BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah PT. Mentari Cyber Media
PT. Mentari Cyber Media resmi didirikan pada tanggal 16 Juni 2006 dengan di keluarkannya Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) - Besar dengan nomor :
02586/1.824.271 dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan nomor : 02.191.641.6-029.000 oleh Suku Dinas Perindustrian dan Perdagangan Daerah Khusus Ibu
Kota Jakarta I melalui pejabat terkait yaitu Rina Surjandari, S.SOS.
PT. Mentari Cyber Media merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa multimedia interaktif sebagai mitra resmi dari PT. Indonusa Telemedia (TELKOMVision) dan dikelola oleh tenaga-tenaga yang profesional dan berpengalaman dibidangnya.
Sebagai mitra dari TELKOMVision, PT. Mentari Cyber Media melayani penerimaan pasang baru atau PSB dan perbaikan-perbaikan atau maintenance sebagai kegiatan operasi utama perusahaan serta menangani tagihan dari pelanggan TELKOMVision di 6 (enam) daerah antara lain Apartemen Wesling Kedoya, Apartemen Sudirman Park, Apartemen Pavilion, Apartemen Rasuna Said, Perumahan Puri Kencana, Perumahan Taman Rempoa Indah. Setelah tagihan pelanggan tersebut tertagih, PT. Mentari Cyber Media menyetorkan tagihan tersebut secara tander dan mengirimkan data tagihan kepada TELKOMVision. Selisih dari jumlah yang disetor dengan jumlah yang diterima dari tagihan pelanggan dikurangi seluruh biaya-biaya operasional perusahaan itulah yang dianggap sebagai pendapatan perusahaan.
PT. Mentari Cyber Media sebagai mitra dari TELKOMVision menjadi pemuka dibidang pelayanan jasa multimedia interaktif yang berkualitas dan mengutamakan pelayanan secara profesional kepada pelanggan serta berusaha menyediakan informasi bermutu.
Dengan dukungan 30 orang karyawan, satellite TELKOM - 1, 6 unit system
headend, serta telah tersedianya jaringan optik TELKOM, sebagai mitra dari
TELKOMVision siap melayani pelanggan di seluruh Indonesia.
3.1.1 Visi dan Misi PT. Mentari Cyber Media 3.1.1.1 Visi PT. Mentari Cyber Media
Menjadi Yang Terdepan di Bidang Multimedia
3.1.1.2 Misi PT. Mentari Cyber Media
Komitmen dan Profesional
3.2 Struktur Organisasi dan Jabaran Tugas dan Wewenang 3.2.1 Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media
Dalam melaksanakan kegiatan PT. Mentari Cyber Media mempunyai struktur organisasi yang dalam perkembangannya mengalami penyempurnaan-penyempurnaan yang disesuaikan pada keadaannya saat ini.
Struktur organisasi dibuat dengan tujuan agar setiap organisasi mengetahui fungsi dan tugas masing-masing dapat dipertanggungjawabkan.
PT. MENTARI CYBER MEDIA ( MCM ) dikelola oleh tenaga-tenaga yang
professional dan berpengalaman di bidangnya.
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Mentari Cyber Media
KOMISARIS CUSTOMER SERVICE DIREKTUR UTAMA DIREKTUR OPERASI DIREKTUR PEMASARAN PEMEGANG SAHAM DIREKTUR KEUANGAN & ADMINISTRASI
MARKETING SALES RETAIL SALES CORPORATE BILLING ACCOUNTING PURCHASING & LOGISTIK TEKNIK TV KABEL INTERNET IT KOMISARIS CUSTOMER SERVICE DIREKTUR UTAMA DIREKTUR OPERASI DIREKTUR PEMASARAN PEMEGANG SAHAM DIREKTUR KEUANGAN & ADMINISTRASI
MARKETING SALES RETAIL SALES CORPORATE BILLING ACCOUNTING PURCHASING & LOGISTIK TEKNIK TV KABEL INTERNET IT
3.2.2 Jabaran Tugas dan Wewenang
1.Nama Jabatan : Komisaris
Bertanggung Jawab : Pemegang Saham Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menetapkan tujuan perusahaan, pokok-pokok kebijaksanaan umum, dan Rancangan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga Perusahaan (ADART) yang akan menjadi pedoman bagi keseluruhan aktivitas perusahaan.
