BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN. bergerak di bidang automotif. PT. Mercindo Autorama didirikan pada 22 April

(1)

ANALISIS PENGENDALIAN

SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum PT. Mercindo Autorama 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Mercindo Autorama adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang automotif. PT. Mercindo Autorama didirikan pada 22 April 1988 oleh Christian Milko Setiawan. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) perusahaan ini adalah 01.337.162.0.014.000. PT. Mercindo Autorama berlokasi di Jalan Mampang Prapatan Raya No. 69-70, Jakarta Selatan.

Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, perusahaan ini menerapkan sistem operasi yang didukung oleh teknologi komputer. Peranan teknologi informasi ini mendukung sistem operasi manajemen, serta memberi berbagai kemudahan dan manfaat seperti pelayanan yang cepat, akurasi data, dan analisis data dalam pengambilan keputusan.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi PT. Mercindo Autorama adalah menjadi pemimpin di bidang automotif terbaik di Indonesia.

Misi PT. Mercindo Autorama adalah :

(2)

2). Menjadi pilihan utama sebagai penyedia automotif di Indonesia yang bekerjasama dengan pemegang saham dan mitra usaha lainnya.

3). Mengembangkan dan membina karyawan agar dapat bersaing dengan perusahaan automotif lainnya.

3.2 Struktur Organisasi

Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai susunan atau struktur organisasi. Dari struktur organisasi inilah kita dapat melihat jalur kegiatan atau wewenang apa saja yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Susunan struktur organisasi PT. Mercindo Autorama dapat dilihat pada gambar berikut :

(3)

Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama

Director Accounting Mgr Finance Staff IT Staff Finance / IT Mgr Workshop Mgr Accounting Staff Cashier Helper Workshop Staff Mechanic Washing Ware House Transport / Picker Purchasing Mgr Purchasing Staff GM Coordinator Trainee &

Quality Management Marketing Mgr HRD Mgr Marketing Staff HRD Staff Managing Director

(4)

3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Managing Director

Tugas dan wewenang :

• Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan • Bertanggung jawab atas maju dan mundurnya perusahaan

• Menetapkan strategi dan kebijakan perkembangan perusahaan dalam menyiapkan anggaran dan rencana kerja tahunan

• Memimpin kegiatan yang bersifat strategis dan pengembangan perusahaan

• Menetapkan kebijaksanaan dan perencanaan perusahaan secara umum dalam jangka panjang maupun jangka pendek

2. Director

Tugas dan wewenang :

• Mengawasi jalannya perusahaan agar berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan

• Mewakili perusahaan untuk setiap kejadian atau transaksi terutama di luar perusahaan

• Mewakili direktur utama pada saat berhalangan hadir sesuai dengan instruksi

• Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur utama

(5)

3. General Manager, Coordinator Trainee & Quality Management

• Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur

• Membantu direktur dalam proses pengambilan keputusan

• Melakukan monitoring terhadap implementasi semua proses yang ada di dalam perusahaan

• Turut serta dalam pelaksanaan peran startegi dalam mengidentifikasi dan meminimalkan resiko bisnis

• Memastikan sasaran mutu tercapai

4. HRD Manager

• Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan, umum, dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersediannya dukungan yan optimal bagi kelancaran perusahaan

• Menyetujui rekrutmen karyawan perusahaan untuk tingkat di bawah manager

• Menentukan kebutuhan pelatihan karyawan • Menentukan cuti dan perjalanan dinas karyawan

(6)

5. Marketing Manager Tugas dan wewenang :

• Bertanggung jawab dalam menyusun dan mengatur program promosi perusahaan

• Mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan

• Bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemasaran perusahaan • Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai

dengan yang telah ditetapkan

6. Accounting Manager Tugas dan wewenang :

• Menyetujui laporan-laporan keuangan perusahaan

• Mengelola seluruh pelaksanaan pelaporan kinerja keuangan perusahaan dan memastikan bahwa seluruh laporan keuangan telah disusun dengan benar dan akurat

• Melakukan koordinasi dengan pelaksanaan audit eksternal

7. Finance Manager Tugas dan wewenang :

• Memonitor tugas administrasi

• Memonitor laporan penyetoran omset dan setoran ke bank • Mengatur administrasi perusahaan

(7)

