20
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT BCA Finance berdiri pada tahun 1981 dengan nama PT Central Sari Metropolitan Leasing Corporation (CSML). Pada awal berdirinya, pemegang saham Perusahaan adalah PT Bank Central Asia dan Japan Leasing Corporation. Saat itu Perusahaan masih memfokuskan usaha pada pembiayaan komersial, seperti pembiayaan mesin-mesin produksi, alat berat dan transportasi. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 441/KMK.017/1995 tanggal 14 September 1995 dan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No.
KEP-034/KM.5/2006 tanggal 20 Februari 2006, Perusahaan memperoleh pembaharuan mengenai izin usaha dalam bidang usaha lembaga pembiayaan sehingga Perusahaan dapat melakukan kegiatan usaha sebagai lembaga pembiayaan yang meliputi pembiayaan konsumen, kegiatan sewa guna usaha, anjak piutang, dan usaha kartu kredit.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT BCA Finance sudah berdiri pada tahun 1981 dengan nama PT Central Sari Metropolitan Leasing Corporation (CSML). Pada awal berdirinya, pemegang saham Perusahaan adalah PT Bank Central Asia dan Japan Leasing Corporation. Saat itu Perusahaan masih memfokuskan usaha pada pembiayaan komersial, seperti pembiayaan mesin-mesin produksi, alat berat dan transportasi. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 441/KMK.017/1995 tanggal 14
21
September 1995 dan Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. KEP-034/KM.5/2006 tanggal 20 Februari 2006, Perusahaan memperoleh pembaharuan mengenai izin usaha dalam bidang usaha lembaga pembiayaan sehingga Perusahaan dapat melakukan kegiatan usaha sebagai lembaga pembiayaan yang meliputi pembiayaan konsumen, kegiatan sewa guna usaha, anjak piutang, dan usaha kartu kredit.
Selanjutnya pada tahun 2001 PT Central Sari Metropolitan Leasing berubah nama menjadi PT Central Sari Finance (CSF), diikuti dengan perubahan kepemilikan saham, dimana PT Bank Central Asia, Tbk (BCA) menjadi pemegang saham mayoritas, serta perubahan fokus usaha menjadi pembiayaan kendaraan bermotor, khususnya roda empat atau lebih. Terakhir, Sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No.C-08091 HT.01.04.TH.2005, maka per tanggal 28 Maret 2005 PT Central Sari Finance telah berubah nama menjadi PT BCA Finance.
Seiring dengan perubahan nama tersebut, pertumbuhan BCA Finance pun semakin melesat tajam. Hal ini tercermin dari terus meningkatnya jumlah pelepasan pembiayaan baru dan total asset kelolaan secara signifikan. Prestasi ini tidak terlepas dari dukungan penuh yang diberikan oleh Perusahaan induk kami yaitu PT Bank Central Asia, Tbk.
Dalam bidang pembiayaan, sampai dengan saat ini Perusahaan masih tetap fokus di sektor pembiayaan mobil. Dari waktu ke waktu BCA Finance berupaya secara terus menerus untuk meningkatkan market share Perusahaan, baik dengan penerapan strategi yang tepat, melakukan ekspansi pembukaan cabang-cabang baru maupun dengan senantiasa memberikan pelayanan terbaik kepada para customernya.
22
Perusahaan telah memiliki jaringan usaha yang relatif luas yang tersebar di berbagai kota besar di seluruh Indonesia.
Visi :
Menjadi Perusahaan terkemuka dalam industri pembiayaan di Indonesia yang memberikan NILAI TERBAIK kepada para stakeholders.
Misi :
1. Memberikan NILAI TERBAIK untuk memuaskan para pelanggan sebagai pilihan utama mereka dengan memberikan produk dan jasa yang berkualitas tinggi, inovatif, dan handal.
2. Memberikan NILAI TERBAIK kepada para rekan distribusi dengan mengembangkan hubungan saling percaya dan partnership menang-menang yang terfokus pada pertumbuhan yang berkesinambungan.