2. Mengadakan rapat tahunan dengan direktur utama dan para pemegang saham. 3. Meminta dan menilai pertanggungjawaban direktur utama atas jalannya
perusahaan secara keseluruhan.
2. Nama Jabatan : Direktur Utama Bertanggung Jawab : Komisaris Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memimpin perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan.
2. Merumuskan dan menetapkan rencana kerja sesuai dengan tujuan umum perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Mengawasi dan mengkoordinasi jalannya perusahaan secara umum.
4. Mengadakan evaluasi dengan dibantu oleh para Direktur Bagian.
5. Bekerja sama dengan pihak luar perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan.
6. Menentukan kebijaksanaan harga terhadap produk dan layanan yang akan dijual ke pelanggan.
7. Bertanggung jawab kepada komisaris terhadap kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki.
8. Memberi pemecahan atas permasalahan yang terjadi didalam perusahaan.
3. Nama Jabatan : Direktur Pemasaran Bertanggung Jawab : Direktur Utama Tugas dan Tanggung Jawab
1. Merumuskan dan menetapkan program kerja perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang untuk kegiatan pelayanan dan penjualan secara umum. 2. Mengawasi, memonitoring, dan mengevaluasi program kerja Customer Service
dan Bagian Marketing.
3. Bertanggung jawab dalam hal pelayanan dan penjualan perusahaan.
4. Memberi pemecahan atas permasalahan dan mengambil keputusan dalam hal pelayanan dan penjualan.
4. Nama Jabatan : Direktur Operasional Bertanggung Jawab : Direktur Utama Tugas dan Tanggung Jawab
1. Merumuskan rencana kerja, visi, prosedur operasi dan tujuan operasional perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Mengawasi jalannya operasional perusahaan secara umum.
3. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan.
5. Memberi pemecahan atas permasalahan dan mengambil keputusan dalam hal pelayanan dan penjualan.
5. Nama Jabatan : Direktur Keuangan Bertanggung Jawab : Direktur Utama Tugas dan Tanggung Jawab
1. Merumuskan dan menetapkan program kerja keuangan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Mengawasi dan memberikan persetujuan terhadap setiap penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
3. Membawahi staff akuntansi dan staff keuangan.
4. Mengkoordinir kegiatan admnistrasi akuntansi dan keuangan.
5. Mengawasi, Memonitoring, dan mengevaluasi hasil laporan penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
6. Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan serta laporan keuangan dan terjadinya penyelewengan atas harta perusahaan.
6. Nama Jabatan : Customer Service
Bertanggung Jawab : Direktur Pemasaran Tugas
1. Menyusun program kerja untuk kegiatan pelayanan komplain dan informasi 2. Melaksanakan kegiatan pelayanan komplain
3. Memonitor siaran TV dan Internet
5. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan pengelola.
6. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan layanan TV-Internet apabila terjadi gangguan.
7. Memberikan penerangan kepada pelanggan dan calon pelanggan. 8. Membuat klasifikasi pelanggan.
9. Membuat laporan Customer Service.
Tanggung Jawab
1. Menjamin tercapainya tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan TV Kabel-Internet.
2. Mengontrol penjualan.
7. Nama Jabatan : Staff Marketing Bertanggung Jawab : Direktur Pemasaran Tugas
1. Menyusun program kerja untuk kegiatan penjualan.
2. Melaksanakan kegiatan penjualan TV Kabel-Internet di area yang menjadi tanggung jawabnya.
• Door to door • Telemarketing
• Demo/persentasi produk • Pameran
• Penyebaran brosur, pemasangan spanduk, stiker dan lain-lain.
3. Melaksanakan survey kepuasan pelanggan baik melalui kuesioner maupun kunjungan langsung untuk tujuan Customer Telention.
4. Membuat Database calon pelanggan/pelanggan berkoordinasi dengan admin operasi-pemasaran dan juga Customer Service.
5. Membuat klasifikasi calon anggota.
6. Melaksanakan komunikasi yang insentif dengan pelanggan dan pengelola. 7. Membuat laporan hasil kegiatan pemasaran.
Tanggung Jawab
Menjamin tercapainya target penjualan.
8. Nama Jabatan : Staff Operasi IT Bertanggung Jawab : Direktur Operasi Tugas
1. Menyusun program kerja untuk aktivasi informasi teknologi. 2. Melakukan pengembangan pada semua kegiatan operasi IT. 3. Melaksanakan kegiatan pembuatan program system administrasi.