• Mengawasi tugas administrasi • Mengesahkan laporan penyetoran

8. Workshop Manager Tugas dan wewenang :

• Mengatur seluruh kegitan bengkel

• Memutuskan pemberian klaim kepada pelanggan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan

• Bertanggung jawab atas perkembangan bengkel

• Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan

• Mengelola dan mengawasi persediaan suku cadang yang dimiliki perusahaan

9. Purchasing Manager Tugas dan wewenang :

• Mengawasi pembelian barang • Memutuskan penunjukkan supplier

(8)

10. HRD Staff

• Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

• Mengeluarkan surat peringatan

• Menyusun sistem manajemen kinerja karyawan • Bertanggung jawab kepada HRD manager

11. Marketing Staff Tugas dan wewenang :

• Menjaga efisiensi dan efektifitas seluruh program pemasaran sesuai dengan yang telah ditetapkan

• Mempromosikan produk kepada pelanggan

• Mencatat setiap pelanggan yang akan melakukan transaksi pembelian

• Memberikan laporan penjualan kepada marketing manager • Memberikan ide strategi pemasaran kepada marketing manager

12. Accounting Staff Tugas dan wewenang :

• Membuat berbagai macam laporan keuangan • Mengarsip semua laporan keuangan

(9)

• Bertanggung jawab kepada accounting manager

• Menyerahkan semua berkas tagihan yang sudah diproses kepada accounting manager

13. Workshop Staff Tugas dan wewenang :

• Bertanggung jawab atas hasil perawatan dan perbaikan kendaraan pelanggan

• Memonitor hasil perbaikan sampai tuntas • Membuat technical report

• Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh workshop

manager

14. Purchasing Staff Tugas dan wewenang :

• Melakukan pemilihan supplier

• Melakukan pemesanan barang ke supplier

• Membuat Purchase Order (PO)

• Membuat laporan pembelian barang kepada purchasing manager

15. Cashier

(10)

• Melakukan rekonsiliasi antara buku kas-umum dan saldo fisik uang yang terdapat di kas

• Bertanggung jawab atas pemasukan cash di suatu perusahaan • Bertanggung jawab untuk melakukan deposit cash secara daily.

16. Ware House

• Bertanggungjawab atas penanganan atau pelaksanaan penyimpanan dan pengiriman produk

• Menjaga kebersihan dan penetapan yang konsisten

• Mempunyai catatan kemasan, identifikasi dan pengiriman sesuai dengan prosedur

• Melakukan pencatatan ke dalam kartu stock gudang • Melakukan pencatatan penerimaan barang masuk

• Melakukan pengembalian barang (retur).

(11)

3.3 Proses Sistem Berjalan

3.3.1 Prosedur Permintaan Barang Ke Supplier

Pada periode tertentu, bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah persediaan spare part di gudang. Apabila persediaan barang yang terdapat di gudang tidak sesuai dengan syarat stock minimal yang harus tersedia, maka bagian gudang membuat dan mencetak permohonan pembelian barang (PPB) dan menyerahkannya ke workshop

manager untuk disetujui dan ditanda tangani. Setelah PPB ditanda tangani, maka bagian gudang menyerahkannya ke bagian purchasing. Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemilihan supplier dan melakukan pemesanan barang dengan membuat dan mencetak Purchase Order (PO) sesuai dengan permintaan.

Purchase Order (PO) terdiri dari 4 ( empat ) rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier

2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian gudang 3. Rangkap 3 diserahkan ke bagian kasir 4. Rangkap 4 diarsip oleh bagian purchasing.

3.3.2 Prosedur Penerimaan dan Pemeriksaan Barang dari Supplier

Proses penerimaan dan pengecekan barang di lakukan oleh bagian gudang dengan menyesuaikan antara fisik barang yang diterima dari

(12)

PO rangkap 1 milik supplier serta faktur rangkap 2 dari supplier. Setelah itu bagian gudang akan menginput dan mencetak Delivery Note ( DN ) sebanyak 3 rangkap, dimana :

1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier

2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir beserta faktur rangkap 2 dari supplier yang telah di tandatangani

3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang

Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang telah diterima dari supplier. Jika terdapat barang yang rusak / cacat, maka akan dilakukan retur barang ke supplier.