3. Memberikan NILAI TERBAIK kepada para pemegang saham dan kreditur dengan menciptakan pertumbuhan keuangan dan tingkat pengembalian yang dapat dipertahankan dalam jangka panjang dengan tingkat risiko yang dapat diterima.
4. Memahami tanggung jawab sosial kami sebagai korporat dan memberikan NILAI TERBAIK kepada masyarakat dengan secara aktif berkontribusi terhadap kesejahteraan mereka.
23 5. Memberikan NILAI TERBAIK kepada para supplier dengan memperlakukan
mereka secara fair dan prinsip "menang-menang".
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1.
Struktur Organisasi PT.BCA Finance
Fungsi dari tiap-tiap bagian sebagai berikut : 1. Komisaris
a. Dewan Komisaris melakukan pengawasan atas kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya, baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan, serta memberi nasihat kepada Direksi. Adapun, pengawasan dan pemberian nasihat dilakukan untuk kepentingan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.
24 b. Dalam menjalankan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi, Dewan Komisaris wajib melakukannya dengan itikad baik, kehati-hatian, dan bertanggung jawab demi kepentingan Perseroan.
c. Dewan Komisaris turut bertanggung jawab secara pribadi atas kerugian Perseroan, apabila yang bersangkutan bersalah atau lalai dalam menjalankan tugas nya sebagaimana mestinya.
2. President Director
a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO)
c. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib;
keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat;
menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda;
mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
d. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
e. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
f. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD.
g. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin Anda gunakan).
25 3. Direktur Utama
a. Memimpin dan bertanggung jawab menjalankan perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas kerugian yang ditimbulkan oleh perusahaan dan bertanggung jawab atas keuntungan perusahaan.
c. Menentukan, merumuskan, dan memutuskan kebijakan perusahaan
d. Merencanakan, mengembangkan, dan mengelola berbagai sumber pendapatan dan pengeluaran.
e. Mengembangkan dan menerapkan berbagai strategi strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
f. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan perusahaan,dari mengelola hingga penempatan staf hingga sumber barang.
g. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
h. Menjadi perwakilan perusahaan terkait dengan dunia luar perusahaan.
4. Direktur Operasional
a. Membantu tugas-tugas direktur utama.
b. Bertanggung jawab untuk semua proses operasional, produksi, proyek untuk kualitas hasil produksi.
c. Bertanggung jawab atas pengembangan kualitas produk dan karyawan yang terlibat.
d. Mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan bisnis dan bagaimana Anda bisa mencapainya.
e. Mengontrol, memantau, dan menentukan semua persyaratan dalam proses operasi perusahaan.
f. Merencanakan, menentukan, memantau, dan mengoordinasikan urusan keuangan untuk kebutuhan operasional bisnis.
26 g. Mengawasi semua karyawan dan pastikan mereka melakukan tugas mereka
sesuai dengan instruksi.
h. Menyiapkan laporan kegiatan untuk dikirimkan kepada Direktur Utama.
5. Direktur Keuangan
a. Bertanggung jawab atas kinerja keuangan suatu perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan tahunan.
c. Mengawasi laporan keuangan perusahaan.
d. Mengembangkan strategi dan meningkatkan pertumbuhan keuangan perusahaan.
e. Minimalkan risiko finansial yang dapat membahayakan perusahaan.
f. Memperhatikan kemungkinan perusahaan. 6. Manager
a. Mengatur, mengawasi dan mengontrol bidang manajerial yang dibidanginya.
b. Memberi pengarahan, supervisi, rancangan pekerjaan, serta penilaian. Seorang manajer juga memiliki wewenang untuk mengadakan seleksi, pelatihan, pengembangan.
7. Kepala Divisi
a. Menjalankan semua kebijakan, prosedur, dan aturan yang telah ditetapkan oleh kantor pusat.
b. Melakukan tugas-tugas operasional perusahaan dengan baik dan benar.
c. Bertanggung jawab terhadap pemenuhan perijinan yang diperlukan perusahaan.
d. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya hubungan baik dengan lingkungan sekitar Perusahaan.
