82
3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
CV. M aplesonic Indonesia adalah anak perusahaan dari CV. Eagle M achinery yang bergerak dibidang proses pembuatan mesin – mesin packaging, mesin filling
makanan dan minuman dalam bentuk cair maupun pasta, dan spesialis dalam pembuatan peralatan dengan material stainless steel.
CV. M aplesonic Indonesia berdiri sejak akhir tahun 2009 yang bergerak dibidang distributor mesin inkjet printer resolusi tinggi ( Xaar Nozzle ) yang berpusat di Kanada dan banyak dipakai untuk mencetak gambar digital. Lokasi CV. M aplesonic Indonesia ini terletak di Cengkareng Jakarta Barat.
CV. M aplesonic Indonesia yang baru dirintis ini dan masih dalam tahap berkembang memiliki jumlah customer tidak sedikit, yang meliputi berbagai perusahaan diberbagai kota di pulau Jawa beserta cabang di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, M edan dan M akasar. Dengan kata lain, CV. M aplesonic Indonesia semakin berkembang pesat dan semakin bertambah jumlah customer dan cabang – cabang baru ke depannya dimana penawaran produk yang sering dilakukan diberbagai daerah yang bisa dikatakan hampir setiap hari.
3.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan
Adapun visi dan misi yang dimiliki CV. M aplesonic Indonesia adalah: 1. Visi
M enjadikan CV. M aplesonic Indonesia salah satu distributor mesin pengkodean pada produk kemasan dan memenuhi kebutuhan para pelanggan dengan konsep simpel, efisiensi, user friendly dan cost setting.
2. M isi
M enjadi terdepan dalam pemilihan mesin alat cetak/ kode produksi dengan teknologi yang modern, tepat guna dan menjadi unggul di dunia mesin printer inkjet.
3. Tujuan
CV. M aplesonic Indonesia memiliki tujuan yaitu menjadi solusi terbaik bagi pelanggan dan pilihan untuk perindustrian printer inkjet sebagai leader innovation.
3.1.3 Kegiatan Utama Bisnis
Kegiatan utama bisnis CV. M aplesonic Indonesia adalah memasarkan mesin printer dengan merk ”M aplejet Prodigit Series” sebagai distributor di Indonesia dan berpusat di Kanada dengan berbagai cabang yang ada di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, M edan dan M akasar.
3.1.4 S truktur Organisasi
Berikut adalah gambar struktur organisasi pada CV. M aplesonic Indonesia, yang tugas dan tanggung jawabnya akan dijelaskan pada subbab berikutnya.
Gambar 3.1 S truktur Organisasi CV. Maplesonic Indonesia 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada CV. M aplesonic Indonesia, sebagai berikut:
1. Komisaris
Sebagai penanam saham dan hanya menerima laporan kegiatan perusahaan dari managing direktur pada saat rapat komisaris.
2. Managing Direktur
M engatur pelaksanaan kegiatan perusahaan dan menerima laporan langsung dari direktur.
3. Direktur
M engatur pelaksanaan kegiatan perusahaan dan semua karyawan bertanggungjawab secara langsung kepada direktur sebelum sampai kepada
managing direktur. 4. Sekretaris
M engatur semua kegiatan direktur dan bertanggungjawab atas semua jadwal direktur.
5. Admin
M engerjakan semua yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. Contohnya membuat penawaran/ quotation, mengurus purchase order, pembelian, penjualan, persediaan (gudang) dan data customer.
6. Teknisi
Bertanggungjawab atas semua urusan mesin dari pemasangan, pemeliharaan sampai dengan perbaikan mesin dan bertugas mengirim mesin ke customer. 7. Accounting
M engurus semua yang berhubungan dengan faktur dan keuangan perusahaan, contohnya seperti perbankan, kas kantor, perpajakan.
8. Marketing
M embuat orang atau perusahaan tertarik untuk membeli mesin atau produk yang ditawarkan dan juga bertugas menemani teknisi mengirimkan mesin.
