BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Fashion merupakan cara berpenampilan yang dapat mencerminkan
kepribadiaan seseorang yang menggunakannya. Perkembangan fashion saat ini sudah sangat berkembang, dengan adanya model-model fashion dari luar negeri seperti brand internasional mulai dari pakaian sampai dengan makeup yang dapat dilihat dalam berbagai macam acara televisi atau media sosial lainnya. Dengan adanya model fashion internasional yang masuk ke dalam Negeri Indonesia, maka menjadikan fashion di Negara Indonesia semakin modern.
Fashion sekarang bukan hanya mengenai pakaian dan makeup saja, namun
seiring dengan perkembangannya fashion yang trendi sekarang tidak luput dari yang namanya pelengkap, apa yang di maksud dengan pelengkap dalam penampilan ini ?
Pelengkap yang di maksud yaitu merupakan accessories. Accessories ini berperan sebagai pelengkap dalam penunjang suatu penampilan yang baik.
Bagaikan sup tanpa garam, begitupun dengan penampilan. Suatu penampilan dapat dikatakan sebagai penampilan yang baik apabila over all (keseluruhan) mulai dari kaki sampai kepala menggunakan fashion yang baik, dari pakaian sampai dengan pelengkapnya.
Accessories adalah bagian yang cukup penting dalam fashion. Sebagai contoh accessories merupakan hal penting dalam penunjang penampilan yaitu jam tangan yang digunakan baik dalam acara formal maupun informal.
Accessories memang identik dengan kata wanita, namun faktanya bukan
hanya wanita saja membutuhkan atau menggunakan accessories, namun pria juga.
Accessories sangat bermacam-macam banyak jenisnya, mulai dari ikat rambut,
bandana, gelang, jam tangan, kalung, cincin, anting, dan lain sebagainya. Pada saat ini banyak outlet-outlet yang menjual berbagai macam accessories lengkap sehingga tidak perlu susah payah mencari kebeberapa toko lainnya, salah satunya yaitu “Heartwarmer Accessories & Gifts”.
Heartwarmer merupakan suatu perusahaan dagang retail dalam bidang perdagangan accessories dan gifts. Kata Heartwarmer sendiri memiliki arti
“Penghangat Hati” dalam artian pusat perbelanjaan yang menyediakan berbagai macam accessories dan gifts bagi siapapun yang membelinya memberikan kesan hati yang hangat.
Heartwarmer Accessories & Gift adalah perusahaan pribadi milik Bpk.
Herry Sastoyo beserta istrinya Ibu Frida Natalia sebagai pemiliknya. Heartwarmer Accessories & Gifts mulai berdiri pada tanggal 5 September 1998 dengan memulai
satu outlet yang berada di Jonas Photo beralamat di jalan Banda kota Bandung dan juga membuka pameran-pameran kecil. Heartwarmer Accessories & Gifts menyediakan barang-barang untuk semua kalangan mulai dari anak-anak sampai dengan dewasa.
Barang yang dijual pun berbagai macam, mulai dari perlengkapan untuk wanita seperti ikat rambut, jepit rambut, kalung, gelang, jam tangan, dll. Untuk pria seperti ikat pinggang, jam tangan, gelang, dll. Selain itu Heartwarmer Accessories
& Gifts saat ini juga menyediakan lebih beragam barang yang dijual, mulai dari
elektronik hingga perlengkapan bayi, boneka, juga menyediakan jasa bungkus kado baik barang dari Heartwarmer Accessories & Gifts ataupun dari luar, dan tidak dibatasi besar barang yang akan dibungkus sebagai kado. Semua barang-barang yang disediakan Heartwarmer Accessories & Gifts sangat up to date.
Heartwarmer Accessories & Gifts berkembang sangat pesat, semakin banyaknya peminat karena begitu banyak beragam barang yang disediakan dan dengan harga yang terjangkau, maka dengan alasan tersebut maka Bpk. Herry Sastoyo mulai merambah membuka outlet lainnya di mall–mall yang berada di kota Bandung seperti BIP, BSM, IP, PVJ, Ciwalk, Festival Citylink, Jatos, BTC dan Cimahi mall selain itu Hewartwarmer Accessories & Gifts juga bekerja sama dengan Yogya Depstore dengan membuka beberapa counter.