4. Melakukan kegiatan operasional sesuai SOP yang berlaku yang ditetapkan oleh Direktur Operasi.
5. Membuat Database pasang baru, perbaikan dan pemutusan. 6. Membuat klasifikasi tingkat kerusakan per segmen lokasi.
7. Membuat laporan bulanan hasil kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan.
Tanggung Jawab
1. Menjamin tercapainya target pasang baru, perbaikan dan pemutusan sesuai dengan permintaan calon pelanggan per pelanggan.
9. Nama Jabatan : Staff Operasi Teknik (TV Kabel & Internet) Bertanggung Jawab : Direktur Operasi
Tugas
1. Melakukan kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan TV Kabel dan Internet 2. Melakukan kegiatan operasional sesuai SOP yang berlaku yang ditetapkan oleh
Direktur Operasi.
3. Mempunyai log-book perhari untuk kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan TV Kabel dan Internet.
4. Membuat laporan bulanan hasil kegiatan pasang baru, perbaikan dan pemutusan TV Kabel dan Internet.
Tanggung Jawab
Menjamin tercapainya target pasang baru, perbaikan dan pemutusan sesuai dengan permintaan calon pelanggan per pelanggan.
10. Nama Jabatan : Staff Purchasing & Logistik
Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan Tugas
1. Menyusun program kerja pengadaan barang/jasa.
2. Mengajukan permohonan kebutuhan material untuk aktivasi atau pemeliharaan. 3. Menjalin Networking dengan pemasok.
4. Menyimpan dan mengatur persediaan. 5. Menyimpan dan mengatur peralatan proyek. 6. Melaksanakan pengadaan barang/jasa.
8. Membuat laporan persediaan.
Tanggung Jawab
1. Tercatatnya setiap penerimaan dan pengeluaran persediaan serta inventoris perusahaan dengan baik dan benar.
2. Tersedianya persediaan untuk memenuhi kegiatan operasi.
3. Tersimpannya persediaan dan terpeliharanya inventoris perusahaan dengan baik.
11. Nama Jabatan : Staff Accounting & Keuangan
Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan Tugas
1. Menyusun program kerja bidang keuangan.
2. Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.
3. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran kas dalam buku harian Kas/Bank. 4. Membuat data/laporan penerimaan pembayaran dan tunggakan pelanggan. 5. Membuat dan melengkapi dokumen pendukung transaksi keuangan.
6. Melakukan verifikasi kebenaran formal dan material setiap data pendukung transaksi keuangan.
7. Melakukan rekonsiliasi Kas/Bank.
8. Membuat rencana dan laporan realisasi cash flow periode mingguan dan bulanan. 9. Mengendalikan biaya tetap perusahaan.
10. Mengurus data administrasi kepegawaian. 11. Membuat Faktur Pajak.
12. Membuat laporan SPT masa PPN & PPH.
Tanggung Jawab
1. Menjamin tercatatnya setiap penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
2. Menjamin terdokumentasinya/terarsipnya setiap bukti pertanggungjawaban biaya/dokumen keuangan dengan baik.
3. Menjamin terkendalinya biaya tetap perusahaan. 4. Tertib administrasi dan pelaporan perpajakan.
12. Nama Jabatan : Staff Billing & collector
Bertanggung Jawab : Direktur Adminstrasi dan Keuangan Tugas
1. Menyusun program kerja penagihan billing (tagihan) dan tunggakan 2. Memproses pencetakan Billing.
3. Mendistribusikan Billing & TV Guide kepada pelanggan.
4. Melakukan penagihan tunggakan melalui telepon atau langsung mendatangi pelanggan.
5. Membuat laporan monitoring & action plan penanganan tagihan dan tunggakan. 6. Melakukan konfirmasi saldo tunggakan pelanggan.