27 e. Bertanggung jawab terhadap pelaporan secara periodik keberadaan dan kondisi
asset perusahaan.
f. Bertanggung jawab terhadap terpeliharanya fasilitas kantor.
g. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan kebutuhan stationary.
h. Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh fasilitas kantor dan asset perusahaan.
i. Bertanggung jawab menjaga keseluruhan kebersihan di area dalam maupun luar kantor.
j. Di masa Pandemi Covid-19 bertanggung jawab terhadap strelisasi seluruh ruangan setiap divisi/departemen.
Sumber : PT.BCA.Finance (2020)
Gambar III.2 Struktur Divisi OSS (Office Service Operational Staff)
28 Fungsi dari tiap-tiap bagian sebagai berikut:
1. Office Service Head
a. Mengelola pengiriman document dan paket sesuai dengan kebutuhan melalui General Service Departement
b. Membuat pengajuan pengadaan dan maintance signage ke Departement Procument
c. Membuat pengajuan pengurusan pajak reklame ke Departement Procument d. Melakukan pemeriksaan absensi dan lemburan dari Office Boy , Operator ,
Messenger dan Security Kantor Pusat setiap bulannya
e. Melakukan pembuatan jadwal rolling dan jadwal piket Office Boy, Sekretariat Operator, Messenger dan Security Kantor Pusat
f. Menghubungi pihak terkait dalam rangka pemenuhan tenaga kerja Messenger area jakarta (replacement , penambahan baru atau pun penggantian sementara).
g. Mengelola kerjasama dengan pihak ketiga fully outsource ( Security , Cleaning Sercive dan Messenger ).
h. Mengelola kerjasama dengan pihak ketiga seperti penyedia pengharum ruangan dan pembasmi hama
2. Logistic Gudang Admin
a. Memastikan semua SOP ( Prosedur ) kerja gudang di laksanakan dengan baik, yakni Penerimaan barang, Penyimpanan barang, dan Pengiriman barang.
29 b. Memastikan dan mengawasi serta mengendalikan arus keluar masuk barang di
lengkapi dengan dokumen pendukung secara lengkap.
c. Memastikan stock barang sesuai dengan kebutuhan agar tidak terjadi over capacity dan menjadi dead stock.
d. Memastikan semua pekerjaan gudang di jalankan sesuai dengan ketentuan dan instruksi kerja yang telah di tetapkan.
e. Bertanggung jawab melakukan perhitungan stock ( Stock Opname ) berdasarkan periode yang di tetapkan dan melakukan rekonsiliasi data jika terjadi ketidaksesuaian antara hasil stock opname dengan fisik barang.
3. Sekretariat
a. Menerima document masuk dan document keluar dari beberapa ekspedisi yang bekerjasama dengan perusahaan PT.BCA Finance
b. Mengirimkan docoument ke beberapa cabang perusahaan PT.BCA Finance dan kebeberapa perusahaan yang bekerjasama dengan perusahaan PT.BCA Finance
c. Mendistribusikan document masuk dan document keluar ke beberapa departement yang ada di lingkungan kantor pusat BCA Finance
d. Membuat laporan setiap bulan dan mengirimkan dokumen ke Head Office Service
4. Office Boy
a. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lainnya.
30 b. Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran)
c. Menyediakan minuman untuk karyawan.
d. Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian. Tak Tentu e. Melayani permintaan fotokopi/faksimili. Tak Tentu
f. Membelikan dan menyiapkan makan siang karyawan.
g. Membereskan piring, gelas, & perlengkapan makan siang karyawan.
h. Mengambil & membereskan gelas minum & perlengkapan makan/minum karyawan.
i. Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal tanggung jawabnya j. Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran).
k. Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain (bergiliran).
5. Security
a. Melakukan pengamanan asset ditempat dia bekerja.
b. Melakukan tindakan pencegahan dari hal-hal yang tidak diinginkan di lingkungan tugasnya,dengan melakukan pengamanan secara maksimal.
c. Laporan dan pencatatan setiap aktifitas dan kejadian setiap hari di buku laporan atau buku mutasi.
d. Melindungi setiap orang yang berada di lingkungan tugasnya,dengan melakukan pengawasan segala aktifitas orang yang berada di lingkungan pengamanannya.