Karena semakin meningkatnya peminat pembeli, untuk saat ini Heartwarmer tidak hanya ada di kota Bandung saja. Namun sudah merambah ke beberapa kota besar lainnya seperti kota Sumedang, Garut, Tasikmalaya, Sukabumi, Kuningan, Cirebon, Bogor, sampai Pasuruan Jawa Timur. Di kota Tasikmalaya Heartwarmer sudah memiliki 4 outlet besar, seperti di Asia Plaza mall, Mayasari mall, Ruko Jl. K.H. Zaenal Mustafa, Yogya Depstore Tasikmalaya.
Dengan semakin pesatnya perkembangan perusahaan Heartwarmer Accessories & Gifts ini membuktikan bahwa perusahaan sudah mampu bersaing
dengan perusahaan lain dalam bidang usaha. Dibalik perkembangan Heartwarmer Accessories & Gifts saat ini dalam penjualan yang sangat meningkat yaitu ada
karyawan yang senantiasa mempertahankan kinerja dengan baik.
Heartwarmer Accessories & Gifts sangat menjaga totalitas pekerjaan. Bagi seluruh karyawan Heartwarmer Accessories & Gifts konsumen merupakan hal yang terpenting, No.1 dalam segala hal. Maka dari itu, Heartwarmer Accessories & Gifts sangat memperhatikan sikap karyawan yang ditunjukan pada saat bekerja terutama yang ditujukan kepada konsumen, sebaik mungkin berusaha untuk tidak pernah mengecewakan konsumen/pelanggan. Heartwarmer Accessories & Gifts menerapkan sistem saat bekerja untuk seluruh karyawannya yaitu 3S yang berarti
“Salam, Senyum, Sapa” Ini merupakan salah satu penunjang keberhasilan berkembangnya perusahaan Heartwarmer Accessories & Gifts, karena selalu menjaga hubungan baik dengan konsumen, walaupun permintaan konsumen diluar nalar harus tetap dilayani sebaik mungkin.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi dalam suatu intansi/perusahaan merupakan sebuah fondasi yang penting dalam kelangsungan hidup suatu instansi/perusahaan. Dapat dikatakan bahwa struktur organisasi adalah suatu kesinambungan kerjasama dalam mengelola suatu instansi/perusahaan supaya lebih berkembang.
Struktur Organisasi Heartwarmer Accessories & Gifts
Gambar III.3. Struktur Organisasi Heartwarmer Accessories & Gifts Owner/CEO
Bapak Herry Sastoyo Ibu Frida Natalia
Kepala Toko Delis Lestari
Audit Susan HRD
Sri Lestari
Manager Umum
Sukmawati
Kasir II Dina Rosmadina Kasir I
Eva Syarifah Husna
SPG
Shanti Jubaedah Satpam
Denny
SPG Maryanti
Tugas dan wewenang struktur organisasi Heartwarmer accessories & gifts : 1. Owner/CEO
Pemilik perusahaan yang mempunyai jabatan tertinggi dalam perusahaan.
Mampu membuat keputusan yang cepat dan tepat, meminimalisir resiko bisnis, serta meningkatkan provit perusahaan.
2. Manager Umum
Merencanakan dan mengendalikan kebijakan perusahaan sehingga karyawan dapat bekerja secara optimal. Merencanakan, mengimplementasikan, mengoordinasikan, memantau dan menganalisis semua kegiatan komersial perusahaan. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawan menuntun karyawan jika melakukan kesalahan.
3. HRD
HRD bertugas keseluruhan atas segala apa yang terjadi dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi dalam sebuah siklus perusahaan atau daerah yang di pegang.
4. Audit
Audit bertanggung jawab mengenai keseluruhan barang yang ada dalam outlet, mengecek barang yang masuk maupun yang terjual dan barang yang masih ada di outlet, audit juga yang mengecek antara barang yang kurang atau kehilangan dan menentukan kerugian yang harus di ganti oleh karyawan.
5. Kepala Toko
Kepala toko bertugas untuk menjaga dan mempertanggung jawabkan apa yang ada di outlet, baik barang, karyawan outlet, juga yang membuat jadwal kerja setiap karyawan outlet.
