BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

(1)

45

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Analisis Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

PT HCN merupakan perusahaan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang sistem audio visual terintegrasi. Perusahaan didirikan pada tahun 2000 yang merupakan anak perusahaan dari PT Triyaso Telekomindo yang telah berdiri sejak tahun 1991. Saat ini PT HCN memiliki kantor pusat yang berkedudukan di Graha OS, Jl. Tanah Abang II No 42, Jakarta Pusat 10160.

PT HCN selalu berkeinginan memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggannya dengan menghadirkan produk-produk yang berkualitas tinggi. Produk andalan dari PT HCN adalah Infocus Home Theater Projector, Analog Way Scan Converter. Produk-produk audio yang

ditawarkan oleh PT HCN berasal dari berbagai Negara seperti Amerika, Perancis, Jepang, Singapura, Jerman, Cina, Hong Kong, dan Inggris. Pada tahun 2006, PT HCN menjadi satu-satunya distributor tunggal untuk produk Projector Infocus dan Analogue Mixer. Selain mendistribusikan

produk-produknya ke dealer-dealer, PT HCN juga berperan sebagai retailer yang menjual produknya langsung ke pelanggan. Penjualan secara retail dilakukan dengan menerima penjualan langsung di kantor, pameran dan melalui salesman yang menawarkan produk ke perusahaan atau rumah.

(2)

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT HCN adalah menjadi perusahaan korporat yang baik dan menjadi lebih kompetitif dan fleksible.

Misi dari PT HCN antara lain:

1. Mengorganisasi distribusi produk sehingga menguntungkan bagi para dealer dan pemakai akhir secara bersama.

2. Memberikan pelayanan purna jual terbaik setelah barang didistribusikan.

3. Penetrasi ke proyek visual lainnya di Indonesia.

3.1.3 Struktur Organisasi

Melihat peranan dari perusahaan HCN sebagai distributor resmi untuk produk C4 di Indonesia, maka chart organisasi perusahaan HCN adalah seperti berikut :

(3)

Gambar 3.1 Struktur Organisai PT HCN (Sumber : PT HCN) Keterangan :

Kotak yang berwarna abu-abu muda menunjukkan orang-orang yang menangani sumber daya untuk semua produk.

Kotak yang berwarna putih menunjukkan orang-orang yang menangani semua produk namun tidak termasuk produk C4.

(4)

Kotak yang berwarna abu-abu tua menunjukkan orang-orang yang hanya menangani produk C4.

3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang Tiap tim penjualan terdiri dari 3 orang. Tanggung jawab masing-masing bagian: Direktur:

1. Bertugas untuk mempimpin semua bawahan pada rapat pertemuan perusahaan.

2. Memimpin pertemuan tahunan dengan pemegang saham dan menetapkan tujuan perusahaan.

Manajer Penjualan:

1. Menangani semua penjualan untuk produk C4 di Indonesia. 2. Mengorganisasikan 5 tim penjualan untuk memasuki pasar.

3. Mengumpulkan daftar proyek dari semua ketua tim penjualan untuk memastikan agar tidak ada satupun proyek yang mengalami konflik dengan para dealer.

4. Memimpin pelatihan penjualan untuk produk C4. 5. Menjelaskan produk C4 kepada pelanggan utama.

(5)

Ketua Tim Penjualan:

1. Memimpin timnya agar produk C4 dapat dipublikasian ke pasar atau dealer.

2. Mengumpulkan informasi mengenai adanya dealer baru yang mungkin tertarik terhadap produk C4 .

3. Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam membuat proyek baru.

4. Bekerja sama dengan beberapa dealer dalam menentukan target proyek secara individual.

Manajer Teknisi (berperan juga sebagai Manajer Pelatihan):

1. Mengkoordinasikan tim teknisi untuk dapat melakukan pemasangan untuk produk C4 di lokasi pelanggan.

2. Menyerap informasi-informasi baru tentang ilmu teknisi untuk produk C4 dan mengarahkannya kepada para bawahan.

3. Menyiapkan dan memimpin sesi pelatihan untuk produk C4 kepada teknisi internal dan eksternal.

4. Memudahkan sesi pelatihan untuk produk C4 kepada karyawan bagian penjualan eksternal.

Manajer Gudang

1. Memastikan bahwa barang yang keluar dan masuk sesuai dengan data gudang.

(6)

Manajer Pemasaran

1. Menetapkan dan menjalankan rencana pemasaran se-efektif mungkin untuk meningkatkan pengenalan produk C4 di Indonesia; bekerjasama dengan perancang internal dan para agen eksternal.