31 e. Membuat lalu lintas kendaraan di lokasi tugas berjalan dengan baik dan mengarahkan kendaraan yang parkir dengan benar sesuai dengan aturan.
f. Membantu beberapa aturan perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan keamanan dan kenyamanan dapat berjalan dengan baik.
g. Menginterogasi dan melakukan penyelidikan terhadap hal-hal yang mengganggu keamanan yang terjadi di lingkungan tempat dia bertugas,jika diperlukan berkoordinasi dan membantu pihak Kepolisian.
6. Cleaning Service
a. Membersihkan plafon dari sarang laba – laba b. Membersihkan tembok dinding dari noda – noda c. Membersihkan tangga
d. Membersihkan pagar atau reilling dalam gedung e. Membersihkan kap – kap lampu
f. Membersihkan smoke detector
g. Membersihkan tralis tralis dinding maupun lantai
h. Membersihkan kaca pemisah ruangan dan teralis bagian dalam i. Membersihkan hiasan dinding
j. Membersihkan jendela kaca
32 7. Massenger Internal & Extrenal
a. Membagikan document ke setiap divisi yang ada dilingkungan kantor pusat PT.BCA Finance
b. Menjalankan form ceklis resign
c. Menjalankan form data maintance untuk meminta note ke setiap divisi d. Membagikan memo untuk ke setiap divisi
e. Menjalankan document ke rumah customer
f. Melampirkan document-document yang kurang lengkap ke konsumen yang ingin mengajukan pembelian mobil financing
33
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
a. Use Case Diagram Sistem Berjalan
Gambar III.3 Use Case Diagram Sistem Berjalan
Berdasarkan gambar III.3. Use Case Diagram sistem yang berjalan saat ini terdiri dari:
1. 1 (satu) System yang mencangkup seluruh kegiatan.
2. 5 Actor yang melakukan kegiatan diantaranya: staff, gudang, manager, supplier dan purchasing.
34 3. 6 Use case, yang dilakukan diantaranya: Request Order, Buat Purchase Order, ACC Purchase Order, Pengiriman Barang, Penerimaan Barang dan Laporan Order.
Deskripsi dari use case di atas yaitu staff melakukan permintaan ke bagian gudang dan jika barang yang akan diminta tidak ada maka staff mengajukan request order. Kemudian bagian purchasing membuat PO untuk melanjutkan permintaan dari staff dan bagian manager melakukan verifikasi untuk memberikan ACC atau tidaknya PO yang sudah dibuat. Jika sudah ACC maka bagain purchasing mengirim PO ke supplier. Dan supplier akan mengiriman barang yang dipesan. Ketika barang sudah sampai maka bagian gudang yang akan menerima barang dan dilakukan pengecekan sebelum masuk ke gudang. Terakhir bagian purchasing membuat laporan order dan diketahui oleh manager sebagai data laporan perusahaan.
3.3. Activity Diagram
Berdasarkan dari use case diagram diatas dapat kita gambarkan activity diagram dari sistem pengadaan barang yang berjalan pada PT BCA Finance:
35 a. Activity Diagram Request Order
Gambar III.4 Activity Diagram Request Order
Berdasarkan gambar III.4 Activity diagram Request Order terdiri dari 2 aktor yaitu staff dan gudang. Untuk melakukan request order staff membuat permintaan barang ke bagian gudang. Setelah itu gudang akan mengecek stok jika memang ada maka barang bisa diberikan ke staff jika stok tidak ada maka bagian gudang membuat pemesanan barang.
36 b. Activity Diagram ACC Request Order
Gambar III.5 Activity Diagram ACC Request Order
Berdasarkan gambar III.5 Activity diagram ACC RO terdiri dari 2 aktor yaitu gudang dan manager. Untuk acc RO gudang terlebih dahulu membuat nota pemesanna barang kemudian diserahkan kepada bagian manager. Kemudian manager mengecek dan memberika acc kepada baguian gudang jika notanya ditolak tetapi jika ditsetujui maka nota tersebut akan ditandatangani oleh manager.