3.3.3 Prosedur Retur Barang ke Supplier

Retur barang akan dilakukan oleh bagian gudang bila barang yang diterima ada yang rusak / cacat. Dalam melakukan retur barang ke supplier, bagian gudang menginput dan mencetak Application for Parts Return (APR) sebanyak 3 rangkap, dimana:

1. Rangkap 1 akan diserahkan ke supplier

2. Rangkap 2 akan diserahkan ke kasir 3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang

(13)

3.3.4 Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang

Pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang. Apabila bagian

workshop membutuhkan suku cadang, maka bagian workshop akan melakukan permintaan barang ke bagian gudang dengan mengisi workshop order ( WO ). Kemudian bagian gudang menginput permintaan tersebut ke dalam sistem komputer dan mencetak WO tersebut. Workshop Order terdiri dari 2 (dua) rangkap, dimana:

1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop

2. Rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang

Setelah bagian gudang menyiapkan barang yang diminta oleh bagian

workshop, maka bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran barang melalui dokumen List Spare Part Request sebanyak 2 ( dua ) rangkap, dimana :

1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop

(14)

3.4 Arsitektur Sistem Informasi

Software : Kerridge Automotive System

Antivirus Trend Micro

Hardware : 7 Unit Komputer

- 3 Komputer untuk Staf Workshop

- 1 Komputer untuk Manager Workshop

- 3 Komputer untuk bagian gudang 5 Unit Printer

User : 7 Personil

- 1 Personil Manager Workshop

- 3 Personil Staf Workshop

- 3 Personil bagian gudang Database : Database SQL

(15)

3.5 Detailed Activity Diagram ( DA D )

3.5.1 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pemesanan Barang ke Supplier Bagian Gudang Bagian Purchasing Komputer 1. Mengecek stock barang Tr_stock_gudang Mencapai Stock Minimal Ya 2. Mengisi PPB 3. Memberikan PPB kepada workshop manager untuk disetujui

dan di tanda tangani

4. Menyerahkan PPB yang telah ditandatangani ke bagian purchasing 5. Memilih supplier 6. Melakukan pemesanan barang 7. Membuat PO 4 rangkap Ms_Supplier PO 1 2 3 4 8. Menyerahkan PO rangkap 1 ke supplier PO 1 9. Menyerahkan PO rangkap 2 ke gudang 10. Menyerahkan PO rangkap 3 ke kasir 11. Mengarsip PO rangkap 4 PO 2 PO 3 PO 4 Tidak

(16)

3.5.2 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Penerimaan Barang dari Supplier Supplier Bagian Gudang Komputer 12. Mengirim barang Faktur 1 2 PO 2 13. Mengecek fisik barang dengan PO dan faktur 14. Menanda tangani faktur 15. Menginput DN 16. Menyimpan DN Tr_Delivery_Note 17. Mencetak DN 3 rangkap DN 1 2 3 18. Menyerahkan DN rangkap1 dan Faktur rangkap1 yang telah di tanda

tangani ke supplier DN 1 Faktur ttd 1 19. Menerima DN rangkap1 dan faktur rangkap1 yang telah

di tanda tangani

20. Menyerahkan DN rangkap2 dan faktur

rangkap 2 ke kasir Faktur ttd 2 DN 2 21. Mengarsip DN rangkap 3 DN 3 Keterangan : PO : Purchase Order DN : Delivery Note

(17)

3.5.3 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Retur Barang ke Supplier Bagian Gudang Komputer 22. Mengecek kualitas barang Cacat/rusak 23. Membuat APR Tr_return_order 24. Mencetak APR 3 rangkap SR 1 2 3 Ms_supplier Ms_barang 25. Mengirim barang dan APR rangkap 1 ke

supplier SR 1 26. Mengirim APR rangkap 2 ke kasir SR 2 27. Mengarsip APR rangkap 3 SR 3 Ya Tidak Keterangan :

(18)

3.5.4 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pengeluaran Barang dari Gudang Bagian Workshop Bagian Gudang Komputer 28. Mengisi WO 2 rangkap 2 1 30. Menginput WO Tr_Workshop_ order 29. Menyerahkan WO ke bagian gudang 31. Mengirim WO rangkap 1 ke bagian workshop WO 1 32. Mengarsip WO rangkap 2 WO 2 33. Menyiapkan barang 34. Membuat LSR 2 rangkap 2 Tr_spare part_request 35. Mengirim LSR rangkap 1 beserta barang ke bagian

workshop LSR 1 36. Mengarsip LSR rangkap 2 LSR 2 Keterangan : WO : Workshop Order

