Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada proses penjualan dan penerimaan kas koperasi serba usaha Dhanamas, ditemukan permasalahan – permasalahan yang sering dihadapi seperti:
Tabel 3.4 Tabel Temuan Masalah pada Sistem Berjalan
Temuan 1 Sistem pencatatan dan pendokumentasian proses penjualan dan penerimaan yang digunakan saat ini pada koperasi serba usaha Dhanamas masih belum memadai, pengorganisasian data tidak teratur dan keamanan data kurang terjaga.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2008, p148) resiko pencatatan dapat diminimalisasi melalui pencatatan transaksi yang diterapkan pada sistem informasi terkomputerisasi.
Sebab Koperasi serba usaha Dhanamas masih menggunakan sistem manual , sehingga tidak tersedia elemen yang memudahkan pengorganisasian serta penyimpanan data secara aman.
Akibat Aktivitas transaksi penjualan serta penerimaan kas yang lambat, kesalahan pencatatan data transaksi dan besarnya resiko kehilangan data.
Rekomendasi Koperasi membutuhkan sistem informasi terkomputerisasi berbasis database yang akan membantu aktivitas transaksi penjualan dan penerimaan kas agar dapat menjadi lebih cepat dan akurat melalui organisasi data yang teratur serta data transaksi yang dilakukan tersimpan dengan baik.
Temuan 2 Piutang yang tak tertagih atas penjualan yang menyebabkan penerimaan kas terhambat.
Kriteria Gitman (2006) mengatakan bahwa tujuan dari pengelolaan piutang usaha adalah untuk mengumpulkan piutang secepat mungkin tanpa kehilangan penjualan akibat tekanan teknik penagihan.
Sebab Koperasi tidak mempunyai kriteria yang harus dipenuhi Anggota untuk membeli barang, seperti batasan / limit pembelian barang
untuk setiap Anggota.
Akibat Penerimaan kas yang seharusnya diterima menjadi berkurang / tertunggak dikarenakan Anggota tidak mampu membayar atas barang yang dibelinya.
Rekomendasi Dengan membuat suatu sistem perhitungan berdasarkan simpanan yang diberikan Anggota ke Koperasi untuk menentukan limit kredit pembelian barang di koperasi untuk setiap Anggota, serta dikenakan denda bila Anggota terlambat melunasi tagihan.
Temuan 3 Kurangnya laporan – laporan untuk mendukung proses bisnis, seperti laporan piutang dan penerimaan kas.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2008, p238), laporan adalah presentasi data yang telah tersusun dan terorganisasi dengan baik.
Sebab Hal ini disebabkan koperasi tidak membuat laporan – laporan lain untuk mendukung proses bisnisnya.
Akibat Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan.
Rekomendasi Sebaiknya koperasi perlu membuat laporan – laporan lainnya yang dibuthkan untuk mendukung pengambilan keputusan, laporan penerimaan kas untuk mengetahui jumlah uang masuk yang diterima setiap bulannya, dan laporan piutang untung mengetahui jumlah piutang dagang.
Temuan 4 Tidak adanya tembusan dokumen pengiriman / Surat Jalan dari Supplier ke Koperasi pada saat pengiriman hasil penjualan barang ke Anggota.
Kriteria Menurut Arthieraj (2007), jenis - jenis dokumen pengiriman
barang :
1. Airway Bill adalah surat
tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa penyedia jasa pengiriman.
2. Bill of Landing adalah
surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa penyedia jasa pengiriman menyangkut mitra bisnisnya.
3. House Bill of Landing
adalah surat tanda bukti pengiriman barang yang dibuat oleh pihak supplier ke pihak penerima.
Sebab Koperasi hanya mengandalkan konfirmasi sekilas dengan pihak supplier.
Akibat Tidak adanya kontrol terhadap pengiriman barang.
Rekomendasi Pihak supplier harus memberikan tanda bukti berupa dokumen Surat Jalan ke Koperasi sebagai bukti barang pesanan telah diterima Anggota.