3.2 Gambaran S istem 3.2.1 DFD (Data Flow Diagram)
Transaksi yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia akan digambarkan dalam bentuk DFD context dan DFD level 0.
Gambar 3.2 DFD Context pada S istem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Gambar 3.2 di atas menggambarkan transaksi umum yang terjadi pada CV.M aplesonic Indonesia. Transaksi yang lebih terperinci akan di gambarkan di dalam Diagram Aliran Data Level 0 berikut ini:
Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Level 0 pada S istem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Transaksi yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia adalah Pembelian, Penjualan dan Persediaan.
Penjualan terjadi ketika pihak CV ini membuat dan mengirim Quotation (surat penawaran) kepada customer ataupun yang ingin membeli barang dan penawaran barang
ini dilakukan oleh bagian marketing atau pemasaran melalui proses penjualan barang. Kemudian customer membuat PO kepada CV ini untuk melakukan transaksi pembelian mesin sesuai yang di tawarkan atau yang di inginkan oleh kostumer. Kemudian Pembayaran awal dilakukan oleh Pelanggan ke CV melalui Proses Penjualan setelah itu pelanggan mendapatkan Faktur Penjualan. Ketika PO pelanggan telah diterima oleh Karyawan CV, maka Karyawan mengecek persediaan barang. Jika Ready Stock maka Barang tersebut di kirim melalui proses pengiriman barang dengan di sertai delivery order ke pelanggan. Dari transaksi ini berkas yang di simpan adalah faktur penjualan, PO Pelanggan, dan Quotation.
Jika Permintaan barang dari pelanggan tidak tersedia di dalam stock barang maka PO Pelanggan di In-hold dan kemudian dilanjutkan dengan proses pembelian barang ke supplier, dimana Proses ini terjadi jika CV ingin membeli barang dari Supplier, Namun sebelumnya CV telah menerima Quotation dari Supplier. Berdasarkan Quotation dan barang yang dibutuhkan oleh CV maka CV mengirimkan PO kepada Supplier, kemudian CV melakukan Pembayaran awal ke supplier dan supplier memberikan faktur pembelian kepada CV dan mengirimkan barang melalui proses Penerimaan Barang dengan disertai Delivery Order Pembelian ke proses persediaan untuk di update stock
nya. kemudian dari Proses penerimaan barang, memberikan receive ke bagian gudang dan kemudian bagian gudang memberikan data stock ke proses persediaan .Berkas yang di simpan dari proses ini adalah PO supplier, Faktur Pembelian dan Persediaan
Kemudian semua berkas yang telah di simpan dari setiap proses yang ada di laporkan kepada direktur melalui Laporan Penjualan, Persediaan, dan Pembelian.
3.2.2 Prosedur pada S istem 3.2.2.1 Prosedur Penjualan
Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada gambar 3.4.
Faktur penjualan Quotation PO Laporan Penjualan A.1 Beli produk Keterangan:
A.1 = Arsip penjualan
Menawarkan produk 1 ACCOUNTING 1 Membuat quotation Quotation PO Cek stok inhold Pengiriman produk 2 2 Membuat Faktur penjualan Faktur penjualan Membuat laporan penjualan Laporan penjualan ADMIN
MARKETING PELANGGAN DIREKTUR
Mulai Selesai Surat pengantar Surat pengantar
Gambar 3.4 Diagram aliran dokumen penjualan pada CV. Maplesonic Indonesia
Marketing memberi presentasi dan menawarkan produk kepada pelanggan. Kemudian admin membuatkan surat penawaran atau quotation yang diberikan kepada pelanggan. Bila pelanggan tertarik untuk membeli produk, maka ia akan mengirimkan purchase order atau PO ke perusahaan. PO ini ditindaklanjuti oleh admin lalu dicek persediaan produknya. Jika ada maka akan dilakukan pengiriman barang dan accounting membuat faktur penjualannya yang nanti akan dikirim ke pelanggan, jika produk belum ada stok, maka akan dibuat
inhold dari PO tersebut. Accounting membuat laporan penjualan untuk periode waktu tertentu. Laporan ini akan diberikan kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip penjualan.