Tanggung Jawab
1. Menjamin tercetaknya Billing (tagihan) dengan benar dan tepat waktu.
2. Menjamin terdistribusikannya Billing (tagihan) kepada seluruh pelanggan dengan tepat waktu.
3.2.3 Kegiatan Usaha PT. Mentari Cyber Media
Dalam rangka untuk mencapai maksud dan tujuan PT. Mentari Cyber Media menyelenggarakan produk dan layanan yang meliputi :
3.2.3.1 Produk dan Layanan 1. Pay TV
Dengan jumlah channel sebanyak 43 yang terbagi dalam beberapa kriteria siaran, pelanggan dapat dengan mudah memilih channel yang disukai.
a. Movies
Siaran 24 jam non stop dengan film – film box office terbaru dapat disaksikan melalui channel HBO dan Star Movie. Pencinta film – film klasik, Hallmark dan Cinemax dapat memenuhi keinginan pelanggan.
b. News
CNN, CNBC, Channel News Asia, BBC World, dan Bloomberg akan memberikan kepada pelanggan yang selalu mengikuti perkembangan bisnis dan keuangan, pasar bursa serta berita – berita dunia.
c. Sports
Dua Channel olah raga terbesar dunia ESPN dan Star Sport akan selalu menyajikan berita-berita seputar olah raga terutama event-event dunia yang sedang berlangsung.
d. Music
MTV Asia sebagai channel musik terbesar dunia serta channel musik Asia Channel [V] akan menyajikan siaran musik baik video klip maupun live dari konser-konser artis dunia.
e. Kids Channel
Program hiburan anak serta film kartun dapat disaksikan di Channel TNT Cartoon dan Nickelodeon.
f. Science & Technology
Channel yang akan menyajikan seputar kehidupan serta tingkah polah binatang adalah Channel Animal Planet. Sedangkan Discovery serta National Geographic lebih menitikberatkan pada informasi kejadian-kejadian alam seperti terjadinya banjir, dan gunung meletus.
g. General Entertainment
Channel yang menyajikan semua bentuk hiburan mulai drama mini seri, reality show, variety show.
h. Fashion
Berita mode mulai dari kehidupan para perancangnya serta acara – acara peragaan busana dunia, disiarkan 24 jam oleh Channel Fashion TV.
i. Local
Siaran TV Nasional yang ada di Channel – channel kami adalah TVRI, RCTI, SCTV, Global TV, TPI, Indosiar, Trans TV, Metro TV, TV7, La TV, dan ANTV. Bagi pemirsa daerah Channel Bali TV dan JTV (Surabaya) sudah ada didaftar Channel kami.
j. Premium Channel
Untuk acara-acara dari Jepang serta Korea khusus disediakan di channel premium seperti NHK World (Jepang) dan KTV (Korea).
2. Fast Internet
Melayani Internet dengan kecepatan mulai dari 64 Kbps atau atas permintaan pelanggan, tanpa pemakaian pulsa telepon dan tanpa dikenakan biaya akses internet per jam serta akses 24 jam non stop.
Sampai dengan saat ini daerah yang baru terlayani hanya Jakarta, Bandung, dan Surabaya.
3. Satellite
Layanan pay TV dengan menggunakan perangkat bantu parabola serta di dukung oleh performansi TELKOM – 1 akan membantu pelanggan untuk mendapatkan hiburan dan Informasi dengan jangkauan nasional.
pelanggan dapat berlangganan secara individual atau company.
4. Kabel
Dengan menggunakan kabel optik besar yang memungkinkan dapat langsung berlangganan Fast Internet TELKOMVision.
3.2.3.2 Cable TV Channels a. Movies Channel • HBO • Cinemax • Star Movies • Hallmark
b. Music Channel • MTV Asia • [V] channel • B4U Music c. News Channel • Bloomberg • CNN • BBC • Deutch Welle • CNBC • ABC d. Sport Channel • ESPN • Star Sport e. Kids Channel
• TNT Cartoon Network • Nickelodeon
f. General Entertainment Channel
• Star World • Arirang TV • Phoenix • TV5 • CCTV5 • Irib3 • IRIB3 • Sahara TV • FILMY India • Local channel
g. Science & Education Channel
• Discovery Channel • National Geographic
• Animal Planet
3.2.3.3 Jenis Material yang digunakan untuk kegiatan aktivasi dan perbaikan
Jenis Material Ukuran Jenis Material Ukuran
Kabel Coaxial RG5 / 5C Copler DC16 Kabel Coaxial RG11 / 7C Pin Block
Connector Ulir 5C Pin Connector
Connector Crimp 7C Amplifier U23A
I Connector Amplifier TAL886
Jack TV FEMALE Power Supply TSI-500
Jack TV MALE Tap 4-29
Klem Paku 8mm Box Panel
Klem Paku 10mm Service Widge Clam 2 * 16 mm Label Ties 20cm Pipa Conduit
Spliter 2way Sock
Spliter 4way Round Cable Clips Cable Modem 5001 Kabel Spiral
Pin to Pin 1
3.3 Tata Laksana Sistem yang sedang berjalan
3.3.1 Tata Laksana Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber Media a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material
1. Dimulai dari Staff Purchasing & Logistik mengecek persediaan material pada Kartu Stock, untuk melihat sisa persediaan material digudang. Apabila jumlah persediaan material akan habis, maka dibuatkan SPB untuk meminta persetujuan pembelian material kepada Direktur Keuangan. Setelah SPB disetujui, kemudian Staff Accounting mengeluarkan kas sesuai dengan SPB yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan. 2. Setelah Staff Purchasing & Logistik menerima kas dan SPB yang telah disetujui,
kemudian Staff Purchasing & Logistik datang langsung ke Supplier untuk melakukan pembelian material.