6. Kasir
Kasir bertugas mengatur penjualan barang, menghitung setiap pendapatan harian yang akan langsung dilaporkan ke pusat (Bandung).
7. Sales Promotion Girls/Boy (SPG/SPB)
Sales Promotion Girls/Boy merupakan icon dari perusahaan, bertugas melayani konsumen, menata barang, menerima jasa bungkus kado.
8. Satpam
Satpam bertugas menjaga keamanan setiap toko/outlet agar tetap aman dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem yang berjalan pada PD. Heartwarmer Accessories & Gifts sebagai berikut :
1. Proses Datang Barang
Datang barang yang terdiri dari barang pesanan yang sudah habis stock atau menjadi best seller pada outlet tersebut dikirim langsung dari pusat PD.
Heartwarmer Accessories & Gifts yaitu dari kota Bandung. Datang barang setiap outlet terjadi 1 bulan sekali.
2. Proses Pengecekan Barang
Proses pengecekan barang diakan langsung setelah barang tiba di outlet, jadi memungkin untuk meminimalisir jika terjadi adanya barang yang cacat atau jumlah barang yang kurang dari pesanan untuk langsung di retur atau lapor kepada bagian barang gudang yang ada dipusat.
3. Proses Display Etalase Barang yang Dipajang dan Disimpan sebagai Stock Gudang
Setelah barang melewati proses pengecekan, maka selanjutnya barang dipisahkan antara barang yang akan di pajang untuk etalase dan barang yang akan dijadikan stock gudang. Proses pemisahan antara barang yang akan di jual atau dipajang di etalase dengan disimpan sebagai stock gudang dilihat dari situasi barang yang berada di etalase outlet, misalnya untuk rak/etalase per-ikat rambut sudah terlihat kosong sedangkan untuk rak boneka masih terbilang penuh, maka barang yang tentu akan dipajang di etalase yaitu ikat rambut, stock yang dikeluarkan untuk dipajang diperbanyak termasuk barang yang sudah ada jenisnya juga. Namun untuk di rak/etalase per-boneka karena hanya memiliki sedikit ruang, maka yang dipajang dari datang barang yaitu boneka yang belum ada jenisnya atau keluaran terbaru.
Situasi pendisplay etalase juga memperhatikan antara barang yang sudah lama ada di gudang harus di keluarkan, karena jika terlalu lama akan memungkinkan terjadinya kerusakan barang yang disebabkan oleh hukum alam seperti kedapnya udara dalam kemasan ataupun suhu udara dari gudang outlet yang menyebabkan barang menjadi rusak.
4. Proses Penjualan
Kasir menginput barang yang terjual di outlet, memasukan data penjualan langsung kedalam komputer yang sudah tersambung dengan kode barcode sehingga tidak perlu secara manual mengetikan kode barang. Untuk barang yang sudah terjual, akan otomatis mempengaruhi jumlah barang yang ada dalam database komputer kasir.
5. Proses Stock Opname Barang
Proses pengecekan barang antara jumlah yang ada di gudang atau etalase outlet dengan jumlah yang ada dalam database komputer kasir. Proses stock opname dilakukan perbulan, dengan dilakukan oleh setiap karyawan mulai dari kepala toko, kasir, spg/spb.
6. Proses Pengecekan Hasil Stock Opname
Setelah melakukan stock opname maka akan keluar hasil yang menyatakan antara jumlah barang balance atau tidak antara jumlah nyata baik digudang atau etalase dengan jumlah barang yang ada pada database. Jika tidak balance maka barang akan dinyatakan hilang. Proses ini juga akan mengetahui mana barang yang paling laku setiap bulannya atau menjadi best seller karena akan terlihat dari sisi penjualannya.
7. Proses Pemesanan Barang Untuk Stock Periode Berikutnya
Proses siklus yang terakhir adalah proses pemesanan barang. Proses pemesanan ini dilakukan berdasarkan hasil dari stock opname barang dan pemantauan penjualan outlet. Daftar pemasanan diberikan langsung kepada bagian gudang yang berada di pusat, baik melalui email atau telepon. Selain pemesanan dilihat berdasarkan stock barang yang ada di outlet, pemesanan barang pun tidak luput dari perkembangan fashion saat ini, maka jika ada barang yang sedang trend dikalangan masyarakat secepatnya karyawan outlet meminta pesanan barang tersebut supaya outlet terlihat up to date tidak ketinggalan zaman.