3.2.2.2 Prosedur Persediaan
Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 Diagram aliran prosedur persediaan pada CV. Maplesonic Indonesia
Admin mendata stok produk dan inhold dari PO yang belum dikirim karena tidak ada stok. Kemudian admin membuat laporan persedian dari data
Laporan
Persediaan
A.2
Keterangan:
A.2 = Arsip Persediaan
Mendata inhold produk Data stok produk Membuat laporan Persediaan Laporan Persediaan ADMIN DIREKTUR Selesai Mulai Mendata stok produk yang ada
stok produk yang ada dan memberikannya kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip persediaan.
3.2.2.3 Prosedur Pembelian
Dibawah ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Diagram aliran prosedur pembelian pada CV. Maplesonic Indonesia
Laporan
Pembelian
A.3
Keterangan:
A.3 = Arsip pembe lian
ACCOUNTING Membuat surat permintaan barang surat permintaan barang PO Faktur pembelian Membuat laporan pembelian Laporan pembelian ADMIN DIREKTUR Selesai Mulai SUPPLIER surat permintaan barang surat penawaran Membuat PO PO Faktur pembelian surat penawaran
Admin membuat surat permintaan barang untuk dikirim ke supplier.
Supplier mengirim penawaran harga produknya, dan bila diterima, maka admin
membuatkan PO kepada supplier tadi. Dari faktur pembelian yang diberi
supplier, accounting membuat laporan pembelian dan menyerahkannya kepada direktur dan diarsipkan.
3.3 Analisis Sistem yang sedang Berjalan
M etode pengumpulan data dipergunakan adalah wawancara dengan ibu Lely selaku admin dari CV. M aplesonic Indonesia dan observasi secara langsung ke lapangan. Berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban pada saat wawancara.
1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan ini?
Cv. M aplesonic merupakan distributor mesin cetak asal kanada. Pelanggan dari perusahaan ini biasanya adalah semua pabrik yang memerlukan barcode atau pencetak expire date untuk produk mereka. Sistem dimulai dari cv melakukan presentasi kepada client, jika client berminat membeli produk maka client mengirimkan purchase order melalui email atau fax. Purchase order ini kemudian diterima dan dicek ketersediaan produknya. Jika belum ada stoknya maka pesanan di inhold dahulu, sementara perusahaan ini memesan dari pabrik di kanada. Jika produk ready stok maka kan dilakukan proses pengiriman barang dan mencetak invoice. Proses samapi dengan pengiriman produk ini biasa memakan waktu 14 hari setelah pelanggan membayar dp dari produk tersebut. Dan dalam 16 hari setelah produk terkirim, pelanggan harus segera melunasi sisa pembayaran
2. Perusahaan ini bergerak di bidang apa?
Perusahaan ini merupakan distributor mesin injekt printer dan aksesoris yang pusat produksinya berada di Kanada. Produk yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah
a. M esin injet printer untuk mencetak barcode, expire date, dan logo. b. Aksesoris mesin seperti print head.
c. Tinta printer.
3. Bagaimana proses pembelian dalam perusahaan ini?
Admin membuat surat permintaan barang kepada supplier, kemudian supplier mengirimkan surat penawaran, yang setelah diproses dan disetujui oleh direktur lalu admin membuat po kepada supplier.
4. Bagaimana proses persediaan di perusahaan ini?
Admin mendata stok produk yang ada dan membuat laporan persediaan. Kemudian laporan ini diberikan kepada managing director.
5. Bagaimana proses penjualan di perusahaan ini?
Setelah pemesanan produk dan konfirmasi dari perusahaan bahwa produk ready stok dan siap dikirim, pelanggan membayar Dp sebesar 40 %. Setalah pelunasan, perusahaan mengeluarkan faktur pajak yang terdiri dari lembar untuk pembeli, instansi perpajakan dan arsip perusahaan.