3. Setelah proses pembelian selesai maka Nota Pembelian yang diterima dari Supplier kemudian diberikan ke Staff Accounting.
4. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik mencatat penambahan material kedalam Kartu Stock, dan pada akhir periode (mingguan) dibuatkan Laporan Material Mingguan.
b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan
1. Dimulai dari Customer Service menerima dan mencatat PSB atau komplain dari Pelanggan. Berdasarkan PSB atau komplain dari Pelanggan, lalu Customer Service membuat SPK 3 rangkap dan FPB untuk dikirim ke Teknisi.
2. Setelah Teknisi menerima SPK 3 rangkap dan FPB, kemudian Teknisi mengisi FPB untuk mengajukan permintaan pengeluaran material kepada Staff Purchasing & Logistik.
3. Lalu Staff Purchasing & Logistik mengecek Kartu Stock untuk memastikan bahwa material yang diminta tersedia di gudang. Dan bila material yang diminta tersedia lalu Staff Purchasing & Logistik mengeluarkan material sesuai dengan FPB yang telah diotorisasi oleh Staff Purchasing & Logistik sebelumnya. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mencatat pengeluaran material tersebut ke dalam Kartu Stock serta mengarsip sementara FPB.
4. Setelah Teknisi selesai melakukan pemasangan atau perbaikan kepada Pelanggan, lalu Teknisi memberikan SPK rangkap 1 ke Pelanggan, rangkap 2 dan 3 untuk diarsip serta membuat Berita Acara 3 rangkap yang berisi informasi mengenai jumlah material yang terpakai. Rangkap 3 dikirim ke Staff Purchasing & Logistik, rangkap 1 dan 2 untuk diarsip.
5. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mencocokan dan mencatat selisih sisa material antara FPB dan Berita Acara rangkap 3, setelah itu mencatat informasi sisa material yang tidak terpakai saat eksekusi pelanggan (jika ada) ke dalam Kartu Stock dan mengarsip FPB. Pada akhir periode (mingguan) dibuatkan Laporan Material Mingguan.
c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur
1. Teknisi mengecek material secara fisik. Apabila terdapat material yang rusak sebelum digunakan, maka material tersebut dikirim kembali ke Staff Purchasing & Logistik. 2. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mengembalikan material yang rusak ke
Supplier serta mencatat material retur pembelian ke dalam Kartu Stock (sebagai pengeluaran material).
3. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik menerima kembali material yang baru dari Supplier. Pada saat material dari retur pembelian tiba di gudang, material tersebut langsung dicatat kedalam Kartu Stock oleh Staff Purchasing & Logistik.
3.3.2 Identifikasi Event
a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material Event Internal Agent
Responsibility
Starts When Activities in the event
Mengajukan Permintaan Pembelian Staff Purchasing & Logistik Jumlah material akan habis
Mengecek Kartu Stock; Membuat SPB;
Meminta persetujuan Direktur Keuangan.
Menyetujui SPB Dir. Keuangan Menerima SPB Menyetujui SPB. Menerima kas Staff
Purchasing & Logistik
SPB telah disetujui oleh Dir. Keuangan
Meminta pengeluaran kas.
Melakukan pembelian material Staff Purchasing & Logistik Menerima kas dari Staff Accounting Melakukan pembelian ke Supplier; Menerima Material dari Supplier; Membayar. Mencatat pembelian material Staff Purchasing & Logistik Material tiba di Gudang
Mencatat ke dalam Kartu Stock.