2. Membuat dan menjalankan rencana agar produk C4 mendapatkan sertifikat industri standar Indonesia.

Manajer Keuangan (berperan juga sebagai Manajer Pembelian)

1. Mengatur dan mengawasi piutang dan hutang agar mereka tetap dalam kondisi seimbang.

2. Mengatur keseimbangan persediaan, mengeluarkan dan memproses nota pembelian.

3. Mengatur pembayaran gaji karyawan.

4. Mengatur pajak yang berhubungan dengan pengeluaran.

5. Mengeluarkan jurnal pendapatan, neraca dan menjelaskannya kepada direktur.

3.1.5 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Penjualan

1. Proses penjualan pada PT HCN diawali dengan pemesanan dari pelanggan yang terdiri dari user, dealer, dan retailer. Pelanggan yang ingin membeli barang di PT HCN dapat menelepon bagian

(7)

penjualan atau mengirimkan surat pemesanan dan data lokasi tempat tinggal pelanggan ke bagian penjualan atau dapat juga datang langsung ke PT HCN dan bertemu dengan bagian penjualan.

2. Bagian penjualan akan memberikan surat penawaran harga dari barang yang dicari oleh pelanggan tersebut.

3. Jika pelanggan menyetujui harga yang ditawarkan maka bagian penjualan akan membuatkan nota penjualan. Nota penjualan akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip.

4. Bagian gudang akan mengakses data nota penjualan yang kemudian data tersebut digunakan untuk membuat surat pengiriman. Data nota penjualan juga dapat digunakan untuk membuat nota pembelian bila barang yang dipesan tidak tersedia.

5. Bagian keuangan akan membuat surat penagihan yang berisi rincian pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan. Pembayaran dapat dilakukan dalam beberapa tahap atau dapat dilakukan dalam sekali pembayaran. Jika status pembayaran sudah lunas maka barang akan segera dikirim. Untuk barang tertentu, jika pembayaran telah mencapai tahap 1, barang tersebut sudah dapat dikirim tetapi belum dapat diinstalasi sampai pelunasan.

6. Bagian keuangan akan memberikan surat penagihan kepada bagian gudang sebagai tanda bukti untuk mengirimkan barang ke pelanggan. 7. Bagian gudang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan yang

(8)

Pembelian

1. Bila persediaan sudah mencapai persediaan minimum maka karyawan bagian gudang akan membuat nota pembelian yang diserahkan kepada manajer.

2. Manajer akan menyetujui nota pembelian tersebut dan menyerahkannya ke karyawan bagian keuangan.

3. Setelah menerima nota pembelian yang disetujui tersebut maka bagian keuangan akan mengirimkan nota pembelian tersebut ke supplier.

4. Kemudian perusahaan akan menerima penagihan dari supplier. Perusahaan akan melakukan pembayaran dan membuat surat pembayaran.

5. Untuk barang tertentu, setelah menerima pembayaran, supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang, tetapi ada pula barang-barang yang langsung dikirimkan ke bagian gudang tanpa proses pelunasan terlebih dahulu.

6. Setelah barang yang dipesan tiba, maka bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang. Bagian gudang akan mengecek kesesuaian antara nota pembelian yang dibuat dengan barang yang diterima.

(9)

Retur Pembelian

1. Jika terjadi kerusakan barang ketika barang diterima maka bagian gudang akan membuat surat retur pembelian barang.

2. Surat retur pembelian barang akan diberikan kepada manajer untuk disetujui.

3. Setelah disetujui, surat retur pembelian akan dikirim kepada supplier yang bersangkutan.

3.1.6 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Pihak manajemen membutuhkan informasi-informasi penting mengenai kegiatan operasional yang terjadi untuk digunakan sebagai bahan analisis dalam mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

• Informasi mengenai persentase penjualan pada suatu periode tertentu secara historis.

• Informasi mengenai persentase pembelian pada suatu periode tertentu secara historis.

• Informasi mengenai persentase retur pembelian pada suatu periode tertentu secara historis.

• Informasi tentang trend barang yang paling banyak terjual baik secara kategori maupun jenis pelanggan di periode waktu tertentu.

• Informasi mengenai peningkatan persentase penjualan, pembelian dan retur pembelian yang dilihat berdarsarkan tahun, kuartal dan bulan.

(10)

3.1.7 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan hasil survei dan observasi yang telah dilakukan pada PT HCN, ditemukan beberapa masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan, yaitu antara lain :

1. Dengan bertambahnya data yang terkumpul dari waktu ke waktu maka data yang ditampung semakin besar, user memiliki kesulitan dalam menampilkan data historis yang dibutuhkan untuk keperluana analisis. 2. Kurangnya integritas dan konsistensi data antar divisi.

3. Adanya kesulitan dan dibutuhkan waktu yang lama dalam menyajikan laporan yang bersifat summarized dan multi dimensional yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif dalam mengambil keputusan.