6. Apa saja permasalahan yang muncul selama penggunaan dari sistem yang sedang berjalan ini?
Penyimpanan data yang masih manual dan belum terorganisir dengan baik secara komputerisasi. Sehingga jika ingin mencari file data pelanggan masih kesulitan karena letaknya berantakan.
7. Sistem aplikasi apa yang anda butuhkan saat ini?
Sistem aplikasi berbasisdata yang dapat mengolah data, menyimpan data dan mengorganisir data dengan baik. Aplikasi tersebut juga memiliki fasilitas pencarian data yang memudahkan untuk menemukan data yang dibutuhkan. Serta memiliki sistem keamanan bagi datanya.
3.4 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil wawancara dengan CV.M aplesonic Indonesia, dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah – masalah sebagai berikut:
1. kesalahan memasukan data dari penjualan dan pembelian serta pelanggan, sehingga data menjadi tidak valid dan akurat.
2. kesulitan mencari data yang diinginkan, sehingga butuh waktu yang tidak sebentar untuk mencari data tertentu.
3. Kurangnya tingkat keamanan dari data. Karena ditulis manual, maka karyawan bisa saja mengganti isi data tersebut sehingga membuat keamanan dan integrasi data dalam dokumen menjadi rendah. Dan karena masih dibukukan secara hardcopy dan bukan secara digital, maka kemungkinan data rusak atau hilang jadi besar.
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi 3.5.1 Tabel kebutuhan informasi
Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi CV. M aplesonic Indonesia berupa tabel entitas dan deskripsinya, antara lain:
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pada CV.Maplesonic Indonesia
Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi
Pelanggan Tabel entitas yang
berisikan data lengkap dari organisasi / individu yang membeli barang dari CV. M aplesonic Indonesia
Kode pelanggan, kode jenis pelanggan, nama, alamat, telp, fax,
email, NPWP
JenisPelanggan Tabel entitas yang berisikan data mengenai jenis pelanggan yang ada pada CV. M aplesonic Indonesia
Kode jenis pelanggan, nama jenis pelanggan
Supplier Tabel entitas yang
berisikan data lengkap dari organisasi / individu yang mensuplai barang dari CV. M aplesonic Indonesia
Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat Supplier, Telp Supplier, Fax
Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi
Karyawan Tabel entitas yang
berisikan data lengkap dari karyawan CV. M aplesonic Indonesia
NIK, nama, jabatan, alamat, telp, dan email karyawan
Produk Tabel entitas yang
berisikan data lengkap dari barang yang dijual pada CV. M aplesonic Indonesia
kode Produk, kode Jenis Produk, nama Produk, deskripsi Produk, Stok, Harga
Utang T abel entitas yang berisikan data mengenai besar utang kepada supplier
kdUtang, IdPembayaranPembelian, tglJatuhTempo, jumlahUtang
Piutang Tabel entitas yang
berisikan data mengenai daftar piutang pelanggan
kdPiutang, IdPembayaranPenjualan, tglJatuhTempo, jumlahPiutang
Penawaran Tabel entitas yang berisikan data mengenai penawaran produk kepada pelanggan
IdPenawaran, noPenawaran, kdPelanggan, NIK, kdProduk, Qty
Persediaan Tabel entitas yang berisikan data mengenai jumlah stok barang
kdPersediaan, kdProduk, tglProdukM asuk, tglProdukKeluar,
Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi
Garansi Tabel entitas yang
berisikan data mengenai pengukuhan garansi oleh pelanggan
kdGaransi, kdProduk, kdPelanggan, noPenjualan, t glPenukaran,
tglService, alasan
Gudang Tabel entitas yang
berisikan data mengenai gudang pada CV. M aplesonic Indonesia
KdGudang, NamaGudang, AlamatGudang, TelpGudang,
FaxGudang, NamaKaryGdg
Pemesananan Tabel entitas yang berisikan data mengenai pemesanan dari pelanggan
IdPemesanan, noPemesanan, T glpemesanan, Kdpelanggan, Kdproduk, Qty, PPN, NIK, diskon, Kdtermpayment, kdtermdelivery, status