Laporan Purchasing & Logistik
sudah di rekapitulasi
Tabel 3.2 : Event Table Permintaan & Penerimaan Material
b. Prosedur Pengeluaran & pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan Event Internal Agent
Responsibility
Starts When Activities in the event
Mengeluarkan Material Staff Purchasing & Logistik Material yang diminta tersedia di gudang
Mengecek persediaan Material pada Kartu Stock;
Mengotorisasi FPB; Mengeluarkan Material;
Mencatat pengeluaran material. Mencocokan FPB dengan Berita Acara rangkap 3 Staff Purchasing & Logistik Teknisi selesai melakukan PSB atau perbaikan pelanggan Mencocokan FPB dengan Berita Acara; Menyetujui Berita Acara. Menerima Pengembalian Material Staff Purchasing & Logistik Berita Acara sudah dicocokan
Menerima sisa material; Mencatat ke dalam Kartu Stock. Membuat Laporan Staff Purchasing & Logistik Kartu Stock sudah di rekapitulasi
Membuat Laporan Mingguan.
c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur Event Internal Agent
Responsibility
Starts When Activities in the event
Melakukan retur Staff
Purchasing & Logistik Menerima material yang rusak dari Teknisi Mengeluarkan Material; Mengirim Material; Mencatat ke dalam Kartu Stock.
Menerima Material Staff Purchasing & Logistik Menerima material yang baru dari Supplier
Mencatat Kartu Stock.
Tabel 3.4 : Event Table Pengeluaran Material untuk Retur
3.3.3 Formulir dan Laporan yang digunakan sistem yang berjalan 3.3.3.1 Formulir yang digunakan sistem yang berjalan
1. SPB (Surat Pesanan Barang)
Dokumen ini dikeluarkan oleh Staff Purchasing & Logistik yang digunakan untuk mencatat material yang dibutuhkan pengadaannya kembali digudang. Dan berfungsi sebagai sarana untuk mengajukan permintaan pembelian material kepada Direktur Keuangan dan juga sebagai bukti perintah pengeluaran kas untuk Staff Accounting dan bukti perintah pembelian.
2. FPB (Form Peminjaman Barang)
Dokumen ini dibuat oleh Teknisi yang digunakan untuk mencatat kebutuhan material yang akan dipergunakan untuk mendukung jalannya aktivitas operasional Teknisi di
lapangan dan disetujui oleh Staff Purchasing & Logistik. Alat ini berfungsi sebagai catatan dasar oleh Staff Purchasing & Logistik untuk mengeluarkan material gudang. 3. Kartu Stock
Dokumen ini diisi oleh Staff Purchasing & Logistik dan digunakan untuk merekam hasil pehitungan fisik persediaan (catatan keluar & masuk), berfungsi untuk menyediakan informasi sisa persediaan yang ada di gudang.
4. SPK (Surat Perintah Kerja)
Dokumen ini dikeluarkan oleh Customer Service untuk Teknisi yang digunakan sebagai dokumen perintah kerja berdasarkan permintaan pelanggan. Berisi data pelanggan, keterangan perintah kerja Dan berfungsi sebagai Surat Pengantar Kerja Teknisi di lapangan.
3.3.3.2 Laporan yang digunakan sistem yang berjalan
5. Berita Acara
Laporan ini dibuat oleh Teknisi digunakan untuk melaporkan kegiatan yang telah dilakukan oleh Teknisi selama dilapangan yang juga mencatat jumlah material yang telah terpakai sebenarnya.
6. Laporan Barang Mingguan (Mutasi)
Laporan ini dibuat oleh Staff Purchasing & Logistik untuk memberikan informasi tentang jumlah material dan jenis material yang tersisa digudang secara keseluruhan dalam skala per minggu.