37 c. Activity Diagram Buat Purchase Order
Gambar III.6 Activity Diagram Buat Purchase Order
Berdasarkan gambar III.6 Activity diagram buat purchase order terdiri dari 2 aktor yaitu manager dan purchasing. Untuk membuat PO nota yang sudah ditandatangani oleh manager akan diserahkan ke bagian purchasing yang kemudian oleh bagian purchasing akan dibuatkan purchase order.
d. Activity Diagram Pengiriman Barang
Gambar III.7 Activity Diagram Pengiriman Barang
38 Berdasarkan gambar III.7 Activity diagram pengiriman barang terdiri dari 2 aktor yaitu purchasing dan supplier. Untuk pengiriman barang bagian purchasing terlebih dahulu membuatkan PO yang dikirimkan kepada supplier. Kemudian supplier mengiriman barang beserta surat jalan.
e. Activity Diagram Penerimaan Barang
Gambar III.8 Activity Diagram Penerimaan Barang
Berdasarkan gambar III.8 Activity diagram penerimaan barang terdiri dari 2 aktor yaitu supplier dan gudang. Untuk penerimaan barang supplier mengirimkan barang dan diterima oleh bagian gudang. Kemudian gudang mengecek barang yang diterima
39 jika sesuai maka barang akan masuk ke gudang jika tidak sesuai maka akan dilaporakan ke supplier dan di kembalikan.
f. Activity Diagram Laporan Order
Gambar III.9 Activity Diagram Laporan Order
Berdasarkan gambar III.9 Activity diagram laporan terdiri dari 2 aktor yaitu purchasing dan manager. Untuk membuat laporan manager menerima rangkapan laporan dari purchasing.
40 3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukkan adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Nota Pemesanan Barang Fungsi : Sebagai data pemesanan barang Sumber Data : Gudang
Tujuan : Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : 1(satu) Lembar
Frekuensi : setiap ada transaksi pemesanan Bentuk : Lampiran A.1
b. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang dari supplier Sumber Data : Supplier
Tujuan : Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : 2(satu) Lembar
Frekuensi : setiap ada transaksi pengiriman barang Bentuk : Lampiran A.2
c. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang
Fungsi : Sebagai data bukti penerimaan barang Sumber Data : Gudang
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 4(satu) Lembar
Frekuensi : setiap ada transaksi penerimaan barang
41 Bentuk : Lampiran A.3
d. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Sebagai memesan barang ke supplier Sumber Data : Gudang
Tujuan : Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 2(satu) Lembar
Frekuensi : setiap ada transaksi permintaan barang Bentuk : Lampiran A.3
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Laporan Pemakaian Barang
Fungsi : Laporan pemakain barang untuk manager Sumber Data : Gudang
Tujuan : Pemilik Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 2(satu) Lembar Frekuensi : Setiap Bulan Bentuk : Lampiran B.1
42 3.6. Permasalahan Pokok
1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan menggunakan proses manual, dimulai dari pemesanan barang, pembuatan PO, ACC Purchase order dan laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.
2. Karena catatan masih manual dalam bentuk kertas membuat integritas data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan.
3. Keamanan data kurang terjamin.
3.7. Pemecahan Masalah
1. Dirancang sebuah sistem pengadaan barang terkomputerisasi, dimana pada proses pemesanan tidak perlu dicatat dalam buku/arsip , melainkan staff dapat langsung melakukan pemesanan di website secara online. Bagian purchasing dalam membuat PO juga langsung di web sampai merekap laporan transaksi dan langsung melaporkan ke atasan dan disimpan dalam database.
2. Merancang database seperti di MySQL, sehingga data bisa diakses dan di update di kemudian hari serta bisa di Back Up untuk keamanan data.
3. Merancang sistem informasi pengadaan barang yang didalamnya terdapat password user.
