : Isi form Purchase Order Fungsi : Sebagai data untuk order obat
Sumber : Kepala Apotek Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap terjadi pengorderan obat Format : Lampiran B – 1
2. Laporan Penjualan Perhari
Nama : Laporan Penjualan Perhari Fungsi : Sebagai data laporan pertanggal Sumber : Apoteker
Tujuan : Kepala Apotek
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap terjadi pengeluaran obat perhari Format : Lampiran B – 2
3. Laporan Perbulan
Nama : Laporan Perbulan
Fungsi : Sebagai data laporan perbulan Sumber : Kepala Apotek
Tujuan : HRD Apotek
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Frekuensi : Setiap Bulan Format : Lampiran B – 3
Dari hasil riset di Apotek Puri Asih Cikampek, permasalahan yang dilihat oleh penulis antara lain:
1. Dalam proses pengelolaan data persediaan obat masih dalam bentuk buku sehingga rentan hilang, dan kurangnya keakuratan data persediaan stok obat. 2. Dalam proses pencarian data obat memerlukan banyak waktu sehingga kurang
efektif.
3.6. Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa masalah yang ditemukan pada Apotek Puri Asih Cikampek maka penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya dalam proses pengajuan pelatihan dibuatkan sistem informasi persediaan obat dengan pemanfaatan sistem terkomputerisasi yang berbasis web
intranet. Karena dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi akan
memudahkan petugas dalam mengelola data persediaan stok obat.
2. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi juga membuat pencarian data obat semakin mudah sehingga tidak memerlukan waktu yang lama dalam pencarian obat.