Penjualan Tabel entitas yang berisikan transaksi
penjualan yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia
IdPenjualan, NIK, KdPelanggan, KdProduk, PPN, KdTermPayment,
NoPenjualan, NoPemesanan, Tglpenjualan, Qty Pembayaran
Penjualan
Tabel entitas yang berisikan bukti
pembayaran awal dari produk oleh pelanggan
IdPembayaranPenjualan, IdPemesanan,KdPelanggan NIK,NoPembayaranPenjualan tglPembayaranPenjualan,KdProduk,
Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi
Pembelian Tabel entitas yang berisikan transaksi pembelian yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia Idpembelian,NIK,Kdsupplier NoPOSupplier,KdGudang NoPembelian,t glPembelian, KdProduk,Qty, PreviousPayment, PaymentDetail Pembayaran Pembelian
Tabel entitas yang berisikan data bukti pembayaran awal dari produk oleh CV. M aplesonic Indonesia IdPembayaranPembelian, NIK,Kdsupplier NoPemesanan,KdGudang NoPembayaranPembelian tglPembayaranPembelian KdProduk,Qty,DP
TermOfDelivery Tabel entitas yang berisikan data syarat pengiriman barang kepada pelanggan
kdTermDelivery TermOfDelivery
TermOfPayment T abel entitas yang berisikan data syarat pembayaran pembelian dan penjualan
kdTermPayment TermOfPayment
DeliveryOrder T abel entitas yang berisikan data pengiriman barang yang dikirimkan kepada pelanggan sesuai faktur penjualan
IdDelivery, NoPemesanan noSPB, tglKirim, NIK KdPelanggan, KdProduk
Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi
User Tabel entitas yang
berisikan data pengguna yang mengakses program aplikasi database ini
KdUser, NIK Username, password
userType
3.5.2 User View Untuk Aplikasi Database
Pada user view untuk aplikasi database terdiri dari query yang isinya insert = I; update = U; delete = D dan laporan yang isinya read = R; write = W. Keterangan lengkapnya seperti tabel dibawah ini:
Tabel 3.2 User View Untuk Aplikasi Database Nama Entitas Tipe
Akses
Direktur Admin Marketing Akunting
Pelanggan Query I, U Laporan R R, W R JenisPelanggan Query I, U Laporan R, W R Supplier Query I, U Laporan R R, W Karyawan Query I, U, D Laporan R R, W R
Nama Entitas Tipe Akses
Direktur Admin Marketing Akunting
Produk Query I, U Laporan R R, W Utang Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Piutang Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Penawaran Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Persediaan Query I, U Laporan R R, W Garansi Query I, U Laporan R R, W Gudang Query I, U Laporan R R, W Pemesananan Query I, U Laporan R R, W Penjualan Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Pembayaran Penjualan Query I, U I, U Laporan R R, W R, W
Nama Entitas Tipe Akses
Direktur Admin Marketing Akunting
Pembelian Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Pembayaran Pembelian Query I, U I, U Laporan R R, W R, W TermOfDelivery Query I, U I, U Laporan R R, W R, W TermOfPayment Query I, U I, U Laporan R R, W R, W DeliveryOrder Query I, U I, U Laporan R R, W R, W User Query I, U Laporan R, W
3.6 S olusi Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah – masalah tersebut maka dibutuhkan suatu aplikasi basisdata yang dapat mengelola data perusahaan terutama data – data yang berhubungan dengan masalah pembelian, persediaan dan. Adapun sistem aplikasi basisdata yang dibuat adalah sebagai berikut:
1. Basisdata yang dapat mengurangi kesalahan dalam penginputan data maka setiap form akan memiliki validasi dan pesan error yang membantu dan mencegah user serta memberitahukan jika user melakukan kesalahan.
2. Basisdata yang memiliki fasilitas pencarian data, sehingga memudahkan user jika ingin mencari suatu data.
3. Basisdata yang memiliki fasilitas login untuk user sebelum masuk ke dalam sistem aplikasi sehingga user dapat mengakses data sesuai dengan wewenangnya dan keamanan data dapat ditingkatkan.