3.1.8 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi pada PT HCN maka diperlukan suatu sistem data warehouse yang dapat mendukung penyajian informasi secara ringkas. Aplikasi data warehouse yang dibuat akan menyimpan data, meringkas data, melakukan transformasi data dari sumber data, memuat data historis dan mengintegrasikannya ke dalam suatu sistem database yang berbasis data warehouse. Aplikasi data warehouse ini

mampu menghasilkan laporan-laporan analitis mengenai penjualan, pembelian dan retur pembelian perusahaan secara summary dengan jangka waktu yang diinginkan secara cepat.

(11)

3.2 Basis Data yang Berjalan Berikut ERD dari PT HCN :

Gambar 3.2 ERD dari PT HCN (Sumber : PT HCN)

(12)

3.3 Metadata

Metadata merupakan data tentang data. Berikut metadata dari tabel-tabel yang ada pada database PT HCN:

1. Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : KdPelanggan Foreign Key : -

Keterangan : Tabel master pelanggan

Nama field Tipe field Ukuran field Keterangan

KdPelanggan Char 7 Kode pelanggan

JenisPelanggan Varchar 8 Jenis pelanggan

NamaPelanggan Varchar 25 Nama pelanggan

AlamatPelanggan Varchar 50 Alamat pelanggan

KotaPelanggan Varchar 20 Kota tempat tinggal

pelanggan

TeleponPelanggan Varchar 12 Nomor telpon pelanggan Tabel 3.1 Master Pelanggan

2. Nama Tabel : NotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan

Foreign Key : NoSuratPenawaranHarga

Keterangan : Tabel nota penjualan atau sales order

Nama field Tipe field Ukuran field Keterangan

NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan

(13)

TanggalPenjualan Datetime 8 Tanggal update penjualan

PotonganHarga Integer 8 Potongan harga yang telah

disepakati Tabel 3.2 NotaPenjualan

3. Nama Tabel : DetilNotaPenjualan Primary Key : NoPenjualan

Foreign Key : NoPenjualan, KdBarang

Keterangan : Tabel detil nota penjualan atau detil sales order Nama field Tipe field Ukuran field Keterangan

NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan

KodeBarang Char 7 Kode barang

JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang dibeli

HargaJual Integer 10 Harga jual barang yang telah

disepakati Tabel 3.3 DetilNotaPenjualan

4. Nama Tabel : SuratPenagihan Primary Key : NoSuratPenagihan Foreign Key : NoPenjualan

Keterangan : Tabel surat penagihan terhadap barang yang akan dibeli

Nama field Tipe field Ukuran

field

Keterangan

(14)

NoPenjualan Char 7 Nomor penjualan TanggalSuratPenagihan Datetime 8 Tanggal update surat

penagihan

PembayaranTahap1 Integer 8 Jumlah pembayaran

tahap 1

JatuhTempoTahap2 Datetime 8 Tanggal jatuh tempo

tahap 2

PembayaranTahap2 Integer 8 Jumlah pembayaran

tahap 2

TanggalPelunasan Datetime 8 Tanggal pelunasan

tahap1 dan 2

Denda Integer 8 Denda yang dikenakan

karena keterlambatan pelunasan

Tabel 3.4 SuratPenagihan

5. Nama Tabel : SuratPengiriman Primary Key : NoSuratPengiriman Foreign Key : NoPenagihan

Keterangan : Tabel surat pengiriman barang ke pelanggan

field

Keterangan

NoSuratPengiriman Char 7 Nomor surat pengiriman

NoSuratPenagihan Char 7 Nomor surat penagihan

TanggalPengeluaranBarang Datetime 8 Tanggal barang dikeluarkan untuk dikirim

(15)

6. Nama Tabel : DetilSuratPengiriman Primary Key : -

Foreign Key : NoSuratPengiriman,KodeBarang Keterangan : Tabel detil surat pengiriman

field

Keterangan

NoSuratPengiriman Char 7 Nomor surat pengiriman

KodeBarang Char 7 Nomor surat penagihan

JumlahBarang Integer 3 Tanggal barang

dikeluarkan untuk dikirim

Tabel 3.6 DetilSuratPengiriman

7. Nama Tabel : Barang Primary Key : KdBarang Foreign Key : -

Keterangan : Tabel yang berisi data barang

field

Keterangan

KodeBarang Char 7 Nomor surat pengiriman

NamaBarang Varchar 25 Nomor surat penagihan

HargaStandardJual Integer 8 Harga minimum

penjualan

HargaBeliLama Integer 8 Harga barang yang lama

(16)