3.2.1. Use Case Diagram
Usecase diagram ini berisi mengenai alur kerja sistem yang sedang berjalan pada saat ini di PD. Heartwarmer Accessories & Gifts.
Gambar III.4
Use Case Diagram Sistem Berjalan Pada Heartwarmer Accessories & Gifts
3.3. Activity Diagram
Gambar III.5
Activity Diagram Sistem Berjalan pada Heartwarmer Accessories & Gifts
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) merupakan dokumen yang dijadikan sebagai bahan dalam sistem berjalan. Dokumen masukan diantaranya :
Nama Dokumen : Form Stock Opname
Fungsi Dokumen : Menghitung jumlah barang pada etalase dan gudang Frekuensi : Satu Bulan Satu Kali
Sumber : Karyawan
Tujuan : Audit
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 1
Nama Dokumen : Form Koreksi Stock Opname
Fungsi Dokumen : Menghitung ulang jumlah barang pada etalase dan gudang Frekuensi : Satu Bulan Satu Kali
Sumber : Karyawan
Tujuan : Audit
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 2
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran (output) merupakan hasil dari stock opname yang dilakukan setiap bulannya. Merupakan evaluasi penghitungan barang fisik yang ada pada outlet. Bentuk dokumen keluaran diantaranya :
Nama Dokumen : Form Hasil Stock Opname
Fungsi Dokumen : Mengevaluasi keadaan barang yang ada di outlet Frekuensi : Satu Bulan Satu Kali
Sumber : Audit
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran 3
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem stock opname barang pada Heartwarmer Accessories & Gifts masih memiliki hambatan. Hambatan yang dihadapi tidak lain yaitu kurang efektif dan efisien dalam operasi stock opname setiap bulannya, memerlukan waktu yang berkelanjutan tidak cukup satu hari tapi sampai memakan waktu beberapa hari karena terlambat dalam pengecekan antara hasil perhitungan barang oleh setiap karyawan dengan jumlah persediaan yang ada dalam database komputer kasir, sehingga menyebabkan kesulitan bagi audit yang bertugas mengatur jumlah persediaan supaya balance, serta membuat kurang optimalnya pelayanan karyawan kepada konsumen karena harus bekerja tapi tetap menghitung jumlah barang yang ada di outlet dan mencari barang yang dikategorikan dalam barang hilang/kehilangan. Ditambah penampilan karyawan yang sedikit mengganggu karena dalam proses stock opname ini menggunakan kertas folio dan pulpen sehingga terlihat sedikit merepotkan saat melayani konsumen.
3.7. Pemecahan Masalah
Heartwarmer Accessories & Gifts perlu membuat sistem baru dalam operasi stock opname barang setiap bulannya dengan memanfaatkan perkembangan
teknologi yang ada saat ini. Seperti membuat aplikasi perhitungan stock opname barang khusus untuk android, supaya lebih mudah untuk seluruh karyawan mengaksesnya karena semua karyawan sudah pasti memiliki android/smartphone dan tentunya jika menggunakan sistem baru ini akan lebih efektif dan efisien dalam operasi stock opname per bulannya karena hasil perhitungan akan masuk langsung ke dalam komputer kasir dan dapat langsung dihitung oleh audit pada saat itu juga dan jika terjadi ketidak sesuaian jumlah maka dapat langsung di cari solusinya.
Seperti hal nya aplikasi android yang sudah ada banyak saat ini, tentunya sudah banyak juga perusahaan yang menggunakan aplikasi android demi kepentingan pekerjaan sebagai upaya dalam menunjang perusahaan supaya lebih memudahkan dalam suatu pekerjaan. Dengan adanya sistem baru yang di terapkan seperti ini maka dapat perkirakan proses stock opname dapat berjalan lebih baik, dan lebih mempermudah untuk berbagai pihak. Selain itu dengan adanya sistem stock opname berbasis android ini memungkinkan karyawan sedikit lebih berpartisipasi dalam penyelamatan alam yaitu dengan menghematnya persediaan kertas.