3.3.4 Workflow Table
a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material Actor Event Activities
Staff Purchasing & Logistik
Mengajukan Permintaan Pembelian
1. Mengecek persediaan Material gudang pada Kartu Stock
2. Membuat SPB
3. Meminta persetujuan Direktur Keuangan Direktur Keuangan Menyetujui SPB 4. Menerima SPB 5. Menyetujui SPB Staff Purchasing & Logistik
Menerima kas 6. Menunjukan SPB yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan ke Staff Accounting
7. Menerima kas dari Staff Accounting Staff Purchasing
& Logistik
Melakukan
Pembelian Material
8. Membeli Material ke Supplier 9. Menerima Material dari Supplier 10. Membayar
11. Menerima Nota Pembelian
12. Mengirim Nota Pembelian ke Staff Accounting
Staff Purchasing & Logistik
Mencatat Pembelian Material
13. Mencatat Material ke dalam Kartu Stock 14. Mengarsip SPB
Staff Purchasing & Logistik
Membuat Laporan Mingguan
15. Mengecek kartu Stock
17. Memberikan Laporan Direktur
Tabel 3.5 : Work Flow Table Permintaan & Penerimaan Material
b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan Actor Event Activities
Staff
Purchasing & Logistik
Mengeluarkan Material 1. Menerima FPB
2. Mengecek persediaan Material pada Kartu Stock
3. Mengotorisasi FPB
4. Mengeluarkan Material sesuai dengan FPB yang telah diotorisasi sebelumnya 5. Mencatat pengeluaran Material pada
Kartu Stock 6. Mengarsip sementara FPB Staff Purchasing & Logistik Mencocokan FPB dengan Berita Acara rangkap 3
7. Menerima berita acara rangkap 3 dari Teknisi
8. Mencocokan berita acara rangkap 3 dengan FPB
9. Mencatat selisih sisa Material 10. Menyetujui Berita Acara rangkap 3 Staff
Purchasing & Logistik
Menerima
Pengembalian Material
11. Menerima Material dari Teknisi 12. Mencatat pengembalian Material 13. Mengarsip FPB dan BA rangkap 3
Staff
Purchasing & Logistik
Membuat Laporan Mingguan
14. Mengecek kartu Stock
15. Membuat Laporan Mingguan
Tabel 3.6 : Work Flow Table Pengeluaran & Pengembalian Material
c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur
Actor Event Activities
Staff
Purchasing & Logistik
Melakukan retur 1. Menerima Material yang rusak dari Teknisi
2. Mengembalikan Material yang rusak 3. Mencatat retur ke dalam Kartu Stock. Staff
Purchasing & Logistik
Menerima Material 4. Menerima Material yang baru dari 5. Mencatat penerimaan ke Kartu Stock.
3.3.5 Overview Activity Diagram
a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material
c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur
Gambar 3.4 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur
Keterangan :
• SPB : Surat Pesanan Barang • PSB : Permintaan Pasang Baru • SPK : Surat Perintah Kerja • FPB : Form Peminjaman Barang • BA : Berita Acara
3.4 Analisis Hasil Temuan Survey
Dari hasil analisis terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur organisasi yang tergambarkan di dalam event table, workflow table, overview activity diagram dan gambar struktur organisasi formal ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi didalam Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Material pada PT. Mentari Cyber Media, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pengendalian pengelolaan persediaan material yang belum optimal
Tidak ada formulir bukti keluar material atau BKB yang memiliki nomor formulir terurut dan juga sistem otorisasi pada formulir permintaan pengeluaran material atau FPB yang belum sepenuhnya ditaati oleh Teknisi yaitu fungsi yang meminta pengeluaran barang maupun oleh Staff Purchasing & Logistik sendiri yaitu fungsi yang menyimpan dan mengeluarkan barang, sehingga dapat memungkinkan terjadinya resiko kehilangan material secara fisik tidak dapat diketahui oleh bagian penyimpanan sangat tinggi.
Seharusnya setiap permintaan pengeluaran material Teknisi wajib mengisi formulir permintaan pengeluaran material atau FPB yang memiliki nomor urut cetak dan berisi keterangan mengenai berapa jumlah material dan material apa saja yang diperlukan untuk operasional. FPB tersebut harus dengan persetujuan atau mendapat otorisasi dari bagian yang mengeluarkan material yaitu Staff Purchasing & Logistik. Selain itu juga harus dengan sepengetahuan Customer Service (Koordinator Teknisi) yang mencetak SPK, karena permintaan pengeluaran material harus berdasarkan SPK yang tercetak. Kemudian setelah FPB yang diajukan tersebut disetujui, pengeluaran material dari gudang harus disertai dengan bukti keluar material atau BKB yang juga
harus memiliki nomor urut dan sistem otorisasi yang jelas sebagai dokumen pendukung adanya pengeluaran barang dari gudang.
Jadi saran kami adalah membuat rancangan baru bukti keluar material atau BKB sebanyak 2 rangkap dan memiliki nomor urut dan formulir permintaan pengeluaran material atau FPB yang juga memiliki nomor urut cetak.