Temuan 5 Koperasi Dhanamas saat ini tidak memiliki database inventori dan pengelolaan gudang penyimpanan untuk mendukung penjualan.
Kriteria Menurut Lewis, at all (2004:25), manajemen persediaan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha – usaha aktivitas dan koordinasi sumber daya secara efektif dan efisien melalui organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Sebab Tidak ada rencana yang ditentukan untuk menyediakan dan mengontrol stok persediaan.
Akibat Para pengurus koperasi akan dihadapkan pada resiko koperasi suatu saat tidak dapat memenuhi kebutuhan Anggota dan mengganggu proses penjualan.
Rekomendasi Dibuat database inventori serta pengelolaan stok barang – barang yang dijual koperasi.
Temuan 6 Metode pembayaran yang diterima hanya menggunakan metode pembayaran tunai.
Kriteria Alat pembayaran terus berkembang dari alat pembayaran tunai (cash based) ke alat pembayaran nontunai (non cash) seperti alat pembayaran berbasis kertas (paper based), misalnya, cek dan bilyet giro. Selain itu dikenal juga alat pembayaran paperless seperti transfer dana elektronik dan alat pembayaran memakai kartu (card-based) (ATM, Kartu Kredit, Kartu Debit dan Kartu Prabayar).
Sumber:
http://www.bi.go.id/web/id/Sistem+Pembayaran/Sistem+Pembay aran+di+Indonesia/Sekilas/
Sebab Koperasi belum menggunakan metode transfer ke rekening melalui bank sebagai alternatif pembayaran untuk anggota.
Akibat Anggota tidak memiliki alternatif pembayaran selain harus membayarkan uang secara tunai dengan datang langsung ke koperasi.
Rekomendasi Koperasi juga menggunakan metode pembayaran melalui transfer ke rekening koperasi selain menggunakan metode
pembayaran tunai langsung untuk anggota melakukan pembayaran sehingga anggota mempunyai alternatif pembayaran yang akan memudahkan anggota dalam melakukan pembayaran.
Temuan 7 Tidak adanya tanda terima penerimaan kas berupa dokumen yang menjadi bukti terjadi penerimaan kas.
Kriteria Penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otoritasi dari pejabat perusahaan yang berwenang.
Sumber :
http://id.shvoong.com/business- management/accounting/2318439-akuntansi-keuangan/#ixzz2JRhHKt2W
Sebab Koperasi menggunakan sistem pengecapan pada Kartu Pembayaran yang menjadi bukti bayar untuk Anggota, namun tidak ada bukti penerimaan kas yang dibuat untuk koperasi sendiri.
Akibat Penerimaan kas menjadi tidak terkontrol.
Rekomendasi Membuat Bukti Pembayaran sebagai bukti yang menyimpan informasi penerimaan kas sehingga jelas diketahui kapan terjadi penerimaan, oleh siapa diterima, serta siapa yang menerima uang tersebut.
Temuan 8 Penerimaan kas hasil penjualan tidak langsung disetorkan ke Bank pada periode tertentu.
Kriteria Menurut Mulyadi (2008 : 456), salah satu dokumen yang harus ada dalam sistem akuntansi penerimaan kas adalah Bukti Setor Bank.
Sebab Bagian Accounting menyerahkan uang penerimaan secara langsung kepada manajemen koperasi tanpa adanya bukti penyerahan / penerimaan uang oleh pihak manajemen tersebut.
Akibat Distribusi uang yang diterima menjadi tidak jelas dan sangat beresiko akan kehilangan uang penerimaan tersebut.
Rekomendasi Bagian Keuangan yang bertanggung jawab atas penerimaan uang setiap hari nya harus menyetorkan uang penerimaan tersebut ke Bank dan harus ada Bukti Setor Bank atas uang tersebut sebagai pertanggung jawaban penyetoran uang.