JumlahBarangLama Integer 3 Jumlah barang yang lama

JumlahBarangBaru Int 3 Jumlah barang yang

lama

JenisBarang Varchar 10 Jenis barang

JumlahMinimum Integer 3 Stok minimum barang

Tabel 3.7 Master Barang

8. Nama Tabel : NotaPembelian Primary Key : NoSuratPembelian Foreign Key : KdSupplier

Keterangan : Tabel nota pembelian atau purchase order

field

Keterangan

NoSuratPembelian Char 10 Nomor nota pembelian

KodeSupplier Char 5 Kode supplier

TanggalPembelian Datetime 8 Tanggal barang dibeli Tabel 3.8 NotaPembelian

9. Nama Tabel : DetilNotaPembelian Primary Key : NoPembelian

Foreign Key : NoPembelian, KdBarang

(17)

Nama field Tipe field Ukuran field

Keterangan

NoSuratPembelian Char 10 Nomor nota pembelian

JumlahBarang Integer 3 Tanggal barang yang

dibeli

HargaBeli Numeric 15 Harga barang yang dibeli

Tabel 3.9 DetilNotaPembelian

10. Nama Tabel : SuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan

Foreign Key : NoPembelian, NoPembayaran Keterangan : Tabel surat penerimaan barang

field

Keterangan

NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat

penerimaan barang

NoPembelian Char 10 Nomor nota pembelian

TanggalPenerimaanBarang Datetime 8 Tanggal barang

diterima Tabel 3.10 SuratPenerimaanBarang

11. Nama Tabel : DetilSuratPenerimaanBarang Primary Key : NoPenerimaan

Foreign Key : NoPenerimaan, KdBarang

(18)

Nama field Tipe field Ukuran field

Keterangan

NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat penerimaan barang

JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang

diterima Tabel 3.11 DetilSuratPenerimaanBarang

12. Nama Tabel : SuratPembayaran Primary Key : NoPembayaran Foreign Key : NoPembelian

Keterangan : Tabel surat pembayaran

field

Keterangan

NoSuratPembayaran Char 10 Nomor pembayaran

NoPembelian Char 10 Nomor pembelian

TanggalPembayaran Datetime 8 Tanggal pembayaran ke

supplier

PembayaranTahap1 Numeric 15 Jumlah pembayaran tahap 1 JatuhTempoTahap2 Datetime 8 Tanggal jatuh tempo tahap 2 PembayaranTahap2 Numeric 15 Jumlah pembayaran tahap 2 TanggalPelunasan Datetime 8 Tanggal pelunasan tahap1

dan 2

Denda Integer 8 Denda yang dikenakan

karena keterlambatan pelunasan

(19)

13. Nama Tabel : Supplier Primary Key : KdSupplier Foreign Key : -

Keterangan : Tabel supplier

field

Keterangan

KodeSupplier Char 5 Kode supplier

NamaSupplier Varchar 50 Nama supplier

AlamatSupplier Varchar 50 Alamat supplier

KotaSupplier Varchar 20 Kota supplier

TeleponSupplier Varchar 12 Nomor telepon supplier Tabel 3.13 Master Supplier

14. Nama Tabel : ReturPembelian Primary Key : NoReturPembelian Foreign Key : -

Keterangan : Tabel ReturPembelian

field

Keterangan

NoReturPembelian Char 7 Kode supplier

NoSuratPenerimaanBarang Char 10 Nomor surat

penerimaan barang

TanggalReturPembelian Datetime 8 Tanggal pengembalian barang ke supplier

(20)

15. Nama Tabel : DetilReturPembelian Primary Key : -

Foreign Key : NoReturPembelian,KodeBarang Keterangan : Tabel ReturPembelian

field

Keterangan

NoReturPembelian Char 7 Kode supplier

JumlahBarang Integer 3 Jumlah barang yang

dikembalikan

JenisBarang Varchar 8 Jenis barang

Keterangan Varchar 20 Ciri-ciri kerusakan

Tabel 3.15 DetilReturPembelian

3.4 Teknologi Informasi

PT HCN telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Teknologi yang digunakan meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

3.4.1 Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan pada PT HCN adalah sebagai berikut:

1. Perangkat keras Server

• Intel Pentium Core 2 Duo Processor 2GHZ • Memory DDR2 2GB

(21)

• Monitor Flat CRT 17” • Keyborad Logitech • Mouse Logitech • Lan Card

2. Perangkat keras Client

• Intel Pentium 4 2.40 GHZ • Memory 1 GB DDR2 • Hardisk 40 GB SATA • DVD-ROM • Monitor LG CRT 15” • Keyboard Logitech • Mouse Logitech • LAN CARD • Printer Canon

3.4.2 Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) merupakan aplikasi yang digunakan untuk menjalankan sistem operasional pada PT HCN. Sistem operasional yang digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional SP3. Software lainnya yang digunakan dalam operasi bisnisnya adalah VB.Net 2005, Peach Tree Professional 2003 dan SQL 2005 sebagai penyimpanan database.