2. Pengecekan data persediaan menghabiskan waktu yang lama
Dengan tersedianya kartu stok yang hanya dipegang oleh Staff Purchasing & Logistik, menyebabkan pencatatan persediaan ditulis dalam buku, maka Staff Purchasing & Logistik harus mencari setiap baris dan halaman buku tersebut. Akibatnya kinerja Staff Pruchasung & Logistik menjadi lamban dan kurang efektif.
Jadi saran kami adalah membuat database persediaan secara komputerisasi yang dapat diakses secara cepat untuk mengetahui rincian barang yang tersedia beserta jumlahnya.
3. Informasi data persediaan tidak akurat
Dengan melakukan pengecekan dan pencatatan persediaan selama seminggu sekali, menyebabkan terjadi kesalahan perhitungan oleh Staff Purchasing & Logistik. Akibatnya informasi total persediaan tidak cocok dengan barang yang ada secara fisik.
Jadi saran kami adalah membuat sistem komputerisasi yang dapat menghitung jumlah akhir persediaan secara otomatis ketika barang yang masuk dan keluar diinput.
4. Adanya duplikasi data (data redundancy)
Dengan menggunakan kartu stok, untuk mencatat penambahan dan pengurangan stock harian, menyebabkan bagian gudang seringkali lupa akan pencatatan yang sudah dilakukan sebelumnya dan terlalu banyaknya barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam satu hari. Akibatnya persediaan barang yang masuk atau keluar dicatat sebanyak dua kali.
Jadi saran kami adalah membuat sebuah program untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang memiliki kemampuan untuk memberi peringatan jika ada inputan dengan isi data yang sama persis dengan data yang sudah tersimpan sebelumnya di komputer
5. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal
Perusahaan tidak memiliki batas minimal persediaan material, sehingga dapat memungkinkan terjadinya hambatan operasional yang diakibatkan tidak tersedianya material yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional
Seharusnya perusahaan harus memiliki kebijakan mengenai batas persediaan minimal untuk masing-masing jenis material digudang dan tidak harus menunggu material tersebut habis digudang dan juga untuk mengurangi aktivitas pembelian yang kecil-kecil.
Jadi saran kami adalah perusahaan membuat kebijaksanaan jumlah batas minimal setiap jenis material yang harus ada digudang, disesuaikan dengan intensitas tingkat seringnya keluar material.
6. Adanya fungsi jabatan rangkap
Dalam setiap aktivitas pengadaan material hanya diserahkan hanya kepada Bag. Purchasing dan Logistik, sehingga akan dikhawatirkan terjadinya kolusi karena antara yang memesan, membayar, menandatangani dan menerima hanya dilakukan oleh satu fihak saja.
Seharusnya bahwa setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi lain. Oleh karena itu, dalam sistem akuntansi pembelian atau pengadaan harus dirancang unsur sistem pengendalian intern yaitu Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Jadi saran kami adalah merancang pemisahan fungsi pembelian yang baru di dalam aktivitas pengadaan material.
7. Tidak ada rangkap dokumen yang dibutuhkan didalam aktifitas permintaan pembelian material
Dalam aktifitas permintaan pembelian material menggunakan dokumen SPB yang tidak memiliki rangkap, sehingga tidak ada formulir yang dapat digunakan untuk mendukung aktifitas pembelian, dan bagian akuntansi tidak memiliki bukti formal yang mendasari perintah pengeluaran untuk mengeluarkan kas. meskipun setiap ada pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari Direktur Keuangan, tetapi hal
tersebut tidak menjamin bagian akuntansi dapat mempertanggungjawabkan karena tidak memiliki bukti yang sah yang mendukung laporan pengeluaran kas.
Jadi saran kami adalah merancang formulir SPB yang baru yang memiliki nomor urut formulir dan memiliki rangkap yang disesuaikan dengan kebutuhan
3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh penyusun, maka dapat diidentifikasi adanya kebutuhan informasi sebagai berikut :
1. Identifikasi informasi jumlah persediaan material yang ada digudang. 2. Identifikasi informasi jenis material yang telah mencapai titik minimum. 3. Identifikasi informasi status permintaan pembelian material.
4. Identifikasi informasi penerimaan material. 5. Identifikasi informasi pengeluaran material.