LSR : List Spare Part Request

WO

1 LSR

(19)

3.6 Analisis Penentuan Perspective

Alasan pemilihan perspective internal karena proses evaluasi persediaan mengacu pada tujuan bisnis berbasis teknologi informasi, yaitu:

1. Meningkatkan dan menjaga fungsi-fungsi proses bisnis. 2. Meminimalkan biaya proses.

3. Mematuhi hukum eksternal, peraturan dan kontrak 4. Mematuhi kebijakan internal.

5. Mengatur perubahan bisnis.

6. Meningkatkan dan memelihara produktifitas operasional dan staf

Tabel 3.5 Analisis Penentuan Perspective

Business Goals IT Goals Proccess

1. Meningkatkan dan menjaga

fungsi-fungsi proses bisnis.

6. Mendefinisikan

bagaimana fungsional bisnis dan kebutuhan kontrol yang diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien.

AI6 - Mengelola perubahan

7. Memperoleh dan memelihara aplikasi terintegrasi dan standar aplikasi sistem.

AI2 - Memperoleh dan Menggunakan aplikasi software

11. Memastikan integrasi tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses bisnis.

AI4 - Mendukung

pengoperasian dan penggunaannya

(20)

Business Goals IT Goals Proccess 2. Meminimalkan biaya

proses.

8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur IT standar.

AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT 13. Memastikan

penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi aplikasi dan teknologi.

AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden dan pelayanan 15. Mengoptimalkan infrastruktur IT, sumberdaya dan kemampuan.

AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT DS7 - Pendidikan dan

pelatihan pengguna 24. Meningkatkan biaya

efisiensi IT dan kon|ribusi kepada profitabilitas bisnis.

DS6 - Mengidentifikasi dan

mengalokasikan biaya

3. Mematuhi hukum eksternal, peraturan dan kontrak.

2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan direksi.

ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT 19. Memastikan bahwa

informasi kritis dan rahasia menghalangi orang yang tidak berhak mengakses

DS5 - Menjamin keamanan sistem

(21)

Business Goals IT Goals Proccess data.

20. Memastikan bahwa transaksi bisnis dan

pertukaran informasi dapat diandalkan.

21. Memastikan bahwa pelayanan IT dan

infrastruktur dapat dengan baik melawan dan

memulihkan dari kegagalan sehubungan dengan

kesalahan, serangan atau bencana.

22. Memastikan dampak bisnis minimum pada perubahan peristiwa pelayanan jasa IT.

AI6 - Mengelola perubahan

26. Memelihara integritas dan infrastruktur keterangan dan proses. AI6 - Mengelola perubahan DS5 - Menjamin keamanan sistem 27. Memastikan kepatuhan

IT dengan hukum, peraturan dan kontrak.

ME2 - Memantau serta mengevaluasi kontrol internal

4. Mematuhi kebijakan internal.

2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan direksi.

PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama ME1 - Mengawasi serta

(22)

Business Goals IT Goals Proccess mengevaluasi kinerja IT 13. Memastikan

penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi aplikasi dan teknologi.

AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden dan pelayanan 5. Mengatur perubahan bisnis. 1. Menjawab kebutuhan bisnis dengan menyesuaikan strategi bisnis. PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama AI6 - Mengelola perubahan ME1 - Mengawasi serta

mengevaluasi kinerja IT 5. Menciptakan kemampuan IT. PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi AI3 - Akuisisi dan

pemeliharaan infrastruktur IT

(23)

Business Goals IT Goals Proccess bagaimana fungsional bisnis

dan kebutuhan kontrol yang diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien.

perubahan

11. Memastikan integrasi tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses bisnis.

AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya

28. Memastikan bahwa IT memperlihatkan mutu jasa efisiensi biaya, peningkatan secara terus-menerus dan kesediaan untuk perubahan perdagangan berjangka.

DS6 - Mengidentifikasi dan

mengalokasikan biaya

ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT 6. Meningkatkan dan

memelihara produktifitas operasional dan staf

8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur IT standar.

AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT 11. Memastikan integrasi

tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses bisnis.

13. Memastikan

penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi

(24)

Business Goals IT Goals Proccess aplikasi dan teknologi. DS7 - Pendidikan dan

pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden